Como escrever um comunicado de imprensa: 11 dicas para uma nova cópia

Embora os press releases sejam uma parte essencial do marketing online e das comunicações digitais, eles são difíceis de escrever e poucas pessoas entendem sua estrutura. Por causa disso, muitas empresas e profissionais de marketing contratam escritores ou jornalistas especializados para escrever press releases para eles. No entanto, entender o formato e como escrever um press release é importante para que você possa reconhecer um bom press release quando o vir.

Então você sempre pode avaliar o conteúdo do seu comunicado de imprensa e ter mais sucesso ao promover sua imagem de marca e novos produtos.

Embora os comunicados de imprensa possam parecer estranhos, todos eles contêm elementos específicos que devem estar presentes em todos os comunicados de imprensa que você emitir.

Nas palavras de Robert Wyne, um importante colaborador da Forbes, comunicados à imprensa “são estereotipados, por natureza, mas também são poesia, tweets, colunas e outras comunicações escritas. Todo mundo tem restrições. Os chefs trabalham em uma panela de 20 cm para criar uma omelete, e os grandes sabem como escolher os melhores ingredientes e misturá-los para criar uma sensação saborosa. Os escritores podem temperar suas sentenças dentro dos limites de um lançamento.”

Quando você souber o que incluir em seu press release e como estruturá-lo, seu material de relações públicas será mais oficial, confiável e útil para os leitores. Isso é verdade se você planeja escrever seus press releases ou contratar alguém para fazer isso por você.

Acompanhe enquanto compartilhamos as 11 etapas necessárias para criar um comunicado de imprensa habilmente elaborado.

O que é um comunicado de imprensa?

Um comunicado de imprensa é uma declaração oficial de uma empresa ou organização que compartilha notícias com os meios de comunicação e o público. É um documento formal usado para distribuir informações relevantes em um formato simples de uma página. O objetivo de um comunicado de imprensa é atrair a atenção da mídia e do público.

Quando você deve usar um comunicado de imprensa?

Como documento oficial da mídia, os comunicados à imprensa devem ser reservados para eventos dignos de nota. Se usado com muita frequência para atualizações insignificantes, seus lançamentos podem ser ignorados.

Comunicados de imprensa são comumente usados ​​para os seguintes tipos de anúncios ou eventos:

• Lançamentos de produtos
• Mudanças significativas no serviço
• Contratação ou desligamento de executivos da empresa
• Anúncios de financiamento
• Últimas notícias
• Eventos públicos e privados
• Grandes inaugurações e inovações

Comunicados à imprensa x Anúncios da empresa

Para o leitor não treinado, um comunicado de imprensa pode parecer apenas um termo chique para um anúncio da empresa. Embora um press release seja tecnicamente um anúncio, do ponto de vista jornalístico, ele é visto como uma fonte primária que pode ser citada.

Os comunicados de imprensa são a fonte de informação oficial. Se uma empresa compartilhar as mesmas notícias de outra forma, como um tweet ou um blog, provavelmente terá um link para o comunicado de imprensa oficial.

Por serem estruturados de forma mais formal, os press releases também diferem de outros tipos de comunicados porque são destinados a serem compartilhados pelos meios de comunicação.

11 etapas para escrever um comunicado de imprensa

Não importa que tipo de negócio você administre, os comunicados à imprensa são essenciais. Eles são um meio ideal para informar à mídia, ao Google e aos seus leitores quando algo novo e empolgante aconteceu na sua empresa. Use comunicados de imprensa para anunciar parcerias, lançamentos de produtos, novas contratações e muito mais.

Se sua empresa nunca escreveu um press release antes, não se preocupe. Nossas 11 dicas fundamentais irão guiá-lo através do processo.

1. Use o idioma de lançamento correto

Ao enviar um comunicado de imprensa a um meio de comunicação, você deve informar quando gostaria que fosse publicado. Se você está pronto para que seu comunicado à imprensa seja divulgado ao público agora mesmo, use as palavras “PARA DIVULGAÇÃO IMEDIATA” no topo.

No entanto, se você precisar reter o lançamento até uma determinada data (isso é comum em lançamentos de produtos), coloque “HOLD RELEASE ATÉ” junto com a data especificada.

Esta é uma parte importante do seu artigo de press release porque informa aos leitores e jornalistas quando você deseja ver seu artigo na web ou impresso. Também lhe dá controle sobre quando o comunicado de imprensa chega à mídia, o que pode ter um impacto enorme no sucesso de seus esforços de comunicado de imprensa.

2. Use o logotipo e as cores da sua empresa

A marca em um press release é crucial se você deseja que seus leitores saibam o que sua marca representa. Para tornar seus comunicados de imprensa mais impactantes e reconhecíveis, use os logotipos e as cores da sua empresa na seção do título.

Confira como a empresa de direção autônoma Motional adicionou seu logotipo ao topo de um comunicado de imprensa recente:

3. Inclua palavras-chave nos títulos dos comunicados à imprensa

Assim como em outros tipos de conteúdo online, você deve incluir palavras-chave de SEO nas manchetes de seus press releases. Isso torna mais fácil para os mecanismos de pesquisa encontrar e classificar seu comunicado de imprensa, garantindo que a mídia e seus leitores entendam do que se trata seu comunicado de imprensa.

Lembre-se: você não quer exagerar nas palavras-chave – apenas inclua-as naturalmente como você faz com outros conteúdos.

Confira como a Apple faz isso em um comunicado à imprensa publicado em 6 de dezembro de 2022. Nesse caso, você pode presumir com segurança que as palavras-chave segmentadas pela Apple incluem “preços da App Store”:

Outra consideração é a capitalização de suas manchetes. Se você estiver seguindo o uso de letras maiúsculas do Estilo AP oficial, todas as palavras em seu título devem ser maiúsculas, exceto preposições e palavras com menos de quatro letras.

Como você pode ver no exemplo acima, a Apple só capitalizou nomes próprios. No entanto, eles publicaram o comunicado de imprensa em seu site. Se eles tivessem publicado o comunicado à imprensa em um site oficial de notícias, a melhor opção seria escolher maiúsculas e minúsculas.

Para obter melhores resultados, mantenha seus títulos com menos de 160 caracteres. Mais do que isso, os leitores podem perder o interesse e você corre o risco de ter seu título truncado pelo Google.

Seu título deve despertar o interesse de um grupo demográfico muito limitado – jornalistas. Embora você queira escrever para seus clientes, um press release é para a imprensa. Certifique-se de que seu título seja factual, informativo e que chame a atenção.

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a escrever títulos de press releases mais eficazes:

• Use números : os números são mais fáceis de entender do que descrições vagas. Por exemplo, você prefere ler: “Aumento de vendas no quarto trimestre” ou “Aumento de vendas em 40% no quarto trimestre”?
• Pense em um comunicado de imprensa como um artigo de jornal: se você ler uma lista de manchetes de artigos de jornal e manchetes de comunicados à imprensa, provavelmente não será capaz de diferenciá-los. Ao escrever o título do comunicado à imprensa, pense como um jornalista e cause o maior impacto possível com espaço limitado.
• Use o tempo presente: mesmo que algo já tenha acontecido, um press release deve falar sobre isso no tempo presente, especialmente no título. Em vez de “Empresa X contratou novo CEO”, altere para “Empresa X contrata novo CEO”.
• Evite linguagem de vendas: pode ser tentador encorajar as pessoas a comprar algo de sua empresa em um comunicado à imprensa. No entanto, os comunicados de imprensa são para compartilhar informações, não para promover produtos. Se você está compartilhando informações sobre o lançamento de um novo produto, seu título deve falar sobre por que o produto é importante, não por que alguém deveria comprá-lo.

4. Escreva um parágrafo de resumo

Cada comunicado de imprensa inclui um parágrafo de resumo posicionado após o título. Isso resume brevemente o seu anúncio. Além disso, a maioria desses parágrafos de resumo fica entre uma e cinco frases. Alguns são até formatados como marcadores.

Este pequeno parágrafo é crítico porque ajuda os leitores a entender imediatamente se devem interagir com o press release ou seguir em frente para encontrar algo que melhor atenda às suas necessidades. Também pode ajudar jornalistas ocupados a entender por que seu comunicado de imprensa é importante e decidir se eles querem cobri-lo.

Aqui está um exemplo de como deve ser um bom parágrafo de resumo, de um comunicado de imprensa recente da Ford:

Você notará que a Ford inclui um resumo de uma frase em itálico para ajudá-lo a se destacar.

Considere escrever este parágrafo por último para garantir que ele continue sendo um resumo. Dessa forma, você não inclui nenhuma informação nova.

Adicionar uma ou duas palavras-chave neste parágrafo também pode ser útil, dependendo do tamanho do seu resumo. É fácil esquecer o nome da sua empresa em um título, portanto, certifique-se de que esteja no resumo se omitir.

Por fim, com uma quantidade limitada de informações a serem incluídas, certifique-se de que cada frase seja a mais clara e concisa possível. Você tem apenas algumas frases para convencer seus leitores de que seu comunicado à imprensa vale o tempo deles.

5. Inclua a cidade, estado, mês, dia e ano

Embora os comunicados de imprensa sejam destinados a um público amplo, também é importante vinculá-los à sua localização geográfica. Isso significa incluir suas informações de localização. Ao escrever seu comunicado de imprensa, adicione a cidade, estado, mês, dia e ano de publicação.

Aqui está um exemplo disso no mesmo comunicado de imprensa da Ford:

Essas informações adicionam contexto ao seu comunicado à imprensa e ajudam a orientar o leitor sobre quando as informações foram divulgadas. Além disso, a cidade atual e a data de publicação ajudam os leitores a reconhecer o press release como recente e relevante.

6. Crie seu primeiro parágrafo

O primeiro parágrafo, também conhecido como “lead” do press release, deve conter o objetivo principal do seu press release.

Há seis elementos que você precisa incluir aqui:

• Quem: Sobre quem é o comunicado de imprensa? Quem é a empresa ou os principais atores envolvidos neste documento?
• O quê: Qual é o tema do comunicado de imprensa? Por que os leitores deveriam se importar?
• Por que: Por que você está enviando o comunicado de imprensa? Como isso afeta seus clientes ou leitores?
• Quando: Quando o assunto do comunicado de imprensa está ocorrendo?
• Onde: Onde sua empresa está localizada? Se há um evento que as pessoas precisam saber, onde está acontecendo?
• Como: Como o assunto do seu press release agrega valor? Como isso ajuda seus leitores?

A inclusão dessas informações orientará melhor o leitor e o ajudará a entender o objetivo do seu comunicado à imprensa.

Confira como a NASA inclui todos esses elementos em um comunicado à imprensa divulgado em 11 de dezembro de 2022:

A Nasa responde a cada pergunta:

• Quem? Nave espacial Orion da NASA
• O que? Splashdown da espaçonave Orion
• Por que? Mostra a progressão da missão de retorno à Lua
• Quando? 11 de dezembro de 2022, às 9h40 PST
• Onde? Oceano Pacífico, a oeste de Baja California
• Como? Anuncia missão espacial recorde

7. Desenvolva o Corpo do Comunicado de Imprensa

O corpo do seu comunicado de imprensa deve expandir o conteúdo do primeiro parágrafo. Cada parágrafo não deve ter mais do que três ou quatro frases. Divida o corpo de acordo, mas certifique-se de que cada parágrafo seja coeso e flua bem do parágrafo anterior.

Nestes parágrafos, você compartilhará fatos sobre o tópico do comunicado à imprensa. Por exemplo, se você estiver anunciando um novo produto, compartilhe detalhes sobre seus recursos. No entanto, se você estiver contratando um novo CEO, compartilhe algumas informações básicas sobre a nova pessoa.

O corpo de um press release deve incluir uma citação, se possível. Se houver alguém significativo que possa oferecer um comentário relevante e valioso, você deve adicioná-lo. Isso dará aos seus leitores uma visão objetiva do seu comunicado de imprensa e, se você citar especialistas, fará com que seu comunicado de imprensa se destaque como confiável.

Considere este exemplo de um comunicado de imprensa da American Airlines. A companhia aérea mudou-se para um novo terminal no aeroporto JFK e obteve uma citação do governador de Nova York:

Você também pode considerar adicionar conteúdo de mídia adicional, como fotos ou vídeos. No entanto, você deve limitar isso a duas partes do conteúdo. Em alguns casos, como se você estiver enviando seu comunicado de imprensa por e-mail, pode ser melhor incluir um link para a fonte em vez de inseri-lo no comunicado de imprensa. Por exemplo, inclua um link para um vídeo que o leitor possa encontrar no YouTube em vez de aumentar o tamanho do seu comunicado à imprensa.

8. Encerre com um último parágrafo atraente

Considere seu último parágrafo como um espaço para suas considerações finais. Se está a lançar um novo produto, coloque aqui os produtos disponíveis. Você também pode colocar a marca registrada do produto e qualquer informação pertinente que possa ter e que não caiba no corpo.

Este parágrafo deve fornecer ao leitor todas as informações de que ele precisa para entender os “próximos passos”. Mesmo que esses detalhes sejam onde encontrar seu próximo evento ou como entrar em contato com seu novo gerente de RH.

9. Sobre a empresa (informações padronizadas)

Após os parágrafos do corpo, você deve adicionar as informações da sua empresa, chamadas clichê. É aqui que você pode compartilhar alguns dos méritos e conquistas de sua empresa, mas não demore muito, pois isso o colocará em risco de parecer que está vendendo sua empresa com força.

As informações padronizadas são projetadas para fornecer aos jornalistas informações gerais que eles podem incluir em seus textos sobre sua empresa. Isso dará aos leitores mais contexto e ajudará a tornar sua empresa mais profissional e reconhecível. As informações padronizadas raramente mudam, então você pode usar o mesmo texto repetidamente. Apenas verifique novamente sua precisão a cada vez, caso algo tenha mudado.

Aqui está um exemplo do mesmo comunicado de imprensa da American Airlines:

Observe como ele inclui informações sobre empresas da American Airlines e da British Airways. Isso ocorre porque o comunicado de imprensa é sobre ambas as empresas. Se você escrever um comunicado à imprensa sobre uma parceria comercial, inclua informações padronizadas para todas as empresas envolvidas.

10. Adicione suas informações de contato atuais

Depois de ler seu comunicado à imprensa, jornalistas ou clientes em potencial podem querer saber como entrar em contato com você. É por isso que é crucial incluir suas informações de contato atuais em seu comunicado de imprensa.

Para obter melhores resultados, inclua seu endereço de e-mail, número de telefone e um link para o site e perfis sociais de sua empresa. Certifique-se de que as informações que você inclui sejam atuais para que as pessoas nunca tenham problemas para entrar em contato com você.

11. Amarre com um laço

No final de seu comunicado de imprensa, você deve incluir a palavra END ou três sinais de libra (###). Isso vai dizer aos seus leitores que eles chegaram ao fim e nada mais está por vir.

Dicas rápidas para melhores comunicados à imprensa

Com uma compreensão da estrutura geral do comunicado de imprensa, você estará mais bem equipado para reconhecer um bom comunicado de imprensa quando vir um. Para tornar seus comunicados de imprensa ainda melhores, aqui estão mais algumas dicas:

1. Escrita

• Escreva na terceira pessoa: A menos que você esteja usando uma citação direta, as palavras “eu”, “nós” e “você” não têm lugar nos comunicados à imprensa. Uma voz profissional é fundamental e fará com que seu comunicado de imprensa pareça mais autoritário.
• Escreva para seus leitores: Comunicados de imprensa são destinados aos leitores. Coloque-se no lugar deles para entender melhor suas perspectivas e preocupações.
• Mantenha-o breve: comunicados de imprensa devem ter uma página ou entre 400-500 palavras.
• Não faça rodeios: um comunicado de imprensa não é o lugar para uma comunicação ineficiente. Você é o seu ponto claramente e remova quaisquer palavras, frases ou abordagens que não esclareçam imediatamente o seu ponto.
• Mantenha o mínimo de adjetivos: os adjetivos são distrativos e difíceis de ler. Limite-os para obter comunicados de imprensa mais claros e eficientes.
• Mantenha o objetivo: os leitores respondem melhor a um comunicado de imprensa que fornece os detalhes necessários de um produto/evento sem exagerar. Quanto mais objetivo e neutro for o seu press release, melhor.
• Livre-se do jargão: o jargão torna seu comunicado de imprensa difícil de entender e inacessível para muitos leitores. Corte sempre que possível.
• Revise e edite com cuidado: leia seu comunicado de imprensa com cuidado para ajudar a evitar erros dispendiosos. Erros de ortografia, gramática ou fatos podem fazer com que seu comunicado de imprensa pareça pouco profissional. Antes de publicar, leia o press release em voz alta para ter certeza de que está correto.

2. Distribuição

• Não Distribua: Outrora o método preferido de distribuição de press releases, a distribuição agora está morta. Enquanto algumas marcas costumam gastar milhares de dólares todos os meses para distribuir seus comunicados à imprensa, especialistas como Time Grice passaram a dizer que “não há valor na distribuição de comunicados à imprensa para fins de SEO”. Em vez de apostar nessa abordagem, compartilhe seu comunicado de imprensa com os meios de comunicação locais. Você desfrutará de um ROI melhor e seus comunicados de imprensa terão mais tração.
• Acompanhamento por telefone ou e-mail: depois de enviar seus comunicados à imprensa para os meios de comunicação locais, faça o acompanhamento com um telefonema ou e-mail. Esse toque pessoal pode ajudar a cimentar seu press release no radar de um jornalista e torná-lo mais fácil de ser lembrado.
• Publique em seu site: embora o objetivo dos comunicados de imprensa seja o compartilhamento com meios de comunicação públicos, você também deve publicá-los em seu próprio site. Muitas empresas criam uma página dedicada de “notícias” para todas as suas informações interessantes ou adaptam seus comunicados à imprensa para publicar em seus blogs.

3. Otimização

• Inclua palavras-chave relevantes: essas palavras-chave devem ser pesquisáveis ​​e relevantes para o seu comunicado de imprensa.
• Não exagere nas palavras-chave: exagerar nas palavras-chave dará ao seu comunicado de imprensa uma sensação densa e de spam, o que você não deseja. Não encha demais ou corre o risco de desligar seus leitores.
• Use multimídia: elementos multimídia, como vídeos ou imagens, podem ser fantásticos para aprimorar seu comunicado de imprensa. Use-os com moderação, porém, para não sobrecarregar o texto.

Comunicados de imprensa melhores começam aqui

Saber o que é preciso para escrever um ótimo press release pode lhe dar um melhor controle sobre a imagem da sua marca. Quer você os escreva internamente ou contrate outra pessoa para fazê-lo, entender o que você está procurando pode levar a mais sucesso.

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