Como fazer um detalhamento do seu dia de trabalho (com modelos)

O processo de criação de um cronograma de trabalho é aprimorado a cada dia. Porque um bom detalhamento do dia de trabalho o move para frente, e ainda melhor – deixa você com a sensação de um dia realizado. Este guia curto, mas doce, está aqui para apresentar uma maneira diferente de dividir seu dia, tarefas e prioridades, e mostra como focar em outras coisas além dos prazos dá melhores resultados.

Decida sobre as prioridades diárias

Nem toda tarefa é a mais importante.

Antes do início de cada dia, reprima essa lista de tarefas e encontre as mais importantes. Geralmente são de 1 a 3 tarefas, e você pode identificá-las facilmente:

• Outras pessoas dependem de você fazer sua parte para que possam fazer a delas;
• São urgentes, ou têm um prazo que se aproxima rapidamente;
• Eles afetam sua carreira a longo prazo.

Para ilustrar isso – e todos os seguintes aspectos da sua jornada de trabalho – vamos dar uma olhada na minha agenda por um momento, e como eu tento aprender sobre meus hábitos de trabalho e melhorar pouco a pouco a cada dia.

Aqui está um exemplo de como minha lista de prioridades pode ficar para quarta-feira:

Há um novo funcionário chegando, e eu estou orientando-os. É bom para mim e para a carreira deles, então a maior parte da minha energia deve ser direcionada para essa tarefa. Há também alguns trabalhos que não consegui terminar no dia anterior, e mesmo que o prazo não seja até segunda-feira, posso tentar terminá-lo hoje. Por último, há uma apresentação que eu realmente quero impressionar. O resto é trabalho regular que posso levar no meu ritmo.

Por que preciso de uma lista de prioridades?

A partir do exemplo, podemos ver como identificar quais tarefas são mais importantes para você elimina o “ruído branco” de outros trabalhos.

Você sabe exatamente onde gastar mais energia, o que, por sua vez, ajuda a evitar perder tempo e se estressar com outras coisas. Esta lista é facilmente o primeiro passo vital de todo bom detalhamento do dia de trabalho.

Desenhe uma seção antes do trabalho

Como próximo passo, defina quais coisas relacionadas ao trabalho você faz para se preparar para o dia.

Você escreve uma lista de tarefas?

Você revisa suas metas para a semana?

Ou você entra em contato com seus colegas de trabalho?

Talvez você faça um café e verifique o e-mail.

Todos nós temos rituais diferentes que aumentam a produtividade, e eles podem até variar no dia a dia. E se você não tem um ritual, este é um ótimo momento para encontrar um. Aqui está outra olhada na minha programação diária:

Fonte: modelo de detalhamento do dia de trabalho Clockify

Como você pode ver na tabela acima, cada dia pode começar com atividades variadas. E para quarta-feira, eu me preparo para a segunda tarefa prioritária – trabalho restante – repassando o que eu perdi e como terminar.

Por que preciso de uma seção “antes do trabalho”?

Um ritual de trabalho matinal descontraído é uma ótima maneira de apresentar o seu dia. Em vez de começar com as tarefas mais exigentes primeiro, você economiza energia com algo leve e se prepara mentalmente para as tarefas que estão por vir.

Desenhe uma seção durante o trabalho

A próxima grande parte do seu detalhamento é o próprio trabalho. As tarefas mais difíceis ou, a carne e as batatas, se preferir.

Há muitos recursos para dividir tarefas grandes em partes menores e agendá-las, então não entraremos em detalhes aqui. No entanto, é importante mencioná-los.

Você pode:

1. Use timeboxing para criar uma diretriz hora a hora do seu dia;
2. Use a matriz de Eisenhower para classificar suas prioridades;
3. O método Get Things Done evitará que você se sinta sobrecarregado.

O que eu gostaria, no entanto, de focar, é dividir esse pedaço de trabalho em dois segmentos: antes do intervalo para a refeição e depois dele.

Se você leu alguns de nossos outros artigos sobre produtividade, deve ter notado como mencionamos o gerenciamento dos níveis de energia ao longo do dia. E é importante reconhecer como sua energia varia depois de um bom almoço no trabalho. Mais notavelmente, pergunte a si mesmo:

• Como você se sente meia hora a uma hora antes do almoço?
• Você se sente energizado após o almoço?
• Você se sente sonolento?
• Quanto tempo depois do almoço você começa a sentir seu foco cair (ou subir)?
• Você começa a ter desejos de açúcar e como eles afetam você?

A comida desempenha um grande papel na montanha-russa de energia do corpo, e geralmente não prestamos atenção a ela. Ainda mais porque estamos em casa, ou fora, ou não exigimos muito foco. No entanto, no trabalho, pode se tornar um prejuízo.

Por que preciso da seção “antes e depois da refeição”?

Separar um horário de trabalho em antes e depois do almoço pode ajudar em várias coisas.

Primeiro, pode revelar como diferentes refeições afetam seu foco. Os mais pesados ​​o deixarão sonolento, enquanto os mais leves o ajudarão a ficar alerta. Dessa forma, você pode, por exemplo, perceber que tem uma grande reunião na quinta-feira às 15h e decidir comer peixe e salada em vez de bife e batatas, se isso geralmente faz você desejar uma soneca depois.

Em segundo lugar, você começará a tomar melhores decisões de agendamento. Mudar as tarefas em torno de seus níveis de energia é uma tática menos pensada, mas provou ser muito eficaz na prática.

Terceiro, força você a não negligenciar a comida como uma parte vital do seu dia. Geralmente ficamos tão sobrecarregados com o trabalho que mudamos nossos horários de refeição até que seja tarde demais ou os omitimos completamente. Isso corre o risco de você ficar com muita fome e optar por um lanche rápido, apenas para evitar. Além do mais, você será menos paciente e mais frustrado se não fizer uma pausa adequada com uma refeição. O que, por sua vez, impede seu desempenho no trabalho.

Aqui está um exemplo da minha agenda:

Nesta seção, decidi continuar minha manhã com o trabalho restante, enquanto ainda está fresco em minha mente. Uma reunião antes da pausa para o almoço foi marcada, bem a tempo de relaxar. Durante o almoço, surgiu um problema de emergência, mas adiei para depois do almoço, para garantir que chegaria revigorado. O treinamento do novo funcionário veio depois do meu café, pois notei que a cafeína anula a sonolência do almoço.

Agora, você deve estar se perguntando se é possível alcançar esse tipo de mentalidade calculista. A resposta é sim, mas com muito trabalho e tentativa e erro. Vamos dar uma olhada em como.

Como estar atento aos níveis de energia

Alcançar esse tipo de organização... intuição, para chamá-la, não é impossível. É importante lembrar que aprender a ouvir seu corpo e perceber seu comportamento e hábitos é algo que você deve fazer ativamente ao longo do dia.

No momento em que você notar uma mudança no foco ou nos níveis de energia, anote-a, seja em um post-it ou por meio de um aplicativo de gravação de voz. Pode parecer pouco profissional a princípio, que seja algo inadequado para um ambiente de trabalho, mas encare isso como um investimento. Quanto mais insights você obtiver, melhor será o agendamento de suas tarefas para o dia.

Além disso, reserve um tempo para pesquisar receitas saudáveis ​​​​para aumentar a produtividade do cérebro. Pode ser um ótimo experimento adicional.

Observe suas distrações

Da mesma forma, preste atenção extra às suas distrações mais (in)comuns.

Eles podem atrapalhar toda a sua tarde e levar ao adiamento de certas tarefas ou ao esquecimento completo delas. Se você tiver problemas específicos em identificar quais são os seus desperdiçadores de tempo, então você pode usar a mesma tática com os níveis de energia.

Quando você estiver fazendo um detalhamento de sua jornada de trabalho, tente se lembrar do momento em que você começa a navegar nas mídias sociais por mais de 5 minutos, toda vez que você concorda em ajudar um colega de trabalho sem pensar em sua própria carga de trabalho ou em cada reunião improvisada convocada por seu Gerente.

Acima está um exemplo de duas distrações em dois dias separados. Resumir e analisá-los como em nossa tabela fornecerá os detalhes necessários sobre onde a maior parte do seu tempo é desperdiçado. Assim, você pode começar a trabalhar em soluções ou maneiras de evitar essas distrações.

Muitas vezes não pensamos duas vezes sobre por que nos distraímos ou quando. Mas usar um método como esse pode melhorar muito a maneira como você aborda as distrações e aumenta seu sucesso em eliminá-las.

Às vezes, simplesmente instalar um bloqueador de sites não é suficiente.

Incluir um cooldown de dia de trabalho

Um desaquecimento do dia de trabalho é a transição entre o trabalho e o tempo livre. Inclui tarefas que gostamos de chamar de “rituais de fim de jornada de trabalho”. Assim como você tem rituais matinais para aumentar a preparação para o dia, você também deve ter alguns para facilitar o final dele.

Normalmente, terminamos nossa última tarefa do dia, desligamos o computador e começamos a nos perguntar o que fazer em seguida (se não temos tarefas como pratos, comida, pegar as crianças, compromissos, etc). E mesmo com o último, a transição é tão repentina que leva um bom tempo para nossos cérebros desligarem o “modo de trabalho”.

Por que preciso de um cooldown de um dia de trabalho?

Um amigo meu disse uma vez que costumava caminhar para casa por 40 minutos em vez de andar de bicicleta, porque precisava sair da frustração do dia. Porque se ele voltasse para casa mais cedo, ele apenas traria isso para sua vida pessoal, e isso “mancharia” o resto de seu tempo de folga.

Da mesma forma, você precisa de algumas tarefas minuciosas no final do dia para sinalizar ao seu cérebro para começar a relaxar. Vamos dar uma olhada nos abaixo:

As imagens acima são partes da minha agenda mostrando as tarefas do fim do dia de trabalho – escrever o resumo do dia (à direita) e fazer um rascunho da lista de tarefas para o dia seguinte. Estes são tão dolorosamente simples, mas muito eficazes para lhe dar uma sensação de encerramento. O dia de trabalho ficou para trás e agora é hora de descansar.

Modelo de detalhamento do dia de trabalho do Clockify

Os trechos do cronograma que usamos aqui são de um modelo que você pode encontrar em nosso blog.

Não é apenas um quadro de horários, mas um cronograma focado em dividir seu dia para fornecer as informações mais úteis sobre seu fluxo de trabalho.

Se você quiser experimentar por si mesmo, você pode baixar os modelos em PDF nos seguintes links:

Baixe o modelo de detalhamento do Workday aqui.

Baixe o modelo de lista de prioridades aqui.

Baixe o modelo de detalhamento de distrações do dia de trabalho aqui.