Por que você precisa de um guia de estilo (e como fazer um)

Estilo – você tem? Não quero dizer no sentido da moda, embora também esteja interessado nisso. Mas, especificamente, sua organização possui um guia de estilo? E você usa?

Tempos atrás, quando trabalhava na edição de revistas, uma das minhas primeiras tarefas era criar um guia de estilo para a publicação. Isso não foi algo jogado em mim como um novo contratado; em vez disso, foi um projeto auto-iniciado. Entrei no escritório e rapidamente percebi que não havia nada a consultar quando confrontado com uma pergunta sobre hifenização, escolha de palavras ou letras maiúsculas. Eu me propus a consertar isso rapidamente.

Por que fazer isso comigo mesmo? Porque sem ele, não pareceríamos profissionais. Imagine que você está lendo uma revista (em papel ou online) e metade dos títulos dos artigos estão em maiúsculas assim e a outra metade está em maiúsculas assim. Veja o que quero dizer? Você deve estar se perguntando se houve alguma rima ou razão para a diferença, ou se o editor foi apenas pouco profissional.

O que é um guia de estilo?

Um guia de estilo é um documento que define, referencia e orienta o estilo da sua empresa. Pense nisso como a marca escrita. Você já pode ter um manual de estilo que mostre as cores, logotipos e como suas várias marcas e imagens são usadas – tamanhos mínimos, folgas, etc. O guia de estilo – para seus escritores – é seu complemento.

Os guias de estilo serão consultados principalmente por pessoas em funções de marketing e comunicação. Mas quem enviar qualquer comunicação – inclusive vendedores enviando e-mails – deve consultá-la.

O que vai em um guia de estilo?

O guia de estilo é o roteiro para o seu estilo de comunicação. Normalmente, um guia de estilo inclui tudo, desde a forma como você capitaliza os nomes de sua empresa e produto até a terminologia usada pelo setor e sua posição sobre o uso de uma vírgula Oxford. Outras considerações: se você escreve números ou usa numerais, se deve incluir pontos após cada letra em um acrônimo e se pode usar contrações. Você pode querer que seus escritores usem ok, ou OK, ou ok; o guia de estilo os informará qual usar.

Também pode incluir uma nota sobre a voz, o tom e a personalidade da sua empresa – para que seus redatores saibam se não há problema em fazer jogos de palavras ou se devem ser sérios e diretos. Informe-os se não há problema em usar gírias e se há palavras ou nomes de marcas proibidos.

O guia não precisa ser um tomo. Claro, pode ser longo e exaustivo – abrangendo todo e qualquer cenário. Mas também pode ser uma única página que descreve os pontos-chave.

Contanto que você tenha algum tipo de documentação, você está no caminho certo.

Por que você precisa disso

Mencionei isso um pouco no início, mas existem algumas razões pelas quais você precisa de um guia.

A consistência é o principal. Você quer que toda a cópia que sai do seu escritório reforce sua marca de uma maneira específica e bem pensada. Inconsistências distraem o leitor e fazem sua empresa parecer um pouco descuidada.

Um guia de estilo também ajuda você a ser profissional – para garantir que cada palavra que você usa seja pensada, considerada e pontuada adequadamente. E torna a vida mais fácil para seus escritores.

Quem precisa de um guia de estilo?

Criar um guia de estilo não é apenas um luxo de empresas corporativas gigantes. Também não é uma exigência apenas para formar start-ups. É algo que as empresas de todos os tamanhos devem pensar e criar. O guia será usado internamente e também deve ser compartilhado com colaboradores freelancers (seus editores de texto agradecerão).

Criando um guia de estilo

Se você não tem um guia de estilo, tudo bem. É por isso que estamos falando sobre isso. Você pode começar agora.

E para que você não pense que isso levará séculos, não precisa. Você não precisa materializar isso do nada. Você pode se apoiar em alguns recursos testados e comprovados.

Primeiro, nomeie uma pessoa ou equipe como proprietária do guia. Provavelmente é alguém da equipe de marketing ou comunicação.

Em seguida, considere qual é o seu estilo. Você é casual ou corporativo? Coloquial ou abotoado? É aqui que você pode ser um pouco poético – voltando à personalidade da sua empresa, à declaração de missão e às raízes. Você também quer considerar sua clientela e como eles gostam de ser atendidos.

Agora, comece a ficar granular. Considere se você gravita em torno de uma escola de pensamento – por exemplo, como você se sente sobre ponto e vírgula? Frases que começam com “e”? Fragmentos?

Você pode consultar os especialistas – como o manual da Associated Press (AP) no qual os jornais se baseiam, ou o Chicago Manual of Style (CMOS) – nesta fase, para ajudá-lo a definir sua estrutura. Na verdade, em uma pitada de recursos, você pode apontar sua equipe para um desses sites e chamá-lo de bom. (Escolha um ou outro, no entanto. AP e Chicago são diferentes.)

A próxima etapa é criar uma lista restrita de palavras específicas do setor e da empresa. Coisas que surgem muito em suas comunicações. Isso pode incluir jargões, abreviações e frases específicas do setor que você precisa usar e pontuar adequadamente.

A partir daí, preencha elementos adicionais que pareçam apropriados para sua empresa. Por exemplo, você pode incluir um glossário de todo e qualquer termo possivelmente citado em suas comunicações. Você pode adicionar regras sobre citações, ética em relatórios e outras práticas recomendadas. Ou você pode se ater ao básico e mantê-lo simples e curto.

Como impor seu estilo

Alguém precisa ser o policial para verificar se sua equipe está seguindo este guia de estilo. Eu não vou mentir; esta não é a parte mais divertida do trabalho. Mas se seu objetivo é consistência em suas comunicações, é necessário. É importante que todos os membros de sua equipe – qualquer um que esteja escrevendo ou se comunicando – conheçam a voz de sua marca e se atenham a ela.

Ao lançar o novo guia (ou uma atualização) pela primeira vez, organize um treinamento interno para garantir que todos estejam cientes das regras de estilo. Todos os novos contratados devem ler o guia. Para membros específicos da equipe que usarão muito isso (geralmente aqueles em funções de comunicação), você pode querer fazer um teste surpresa.

Seus editores de texto devem manter uma cópia do guia por perto e aberta – e verificar todo o conteúdo com base nela.

Por fim, verifique no local (verifique no local, verifique no local ... veja quantas opções existem para fazer?) Sua cópia periodicamente e cutuque os infratores reincidentes. Sim, isso pode significar uma conversa estranha com seu CEO ou novo estagiário. Descobri que desconsiderar o guia de estilo não discrimina entre as classificações.

Uma nota sobre o projeto

Nem todos os guias de estilo incluem notas sobre design. Muitas são pesadas em texto, repletas de erros e erros gramaticais e ortografias. Mas se você quiser criar um guia abrangente – algo em que seus escritores e ilustradores possam se apoiar – considere expandir seu guia para incluir notas sobre designs, cores da empresa, famílias de fontes e uso de logotipo.

Onde armazenar seu guia de estilo

No início da minha carreira, a impressão ainda era uma coisa – na verdade, a coisa. Isso significava que criaríamos esses guias de estilo, imprimiríamos e encadernaríamos algumas cópias e as armazenaríamos em uma estante de recursos comum para os membros da equipe consultarem conforme necessário. Isso significava que eles ficaram por um tempo e ficaram desatualizados (mais sobre isso em um segundo).

Hoje, você pode criar esses documentos e armazená-los em sites compartilhados, como a intranet ou a página wiki de sua empresa. E atualize-os facilmente, regularmente. (Namore suas atualizações.)

Com que frequência você deve atualizar o guia de estilo?

Um guia de estilo é um documento vivo que pode e deve ser atualizado. Com que frequência? Parte de mim quer dizer a você para atualizá-lo e revisá-lo constantemente. Mas isso vai deixar você e sua equipe loucos.

Para manter a sanidade, considere uma limpeza profunda anualmente com atualizações periódicas a cada seis meses. Seu check-up anual pode ou não ser uma grande revisão; às vezes você apenas reconfirma escolhas anteriores. Isso permite um pouco de espaço para respirar para permitir que as pessoas processem quaisquer alterações e se acostumem com elas sem revisar as regras sem parar.

Exemplos de guia de estilo

Eu aprendo muito pelo exemplo, então vou encerrar compartilhando alguns dos melhores. Esses exemplos podem inspirar você sobre o que incluir (ou não) em sua própria orientação:

• The Economist – Gosto particularmente do texto introdutório aqui. Ele define o cenário do que está por vir - delineando princípios de estilo abrangentes aos quais a publicação adere. Em seguida, há um glossário alfabético de termos.
• Os Elementos do Estilo – Demorei até quase o final desse post para falar desse clássico de Strunk and White, mas não esqueci. William Strunk o escreveu em 1918 e EB White o revisou e atualizou em 1959. Este livro, usado por legiões de jornalistas e graduados em inglês, autores de livros, escribas de revistas e redatores da web, é talvez o avô dos guias de estilo.
• O New York Times tem seu próprio conjunto de regras, como a prática de combinar títulos de cortesia com sobrenomes (exemplo: Sr. O'Neal). Às vezes, pode parecer antiquado, mas é decididamente o estilo deles. Você reconhece um artigo do Times quando lê um.

Observe que nem todos os guias de estilo são elegantes. É mais importante ditar as regras e mantê-las em um arquivo de texto do que tornar o guia bonito. Mas, se você tiver tempo e recursos, pode fazer do seu guia de estilo algo que as pessoas realmente queiram se debruçar. Aqui estão alguns exemplos de belos guias que combinam palavras e design.