Como XayLi Barclay usa Clockify para impulsionar o crescimento dos negócios

Costuma-se dizer que a grande maioria das pessoas bem-sucedidas compartilha uma abundância de hábitos e características.

Compreender plenamente e aproveitar ainda mais o poder do gerenciamento eficaz do tempo está, sem dúvida, entre essas características.

Vamos apresentá-lo a uma dessas pessoas bem-sucedidas - uma supercriativa, XayLi Barclay, cuja popularidade entre indivíduos e empresas está aumentando há anos.

Entre outras coisas, XayLi Barclay é:

• O CEO da Start Shoot Grow Video Academy,
• Um treinador de criação de conteúdo visual e
• Especialista Thinkific para criadores de cursos online.

XayLi usa Clockify para impulsionar seu crescimento – e ela até fez um tutorial sobre como usá-lo para seu público.

Então, tivemos que entrar em contato, conhecê-la um pouco melhor e verificar como o Clockify ajuda ela e sua equipe.

Conversamos com XayLi sobre os seguintes tópicos:

• Conteúdo de vídeo como parte das estratégias de negócios,
• Fazendo as coisas,
• A importância da gestão do tempo,
• Equilíbrio entre trabalho e vida pessoal e o poder do descanso,
• Usando nosso rastreador de tempo Clockify,
• A importância de ter uma estrutura no seu dia, e
• Muito mais.

Luzes, câmera, ação! (aka zona de gênio de XayLi)

Uma das grandes paixões da XayLi é criar conteúdo de vídeo. Ela meio que previu que isso se tornaria uma grande tendência.

XayLi usa o vídeo como ferramenta promocional e de negócios desde que começou em 2006 e o ​​ensina desde 2014. Ela está legitimamente convencida de que o vídeo é o presente e o futuro do conteúdo.

“ Todas as plataformas estão competindo por vídeo. E para mim, sendo 2022, pensando na perspectiva ou visão que eu tinha para vídeo ou pessoas criando vídeos ou usando vídeo em seus negócios, tudo agora está confirmando tudo isso. E, eu não sinto que vai a lugar nenhum, a qualquer hora. ”

Ela não apenas gosta de criar conteúdo, mas também adora ensinar e capacitar outras pessoas a implementar o vídeo em suas estratégias também.

Seus cursos on-line se concentram em ensinar as pessoas a se tornarem confiantes na frente da câmera – ou como XayLi coloca – “ Como realmente aparecer e brilhar. ”

Ajudar outras empresas a construir sua marca por meio de conteúdo de vídeo é apenas um aspecto do negócio dela, pois consiste em muitas partes complexas.

XayLi também lida com consultoria, trabalho de branding, patrocínios e ensino. Além disso, ela ajuda empresas de todos os portes, assim como seu público online, a acompanhar diversas e rápidas mudanças sociais que se refletem na forma como aprendemos hoje em dia.

XayLi queria destacar outra coisa incrível que ela faz:

“ Eu organizo uma grande cúpula anual com a Thinkific, chamada Think in Color , onde celebramos as mulheres negras trabalhando no espaço online – o que é super empolgante .”

Por que XayLi adora conteúdo de vídeo (também conhecido como vídeo evoca emoções)

Dizem que uma imagem vale mais que 1.000 palavras, então que tal um vídeo? Para qual número o conteúdo de vídeo seria traduzido? Talvez um milhão?

Por causa dos milhões de palavras que você pode obter de um vídeo, XayLi é um defensor fervoroso de conteúdo de vídeo.

E, ela admite que também sempre adorou tirar fotos e capturar momentos. A transição para o conteúdo de vídeo veio naturalmente para ela.

Aqui está como ela explica isso.

“ Eu sou um defensor do vídeo há muito tempo. Quero dizer, temos coisas como filmes, e se você sair dos filmes, há uma certa emoção ligada ao que você acabou de assistir ou ao que acabou de absorver. Ou você assiste a um documentário e pode mudar completamente sua perspectiva sobre algo que você achava que sabia tudo. ”

XayLi sobre como fazer as coisas — apenas comece!

Como XayLi consegue conciliar com sucesso tantos projetos diferentes, queríamos que ela nos revelasse o segredo – como ela consegue fazer as coisas?

Então, ela deu o seguinte conselho:

“ Certifique-se de que você acabou de começar – apenas comece. Muitos de nós estão pensando demais em tantas coisas diferentes. E acho que muitos de nós têm medo de colocar as coisas na câmera e depois permanecer na câmera, pensando – e se eu disser algo errado? E se eu começar a construir o negócio errado? Bem, e se houver muitos e se? ”

Não poderíamos concordar mais com o XayLi, pois a única maneira de entrar na sua zona de crescimento é sair da sua zona de conforto.

Além disso, XayLi enfatiza a importância de estar atento a como você gasta seu tempo.

“ O que importa é a quantidade de tempo que você leva para fazer algo, o tempo que você está gastando em coisas específicas em seu negócio. O tempo é realmente essencial – portanto, certifique-se de colocar o tempo na vanguarda de tudo o que está fazendo. ”

O crescimento é mais fácil com ferramentas como Clockify

Como XayLi valoriza seu tempo, ela entende por que é importante usar uma ferramenta de controle de tempo. Ela confia no Clockify, e é por isso que ela o recomenda a todos:

“ Se você é uma empresa menor , comece a monitorar seu tempo para poder ver – como mencionamos – em que você está gastando tempo. E, para empresas de médio porte – eu também adoro que você possa acompanhar seu tempo – então, você pode ver o tempo de outras pessoas, você pode fazer tantas coisas diferentes, você pode gerenciar projetos diferentes. Há tanta coisa que você pode fazer dentro da ferramenta, não vejo razão para não usá-la. ”

Afinal, vivemos na Era da Informação – então faz sentido que alavancar o poder da automação e da tecnologia moderna tenha se tornado uma necessidade absoluta.

Com grandes poderes vêm grandes responsabilidades: edição de gerenciamento de tempo por XayLi

Como dona de uma empresa, XayLi tem que lidar não apenas com as tarefas que considera interessantes, mas também com o trabalho administrativo chato, mas necessário.

Ela também tem que gerenciar sua equipe.

XayLi admite - foi uma luta para chegar ao ponto em que ela está realmente no comando de seu dia e de seus negócios.

“ Vivemos a vida inteira com outras pessoas nos dizendo exatamente o que fazer e quando nos reportar a algum lugar – e todas essas coisas. E, quando você se torna um empresário ou um empreendedor e está trabalhando para si mesmo, em período integral ou até mesmo em meio período - você precisa gerenciar essas horas sozinho. ”

XayLi nunca se esquivou de pedir ajuda ou conselho. E, quando se trata de seu negócio, ela tinha a pessoa certa para isso. O pai de XayLi também é empresário – então, sempre que ela se sentia improdutiva, ela o procurava para pedir conselhos.

Foi assim que ela aprendeu a verdadeira importância do gerenciamento do tempo em primeiro lugar:

“Seu sucesso depende do seu gerenciamento de tempo – porque se você não estiver administrando esse tempo corretamente, isso é um problema.”

Há muitas razões pelas quais as pessoas procrastinam e porque não estão motivadas o suficiente para fazer algo.

Mas, adivinhem? Você pode aprender a lidar com a procrastinação e encontrar uma maneira de aumentar sua motivação – como fez o XayLi.

O problema de ser seu próprio patrão

Estar no comando do seu dia e das suas tarefas pode ser especialmente complicado para empresários e freelancers. Tem aquela questão de não ter um “supervisor” – e, como explica XayLi, essa é a principal razão pela qual precisamos desenvolver uma rotina saudável e cumpri-la.

Então ela compartilhou algumas dicas que seu pai lhe deu.

“ Aja como se você não fosse seu próprio patrão e você tem que aparecer e ser pontual. E outra coisa é se preparar. Você não pode simplesmente rolar e começar - você precisa se preparar e se colocar neste espaço para obter um trabalho real. ”

O que XayLi tirou dessas dicas foi que ela precisava desenvolver uma rotina estável – assim como seu modelo nos negócios e na vida.

“ E então, comecei a levar essas coisas em perspectiva e perceber – ah, eu preciso de uma rotina que preciso seguir. E, por mais que detestemos rotinas e pensemos na escola e no trabalho, temos essas rotinas mesmo quando não temos rotina. [Não ter uma rotina adequada] é prejudicial – e eu realmente tive que aprender essa lição. ”

Desenvolvendo uma rotina estável (com um pouco de ajuda)

Perguntamos a ela o que a ajudou a desenvolver uma rotina estável e ela respondeu o seguinte:

“Comecei a usar o meu calendário e a controlar o meu tempo .”

É tudo uma questão de ética de trabalho e autodisciplina, que funciona como um músculo – quanto mais trabalharmos nele, mais forte ele se tornará.

XayLi acrescenta que ela entende que teve muita sorte e que nem todo mundo tem esse modelo – como ela tem seu pai – em seu ambiente próximo.

No entanto, sempre há outra opção - a World Wide Web. Porque:

“ Temos tantas pessoas online compartilhando sua jornada também. ”

Não apenas podemos aprender com as boas práticas, mas também encontrar inspiração e motivação sempre que estivermos lutando. Às vezes, nem mesmo nossos amigos mais próximos serão capazes de nos entender, o que aconteceu com XayLi também.

“Lembro-me de passar por uma época nos negócios em que senti que meus amigos imediatos e meus amigos da faculdade não entendiam o quão sério eu era – e o quanto eu queria isso.”

Então, o que ela sugere, não apenas para novos empreendedores, mas para quem quer adquirir uma nova habilidade, ou precisa de um impulso para desenvolver uma rotina estável, é – explorar podcasts e encontrar outros recursos e pessoas com ideias semelhantes online .

A questão é que há muita inspiração ao nosso redor, só precisamos saber o que procurar. XayLi acrescenta que ela realmente se tornou amiga na vida real de algumas dessas pessoas que ela costumava admirar.

Acompanhamento do tempo para evitar o esgotamento (e estabelecer um equilíbrio entre vida profissional e pessoal)

A maneira como você gerencia seu tempo se reflete diretamente em seu equilíbrio entre vida profissional e pessoal – e XayLi admite que houve momentos em que ela trabalhou mais de 16 horas por dia.

Acreditamos que muitos CEOs, freelancers e empreendedores se relacionam com o assunto – e XayLi acrescenta que tal comportamento inevitavelmente leva ao esgotamento e a efeitos negativos na sua saúde.

Então pedimos a ela que nos desse seus 2 centavos para alcançar esse equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

“Quando digo “equilíbrio”, você deve saber que sempre precisa reavaliar o que esse equilíbrio é para você. Porque as coisas estão mudando – as coisas estão sempre mudando – e a mudança é a única constante que temos. Então você sempre tem que pensar nisso – o que pode ter funcionado dois ou três anos atrás, pode não estar funcionando agora.”

Ela também mencionou como ela confia no princípio de Pareto – uma das técnicas de gerenciamento de tempo mais eficazes – para estabelecer um equilíbrio em sua vida e trabalho.

“20% do que fazemos traz 80% dos resultados. Pense nisso. Mas, a maioria de nós está operando como se fosse o contrário. Então, realmente – esteja atento ao que você está fazendo e ao que está tirando seu tempo.”

Agora que ela ganhou o controle de seu tempo, XayLi entende o poder do descanso — e sempre acompanha suas horas de trabalho.

“Você precisa limitar suas horas e dizer – estou trabalhando desta hora para esta hora, e é isso. E eu vou cortar e isso é difícil de fazer, vou ser honesto. Mas é tão essencial – porque o descanso é muito importante.”

Apresentando os dias temáticos

XayLi tem uma abordagem interessante para gerenciar seus negócios e introduziu o conceito de Dias Temáticos em sua empresa. Ela veio para esta prática porque queria uma melhor estrutura em sua semana.

Por exemplo, ela sempre faz suas atividades relacionadas ao CEO às segundas-feiras – como lidar com a papelada e as coisas que ela mais detesta. Essa técnica de lidar primeiro com as tarefas desagradáveis ​​também é conhecida como Coma aquele sapo.

“Então, eu tenho esses dias mapeados no meu calendário, e isso nos permite inserir as tarefas no calendário – porque se não estiver no meu calendário, não está acontecendo.”

Tempo bloqueando o dia

Como já mencionamos, é crucial ser consistente na vida, especialmente quando se trata de negócios – e XayLi não pode enfatizar isso o suficiente.

“ Consistência é fundamental, certo? Muitas vezes, como empresários, ficamos presos nas pequenas coisas que não estão fazendo nada para nossos resultados. Então, acho muito importante para nós criar esses baldes ou aqueles dias em que fazemos coisas específicas. ”

Outra técnica de gerenciamento de tempo que o XayLi usa é o bloqueio de tempo:

“Vou criar blocos de tempo para fazer as coisas. Então, se eu precisar fazer algo, vou definir um cronômetro de 15 minutos – e aposto que, em 7 ou 8 minutos, está feito.”

Como XayLi encontrou e decidiu aderir ao Clockify

Como mencionamos na introdução, XayLi criou 2 vídeos mostrando ao seu público como usar o Clockify.

Então, se você não conhece nossa ferramenta, sugerimos que você dê uma olhada, pois o XayLi é um apresentador incrível.

Nº do vídeo 1: Como o XayLi usa o Clockify Time Tracker para ganhar mais dinheiro $$$ gerenciando meu tempo

Nº do vídeo 2: Como uso o Clockify Time Tracker para o meu negócio online $$$$ | Como usar o tutorial Clockify (2021)

Então, XayLi não é uma nova usuária do nosso rastreador de tempo – e aqui está como ela comentou o fato.

“Há tantas coisas sobre o aplicativo que eu amo. E é engraçado, porque, se um aplicativo não está fazendo o que eu quero que ele faça, eu vou abandoná-lo – mas eu uso Clockify há anos.”

Clockify não foi a primeira ferramenta de rastreamento de tempo que XayLi usou - então perguntamos a ela como ela o encontrou.

“Eu queria pré-planejar meu dia, então comecei a usar uma ferramenta. Não me lembro o que era na época agora. Eu realmente não posso. Mas, obviamente, havia algo sobre isso que eu não gostava – então eu procurei e encontrei Clockify. E o que eu adorei foi o quão fácil é a interface.”

E, depois de encontrá-lo, aqui está o que fez o XayLi ficar com o Clockify:

“Acho que é uma ferramenta tão flexível. E o plano gratuito é bom demais para ser verdade – então seu investimento é muito baixo.”

A opinião de XayLi sobre as vantagens pessoais de usar Clockify

Veja como Clockify ajuda XayLi a aumentar sua motivação e permanecer fiel a si mesma.

“ Honrar o tempo é algo em que trabalharei continuamente. Se você diz que vai fazer algo, então faça. E, colocando-o no Clockify, para mim, garante que não vou mudar nada. Então eu poderia muito bem fazê-lo. ”

Então, mesmo que você não tenha um supervisor, um rastreador de tempo pode atuar como um, como explica XayLi.

“Para mim, muitas vezes, se há coisas que estou deixando de fazer, se eu definir um cronômetro, elas serão feitas. Eu não sei o que é sobre o meu cérebro e um temporizador. Será feito. Mas, ver esse layout para mim foi muito, muito importante – para que eu possa planejar o que está acontecendo no meu calendário, mas também adicionar esse tempo.”

Estar consciente sobre como ela gasta seu tempo teve um grande impacto no crescimento pessoal de XayLi, e ela explica como sua compreensão de si mesma também melhorou.

“Há muito que podemos aprender sobre nossos padrões e hábitos – e isso pode nos permitir crescer também.”

Além disso, o rastreamento do tempo a lembra por que é importante cumprir sua agenda.

“Seja consistente com sua agenda – porque, se você está trabalhando para outra pessoa, há coisas que você terá que fazer, certo? E, você vai ter que fazê-los na maioria das vezes. Então, por que você não está fazendo isso por si mesmo? É por isso que usar uma ferramenta é muito, muito importante.”

A opinião de XayLi sobre as vantagens comerciais de usar Clockify

Depois que XayLi começou a ver resultados positivos do rastreamento de tempo em seu comportamento, ela apresentou o Clockify à sua equipe e começou a usá-lo para o crescimento dos negócios.

“Isso me ajuda de muitas maneiras. Também o usamos na equipe, para que possamos acompanhar e ver as horas gerais de todos. Minha assistente pode ver o trabalho que estou fazendo, então ela também pode ver o que ela precisa construir para as necessidades externas – como quais faturas ela precisa redigir.”

XayLi e sua equipe estão sempre lidando com muitos tipos diferentes de atividades e projetos, e ela acrescenta como os insights e relatórios do Clockify beneficiam seus negócios a esse respeito.

“Temos tanta coisa acontecendo. Então, eu preciso saber o que está tomando mais tempo e o que está tomando menos tempo. E eu gosto de estar muito atento a essas coisas. Eu também adoro poder pré-agendar e ver o que temos acontecendo. E, se houver uma mudança no meu calendário, adoro que isso se reflita no Clockify.”

Perguntamos a ela sobre a maior vantagem do Clockify para seus negócios, e aqui está o que ela tinha a dizer:

“Isso mantém você no caminho certo, especialmente se você estiver trabalhando para si mesmo. Mas há muitas outras vantagens que você pode realmente ver, como ajudá-lo a entender o que faz sentido para você nos negócios.”

Como os recursos específicos do Clockify ajudam os negócios da XayLi

Como XayLi mencionou, rastrear o tempo gasto em diferentes atividades pode ajudá-lo a identificar muitos problemas e desperdícios de tempo.

Depois de ter esses insights, você pode eliminar essas atividades da sua agenda.

Aqui está o que os recursos do Clockify a ajudam com isso.

Recurso #1 - Temporizador

O primeiro recurso que o XayLi destaca é o cronômetro - aqui está o porquê:

“Você precisa ver onde está gastando seu tempo. [Dessa forma, você entenderá] se deve continuar perseguindo algo ou se deve apenas dobrar em outra coisa que está fazendo muito bem para você. Então, pense nas coisas que realmente estão impulsionando seus negócios, que realmente fazem sentido para o que você está fazendo – e dedique mais tempo a essas áreas.”

Recurso nº 2 - Projetos

Outro recurso Clockify permite que os usuários obtenham insights para projetos separados, o que o XayLi também considera extremamente útil.

“Às vezes, estamos trabalhando em um projeto e só queremos saber quanto tempo estamos realmente gastando nesse projeto específico. Então, eu amo que eu sou capaz de separá-lo.”

Recurso nº 3 — Recursos de gerenciamento de equipe

Além disso, embora o microgerenciamento não seja a xícara de chá de XayLi, ela não poderia concordar mais com o seguinte – para gerenciar e nutrir adequadamente sua equipe, você precisa realizar exames ocasionais.

“Especificamente, adoro poder ver o tempo de outras pessoas ou o que elas estão trabalhando ou fazendo – porque você precisa verificar isso às vezes.”

Recurso nº 4 — Aplicativos (extensão do navegador Chrome)

Outro recurso que o XayLi acha realmente útil é a disponibilidade da extensão do navegador Chrome.

“Adoro a extensão do Chrome, por isso costumo mantê-la aberta no meu navegador – adoro-a pela facilidade de uso. E eu amo que você ainda seja capaz de escolher seu projeto e escolher o que você está trabalhando lá também.”

Recurso nº 5 — Separando atividades faturáveis ​​e não faturáveis

Estar em um negócio criativo geralmente requer também atividades não faturáveis, e XayLi aponta outro recurso Clockify que ela considera útil - separar suas horas faturáveis ​​e não faturáveis.

“Eu sou um criativo de coração, então tive que aprender a ser dono de uma empresa. E, muitas vezes com criativos, gastamos muito tempo em atividades que não estão gerando o suficiente. Portanto, se não estivermos rastreando assim, não percebemos quanto do que fazemos é faturável e quanto não é faturável, ou qual porcentagem de tempo você deve gastar em atividades faturáveis ​​versus não faturáveis.”

Vamos encerrar: 'Estou no comando das minhas 24 horas completas'

XayLi é um exemplo perfeito de uma pessoa que entende que o tempo é o recurso mais valioso de todos. Ela também está ciente de que fazer “certo” não vem com um conjunto de instruções – e não há uma abordagem única para isso.

Você pode seguir o exemplo do XayLi e encontrar uma combinação de técnicas de gerenciamento de tempo que funcionem especificamente para você.

No final das contas, estar no comando do seu tempo começa com a compreensão de como você o aloca em diferentes atividades:

“E então você acorda na segunda-feira e percebe, oh meu Deus, eu estou no comando das minhas 24 horas completas. Esse é o problema se não for planejado.”

️ Quais são seus 2 centavos no conteúdo do artigo? Você também é um CEO e tem um conselho adicional para compartilhar conosco sobre o uso do Clockify para impulsionar seu crescimento? Informe-nos escrevendo para [email protected] e consideraremos apresentá-lo em um de nossos futuros artigos.