Auditoria de pilha de tecnologia: vamos colocar suas ferramentas sob um microscópio

Você já considerou se sua pilha de tecnologia poderia ser potencialmente a causa de operações ineficientes?

Sua pilha pode ter as melhores ferramentas do setor para apoiar marketing, vendas, atendimento ao cliente, operações internas e outros aspectos cruciais do negócio. Mas quando você olha para isso da perspectiva de um ecossistema, você precisa garantir que todas as suas ferramentas se integrem perfeitamente entre si para eliminar ineficiências.

Vamos dar um passo atrás para discutir como uma auditoria de pilha de tecnologia pode beneficiar sua organização e como você pode realizá-la.

O que é uma pilha de tecnologia?

Tudo e qualquer coisa que você usa para dar suporte às suas operações comerciais abrange sua pilha de tecnologia.
De Martech (tecnologia de marketing) a qualquer software de capacitação de vendas, ou de plataformas de atendimento ao cliente a sistemas de comunicação interna - cada ferramenta ou software que você usa se junta para formar sua pilha de tecnologia.

Ferramentas em uma pilha de tecnologia

Nos últimos anos, especialmente com o aumento do RevOps, houve uma mudança significativa na forma como as empresas priorizam a eficiência operacional. O modelo RevOps Flywheel nos ajudou a obter insights para conseguir isso por meio de algumas estratégias simples:

1. Maior colaboração e alinhamento entre equipes
2. Menos é mais
3. Informação centralizada
4. Otimização de processos
5. Treinamento e desenvolvimento contínuos

Quando aplicado ao terceiro pilar do RevOps, também conhecido como tecnologia, as empresas não só podem reduzir os custos associados a ferramentas desnecessárias, mas também melhorar a sinergia geral e a eficácia da sua estratégia GTM.

É aqui que entra uma auditoria de pilha de tecnologia. Ao realizar uma avaliação completa de sua pilha de tecnologia, você pode identificar quaisquer lacunas ou redundâncias e fazer os ajustes necessários para otimizar suas operações. Uma pilha de tecnologia moderna deve ser simplificada, eficiente e escalável, permitindo uma colaboração tranquila e maior produtividade.

Por que você precisa de uma auditoria de pilha de tecnologia?

1. Dados isolados dificultam a colaboração e o alinhamento

Reiterando o que dissemos anteriormente, simplesmente ter as melhores ferramentas à sua disposição não garante o sucesso. Se o seu ecossistema tecnológico não integrar perfeitamente todas as suas ferramentas, isso poderá levar a silos de dados, causando ineficiências, esforços duplicados e desperdício de tempo e recursos.

A comunicação interna eficaz é vital para atingir os objetivos organizacionais. No entanto, quando cada departamento utiliza a sua tecnologia sem capacidades de integração, dificulta o alinhamento e a colaboração entre as equipas. Isto pode desviar as equipas dos seus objectivos organizacionais de longo prazo, fazendo com que se concentrem apenas nos seus objectivos departamentais individuais.

Além disso, se as equipas não acederem aos dados da mesma fonte, torna-se difícil determinar o sucesso global e discernir quais as estratégias que são eficazes.

2. Jornada fragmentada do cliente

Quando ocorrem silos de dados e os departamentos de uma organização não estão alinhados, cria-se uma jornada fragmentada do cliente que pode dificultar a comunicação eficaz com os clientes. Sem uma visão unificada das interações e pontos de contato do cliente, fica difícil compreender suas necessidades e preferências.

Privadas disso, as equipes de vendas e marketing não são capazes de fornecer experiências personalizadas e os clientes que esperam fluidez nos pontos de contato encontram interrupções que prejudicam a satisfação e a lealdade.

3. Ferramentas subutilizadas que esgotam seu orçamento

Tem dificuldade em explicar quanto sua pilha de tecnologia ocupa em seu orçamento anual?

Muitas vezes tendemos a saltar e investir em novas ferramentas que são novas no mercado (que a maioria de nós pode facilmente ser atraída/obrigada a usar) ou que têm “produtividade” ou “eficiência” associadas a elas. Em vez de olharmos para isto de forma holística na perspectiva de um ecossistema tecnológico, por outras palavras, investindo em ferramentas que sejam multifuncionais e com capacidades de integração, continuamos a aumentar a nossa pirâmide tecnológica. Isto causa um impacto negativo no orçamento de uma organização, o que pode levar a dificuldades financeiras.

Embora algumas dessas ferramentas possam ter parecido interessantes quando foram recentemente investidas, elas tendem a perder o brilho com o tempo e são empurradas para um canto escuro onde ninguém se preocupa em usá-las. Essa subutilização pode ser vista claramente no gráfico abaixo, retirado do relatório da Zylo sobre gestão de SaaS, onde eles esclarecem a quantidade de tecnologia que é desperdiçada em empresas de diferentes tamanhos.

Fonte: Relatório do Índice de Gerenciamento de SaaS Zylo 2023

4. Dados incorretos estão impedindo o progresso

Garantir a integridade dos dados em sua pilha de tecnologia é crucial para a tomada de decisões informadas. No entanto, é importante enfrentar os desafios relacionados com preocupações de segurança e inconsistências de dados que podem representar potenciais armadilhas.

Com um número crescente de violações de segurança e preocupações com a privacidade dos dados, as organizações muitas vezes sentem-se obrigadas a rever e reforçar as suas medidas de segurança dentro da sua pilha de tecnologia.

Ao mesmo tempo, inconsistências de dados podem levar a imprecisões nos relatórios e disparidades entre diferentes ferramentas, dificultando a obtenção de uma visão unificada dos dados dos clientes.

Isto representa um desafio significativo que as organizações precisam de priorizar, não só para mitigar os riscos de segurança, mas também para garantir insights fiáveis ​​e coesos para a tomada de decisões estratégicas.

5. A tecnologia desatualizada está afetando a escalabilidade

Você não pode significar crescimento sem otimização.

A tecnologia desempenha um papel crucial na racionalização de processos e fluxos de trabalho, mas o impacto de uma pilha de tecnologia ineficiente na escalabilidade não pode ser subestimado.

Quando você deixa de auditar ou revisar sua pilha de tecnologia de tempos em tempos, você está se limitando aos recursos existentes que podem não ser tão eficientes e produtivos quanto outros, o que dificulta o crescimento e a escalabilidade.

Este desafio é ainda agravado por considerações de segurança e conformidade, à medida que sistemas desatualizados se tornam vulneráveis ​​a riscos. É essencial abordar estes riscos de segurança associados a uma pilha de tecnologia desatualizada, especialmente no atual cenário regulatório rigoroso, onde a conformidade não é negociável.

6. Diminuição da produtividade e frustração dos funcionários

Imagine tentar navegar por uma rede complexa de ferramentas, desperdiçando um tempo valioso e interrompendo seu fluxo de trabalho. Este é o tipo de ineficiência que pode surgir de uma pilha de tecnologia mal otimizada.

E a frustração não termina aí – os funcionários que têm de lidar com ferramentas desajeitadas muitas vezes experimentam uma diminuição na produtividade e na satisfação. Eles buscam constantemente suporte técnico, desviando o foco de suas responsabilidades principais.

Esta insatisfação não se limita apenas à organização; estende-se às partes interessadas, incluindo funcionários e clientes, que expressam o seu descontentamento. É como ouvir um suspiro coletivo de frustração com o estado atual do ambiente tecnológico. Abordar essas questões não envolve apenas tecnologia; trata-se de promover uma cultura de trabalho positiva e eficiente que repercuta em todos os envolvidos na jornada.

No geral, uma auditoria completa da pilha de tecnologia prova ser um investimento estratégico para otimizar a eficiência, reduzir custos e fortalecer a segurança das suas operações comerciais.

Como realizar uma auditoria de pilha de tecnologia?

Agora que cobrimos o que é uma pilha de tecnologia e como você se beneficiaria com a auditoria dela; vamos mergulhar em como realmente realizar uma auditoria de pilha de tecnologia:

1. Inventário abrangente:

Comece a auditoria compilando uma lista abrangente de todas as ferramentas atualmente utilizadas em vários departamentos. Este inventário servirá como base para a condução de uma análise meticulosa de toda a pilha de tecnologia.

2. Análise Funcional:

Explore as funcionalidades de cada ferramenta e entenda sua função, recursos e como ela contribui para os processos operacionais. Esta análise oferece insights valiosos sobre se uma ferramenta está alinhada com as necessidades atuais do seu negócio.

3. Agrupamento Funcional:

Categorize ferramentas com funcionalidades semelhantes para identificar eventuais redundâncias e agilizar as operações. Esta etapa o ajudará a identificar quaisquer sobreposições, eliminar ferramentas duplicadas e criar um ecossistema tecnológico mais eficiente.

4. Avaliação de utilização:

Avalie o uso de cada ferramenta e identifique aquelas que estão sendo subutilizadas ou que não são utilizadas. Considere o valor que estas ferramentas trazem para a organização e se as suas funcionalidades podem ser substituídas ou integradas em soluções mais abrangentes.

5. Avaliação de Integração:

Examine os recursos de integração de cada ferramenta. Avalie a eficácia com que eles trabalham juntos para formar um ecossistema tecnológico unificado e harmonioso. Identifique possíveis lacunas ou conflitos na integração e priorize ferramentas que se complementem perfeitamente.

6. Otimização e Implementação:

Depois de obter uma compreensão clara da função, da funcionalidade e dos recursos de integração de cada ferramenta, é hora de otimizar sua pilha de tecnologia para alinhá-la aos seus objetivos organizacionais. Implemente mudanças estratégicas para garantir que a pilha revisada não apenas atenda às suas necessidades atuais, mas também apoie a escalabilidade e o crescimento futuros.

Qual deve ser a aparência de uma pilha de tecnologia moderna?

Concluindo, é crucial para a eficiência e o sucesso de suas operações comerciais ter uma pilha de tecnologia harmoniosamente integrada.

Uma pilha de tecnologia moderna vai além de ser uma mera coleção de ferramentas líderes do setor; é um ecossistema que se integra perfeitamente para eliminar ineficiências. Conforme discutido anteriormente, uma auditoria abrangente da pilha de tecnologia ajuda a descobrir essas ineficiências que ficam escondidas à vista de todos e ajuda a iniciar o processo para construir uma pilha de tecnologia eficaz.

Então, como deveria ser uma pilha de tecnologia moderna?

Deve ser simplificado, eficiente e escalável, permitindo a colaboração, reduzindo custos e fortalecendo a segurança. À medida que exploramos os desafios, como dados isolados, jornadas fragmentadas do cliente, ferramentas subutilizadas, dados ruins e tecnologia desatualizada, a importância de uma pilha de tecnologia coesa e otimizada torna-se evidente. Ao enfrentar estes desafios, uma pilha de tecnologia moderna e bem auditada torna-se uma pedra angular da excelência operacional, abrindo caminho para o crescimento e o sucesso sustentados.