3 Benefícios da adoção da automação do fluxo de trabalho para escritórios de advocacia

Automatizar processos, especialmente processos rotineiros, pode transformar seu escritório de advocacia, economizando tempo dos profissionais jurídicos em tarefas administrativas.

Embora a automação de processos não seja nova, ela é nova para muitos no setor jurídico, que tradicionalmente relutou em adotar novas tecnologias no passado. Agora, no entanto, mais escritórios de advocacia estão optando por automatizar tarefas.

De acordo com a Pesquisa de Gestão Jurídica 2021 da Capterra*, 74% dos escritórios de advocacia já tentaram automatizar tarefas rotineiras ou administrativas.

A maioria das empresas que decidiram automatizar tarefas relatam melhorias de processo e eficiência em seus escritórios de advocacia.

Vamos dar uma olhada em três benefícios que profissionais do direito como você relatam ter experimentado com a automação e como você pode obter benefícios semelhantes usando software de gerenciamento de escritório de advocacia, software de gerenciamento de documentos jurídicos e software de faturamento jurídico.

1. Passe mais tempo praticando direito

Quando se trata de integrar a automação em sua empresa, o Gartner recomenda direcionar primeiro os itens de trabalho de baixo risco e alto volume (pesquisa completa disponível para os clientes).

E a maioria desses itens de trabalho de alto volume e baixo risco provavelmente serão aquelas tarefas administrativas de rotina que ocupam muito tempo de um advogado. De fato, 86% dos advogados dizem que gastam muito tempo em tarefas administrativas e pouco tempo exercendo a advocacia.

Ao automatizar tarefas, como entrada de clientes, agendamento e atribuição de tarefas a equipes e indivíduos, você pode economizar o tempo de sua empresa e oferecer a seus clientes uma experiência melhor, o que também economiza dinheiro.

“Os requisitos de horas faturáveis ​​recompensam a ineficiência”, disse Tim Nitsch, advogado e sócio da KCO Legal, Inc. em Naperville, IL. “... A automação será o caminho a seguir para que os escritórios de advocacia se tornem mais eficientes e lucrativos.”

Novo formulário de admissão de clientes no PracticePanther Legal Software ( Fonte )

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2. Economize tempo com gerenciamento de documentos

Documentação, especialmente no setor jurídico, é tudo. Sem documentos adequados e organizados, um escritório de advocacia pode desmoronar e perder a confiança de seus clientes.

Os profissionais jurídicos entendem a importância de um bom gerenciamento de documentos, e é por isso que a redação de documentos (39%) e o armazenamento/arquivamento de documentos (34%) estão entre as três principais tarefas que os escritórios de advocacia desejam automatizar primeiro.

E por uma boa razão—o gerenciamento de documentos, embora importante, pode ser tedioso e especialmente propenso a erros humanos.

“A automação não apenas dá aos escritórios de advocacia mais tempo para se concentrar em seus principais serviços, mas também ajuda a reduzir erros na organização e arquivamento [documentos]”, disse Nachum Balofsky, representante de marketing dos escritórios de advocacia da Cibik & Cataldo.

Ao usar o software de gerenciamento de documentos, você digitaliza seu sistema de arquivamento para deixar menos espaço para erros e facilitar a localização do documento que está procurando.

Precisamente facilita para os usuários aprovarem contratos ( Fonte )

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3. Receba o valor certo, no prazo

Advogados não remunerados são advogados insatisfeitos – automatizando alguns fluxos de trabalho rotineiros de cobrança e faturamento, você pode economizar tempo do departamento de contabilidade e garantir que seus advogados recebam o que merecem.

Quarenta e cinco por cento dos escritórios de advocacia relatam que o faturamento e o faturamento são as principais tarefas que desejam automatizar. E sorte para eles, é muito fácil fazê-lo.

Isso reduz o espaço para erros humanos, o que deixa advogados e clientes felizes.

Apenas lembre-se de que a automação não é uma solução para sempre: quaisquer tarefas que você escolher para automatizar devem ser monitoradas e ajustadas conforme necessário.

"Nunca haverá 'configure e esqueça' - nem deveria haver", disse Rick DeMedeiros, fundador da DeMedeiros Injury Law em Atlanta. “Os tomadores de decisão devem sempre verificar se a automação está se transformando em um ativo da empresa e não em um passivo.”

Configurando cobrança recorrente no Rocket Matter ( fonte )

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Automação para todos os orçamentos

A automação pode aumentar a produtividade do seu escritório de advocacia, então por que mais escritórios de advocacia não estão entrando na onda da automação? Uma das principais barreiras à automação é o preço: 46% dos escritórios de advocacia relatam não automatizar tarefas porque as soluções são muito caras.

Pode não ser realista para seu escritório de advocacia automatizar todos os seus fluxos de trabalho, e é por isso que é importante escolher com cuidado e entender suas diferentes opções de software.

Antes de investir em software de automação:

1. Determine suas necessidades
2. Determine seu orçamento
3. Determine sua abordagem (por exemplo, você investirá em um conjunto de software ou à la carte?)

Por exemplo, você não precisa investir em soluções separadas para software de gerenciamento de escritórios de advocacia, software de gerenciamento de documentos jurídicos e software de faturamento jurídico. Eles tendem a se sobrepor um pouco, mas vêm com algumas diferenças.

O software de gerenciamento de escritório de advocacia tende a ser uma solução abrangente, oferecendo gerenciamento de casos, faturamento legal e funcionalidade de gerenciamento de documentos, entre outros. No entanto, essas soluções também tendem a ser mais caras, o que pode não fazer sentido para o orçamento do seu escritório de advocacia.

O software de gerenciamento de documentos legais e o software de faturamento legal, por outro lado, oferecem funcionalidade mais focada e tendem a ser mais acessíveis para pequenas empresas ou pequenos orçamentos. Se você não precisa de uma solução que faça tudo, talvez opte por concentrar seus esforços de automação apenas no faturamento ou apenas no gerenciamento de documentos.

Antes de automatizar, assim como adotar qualquer nova tecnologia, você precisa entender as necessidades de sua empresa e pensar criticamente sobre as tarefas que deseja automatizar e como a automação afetará os fluxos de trabalho relacionados.

Se você está apenas começando a considerar a automação para seu escritório de advocacia e está sobrecarregado com as possibilidades, lembre-se de que não há problema em começar pequeno e automatizar de forma incremental, em vez de tudo de uma vez.

Na verdade, é incentivado.

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Metodologia

A Pesquisa de Gestão Jurídica 2021 da Capterra foi realizada em maio de 2021 entre 401 profissionais do direito (240 dos quais eram advogados) para saber mais sobre automação, segurança e outras práticas de escritórios de advocacia. Os entrevistados foram selecionados para emprego em tempo integral em escritórios de advocacia pequenos (um a 14 advogados) e médios (15 a 49 advogados). A pesquisa excluiu praticantes solo sem funcionários.

Observação: os aplicativos selecionados neste artigo são exemplos para mostrar um recurso no contexto e não se destinam a endossos ou recomendações. Eles foram obtidos de fontes consideradas confiáveis ​​no momento da publicação.