Por que você precisa de um processo de fluxo de trabalho criativo

Todos nós já estivemos lá. Terminamos nossa parte de um projeto e o enviamos para a cadeia para que os próximos na fila revisem. Eles, junto com seus superiores, encontram mais coisas erradas do que certas, e voltam com uma série de solicitações de mudança.

Esta história de terror é complicada o suficiente. Não importa o quão profissionais e experientes possamos ser, ainda é difícil fazer com que nosso trabalho seja feito em pedaços. É ainda mais difícil quando esse ciclo de feedback nunca termina - quando nada é bom o suficiente, ninguém dá a aprovação final e é um ciclo interminável de revisões.

Talvez ainda mais assustador seja um cenário semelhante: você, seu chefe e a equipe estão entusiasmados com a direção de um projeto e prestes a lançá-lo para o mundo – mas na última hora você descobre que alguém de um lugar completamente diferente, mas ainda assim importante, departamento precisa assiná-lo. E é claro que eles querem mudar tudo. Você está cego.

Alguma dessas situações já aconteceu com você? Eu realmente espero que não. Mas a realidade é que é provável que você os experimente em algum momento de uma carreira criativa ou de marketing. Hoje em dia existem muitos cozinheiros proverbiais em nossas cozinhas. Todos têm uma opinião e querem compartilhá-la, e nem sempre estão organizados sobre quando e onde fornecer feedback.

É aqui que estabelecer um processo de fluxo de trabalho criativo pode ser útil.

regras básicas

Antes de entrar nos detalhes, deixe-me colocar algumas ideias:

Em primeiro lugar, não existe um remédio único para todos aqui. Cada organização e equipe é diferente.

Em segundo lugar, apesar de seus melhores esforços para estabelecer um processo e conseguir a aprovação de todos os envolvidos, as coisas (e as pessoas) vão dar errado. Eles usurparão o processo, subirão na corrente ou pesarão no final com feedback.

Você não pode esperar que um processo de fluxo de trabalho criativo seja perfeito e seja usado perfeitamente. Mas ter uma estrutura fundamental é pelo menos um ponto de partida.

O que é um fluxo de trabalho criativo?

Em sua forma mais básica, um fluxo de trabalho criativo é o processo pelo qual sua organização ou equipe gera, aprova e aprova coisas. Envolve a identificação de quem é responsável por quê – e quando – dentro de sua organização. É um documento que mostra a hierarquia e/ou fluxo de movimento, desde a concepção até as revisões até a finalização. O “processo de fluxo de trabalho criativo” também pode ser chamado de “operações criativas” ou “gerenciamento de fluxo de trabalho”. Pode se aplicar a mídia digital ou impressa e a arte ou palavras.

Por que você precisa de um processo de fluxo de trabalho criativo?

A resposta curta é economizar tempo, dinheiro – e dores de cabeça.

Esses cenários hipotéticos que descrevi no início trazem frustração e muito trabalho extra. Na melhor das hipóteses, você acaba com um cenário como o que descrevi – entradas e edições excessivas para descobrir quais comentários substituem o resto. Na pior das hipóteses, pode paralisar você e seu projeto e impedir que você consiga embarcar.

Eu venho de um fundo de jornalismo impresso. Nessa arena, há consequências reais em não fazer as coisas acontecerem no prazo. Minha batalha constante era levar nossa revista para a gráfica dentro do prazo. Tínhamos combinado uma data de chegada para os nossos arquivos – horário agendado na imprensa que era reservado apenas para nós. Nossos materiais tinham que chegar a tempo. Se perdêssemos nosso encontro, outra pessoa pulava na frente e colocava a imprensa na nossa frente. Claro, havia a opção de pagar uma taxa de urgência ao impressor, o que às vezes fazíamos – mas o orçamento não permitia isso todos os meses. E, além de perder os prazos de impressão, havia outras consequências, como leitores chateados reclamando sobre o recebimento de uma revista de junho em agosto ou anunciantes forçados cujos anúncios urgentes foram veiculados tão tarde que se tornaram discutíveis.

É verdade que no mundo digital da web de hoje, é mais fácil perder prazos e ainda estar bem. A tecnologia de nuvem nos permite atualizar nossos sites e anúncios praticamente a qualquer momento e de qualquer lugar. Mas ainda há consequências – como alguém ter que trabalhar até tarde e fazer essas atualizações. É enlouquecedor vasculhar rodadas aparentemente intermináveis ​​de edições, tentando reconciliar quais pertencem a quem e quais são as mais importantes do grupo. É o tipo de coisa que faz o departamento de criação querer arrancar os cabelos – ou desistir.

Não estou dizendo que um processo de gerenciamento de fluxo de trabalho resolverá todos esses problemas, mas certamente pode ajudar a simplificar suas operações e definir expectativas para todos os envolvidos. E isso é um grande começo.

Quando você precisa de um processo de fluxo de trabalho criativo?

No mínimo, recomendo que você estabeleça um sistema de fluxo de trabalho para grandes projetos, como redesenho de sites, lançamentos de novos produtos e eventos. Mas mais poder para você se você também puder criar um miniprocesso para saídas menores, como e-mails para clientes e postagens de mídia social.

Assim como planejar um calendário editorial, ter um processo de fluxo de trabalho claro ajuda você a alinhar e cumprir prazos. Este projeto pode ajudá-lo a manter-se concentrado na tarefa e reduzir o risco de as pessoas tropeçarem umas nas outras para fazer a mesma coisa. Se bem feito, também deve ajudá-lo a manter o controle de diferentes versões de um conteúdo. Todas essas eficiências podem ajudar sua equipe a economizar tempo – e talvez até dinheiro.

Como configurar um processo de fluxo de trabalho criativo para sua organização

Sou fã do aprendizado prático, então agora vamos passar por um exercício. Pegue um bloco e uma caneta e vamos começar a delinear as partes de um fluxo de trabalho criativo para sua organização.

• Etapa 1: delinear a hierarquia da equipe
  Quem na sua equipe precisa revisar? Quem tem a aprovação final? Existem outras equipes ou membros da equipe que precisam entrar em contato? Todos esses são detalhes importantes a serem identificados. Anote os nomes das principais pessoas e equipes que devem pesar. Coloque uma estrela ao lado do revisor final. E observe que isso realmente precisa ser uma pessoa. Não é permitida a aprovação por comitê. Isso só vai te causar mais dores de cabeça.
• Passo dois: Avalie a personalidade da sua organização com precisão
  Isso é um pouco mais subjetivo. Mas, como sua equipe funciona? Tipo, sério?

Na verdade, cada pessoa – e equipe – funciona de maneira diferente. Para configurar um fluxo de trabalho que realmente funcione, você precisa dar uma boa olhada em como sua equipe opera naturalmente e seguir esse modelo. Você deseja construir um furo redondo para um pino redondo em vez de introduzir outra geometria que simplesmente não funcionará. Você quer garantir que essa nova camada de operações flua e se encaixe bem – e, portanto, seja usada.

Então, pense na sua equipe. Você é composto por um grupo de colaboradores individuais e introvertidos? Ou sua equipe é colaborativa e uma grande fã de interações face-time? Faça essas anotações.

• Etapa três: determinar onde as revisões ocorrerão – e como e quando
  Dê um passo para trás e veja o que você descobriu. Você acha que sua equipe se sairá melhor com reuniões presenciais ou atribuições de tarefas individuais? Seja honesto – não é sobre o que você quer, mas o que é melhor para a equipe. Por exemplo, se vocês são todos introvertidos, provavelmente não querem planejar uma revisão pessoal de toda a equipe para que as pessoas possam compartilhar suas opiniões - para não acabar com uma sala de pessoas silenciosas e impassíveis que e-mail mais tarde com seus pensamentos. … Da mesma forma, se sua equipe é muito mais prática e colaborativa – do tipo que não fará nada a menos que esteja em uma sala com alguém pedindo feedback AGORA – então é melhor não enviar um e-mail perguntando eles façam uma revisão em seu próprio tempo. Porque, sejamos realistas: simplesmente não vai acontecer. Anote a melhor maneira de coletar feedback, como por e-mail ou em uma reunião geral.

Além disso, determine quais ferramentas você usará. Por exemplo, você prefere capturar notas digitalmente, como por meio de um arquivo compartilhado em um serviço como Dropbox ou SharePoint? Ou seus revisores enviarão seus comentários por e-mail? Eles devem imprimi-lo e “redline” seu trabalho e, em seguida, colocar os arquivos em sua mesa? Se você estiver se encontrando pessoalmente, quem é o anotador responsável por registrar todos os comentários em um quadro branco ou bloco de notas?

Além disso, confirme a hora e a data em que as revisões devem ser feitas. Esclareça o que você quer dizer com “fechamento do expediente” ou “fim do dia”; são 18h, por exemplo, ou meia-noite?

Outra decisão importante: haverá limites para quantos comentários cada pessoa pode fornecer?

Não posso responder a todas essas perguntas para você. Mas, quero levantá-los para que você possa avaliar o que precisa definir. É importante ser detalhado e específico em suas expectativas.

Junte tudo: crie seu processo de fluxo de trabalho

Depois de ter todas essas peças, é hora de montar seu fluxo de trabalho.

Comece com lápis ou quadro branco, pois é muito provável que as coisas mudem. Comece identificando as várias peças: quem cria o conteúdo, quem é responsável pela revisão inicial e em que data, quem faz as revisões e quando, quem está na equipe de segunda revisão, quem faz as alterações finais e quem é o seu final - pessoa da assinatura final.

Depois de criar um rascunho de sua preferência, insira-o em um fluxograma. Você pode usar uma ferramenta de visualização como Visio ou PowerPoint para ilustrar o fluxo e a hierarquia, ou até mesmo fazer uma lista rudimentar no Word.

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Parabéns! Você está indo bem. Mas há mais uma etapa antes que você possa implementá-lo e começar a usá-lo: você precisa compartilhar o fluxo de trabalho com sua equipe para garantir que eles entendam e concordem com os termos e o processo. Solicite seu feedback (irônico, certo?) E faça os ajustes necessários. Você pode pular esta etapa, mas, se o fizer, é muito provável que seu trabalho árduo não seja utilizado e seja ignorado. As pessoas gostam de pesar, como observamos.

dicas bônus

• Limite o número de avaliações para que você não revise e revise indefinidamente. Ninguém gosta de se sentir como um hamster em uma roda! Tente limitá-lo em duas rodadas de revisões - talvez três, no máximo.
• Estabeleça uma convenção de nomenclatura para arquivos revisados, de modo a evitar confusão e sobrescrever o trabalho. Por exemplo, anexe arquivos com nomes simples como “v1” ou a data, bem como as iniciais do revisor.
• Se você realmente deseja ser sofisticado, pode transformar seu processo de fluxo de trabalho em itens de calendário e lembretes.

Não posso prometer que um processo de fluxo de trabalho criativo resolverá edições de última hora e reduzirá todo o estresse da revisão, mas deve pelo menos definir alguma ordem e limites em torno do processo.

Eu adoraria saber de você: como você lida com várias rodadas de revisões?