Quando você precisa de uma ferramenta de gerenciamento de ativos digitais

“Quando preciso de uma ferramenta de gerenciamento de ativos digitais?” não é uma pergunta importante para a maioria dos profissionais de marketing de conteúdo… mas deveria ser.

Como você está acompanhando todo o conteúdo que está criando para sua empresa? Isso inclui postagens de blog, vídeos, eBooks, white papers, infográficos, folhas de dados, estudos de caso, memes e assim por diante. Além disso, como você está rastreando todos os ativos – como fotos ou músicas – usados ​​na produção desse conteúdo?

Na Act-On, estamos limpando nossa biblioteca de conteúdo há algum tempo. Recentemente, optamos por trabalhar com um fornecedor de gerenciamento de ativos digitais (DAM) que pode inventariar e rastrear todo o nosso conteúdo, além de disponibilizá-lo prontamente para nossas equipes de vendas com base em suas necessidades atuais com clientes em potencial.

Neste episódio do Rethink Podcast, Karrie Sundbom, gerente sênior de conteúdo da Act-On, entrevista Cathy McPhillips sobre quando os profissionais de marketing devem considerar a adoção de uma ferramenta de gerenciamento de ativos digitais.

Cathy é vice-presidente de marketing do Content Marketing Institute, onde lidera os esforços de marketing para todas as propriedades da CMI, desde o Content Marketing World até a revista CCO . Você pode segui-la no Twitter @cmcphillips.

Aproveite a conversa e esperamos que você obtenha um ou dois tópicos que possa trazer para o seu negócio.

Karrie Sundbom : Você pode me contar um pouco mais sobre você e sobre o CMI e seu papel lá?

Cathy McPhillips : Bem, primeiro, muito obrigada por me receber. Somos parceiros da Act-On há vários anos e é um prazer conhecer algumas pessoas da sua empresa. Estou no CMI há cerca de cinco anos. E eu chefio nossa grande equipe de marketing. E meu foco diário é aumentar nossos assinantes de e-mail e trabalhar para que as pessoas participem de nossos eventos presenciais, especificamente, Content Marketing World. Nossa equipe lida com tudo, desde social até gerenciamento de comunidade, desenvolvimento de público e automação de marketing, relações públicas e mídia, e também me concentro pessoalmente no site contentmarketingworld.com, nossa estratégia de marketing de marketing para cada uma de nossas propriedades muito além do Content Marketing World. Temos educação, nossa universidade CMI, temos outro evento, temos uma revista, então temos muita coisa acontecendo. E eu meio que supervisiono uma equipe de especialistas em marketing em todas essas áreas diferentes.

Karrie : Parece que você definitivamente está com as mãos ocupadas e parece tocar em quase todas as peças de marketing que eu acho que afetarão as coisas sobre as quais falaremos hoje, que é o gerenciamento de ativos digitais. Estamos super animados. Nossa equipe está inscrita no Content Marketing World em setembro. Você tem alguma prévia do que podemos esperar? Qualquer coisa que você pode compartilhar?

Cathy : Você vai gostar. É a minha semana favorita do ano. É o ano em que esperamos que cerca de 4.000 profissionais de marketing de mais de 70 países cheguem a Cleveland, Ohio. E é um evento incrível. É como uma grande reunião de família, e adoramos ver todos com quem conversamos o ano todo, de todo o mundo. E quando você vê as pessoas se vendo e dando aqueles abraços de urso, é como: “É tão bom ver você!” É um evento incrível. Você pensaria que com 4.000 pessoas é tão grande, mas é realmente um evento tão grande e pequeno de muitas, muitas maneiras.

Karrie : Estou muito animado porque hoje estamos falando sobre algumas coisas próximas e queridas para mim, e um ponto problemático que venho trabalhando há alguns anos aqui na Act-On. E isso é gerenciamento de ativos digitais. Você pode apenas dar uma breve explicação do que é isso?

Cathy : Estou no seu barco. Venho trabalhando nisso com membros de nossa equipe há vários anos. Não sou o especialista em gerenciamento de ativos digitais, mas sou um usuário e aprendi muito durante o processo que achei muito útil. Para uma definição, procurei um de nossos amigos, a equipe da Widen, e eles definem DAM como o gerenciamento, organização e distribuição de ativos digitais, como vídeos, imagens e arquivos criativos, a partir de um hub central de conteúdo. Portanto, potencialmente ter uma maneira sistemática de armazenar, organizar e localizar e reutilizar seu conteúdo e ativos.

Karrie : Na minha opinião, estou pensando que estamos fazendo isso com base no conteúdo. Mas agora que você mencionou, todos os nossos recursos, como nossos recursos de logotipo, todos os nossos recursos visuais, nossos modelos, devem estar no mesmo lugar. O gerenciamento de ativos digitais já existe há algum tempo? Isso é algo novo?

Cathy : Bem, essa é a terminologia agora. Mas acho que é como o termo “marketing de conteúdo”. Já existe há muito tempo, mas acho que com o crescimento do termo e a enorme quantidade de conteúdo por aí, muitos profissionais de marketing têm pensado que é hora de organizarmos nossos ativos e sermos mais inteligentes sobre nosso conteúdo. Assim nasceram os DAMs. E acho que não há nada pior do que criar esse conteúdo épico e usá-lo ou distribuí-lo apenas uma vez porque você não o acompanha como deveria. E acho que foi assim que tudo se tornou essa coisa nova.

Karrie : Você estava fazendo o que estávamos fazendo, que são planilhas do Excel e Google Drive, até que implementamos uma ferramenta recentemente? Como vocês têm gerenciado - e como vocês acham que outras empresas em geral, pelo que você viu, estão gerenciando seu conteúdo e outros ativos?

Cathy : Conversei com várias soluções e com as pessoas envolvidas nessas soluções. E quando digo que usamos Excel, Google Drive, Dropbox e agora estamos usando o Box, eles riem e dizem: 'bem, isso é normal'. Isso é o que muitas pessoas estão fazendo. Esse é um ótimo primeiro passo para implementar um DAM. Porque se você já sabe como deseja que seu conteúdo seja organizado, está muito mais perto de determinar qual solução é a certa para você.

Entrar e dizer 'precisamos de um DAM' sem falar com cada membro de sua equipe para ver como eles querem usar o sistema definitivamente não é a maneira certa de fazer isso. Portanto, acho que a maneira como você e eu estamos fazendo pode parecer ineficiente para nós, mas provavelmente é um primeiro passo incrível para chegar onde você deseja.

Karrie : Eu concordaria. Assim como você, temos uma pasta Box, temos Google Drive, temos planilhas Excel, e tentamos compartilhar com o máximo de pessoas possível. Mas parece que não importa o que façamos, ninguém nunca conseguiu encontrar o conteúdo, mesmo que pareça bastante organizado para nós. Esse é um problema que você também enfrentou, e talvez um dos pontos problemáticos que o levou a aumentar seu interesse em encontrar uma ferramenta DAM talvez seja a falta de capacidade das pessoas encontrarem o que estão procurando - você 'estão sempre enviando coisas, as mesmas coisas de novo e de novo?

Cathy : Certo. Acho que meio que nos tornamos mestres em como pesquisar no Dropbox ou no e-mail. Mas as coisas que digito para realmente encontrar um conteúdo que estou procurando, é uma pesquisa muito estranha. Como eu sabia que realmente iria funcionar é muito engraçado. Mas para outra pessoa encontrar o que estou procurando seria muito difícil para ela. Então, eu posso encontrar minhas coisas e você pode encontrar as suas, mas se outra pessoa estiver tentando encontrá-las, será apenas uma perda de tempo. Às vezes, quando estou escrevendo uma postagem para o blog Content Marketing World e quero encontrar uma foto de um palestrante do Content Marketing World 2015, estou dizendo: 'OK, deixe-me lançar meu programa, eles falaram em Quarta-feira, quarta-feira à tarde, OK...' E eu sento lá e clico em todas essas fotos. E tipo, deve haver uma maneira mais fácil de fazer isso.

Eu tenho meu sistema, mas não é eficiente. E tempo é dinheiro. Mesmo que estejamos fazendo um investimento bastante substancial para obter um DAM, com o tempo, esperamos que seja uma lavagem e, em seguida, uma economia de dinheiro.

Karrie : Com certeza. E você mencionou algo que fez, que é uma auditoria de conteúdo. É um bom primeiro passo? Talvez alguém que nem tenha uma planilha do Excel, talvez para começar assim, mas criar uma auditoria e listar tudo em um formulário de planilha?

Cathy : Estamos analisando todo o nosso conteúdo para ver o que é relevante, o que é perene, o que está desatualizado e, olhando e dizendo, os desatualizados ‒ eles são perenes o suficiente para que possamos atualizar alguns pontos-chave e republicá-los? Isso está tão desatualizado que nem vale mais a pena? Para onde podemos redirecionar esse URL? As coisas estão marcadas corretamente? Estamos refazendo todas as nossas categorias agora, construindo uma nova taxonomia. Nossa taxonomia abrange nosso site, nossos posts de blog e nossos e-mails. Se as coisas que estamos fazendo vêm das mesmas categorias e nos preparamos para implementar o DAM, já temos nossas categorias estabelecidas. E esse deve ser um movimento muito limpo para o DAM.

Alguns podem dizer para colocar tudo no DAM e depois fazer dessa maneira. Mas acho que só porque temos tanto conteúdo, por que usaríamos o espaço e pagaríamos pelo espaço para fazer isso se não vamos realmente usar tudo a longo prazo?

Karrie : Certo. É como uma limpeza no armário, essencialmente, antes de você pegar seus lindos novos organizadores. Você limpa as coisas que não quer colocar de volta.

Cathy : Certo. Você coloca essas pilhas no gramado da frente, onde guarda, economiza e vende. Então, é assim que temos feito.

Karrie : Que tipo de coisas devem estar envolvidas quando você seleciona uma ferramenta?

Cathy : Acho que uma das coisas importantes para nós foi basicamente garantir que todos os membros de nossa equipe que usariam o DAM pudessem obter o que precisavam dele. Nosso conteúdo é nosso ativo mais valioso. E em muitas empresas, é a mesma coisa. Passamos por muitos cenários diferentes de organização, gerenciamento e uso de conteúdo, para garantir que todos pudessem obter o que precisavam.

Karrie : Existem outras práticas recomendadas além de conseguir a adesão das partes envolvidas que você possa imaginar?

Cathy : Acho que foi muito importante para nós conversarmos com muitos deles. Eu estava conversando com as pessoas e algumas diziam apenas: 'não somos a ferramenta certa para você', o que achei maravilhoso.

Karrie : Enquanto encerramos um pouco aqui, para as pessoas que talvez não estejam prontas para uma ferramenta formal de gerenciamento de ativos digitais, além da marcação, há algo - como taxonomia - que você pode recomendar que façam para se preparar para quando pode estar pronto para uma ferramenta mais formal?

Cathy : Eu diria apenas muita documentação. As planilhas funcionaram para nós por - estamos no mercado há 10 anos e usamos planilhas. E eles funcionam. Apenas ter seu sistema e toda a sua equipe usando o mesmo sistema é super útil desde o início.

Karrie : Cobrimos muito hoje. Recebi informações realmente ótimas e úteis que sei que levarei comigo. Como as pessoas podem aprender mais sobre o CMI?

Cathy : Podemos ser encontrados em www.contentmarketinginstitute.com. Somos algumas dezenas na equipe CMI e, vejamos, temos uma revista bimestral, a Chief Content Officer Magazine. Temos nossa universidade CMI, que é trimestral – temos períodos de matrícula trimestrais. O próximo é em junho. Fazemos três webinars gratuitos por mês. Temos postagens diárias no blog que você pode assinar. E muito mais.

E nosso grande evento principal é o Content Marketing World. Acontece em setembro em Cleveland. A maior parte do que temos em nosso site é gratuito. Mesmo que as pessoas não possam comparecer ao evento este ano, há muitas outras maneiras pelas quais adoraríamos nos conectar com profissionais de marketing que pensam da mesma forma. Então, eu realmente aprecio você me receber hoje. Adoramos trabalhar com vocês.

Karrie : Obrigado, Cathy. Eu aprecio seu tempo. E eu sei, falando por mim e por nossa equipe, estamos ansiosos para conhecê-lo pessoalmente em setembro no evento.

Cathy : Eu também.