Em quem você confiará para escolher seu próximo sistema de banco de dados da igreja?

Você está preparado para escolher o seu próximo sistema de banco de dados da igreja?

Você poderia estar usando este sistema para os próximos sete a 10 anos. Seu sistema de banco de dados é a base eletrônica de toda a sua igreja, mantendo o controle de membros, voluntários, doações e muito mais.

“A escolha do método de seleção certo para sua cultura não pode ser exagerada. Um bom ajuste pode produzir uma experiência de transição empolgante e frutífera com altas taxas de adoção”, diz Tavie Allan, COO do Think Ministry.

Mas “uma abordagem aleatória pode resultar em (sua equipe) se sentir ressentida e desapontada, tornando-se usuários desengajados. Vale a pena investir tempo para escolher o processo que une sua equipe quando terminar.”

Normalmente, vemos igrejas adotando uma das várias abordagens para escolher seu próximo sistema de banco de dados:

• Uma pessoa voa sozinha em todo o processo de pesquisa e seleção.
• Uma equipe interna é montada para trazer várias perspectivas para o processo de tomada de decisão.
• Um consultor externo é trazido para ajudar a tomar uma decisão informada.

Embora cada uma das abordagens acima possa funcionar, elas têm vantagens e desvantagens definidas, que detalharemos abaixo.

Mas não importa quem seja encarregado de escolher o seu próximo sistema de banco de dados da igreja, certifique-se de apresentar critérios escritos que cubram suas necessidades críticas, sistemas que precisam ser substituídos, sistemas existentes que você deseja integrar em seu novo sistema e problemas atuais pontos.

1. A abordagem de uma pessoa

Você vai, você

Ter uma pessoa escolhendo o sistema de banco de dados da igreja é uma abordagem mais comum do que você imagina.

Quando assumi o cargo de administrador de uma igreja com 15 membros da equipe e uma frequência semanal de 1.500 membros, empreendi um projeto individual para escolher nosso novo ChMS. Tive a benção do pastor e escolhi entre os sistemas com os quais já tinha alguma experiência. Acho que a maioria dos plantadores de igrejas faz assim.

Prós

1. Velocidade. Uma pessoa pode explorar as opções, reuniões e demonstrações de software em tempo hábil.
2. Simplicidade. Ao comparar diferentes opções de banco de dados da igreja, há muitos detalhes a serem absorvidos. Manter uma equipe atualizada sobre todos esses detalhes pode ser complicado.
3. Decisão. Se uma pessoa é responsável pela decisão, há apenas uma opinião e perspectiva para gerenciar.

Contras

1. Responsabilidade. Se você estragar essa decisão fazendo uma escolha desinformada, terá que aceitar todas as consequências e culpar pelo erro.
2. Falta de perspectiva. Se você estiver tomando essa decisão por conta própria, talvez não saiba quais são as necessidades de cada departamento específico.
3. Tendência. Como indivíduo, há mais oportunidades para que seu viés pessoal afete a escolha final. Por exemplo, você pode dar importância desproporcional a fatores como baixo custo, reconhecimento de marca ou recursos de nicho, como suporte por bate-papo 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Recomendação: Adote a abordagem individual somente quando não tiver outra escolha devido a restrições de tempo ou pessoal. Desenvolva um conjunto de requisitos e parâmetros para tomar essa decisão. Compartilhe esses critérios com sua equipe antes do início do processo de seleção e antes que um finalista seja selecionado. Permita que as partes interessadas analisem o candidato principal antes que a seleção final seja feita.

Se sua igreja tem uma frequência semanal média de mais de 500 pessoas por semana, evite completamente essa abordagem. Nesse tamanho, inevitavelmente haverá pessoas em sua igreja que estão equipadas para ajudá-lo com este projeto de pesquisa. Provavelmente, você tem membros da equipe que devem moldar a decisão, e pode ser benéfico para eles ter poder de veto para evitar um erro caro.

2. A abordagem da equipe

Trabalho em equipe faz o sonho funcionar

Descobrimos que reunir uma equipe para selecionar seu próximo ChMS é a abordagem mais comum usada por igrejas maiores. Faz sentido por razões óbvias: o sistema precisa atender às necessidades de funcionários e voluntários em várias funções, incluindo a equipe de contabilidade, equipe técnica, equipe de instalações, ministérios de linha de frente e ministérios com preocupações especiais, como crianças e membros cuidado, só para citar alguns.

Então, não faz sentido ter várias dessas diferentes equipes representadas durante o processo de seleção?

Prós

1. Perspectiva maior. Quanto mais perspectivas aplicadas durante o processo de seleção podem resultar em uma decisão que se adapte às necessidades de uma gama mais ampla de sua equipe.
2. Compra em. Se as partes interessadas sentirem que sua contribuição foi valorizada e considerada durante o processo de tomada de decisão, é mais provável que aprovem uma vez que a seleção tenha sido feita.
3. Implementação mais suave. Depois de participar da pesquisa, das demonstrações e do processo de seleção, sua equipe de seleção deve ter tudo o que precisa para evoluir para a equipe de implementação assim que a seleção for feita.

Contras

1. Chegando a um consenso. Concordar sobre quais critérios são mais importantes, quanto mais tomar uma decisão final, exigirá mais esforço e cooperação do que a abordagem de uma pessoa.
2. Viés departamental. Deve-se tomar cuidado para garantir que a voz de um departamento (por exemplo, os pastores principais) não se torne desproporcionalmente influente no processo de tomada de decisão.
3. Dispersão de pessoal. Amarrar várias pessoas em uma longa fase de pesquisa pode afetar outras prioridades.

Recomendação: Na maioria dos casos, esta é a abordagem a ser adotada, mas mantenha sua equipe de seleção tão pequena quanto possível enquanto ainda representa uma seção transversal da equipe. Certifique-se de manter o restante da equipe atualizado ao longo do caminho. Não negligencie as vendas internas necessárias uma vez que um candidato é identificado e antes de um contrato ser assinado.

Consulte este infográfico útil que ilustra como essa equipe pode trabalhar em conjunto.

Selecionando um novo ChMS

3. A abordagem do consultor

“Se você quisesse, você nos guiaria por um dia típico para você?”

O consultor certo pode trazer experiência e estrutura para esta importante decisão. Não vemos essa abordagem com tanta frequência, mas sempre faz uma diferença positiva na objetividade do processo. O consultor deve trazer um conjunto bem definido de perguntas para sua equipe determinar os principais critérios necessários para seu novo sistema. .

Eles o ajudarão a priorizar seus critérios e medir os sistemas candidatos. Você pode esperar que os fornecedores que estão trabalhando com seu consultor tragam seu melhor jogo para a apresentação – sabendo que estão trabalhando com um especialista – e podem até ter seu engenheiro de vendas liderando as demonstrações de software.

Prós

1. Um prazo específico. Um bom consultor deve ser capaz de lhe dar um cronograma definitivo para fazer a seleção final.
2. Profissionalismo. Você pode esperar que um bom consultor faça coisas como enviar uma solicitação de proposta (RFP) profissional para fornecedores em potencial.
3. Confiança. Embora a rota do consultor possa custar mais do que tomar a decisão internamente, você terá a confiança de saber que usou um especialista para encontrar o sistema de banco de dados certo para sua igreja.

Contras

1. Custo. Você terá que pagar um consultor por seus serviços.
2. Preconceito invisível. O consultor pode trazer seus próprios preconceitos para o processo de seleção, por exemplo, relacionamentos amigáveis ​​com fornecedores específicos.
3. Alcance. Seguindo a rota do consultor, você pode excluir alguns fornecedores menores que não possuem um departamento de propostas para responder a RFPs.

Recomendação: Se você puder contratar um consultor experiente, essa abordagem é excelente. A empresa ou indivíduo que você contrata deve ter uma compreensão atualizada do mercado e das melhores opções disponíveis. Seu conhecimento sobre diferentes fornecedores e sistemas pode ajudá-lo a evitar a escolha de sistemas com base apenas em como sua equipe se sentiu sobre algumas interações com um vendedor.

Vimos várias RFPs de alguns grupos bem estabelecidos que oferecem este serviço, incluindo Ministry Business Services e Enable Ministry Partners.

Uma escolha informada é uma boa escolha

Se você optar por deixar essa importante decisão para uma única pessoa, um comitê interno ou um consultor terceirizado, definir as expectativas com antecedência é a chave para selecionar um sistema de banco de dados da igreja que servirá bem à sua igreja nos próximos anos.

Para uma visão ainda mais profunda do processo envolvido na seleção de um sistema de gerenciamento de igreja, consulte Um processo para escolher um sistema de gerenciamento de igreja baseado na Web: um estudo de caso por Wallis C. Metts, Jr. Ph.D .

Estes artigos também podem ser úteis durante o processo de tomada de decisão:

• Guia de preços do software de gerenciamento de igrejas
• O Guia Inteligente para Comprar Software de Gerenciamento de Igrejas
• Perguntas a serem feitas antes de comprar o software de gerenciamento de igrejas
• Quando a denominação importa? Escolhendo a solução ChMS certa para sua igreja
• Comparação dos 5 maiores fornecedores de software de gerenciamento de igrejas