10 șabloane de e-mail care vă ajută să spuneți „Îmi pare rău” pentru răspunsul târziu

Nu fi prea dur cu tine dacă uneori uiți să răspunzi la e-mailurile tale imediat.

Toată lumea știe că viața devine agitată, dar când vine vorba de e-mailuri profesionale primite de la un coleg sau un client, va trebui să-ți recunoști întârzierea la un moment dat.

Nu orice companie poate gestiona comunicarea asincronă, mai ales dacă lucrați direct cu clienți sau furnizori externi.

Deci, dacă sunteți obligat să trimiteți un e-mail, există o modalitate de a crea un răspuns întârziat într-un mod care să fie atât sincer, cât și plin de tact. Dacă tocmai v-ați amintit de un e-mail pe care l-ați amânat săptămâna trecută (sau luna trecută!), încercați să nu vă supărați. Iată câteva șabloane de e-mail pe care le puteți folosi pentru a vă ajuta să spuneți „îmi pare rău” pentru răspunsul întârziat.

1. Explicați că sunteți ocupat
2. Arată-ți pasă
3. Oferă vești proaste
4. Cere scuze în avans
5. Nu-ți cere scuze

„Scuze pentru răspunsul târziu; Am fost ocupat cu X”

Dacă ați primit un e-mail de la un coleg – chiar și de la un superior – sau de la un client important, nu este nevoie să renunțați la serviciu pentru a evita stinghereala unui răspuns întârziat. Chiar dacă ați uitat să trimiteți un document urgent sau să furnizați informații atât de necesare, este mai bine mai târziu decât niciodată. Dacă un proiect a avut mai multe părți în mișcare și, în amestec, un e-mail a fost amânat prea mult sau a fost uitat, mărturisiți și încercați una dintre acestea:

Scuzele mele pentru răspunsul târziu. Am fost ocupat să caut [documentele, datele, fișierele etc.] solicitate de dvs. și mesajul dvs. s-a pierdut în amestecare. În cele din urmă, totul este atașat. Vă rog să-mi spuneți dacă am omis ceva.

Scuze pentru raspunsul intarziat. [inserați titlul colegului sau superiorului nostru] a fost pe drum săptămâna aceasta și aș dori să văd încă o pereche de ochi asupra documentelor pe care le-ați solicitat pentru a mă asigura că calitatea este de top. Vă voi contacta când se întoarce săptămâna viitoare. Îmi pare rău că m-am întors la tine atât de târziu. Proiectul mi-a luat ceva mai mult decât anticipam și voiam să mă asigur că vă trimit cea mai bună versiune a lui. Acum este atașat. Promit că asta nu se va mai întâmpla!

Pentru a accelera procesul, răspundeți direct într-un instrument mai sincron, cum ar fi platforma dvs. de mesagerie partajată. Acest lucru va asigura că răspunsul ajunge direct în poală și nu va fi trecut cu vederea.

„Îmi pare rău pentru răspunsul meu întârziat; Cum merge totul cu X?”

Dacă ați primit un e-mail prietenos de la un coleg sau un client pe care îl prețuiți și ați uitat să răspundeți, luați în considerare să vă cereți scuze, arătându-le că vă pasă de el și continuând relația. În loc să spui pur și simplu că îți pare rău și să te îndoiești despre motivul pentru care ai neglijat să răspunzi mai devreme, gândește-te la ceva anume pe care ți-au spus-o sau la ceva care ar dori să-ți arate că are interesele lor în minte. Încearcă una dintre acestea:

Vă mulțumim pentru nota dvs. atentă de acum câteva [zile, săptămâni, luni]. Lucrurile au fost agitate din partea mea, dar tot mi-ar plăcea să ajung din urmă. Încă [lucrezi la proiectul X / lansezi campania X / faci o călătorie la X]? Abia aștept să auzim mai multe despre asta când ne întâlnim.

Scuze pentru tăcerea radioului – s-au întâmplat multe la [companie]. Dacă aveți timp săptămâna aceasta, mi-ar plăcea să [iau o cafea, să apelez la un apel] și să vă spun [proiectul, inițiativa, promovarea, călătoria]. Abia aștept să vorbim mai mult în curând!

Mi-aș fi dorit să ți-l fi trimis mai devreme, dar felicitări pentru [promoție, campanie de succes, lansare de produse noi etc.]! Mi-ar plăcea să te scot la [cafea, prânz, băuturi] pentru a sărbători. Ce timp e bine săptămâna asta?

„Aș fi sperat să răspund mai devreme, dar mi-e teamă că am niște vești proaste”

Poate că amânarea ta a fost într-adevăr o speranță secretă că situația se va disipa în eter, astfel încât să nu fii nevoit să răspunzi deloc. Uneori, un e-mail fără răspuns necesită un răspuns pe care nu ai stomacul să-l dai. Fie trebuie să spui cuiva că un proiect s-a prăbușit, fie să informezi un candidat că postul a fost ocupat de altcineva. Oricum ar fi, veștile proaste trebuie date și trebuie date de tine. Dacă ai lăsat pe cineva în suspans și acum trebuie să-l dezamăgesc, iată cum să o faci cu amabilitate:

Scuze pentru raspunsul intarziat. Speram să răspund mai devreme, dar mă tem că am niște vești proaste. [Nu ați primit postul/Am decis să nu ducem mai departe proiectul X]. Cu toate acestea, aveam mari speranțe să [te aduc/văd acest proiect prinde viață], așa că cu siguranță te voi ține cont dacă ceva se va schimba în viitorul apropiat. Vă mulțumim pentru răbdare și sper că drumurile noastre se încrucișează din nou.

Îmi pare rău pentru răspunsul întârziat, lucrurile s-au aranjat în sfârșit din partea mea. Din păcate, de la ultima discuție, compania a decis [să mergem cu o altă agenție, să ne aducem eforturile în interior, să amânăm angajarea pentru acest rol]. Apreciem foarte mult să avem șansa de a vorbi cu tine și de a afla cum ne poți ajuta cu proiectul X. Mi-ar plăcea să țin legătura în cazul în care apare o altă oportunitate în viitor.

Cele mai sincere scuze pentru răspunsul lent. Sper că lucrurile au fost bine cu tine de când am vorbit ultima dată! După ce s-a gândit bine, echipa noastră nu crede că acest lucru va funcționa pentru actualul [rol, proiect] — căutăm [pe cineva care poate veni în birou, o agenție care poate găzdui X]. Cu toate acestea, avem [o deschidere pentru rolul X, o nevoie de serviciu X]. Este ceva ce ești deschis să explorezi cu noi?

Cere scuze în avans

Dacă ați primit un e-mail, dar știți că vă va dura ceva timp pentru a oferi un răspuns adecvat sau a furniza unele informații solicitate, ar fi înțelept să vă cereți scuze în avans. Încercați un răspuns ca acesta:

Am vrut doar să confirm primirea e-mailului dvs. Poate dura ceva timp pentru a [răspunde/furnizați corect ceea ce ați cerut] și îmi cer scuze pentru asta. Te rog, răbdai cu mine și revin la tine cât de curând pot.

Acest tip de onestitate proactivă te va duce departe.

Poate că nu trebuie să spui că îți pare rău

Desigur, nu orice răspuns tardiv la e-mail necesită scuze. Dacă o cunoștință obișnuită a contactat rețeaua, dar ați fost prea ocupat cu chestiuni mai urgente pentru a răspunde, poate nu trebuie să vă cereți scuze. A mulțumi expeditorului pentru că a contactat și și-a exprimat interesul pentru conectare este suficient de bun dacă răspundeți cu câteva zile sau chiar săptămâni mai târziu. S-ar putea chiar să scapi cu recunoașterea timpului trecut, cu ceva de genul:

Vă mulțumesc foarte mult pentru că ne-ați contactat acum câteva săptămâni! Dacă încă ești interesat să te conectezi la o cafea, sunt disponibil marți și joi serile. Funcționează oricare dintre acestea? Abia aștept să aflăm despre [proiectul/poziția/compania actuală] când ne întâlnim.

Încercați Titan Business Email!

Credibilitatea este totul pentru întreprinderile mici. Dacă vă adresați potențialilor și clienților cu o adresă de e-mail gratuită pentru afacerea dvs., arătați ca un amator. Utilizați aceste șabloane de e-mail și puneți Titan să lucreze pentru dvs.