Como fazer uma jornada de trabalho de 8 horas funcionar

Nos últimos 10 anos, vimos artigos e especialistas falarem sobre como os horários de trabalho freelance são o futuro. Que o trabalho que fazemos está mudando, e especialmente os trabalhadores do conhecimento, não veem nenhum benefício em uma jornada de trabalho de 8 horas que foi inventada para os trabalhadores das fábricas. No entanto, ainda há trabalhadores que não conseguem cumprir a elogiada jornada de 3 a 4 horas. A estrutura que vem com um 9-to-5 realmente funciona para um grande número de pessoas.

Hoje, estamos aqui para lançar uma luz mais positiva sobre o horário das 9 às 5, por que funciona melhor para alguns (inclusive eu) e como você pode fazer seu próprio horário de trabalho de 8 horas que traz tanto equilíbrio e liberdade como flexível.

O que torna o horário de trabalho flexível tão popular

Embora existam devotos tanto no acampamento das 9 às 5 quanto no horário flexível, o último geralmente parece mais atraente. E com razão:

• Você pode fazer sua própria programação;
• Você não precisa forçar a produtividade por 8 horas seguidas;
• A jornada de trabalho parece mais curta;
• Você sente que é o chefe do seu próprio tempo.

E embora tudo isso seja verdade, isso não significa que as horas de trabalho tradicionais sejam uma antiguidade que não funciona mais. A flexibilidade de horários dá mais liberdade e liberdade para quem sabe administrar seu tempo com maestria. Enquanto um “das 9 às 5” acomoda aqueles que precisam de limites claros entre trabalho e vida e não podem confiar completamente na automotivação.

Em defesa do “9 às 5”

Claro, não estamos aqui para bancar o advogado do diabo. Para algumas pessoas, o modelo de trabalho tradicional simplesmente não funciona e está perfeitamente bem. Estamos aqui para apresentar um caso para quem acha que "9 às 5" funciona melhor para eles do que um horário flexível.

Aqui estão os principais prós de um horário de trabalho clássico de 8 horas:

1. O foco é mais fácil de manter
2. Seus limites são mais claros
3. As pessoas sabem exatamente quando chegar até você
4. Há menos horas extras
5. Seu equilíbrio entre vida profissional e pessoal é melhor

Agora. vamos mergulhar em um pouco mais de detalhes para cada um deles.

1. O foco é mais fácil de manter

Pessoalmente, acho difícil trabalhar 3 horas, depois fazer uma pausa de uma ou duas horas, fazer recados e depois mergulhar de volta em outro bloco de 3 horas de trabalho preso à mesa. Quando tentei trabalhar como freelancer em um horário mais flexível, imediatamente tive flashbacks de quando eu era professor.

Meu dia de ensino consistia em 5 horas de ensino real, intercaladas com “pausas” obrigatórias enquanto os alunos tinham outras aulas. Nesses casos, preenchi meu tempo corrigindo provas, ajudando no trabalho administrativo ou escrevendo planos de aula.

O que normalmente acontecia é que eu fazia 25% dos testes de notas quando deveria ir para a aula e “mudar” para o modo de ensino. Isso significava focar em um tipo de tarefa totalmente diferente, e ter certeza de que eu não me atrapalharia enquanto tentava entrar na zona. E depois desses 45 minutos, eu estava de volta à sala dos professores, minha cabeça zumbindo com as perguntas das crianças, exemplos de livros e impressões, tentando me concentrar novamente na correção de trabalhos. Isso me atrasaria muito e eu acabaria levando meu trabalho para casa.

Resumindo – eu estava trocando de contexto assim que entrei na zona. E com cada nova tarefa, eu precisava de algum tempo para me concentrar, porque elas eram de natureza muito diferente.

Para mim, teria sido muito melhor se eu pudesse ter todas as minhas aulas, consecutivas, com intervalo para o almoço, e depois poder fazer outros trabalhos ou ir para casa.

Como um dia de trabalho de 8 horas ajuda na mudança de contexto

Com um “bloco” de tempo tão grande, para chamá-lo, você sabe que tem todo esse tempo para terminar as tarefas do dia. Você não prevê o momento em que terá que parar de trabalhar para ir ao banco, fazer compras ou fazer o almoço. E depois de terminar as tarefas, voltar ao seu “modo de mesa” exigirá um pouco de foco, essencialmente custando tempo.

Nota: A mudança de contexto de um tipo de trabalho para outro às vezes é inevitável, como ter que pagar suas contas durante o horário de trabalho por causa do horário de trabalho do banco. No entanto, um horário flexível implica que seu ambiente de trabalho mudará a cada nova tarefa ao longo do dia. E entrar na zona para cada tarefa diferente significa que, no início de cada nova tarefa, você passa algum tempo tentando se concentrar em um contexto completamente novo.

2. Seus limites são mais claros

Ao trabalhar em horário regular, em um ambiente de escritório, tendemos a nos sentir mais relaxados e ansiosos para que o relógio toque o final do dia de trabalho. E se você é o tipo de pessoa que tem dificuldade em deixar o trabalho na hora, então um horário de trabalho mais rígido é o menor dos dois males.

Sabemos que o tempo de trabalho acabou e nosso cérebro começa a mudar para o modo “vida pessoal”. A menos que haja necessidade de horas extras, o resto do dia é livre para outras atividades.

Com um horário de trabalho flexível, você nunca tem “tempo livre”. Normalmente, uma pessoa faria suas tarefas durante a maior parte do dia, para combinar com seus níveis de energia. O que, por si só, é ótimo para a produtividade, mas realmente borra a linha entre o tempo de trabalho e o tempo de lazer. Você nunca pode relaxar completamente.

3. As pessoas sabem exatamente quando entrar em contato com você

Se suas horas de trabalho forem dispersas ao longo do dia e sua agenda mudar diariamente, sua disponibilidade para outras pessoas também mudará. Isso pode se tornar um problema em deixar amigos e familiares saberem quando eles não podem entrar em contato com você, para que você possa ter tempo de trabalho ininterrupto.

Talvez você esteja livre por 2 horas pela manhã na segunda-feira, depois na terça-feira, uma hora pela manhã e 2 horas da tarde, depois mais uma hora à noite, por exemplo. Você precisaria de alguma forma de informar os clientes, amigos e familiares semanalmente, o que requer mais esforço e planejamento.

Portanto, se as distrações externas forem um problema particularmente grande para você, um dia de trabalho de 8 horas funcionará melhor. Você pode simplesmente definir seu status como "Ausente", desativar as notificações do telefone, colocar uma placa na porta ou outro, até terminar o trabalho. A disponibilidade será clara para todos ao seu redor.

4. Há menos horas extras

Agora, mencionamos como a alternância de contexto gera alguma perda de tempo. Geralmente, levamos 20 minutos para entrar na zona com uma tarefa específica. E quanto mais vezes mudamos, mais tempo leva para refocar.

Todo esse tempo perdido se soma no final do dia, fazendo com que você fique para trás no trabalho. Ou, uma agenda frouxa faz com que as horas extras pareçam menos desgastantes. Em breve, você se encontra trabalhando até altas horas da noite.

5. Seu equilíbrio entre vida profissional e pessoal é melhor

Agora, o equilíbrio global entre vida profissional e pessoal é um conjunto de vários fatores diferentes. Mas aqui vamos abordar o horário de corte de trabalho. Naturalmente, quando há menos horas extras e seus limites são mais claros, o equilíbrio entre trabalho e vida é mais fácil de manter.

• Com uma jornada de trabalho de 8 horas, você tem um horário de corte claro;
• Não há necessidade de ficar alerta durante todo o dia, esperando o próximo bloco de horário de trabalho;
• Menos chances de outras atividades “sangrar” no seu horário de trabalho (por exemplo, uma corrida no supermercado leva mais tempo do que o planejado e muda toda a sua agenda);

Com horas de trabalho salpicadas ao longo do dia, não há limites reais. Você pode fazer suas tarefas depois do jantar, ou relaxar com a família, ou depois da academia. Atividades geralmente reservadas para o lazer. Ao dividir o tempo de trabalho, você também quebra o seu tempo de descanso, e os dois se entrelaçam, não importa o quanto você tente equilibrá-los.

Pessoalmente, acho difícil passar minhas manhãs devagar e com calma, fazendo café e café da manhã e, digamos, escrevendo em um diário, ao acordar. Eu gosto de começar meu trabalho dentro de 15 minutos depois de me levantar (já que trabalho remotamente), então posso terminar tudo até as 15h.

A sensação do relógio batendo 3:01, e eu sabendo que o dia de trabalho acabou... não há nada melhor.

Então, vamos discutir como você pode fazer um dia de trabalho de 8 horas agitado com produtividade, e não um trabalho árduo para percorrer.

Como fazer uma programação funcional de 8 horas

Nesta seção, detalharemos as etapas que você pode seguir para criar uma programação produtiva que abrange 8 horas de trabalho consecutivas.

Encontre o seu horário de trabalho ideal

Se puder, escolha quando seu horário de trabalho de 8 horas acontecerá – seja de manhã ou à tarde.

Trabalhamos com diferentes níveis de energia. Prefiro começar a trabalhar às 7h e terminar às 15h porque minha concentração cai significativamente no final da tarde. Ao mesmo tempo, tenho colegas de trabalho que trabalham melhor tarde, pois têm tempo para descansar durante o dia e terminar outras atividades.

Identifique seus desperdiçadores de tempo e resolva-os

Lidar com todas e quaisquer distrações que surgirem no seu caminho será mais fácil quando você souber o que mais o incomoda.

Você costuma receber chamadas telefônicas, mensagens de bate-papo ou outras notificações por telefone ou aplicativo? Você é culpado de procrastinar via YouTube ou Instagram? As distrações são relacionadas ao trabalho ou pessoais?

A maneira como você lida com a interrupção dependerá de:

• Seu tipo (relacionado ao trabalho ou pessoal);
• Por quanto tempo isso o distrai;
• Quanto tempo você leva para recuperar o foco depois;
• Se é algo que pode ser tratado com um aplicativo (por exemplo, aplicativo de bloqueio de telefone para foco).

Em qualquer um desses casos, primeiro você precisa passar um dia trabalhando regularmente, fazer uma anotação sempre que se distrair e analisar suas descobertas no final. Esta é uma das melhores maneiras de identificar corretamente seus desperdiçadores de tempo.

Mantenha um cartão de ponto ou um quadro de horários

Uma grande parte de manter uma rotina saudável das 9 às 5 é a responsabilidade. Neste caso, você quer ser responsável por si mesmo em primeiro lugar.

Para colher todos os benefícios de um dia de trabalho de 8 horas, você precisa saber quando seu dia começa e quando termina. É a única maneira de manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal. Isso pode ser feito de duas maneiras: mantendo um cartão de ponto ou mantendo um quadro de horários.

Mantendo um cartão de ponto

Os cartões de ponto são uma maneira mais geral de rastrear seu tempo. Você simplesmente registra quando suas horas de trabalho começam e registra novamente quando elas terminam. Simples assim.

O âmago da questão do restante da sua agenda pode ser tratado em um aplicativo de calendário, uma lista de tarefas, uma plataforma de gerenciamento de projetos etc. Um cartão de ponto pode ser assim:

O cartão de ponto serve para anotar o início e o fim do seu dia de trabalho de 8 horas e quantas horas extras você tem. É tudo usado para calcular quanto você ganha por semana. O Clockify também possui uma calculadora incorporada em sua versão do navegador, o que torna esse processo ainda menos trabalhoso. Nenhum download de software separado é necessário.

Mantendo um quadro de horários

No entanto, se você precisar de uma compreensão mais firme de sua agenda, não posso recomendar um quadro de horários detalhado o suficiente. A opção mais prática seria manter um quadro de horários digital, porque é fácil de usar, a opção de preenchimento automático, criação de modelos e geralmente economiza tempo.

Por exemplo, Clockify permite que você faça um horário de trabalho de 8 horas de várias maneiras.

• Se você fizer isso diretamente do próprio aplicativo, poderá criar uma planilha de horas com base em quanto trabalha em cada projeto todos os dias. Isso é ótimo se seus projetos durarem mais de uma semana ou mais e você não precisar de uma programação horária rigorosa.

• Se você deseja uma estrutura mais detalhada, pode escolher a integração do Google Calendar do Clockify (ou usar a visualização de calendário integrada do aplicativo). Anotar tarefas no Google Agenda torna sua agenda precisa, e os blocos coloridos dão uma ideia imediata de como seu dia flui – quais tarefas se repetem ou quando você faz pausas, por exemplo.

Na imagem acima, você pode ver como, mesmo sendo uma programação de 8 horas, as tarefas são variadas o suficiente para garantir um dia produtivo, com troca de contexto razoável.

Como bônus, com o temporizador Clockify no calendário, você pode cronometrar com precisão cada tarefa no calendário.

Cartões de ponto e planilhas de ponto são, portanto, uma necessidade absoluta para a auto-responsabilidade e para se manter produtivo. Quando você sabe como suas horas são gastas, fica mais fácil tomar decisões futuras de agendamento.

Essa integração do Clockify para o Google Agenda funciona melhor para aqueles que estão colados aos pacotes de aplicativos do Google. Ele usa o Zapier e funciona perfeitamente, independentemente de você confiar em seu dispositivo móvel, desktop ou navegador.

• Por último, mas não menos importante, alguns de nós gostam de voltar aos “antigos modos” de papel e caneta. Então, é claro, você pode pular toda a comoção e simplesmente preencher um calendário físico em sua mesa ou fazer um calendário de diário.

A maneira mais fácil de acompanhar seu tempo com uma programação física é encontrar modelos pré-fabricados (a menos que criar o seu próprio seja algo que também lhe traga prazer!). Existem inúmeras fontes excelentes para escolher, e chegamos até a criar alguns de nossos próprios modelos de quadro de horários, dependendo do tipo de programação que você precisa:

• Por mês;
• Quinzenal;
• Semanalmente;
• Diário;
• De hora em hora.

Todas as planilhas de horas podem ser baixadas e impressas nos formatos Word, Excel, Google Docs, Sheets e .pdf.

Crie o hábito de monitorar seu tempo

Para que um dia de trabalho de 8 horas funcione e seja tão equilibrado quanto você precisa, você deve levar a sério o monitoramento do tempo.

Ao anotar quando e como você se distrai (o que já discutimos), quando são seus horários de pico e quando você utiliza os intervalos, você acumula dados necessários para otimizar seu fluxo de trabalho.

Quando você olha para os números objetivamente, e especialmente os trata como um analista (sem se sentir culpado ou se repreendendo por erros), você pode traçar padrões, causas e efeitos para determinado comportamento. De repente, você ficará melhor em avaliar qual é o melhor horário para fazer intervalos para as refeições, a que horas deseja usar as mídias sociais e muito mais. É como um cientista desbloqueando todo o potencial de sua soberba IA... exceto que neste caso, vocês são os dois.

Trate-se como um cientista e uma peça de máquina de última geração afinada que precisa ser balanceada. O rastreamento do tempo está na raiz da descoberta de seus segredos.

Desfrute de pausas sem desculpas

Só porque você está enquadrado por uma programação de 8 horas, não significa que você não possa desfrutar de vários intervalos. No entanto, vale a pena notar que você não pode passar o intervalo do almoço assistindo a um filme inteiro. Então isso se tornaria um horário flexível.

Com uma jornada de trabalho de 8 horas (ou qualquer bloco de trabalho maior), é recomendado fazer uma pausa de 5 minutos a cada 25 minutos de trabalho, ou de 10 minutos a cada 50 minutos (o chamado método Pomodoro).

Claro, esta não é uma abordagem de tamanho único. Assim como com este cronograma, o ponto é encontrar algo que combine com você. Experimente vários métodos diferentes de trabalho/pausa e veja qual deles o mantém produtivo, mas também deixa espaço para relaxamento e redefinição. Aqui estão algumas dessas escolhas (com guias!):

• Coma esse sapo!
• Começando com a técnica Pomodoro
• A Matriz de Eisenhower
• As 18 técnicas de gerenciamento de tempo mais eficazes

Depois de encontrar a técnica perfeita de gerenciamento de tempo, você pode lidar com o cronograma com mais confiança.

Não se esforce para preencher cada momento dessas 8 horas

Comemore os dias em que você termina a carga de trabalho em menos de 8 horas. E tente não ceder à tentação de iniciar uma nova tarefa ou alterar sua agenda para sobrecarregar mais uma atividade relacionada ao trabalho. É vital saber quando parar de trabalhar, e a programação de 8 horas é um ótimo lugar para praticar isso.

Como um horário flexível confunde a linha entre o trabalho e o tempo livre, o tradicional o leva a terminar o que puder mais cedo. Dessa forma, você espera ter mais tempo para si mesmo. Como o professor de psicologia canadense Jordan Peterson colocou, em uma entrevista sobre produtividade tóxica,

“Você está procurando melhorias, mas você está procurando melhorias sustentáveis. E assim, se você se esforça demais, destrói a sustentabilidade ao longo do tempo.”

Assim, ao incorporar um 9 às 5, você quer a confiabilidade e a sustentabilidade que ele pode trazer – há tempo suficiente para fazer tudo, desde que você planeje bem. Para melhorar sua produtividade nesse framework, você precisa abraçar a estrutura, mas também aproveitar a folga quando terminar mais cedo.

Conclusão

Só porque estamos caminhando para um horário de trabalho menos rígido, não significa que sairá completamente de moda. Um 9 às 5 pode trazer estrutura, confiabilidade, expectativa e disciplina que algumas pessoas precisam e procuram seriamente em suas vidas. Nem todo mundo está preparado para trabalhar esporadicamente ao longo do dia, e isso está perfeitamente bem. Precisamos normalizar a escolha de ter uma jornada de trabalho de 8 horas, porque traz alguns benefícios. Assim como em muitas coisas relacionadas à produtividade no trabalho, trata-se de preferência pessoal.