Como escrever uma carta de proposta para qualquer caso de uso [+ Modelos]
Publicados: 2023-03-09O que é uma carta de proposta?
Uma carta de proposta é projetada para atrair o destinatário a ler sua proposta na íntegra. Pode ser formal ou informal e geralmente abrange a declaração do problema, objetivos, solução proposta e próximos passos. Também pode incluir detalhes sobre o orçamento ou cronograma do projeto.
As cartas de apresentação são enviadas juntamente com todos os tipos de propostas, incluindo:
Propostas de vendas
Planos de negócios
Acordos de parceria de negócios
Respostas RFP
Propostas de renovação de projetos ou serviços
Colaboração interna e propostas de projetos
Propostas de concessão
Propostas de pesquisa
Propostas de patrocínio
Por que você precisa de uma carta de proposta
Aqui estão razões importantes pelas quais você não deve pular a carta:
Defina o tom - Sua carta de proposta definirá o cenário para a proposta. Ele pode sugerir os resultados que o cliente em potencial receberá ou pode cobrir os requisitos de RFP que foram atendidos.
Forneça contexto - Uma carta de proposta fornece contexto para o motivo pelo qual a proposta está sendo enviada. Isso é útil se a proposta foi solicitada ou não, porque você dá ao leitor uma razão para estar em sua caixa de entrada.
Destaque as principais áreas da proposta - Você pode usar a carta para destacar qualquer detalhe que desejar, seja um depoimento, resultado médio do cliente, promoção de preço baixo, oportunidade de mercado ou o que mais excitar seu leitor.
Incentive o destinatário a ler a proposta na íntegra - No final do dia, uma ótima carta de proposta deve servir como porta de entrada. Ele fornece informações suficientes para convencer o leitor a dar atenção total a você e revisar toda a proposta.
5 passos para escrever uma carta proposta
Use estas 5 etapas simples para criar a carta de apresentação perfeita.
Para melhores resultados, você deve escrever sua proposta antes de escrever a carta. Dessa forma, você já terá feito sua pesquisa sobre o potencial projeto, cliente ou ideia de negócio.
1. Conheça seus objetivos
Antes de começar a escrever, dê um passo para trás e realmente considere o que você está tentando alcançar. Você está tentando chamar a atenção de um cliente em potencial que sabe que será difícil de vender? Você precisa mostrar ao leitor que aderiu a diretrizes rígidas descritas em uma RFP governamental? Ou você está simplesmente informando à pessoa que a proposta está pronta para revisão?
Conhecer seus objetivos garantirá que você tome as decisões corretas nas etapas 2, 3 e 4 abaixo.
2. Determine o formato e o nível de formalidade
Em seguida, é importante escolher o formato e o estilo corretos para sua carta.
Neste mundo digital, as cartas de proposta escritas ou impressas são muito antiquadas. É melhor usar um software de proposta, que permite armazenar modelos de e-mail, modelos de proposta, personalizar itens conforme necessário, notificar e lembrar automaticamente os destinatários de assinar sua proposta, rastrear visualizações e muito mais.
Quanto ao estilo, certifique-se de escrever com a voz da sua marca. A formalidade do seu estilo de escrita também deve corresponder ao seu setor e às expectativas do destinatário.
Na maioria dos cenários de negócios, quanto mais longa, complexa e formal for sua proposta, mais longa, complexa e formal será sua carta de proposta .
3. Comece com um modelo ou exemplo
O próximo passo é encontrar um modelo ou exemplo de carta que ajudará a guiar seu processo de escrita. Isso é especialmente útil se você estiver enviando uma carta de proposta pela primeira vez e não tiver certeza do que exatamente incluir.
Abaixo dessas etapas, você encontrará 3 modelos de carta de proposta para diferentes casos de uso e um exemplo de carta para cada um.
Claro, você também pode acessar as imagens do Google e pesquisar o tipo exato de carta de proposta que está escrevendo para encontrar vários exemplos.
4. Crie a carta
Agora é hora de escrever!
A maioria das cartas de proposta deve atingir todos esses pontos (em ordem):
Saudação ao destinatário
Declaração de gratidão ou entusiasmo por compartilhar a proposta
O problema e os objetivos do cliente ou projeto
Sua solução proposta e os principais detalhes
Por que sua empresa é adequada para ajudar
Próximos passos
Sua assinatura
Ao escrever, faça o possível para combinar o estilo e o tom que você escolheu, mas você sempre pode ajustá-lo à perfeição ao editar.
5. Revise antes de enviar
A carta de proposta é a sua primeira impressão. Faça certo e há uma boa chance de o destinatário ler sua proposta. Entenda errado e eles podem nem abrir sua proposta. É por isso que você não deve se apressar. Revise sua carta de proposta 2 a 3 vezes e em dias diferentes, se o prazo permitir.
Agora vamos aos modelos e exemplos de cartas propostas!
Modelo de carta de proposta nº 1 (argumento de vendas)
Embora existam muitos tipos diferentes de propostas, os discursos de vendas são provavelmente o tipo mais comum. Os gerentes de contas ou executivos enviam propostas a clientes e clientes em potencial para apresentar serviços, software e outras soluções. Use este modelo para ajudá-lo a criar a carta perfeita para acompanhar sua proposta.
Modelo #1
[Seu nome e sobrenome]
[Nome da empresa ou organização]
[Data]
[Nome do destinatário]
[empresa do destinatário]
[Oi ou querido (primeiro nome do destinatário),]
[Use a primeira frase para compartilhar sua gratidão e/ou entusiasmo pela oportunidade de enviar uma proposta.]
[Defina o problema central e os objetivos do cliente em potencial em uma a três frases.]
[Descreva sua solução proposta e por que você escolheu essa abordagem em uma a três frases.]
[Use uma frase para esclarecer o preço da solução proposta ou, se preferir manter o preço fora da carta, liste entregas ou cronogramas específicos.]
[Em uma ou duas frases, descreva por que sua empresa é a mais adequada para implementar a solução ou como você concluiu projetos semelhantes.]
[Diga ao cliente em potencial os próximos passos a seguir, como ler e assinar a proposta.]
[Sua aprovação e assinatura]
Exemplo 1
Jane Doe
Ace Software
Oi Alex,
Obrigado pela oportunidade de compartilhar esta proposta com você.
Sua pequena, mas poderosa equipe de marketing está lutando para liberar conteúdo rapidamente, devido à sua capacidade limitada. As coisas estão paradas na coluna de revisão por muito tempo, e o software clássico de gerenciamento de projetos significa que sua equipe está constantemente procurando ativos, copiando e colando conteúdo e não cumprindo os prazos da campanha.
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Por favor, leia a proposta e assine quando estiver pronto. Ou entre em contato se tiver alguma dúvida sobre o que está incluído.
Estamos ansiosos para trabalhar com você!
Jane Doe
Executivo de contas
Ace Software
Modelo de carta de proposta nº 2 (cotação do projeto)
Ao enviar uma proposta ou cotação para um grande projeto, você provavelmente precisará adotar uma abordagem mais formal com sua carta de proposta. Este modelo e exemplo são perfeitos se você estiver respondendo a uma RFP para uma agência governamental ou outra organização.
Modelo #2
[Seu nome e sobrenome]
[Nome da empresa ou organização]
[Data]
[Nome do destinatário]
[empresa do destinatário]
[Oi ou querido (nome e sobrenome do destinatário)]
[No primeiro parágrafo, esclareça por que você está enviando uma proposta e para quem. Normalmente, você mencionará a entidade que enviou uma RFP e o título, tópico ou número da RFP.]
[Descreva o conteúdo principal e os requisitos da RFP em três a cinco frases.]
[Descreva o escopo dos serviços descritos em sua proposta em três a cinco frases.]
[Ofereça o preço e o cronograma do projeto proposto em uma ou duas frases.]
[Esclareça quem o destinatário deve contatar para perguntas ou solicitações de revisões de propostas.]
[Sua aprovação e assinatura]
Exemplo #2
Jane Doe
Ace Construção
13 de julho de 2023
Alex Ross, Engenheiro Civil Sênior
Em qualquer lugar, Califórnia
Caro Sr. Alex Ross,
Obrigado pela oportunidade de apresentar esta proposta. A Ace Construction está respondendo à RFP para construção de playground e parque para Sunny Park solicitada pela cidade de Anywhere, Califórnia.
A RFP do Sunny Park solicita envios de empreiteiros com experiência em construção de parques, projeto e construção de playgrounds, paisagismo e paisagismo. A RFP requer uma licença CSLB ativa e conformidade com o orçamento alocado.
Nossa proposta é totalmente compatível com todos os aspectos da RFP do Sunny Park. Propomos a construção de três parques de merendas sombreados, dois parques infantis para crianças de diferentes idades (12 meses a 4 anos e 5 a 12 anos), um campo de jogos para vários desportos familiares informais, hardscaping com materiais de origem local e paisagismo com plantas tolerantes à seca.
O preço estimado do projeto para todo o projeto e construção descritos em nossa proposta é de $ 900.000, e esperamos entregar o projeto concluído em três fases para que os novos recursos do parque estejam disponíveis para uso público o mais rápido possível.
Se você tiver alguma dúvida sobre o conteúdo desta proposta, entre em contato comigo diretamente.
Obrigado pela sua consideração,
Jane Doe
Gerente de Operações Comerciais, Ace Construction
(555) 555-1234
Modelo de carta de proposta nº 3 (parceria comercial)
Quando você está escrevendo uma carta para apresentar uma proposta de parceria de negócios, o nível de formalidade dependerá muito da pessoa ou entidade para a qual você está apresentando e de quão bem você a conhece. Seja formal ou informal, o modelo a seguir o ajudará a cobrir suas bases.
Lembre-se de que este modelo pode ser facilmente modificado para se adequar a propostas de projetos internos e planos de negócios.
Modelo #3
[Seu primeiro e último nome completo]
[Nome da empresa ou organização]
[Data]
[Nome do destinatário]
[empresa do destinatário]
[Oi ou querido (nome e sobrenome do destinatário)]
[Inicie sua carta de proposta com uma descrição de uma frase de por que você está animado com o potencial de trabalhar com a outra pessoa ou por que acha que ela estará interessada na oportunidade.]
[Descreva a oportunidade de mercado, o público-alvo e a análise da lacuna competitiva em duas a quatro frases.]
[Descreva como sua empresa competirá para vencer em duas a quatro frases.]
[Descreva o tipo de parceria que você está propondo em uma frase (sociedade em nome comum, sociedade em comandita, etc.)]
[Esclareça as próximas etapas que você deseja que o destinatário siga, como ler e assinar a proposta ou agendar uma ligação com você para esclarecer qualquer dúvida.]
[Sua aprovação e assinatura]
Exemplo #3
Jane Doe
Ace Startup
Oi Alex,
Estou muito animado para enviar a você esta proposta de parceria de negócios, porque sei que esse setor é o seu caminho. Com sua experiência e meu público, acredito que poderemos fazer grandes coisas juntos.
O mercado de alimentos congelados veganos direto ao consumidor está cheio de produtos caros que custam de US$ 8 a US$ 11 por porção e são consistentemente descritos como “não satisfazendo” nas avaliações. Não é à toa: 400 calorias não são suficientes para o jantar.
Com base em minha pesquisa, acredito que podemos satisfazer as necessidades (e estômagos) de veganos ocupados, fornecendo produtos de cozimento rápido com opções de receitas que podem ser facilmente combinadas com ingredientes frescos à mão. Isso reduzirá nossos tamanhos de embalagem, custos e custos de remessa, ao mesmo tempo em que facilitará para os consumidores ajustar as receitas a seus próprios gostos e tamanhos típicos de porções.
Proponho uma parceria geral, na qual investimos quantidades iguais de tempo e dinheiro e compartilhamos igualmente os ganhos ou perdas potenciais.
Revise esta proposta na íntegra e vamos agendar um horário na próxima semana para examinar todos os detalhes.
Melhor,
Jane Doe
Escreva com a voz única da sua marca e com a formalidade apropriada. Incentive o destinatário a ler a proposta e esclareça os próximos passos que você deseja que eles tomem. Acerte essas coisas e você fechará a proposta rapidamente.