Como escrever uma proposta em 10 etapas fáceis [modelos incluídos]

Publicados: 2022-12-07

O que é uma proposta?

Uma proposta é um documento que descreve um projeto ou serviço para esclarecer os detalhes e obter o acordo de todas as partes envolvidas. As propostas geralmente incluem a abordagem geral do serviço, cronogramas importantes e entregas importantes.

Para obter melhores resultados, use o software de proposta em vez de um PDF. Dessa forma, você obterá recursos importantes para vendas, como assinaturas eletrônicas, controle de marca e conteúdo e visibilidade total da atividade de visualização do cliente.

As 9 partes importantes de uma proposta

Existem muitas maneiras diferentes de estruturar uma proposta. Por meio de nossa pesquisa de propostas bem-sucedidas, descobrimos que os documentos vencedores geralmente incluem estas seções principais:

  1. Capa

  2. Sumário executivo

  3. Abordagem

  4. Sobre nós

  5. Entregáveis

  6. Preços

  7. Termos e Condições

  8. Estudos de Caso (ou Prova Social)

Cada proposta pode nomear essas seções principais de maneira diferente ou colocá-las em uma ordem diferente.

Independentemente das seções que você escolher, certifique-se de incluir um sumário. Se você usar o Proposify, o índice é mostrado automaticamente no lado esquerdo, para que os clientes possam clicar facilmente para revisar as diferentes seções novamente. Como você pode imaginar, a seção de preços geralmente é visualizada algumas vezes antes de uma decisão ser tomada.

    Propostas x relatórios

    Enquanto uma proposta é usada para lançar um novo projeto ou serviço (seja para um cliente ou internamente para seu chefe), um relatório é projetado para compartilhar detalhes sobre um projeto que já ocorreu. Use relatórios para auditar operações comerciais ou compartilhar o sucesso de uma campanha de marketing.

    Como escrever uma proposta em 10 passos fáceis

    Acompanhe nosso processo passo a passo, conforme usamos nosso modelo de proposta de publicidade . Embora o conteúdo dos exemplos seja específico para publicidade, esse modelo pode ser facilmente ajustado para atender a qualquer setor ou tipo de projeto.

    Passo 1. Descubra as necessidades e requisitos

    Você não pode escrever uma ótima proposta sem um ótimo pitch.

    Reserve um tempo para entender o que seu cliente precisa, quais são seus objetivos, com o que ele está preocupado e com quais resultados ele mais se importa.

    Se você estiver apresentando um projeto internamente, certifique-se de conversar com diferentes partes interessadas e membros de sua equipe.

    Dicas para descoberta:

      • Durante as sessões de descoberta, faça as perguntas apropriadas para descobrir se o cliente vale o seu tempo. Eles se encaixam no seu perfil de cliente ideal? Eles estão prontos para implementar sua solução? Defina critérios para determinar se esse cliente em potencial está pronto para receber uma proposta para você. E certifique-se de atualizar seus critérios ao longo do tempo à medida que aprende mais sobre seu cliente ideal.

      • Descubra e lide com objeções de forma proativa. Pergunte ao cliente sobre quaisquer preocupações, hesitações ou vezes em que ele foi prejudicado por prestadores de serviços antes. Dessa forma, você sabe exatamente quais pontos abordar em sua proposta.

      • Obtenha o consentimento verbal do cliente em seu argumento de venda e abordagem antes de colocá-lo por escrito com uma proposta.

    Passo 2. Crie a capa

    Inicie a redação de sua proposta com uma capa atraente (também conhecida como página de título). O visual e o estilo ocupam o centro do palco aqui - afinal, é a sua primeira impressão. Quanto ao texto, você só precisa do título da proposta e detalhes importantes, como o nome da sua empresa, o nome do cliente, a data e seus dados de contato.

    Nosso exemplo de proposta apresenta um design brilhante e arrojado e todos os detalhes de que você precisa. Não há "uma maneira" de fazer isso direito, desde que você siga as diretrizes da sua marca.

    Dicas para criar capas:

    • Dê ao seu projeto um título orientado a resultados que colocará imediatamente todo o argumento de venda e investimento em perspectiva.

    • Certifique-se de escolher um modelo de proposta que corresponda ao estilo da sua marca, pois será fácil alterar as cores e o texto posteriormente.

    Etapa 3. Escreva a carta de apresentação

    Agora é hora de escrever sua carta de apresentação. Esta é uma das seções de proposta mais desafiadoras de escrever, porque realmente define o tom para o resto do seu discurso.

    A carta de apresentação (também conhecida como resumo executivo) deve fazer mais do que apenas fornecer uma visão geral. Esta seção deve ser persuasiva o suficiente para convencer seu cliente a ler o restante da proposta.

    Apelar para seus desejos, atingir seus principais pontos problemáticos e deixá-los entusiasmados com a transformação que você pode proporcionar. Certifique-se de criar mensagens atraentes e relevantes especificamente para cada comprador individual.

    Dicas para escrever cartas de apresentação:

    • Certifique-se de que a cópia esteja na marca. Isso pode significar engraçado e irreverente ou sério e formal.

    • Coloque o foco no resultado do serviço, seja aquisição de clientes, melhoria na segurança das instalações ou um evento memorável.

    Etapa 4. Crie uma biografia da empresa

    Antes de passar para a abordagem e o preço do projeto, é inteligente contar ao cliente em potencial um pouco sobre sua empresa.

    Esta seção pode incluir informações básicas, como sua data de fundação e o nicho em que você se concentra, bem como direitos de se gabar de pequenas empresas, como prêmios, resultados médios ou alcance do público.

    Se for um discurso interno, você pode escrever sobre sua equipe em vez de toda a empresa.

    Em nossa proposta de exemplo, há uma página para a biografia da empresa e uma página para as estatísticas da empresa que são importantes para o cliente em potencial.

    Dicas para escrever biografias de empresas:

    • Mesmo que esta seção seja sobre você, encontre maneiras de torná-la sobre seu cliente em potencial. Inclua os detalhes da empresa que mostram que você pode obter os resultados que estão procurando.

    • Seja criativo. Em vez de apenas uma parede de texto, você pode usar ícones ou estatísticas para mostrar quem você é?

    • Certifique-se de salvar esta seção como um modelo para reutilizá-la em propostas futuras. Você não precisa modificar isso para cada cliente, mas pode querer criar biografias de empresas ligeiramente diferentes para serviços diferentes (se você oferecer serviços muito diferentes).

    Passo 5. Adicione prova social

    Recomendamos que você inclua a prova social imediatamente após a seção de biografia da sua empresa. Dessa forma, você usa as palavras de seus clientes anteriores para respaldar as coisas boas que acabou de dizer sobre si mesmo.

    A prova social pode ser depoimentos, mini estudos de caso, avaliações e médias de classificação por estrelas.

    Se você estiver fazendo um trabalho criativo ou de construção, também pode incluir algumas amostras de portfólio.

    Dicas para usar a prova social:

    • Combine o depoimento ou revisão com o argumento de venda. Tenha um banco de depoimentos para escolher, para escolher sempre os mais relevantes.

    • Ser conciso. Você pode cortar ou editar depoimentos longos para que cada um tenha menos de 50 palavras. Caso contrário, os clientes em potencial podem não lê-los.

    • Continue a coletar provas sociais proativamente. Peça a clientes satisfeitos para escrever um depoimento ou avaliar você online

    Etapa 6. Descreva a abordagem principal

    Agora é hora de vender seus serviços. Crie uma seção de abordagem para mostrar o que você deseja oferecer ao cliente.

    Há tantas maneiras diferentes de escrever esta seção, pois realmente depende do que você está lançando. Você pode dividir o trabalho em categorias com marcadores ou descrições para cada categoria. Ou você pode escrever alguns parágrafos descrevendo sua solução proposta e por que você acredita que ela é a mais adequada para o cliente.

    Dicas para escrever seções de abordagem:

    • Considere dar a esta seção um nome exclusivo, como The Project Path , Our Plan ou Let's Get to Work .

    • Reforce com detalhes adicionais. Você pode incluir uma lista de entregas, uma análise mais detalhada do escopo dos serviços ou uma ilustração da linha do tempo com marcos importantes.

    • Se você não tiver opções de pacote e houver apenas um preço listado, esta seção deve ser bem detalhada. Se houver preços e opções de serviço, esta seção será mais simples e a seção seguinte terá os detalhes do serviço (por opções de pacote).

    Etapa 7. Crie uma tabela de preços

    Ao escrever propostas, certifique-se de dedicar bastante tempo e atenção à seção de preços. Todos os detalhes e opções que você fornecer ajudarão os clientes a entender melhor o que estão recebendo.

    Recomendamos nomear esta seção como "Seu investimento", pois ajuda a lembrar os potenciais compradores do investimento que estão fazendo em seus negócios.

    Em nosso exemplo abaixo, você verá 3 opções de pacote na primeira página da seção de preços. E então, o cliente pode selecionar sua escolha de pacote na segunda página. Isso atualizará automaticamente o preço total da proposta.

    Dicas para preços de propostas:

    • Use preços opcionais quando possível, como pacotes, tamanhos de projeto ou complementos, porque esses métodos são conhecidos por afetar positivamente as taxas de fechamento.

    • Certifique-se de esclarecer os diferentes tipos de custos, como custos por hora versus custos fixos para um discurso de gerenciamento de evento.

    Etapa 8. Escreva biografias para os membros de sua equipe

    Na Etapa 4, você criou uma biografia para sua empresa para vender a experiência de sua empresa e provar que você tem o que é preciso para ter sucesso no serviço que está oferecendo.

    Agora é hora de mostrar ao seu cliente os verdadeiros humanos com quem eles trabalharão se decidirem trabalhar com você. Pense nisso como a seção “você está em boas mãos” .

    Inclua os rostos com os quais o cliente irá interagir, certificando-se de especificar os talentos únicos de sua equipe e o que eles trazem para a mesa.

    Dicas para escrever biografias de equipe:

    • Inclui apenas bios para até 6 pessoas. Você pode escrever biografias para toda a empresa (para uma empresa muito pequena), a equipe executiva ou as pessoas que cuidarão da conta se a proposta for ganha.

    • Use esta seção para exibir não apenas suas credenciais, mas também sua personalidade. Divirta-se com isso, mas como sempre, mantenha a marca. Uma proposta formal pode pular as piadas e se limitar apenas aos elogios.

    Etapa 9. Adicione seu contrato comercial

    Esta seção da proposta deve incluir os detalhes contratuais que formalizarão o acordo. Dessa forma, você pode enviar a proposta comercial e não precisa enviar também um contrato separado.

    Você pode ter várias páginas de cláusulas legais ou uma simples declaração de trabalho.

    Dicas para redigir propostas de contratos:

    • Se a declaração de trabalho ainda não estiver esclarecida no conteúdo da proposta, certifique-se de incluí-la aqui.

    • Inclua uma cláusula sobre reembolsos, cancelamentos e modificações no projeto.

    • Certifique-se de que sua equipe jurídica o ajude a elaborar a seção do contrato para que você saiba que ela atende aos requisitos da sua empresa.

    Passo 10. Assine e envie para assinatura

    E, por último, você precisa escrever sua página de assinaturas eletrônicas e adicionar uma assinatura eletrônica para você e outra para seu cliente.

    Assim que um cliente tiver escolhido suas opções de preço, ele pode assinar a proposta para iniciar o projeto.

    Dicas para adicionar assinaturas eletrônicas de propostas:

    • Escreva uma mensagem acima da assinatura que ajude a fechar o negócio. Fale sobre como você está animado para começar e esclareça quais serão os próximos passos imediatos após a assinatura da proposta.

    • Sempre assine suas propostas antes de enviá-las! Nossa pesquisa mostra que é mais provável que uma proposta seja fechada se você já a tiver assinado no momento em que o cliente a abrir.

    • Revise a análise de sua proposta para saber como acompanhar os clientes. Por exemplo, se um cliente ainda não abriu a proposta, lembre-o de fazê-lo. Mas se eles abriram várias vezes, pergunte se eles têm alguma dúvida ou se gostariam de modificar o projeto.

    Diretrizes para redação de propostas específicas do setor

    Cada setor tem suas próprias práticas recomendadas de redação de propostas. Aqui estão algumas dicas a considerar.

    Programas

    Ao escrever uma proposta de software, certifique-se de incluir informações amplas sobre como você ajudará o cliente a implementar e utilizar seu software. Isso pode parecer sessões de treinamento de equipe, integrações personalizadas, um lançamento piloto etc.

    Construção

    Na indústria da construção, você provavelmente receberá uma solicitação de propostas (RFPs) de grandes corporações e agências governamentais. Portanto, certifique-se de verificar os detalhes da RFP para que sua proposta solicitada cubra todas as informações necessárias.

    Normalmente, você precisa incluir um preço muito detalhado e detalhar o cronograma, e pode precisar mostrar sua adesão aos requisitos estaduais e municipais, seja para certificações, proteções ambientais, etc.

    Marketing

    Marketing é tudo sobre resultados. Você deve incluir alguns formatos diferentes de prova social, como estatísticas com resultados de clientes e depoimentos. O marketing também requer muita criatividade, independentemente do canal, portanto, certifique-se de mostrar o lado criativo da sua empresa com imagens e cabeçalhos de proposta exclusivos.

    Eventos

    Ao escrever uma proposta para gerenciamento de eventos, bufê ou algum outro serviço, você precisa ter algumas coisas em mente. Primeiro, certifique-se de obter depoimentos de participantes do evento, não apenas de seus clientes diretos. Além disso, sua seção de preços deve incluir os custos fixos (como um local) e os custos variáveis ​​(como as horas de sua equipe decorando o evento ou a guia do bar do local no final da noite). Para quaisquer custos variáveis, forneça uma estimativa 10% maior do que o que você realmente espera.

    3 modelos de proposta

    O Proposify oferece dezenas de modelos de propostas para orientar sua redação e ajudá-lo a fechar negócios. Aqui estão alguns dos nossos favoritos.

    1. Modelo de proposta de trabalho de construção

    Pronto para a indústria da construção, este modelo inclui projetos anteriores para servir como peças de portfólio, um resumo detalhado do projeto com itens que o cliente deve fornecer e um cronograma do projeto.

    2. Modelo de proposta de contabilidade

    Embora este modelo tenha sido criado para serviços de contabilidade, ele pode ser facilmente modificado para atender a vários serviços de consultoria. As seções superiores incluem a carta de apresentação, a página sobre nós, o resumo do projeto com metas e detalhamento do serviço e uma estimativa de preço detalhada.

    3. Modelo de proposta de catering

    Com este modelo de proposta de catering para eventos, você obterá uma página de introdução curta e doce, uma biografia mais longa da empresa, uma vitrine de comida, detalhes do evento (ótimo para lidar proativamente com qualquer confusão ou confusões), um moodboard temático e uma amostra de menu .

    Essa proposta pode ser adaptada para outros tipos de trabalhos criativos, como fotografia, decoração de lojas de varejo ou serviços de maquiagem.

    Próximas etapas: escreva sua própria proposta

    Para escrever uma proposta eficaz, você deve começar com uma compreensão sólida das necessidades do cliente. Dessa forma, você pode colocar os resultados desejados e a transformação na frente e no centro. Escreva uma carta de apresentação, resumo do projeto, biografia da empresa e tabela de preços para esclarecer o que o cliente receberá enquanto também vende sua empresa como o melhor provedor de soluções.

    Você pode facilmente escrever uma proposta usando nossos modelos de propostas detalhados e bem projetados.

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