O que faz uma pilha de tecnologia financeira vencedora?

O que você colocar em sua pilha de tecnologia financeira capacitará sua equipe. O kit de ferramentas certo pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso – você quer informações corretas rapidamente e não quer que sua tecnologia seja uma barreira para realizar o trabalho. Conversamos com Johan Strid, diretor de FP&GA da Juni, para descobrir o que compõe a pilha de tecnologia da equipe financeira e o que você deve incluir ao criar a sua.

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Como construir a pilha de tecnologia certa para o seu negócio

Mapear suas necessidades de negócios é a chave para construir uma pilha de tecnologia financeira bem-sucedida. O tipo de negócio com o qual você está trabalhando e sua complexidade influenciarão diretamente em qual software você deve investir.

Você está administrando uma organização simples se tiver necessidades contábeis simples e uma estrutura de entidade legal, como uma entidade legal vendendo um ou dois produtos. Você deve escolher uma solução que atenda a isso, seja fácil de configurar e seja mais econômica para o seu negócio. À medida que cresce, você precisará atender a mais processos e exigir mais recursos.

Em comparação, você está olhando para uma pilha de tecnologia totalmente diferente se tiver várias entidades, muitos produtos diferentes, vários fluxos de receita ou várias moedas. Você precisará de uma solução mais avançada, que levará mais tempo para implementar e será mais complexa de executar, mas, em última análise, fornecerá uma gama mais abrangente de recursos para atender às suas necessidades.

Resumindo, o que fará sua pilha de tecnologia vencedora é individual para o seu negócio. Aqui está nossa opinião sobre o que incluir em uma pilha de tecnologia em diferentes estágios de um negócio - e o que temos no nosso.

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Gerencie os processos do dia a dia com o ERP

O Enterprise Resource Planning (ERP) é um software que gerencia os processos do dia a dia, coletando e organizando as principais informações de negócios para atender às necessidades de contabilidade. O ERP é essencial para uma empresa em crescimento, pois reúne informações financeiras de toda a empresa em um só lugar. Compreender como os negócios funcionam em diferentes departamentos é fundamental para um planejamento financeiro bem-sucedido, e seu ERP pode ajudar nisso.

Usamos o Oracle NetSuite porque ele atende melhor às nossas necessidades como um escalonamento complexo. Você pode se beneficiar de um ERP como Quickbooks, Xero no Reino Unido ou Fortnox na Suécia se tiver necessidades de negócios mais diretas.

Seu ERP é o coração de sua pilha de tecnologia financeira, independentemente do tamanho do seu negócio. À medida que sua empresa cresce, considere obter um ERP que se integre a outras peças de sua pilha de tecnologia, como contas a pagar e software FP&A, para tornar o compartilhamento e a centralização de seus dados mais gerenciáveis. Um ERP pode suportar a gestão de estoques, gestão de pedidos e faturamento de clientes, seja no próprio ERP ou integrando-se com outras ferramentas.

Tenha em mente que o software ERP normalmente não é construído para visualização e análise. Você pode querer trazer um segundo software, como uma solução FP&A, se for uma necessidade significativa.

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Olhe para o futuro com FP&A

O planejamento e análise financeira (FP&A) é essencial na gestão das finanças de uma empresa, ainda mais no atual cenário econômico.

Como uma empresa simples, pode ser suficiente baixar seus dados, mesclá-los no Excel e desenvolvê-los. Mas, se você quiser se beneficiar da automação, maiores recursos de previsão e maior visualização, convém investir em um software de FP&A.

A tecnologia certa pode ajudá-lo a gerenciar seus dados e usá-los para modelar cenários futuros para seus negócios. Como acontece com a maioria das automação financeira, o software FP&A certo pode ajudá-lo a liberar tempo de lidar manualmente com seus dados e, em vez disso, permitir que você se concentre na análise.

Escolhemos o Pigment, que oferece relatórios, visualização e modelagem integrados com recursos de colaboração. Também nos ajuda a combinar dados de nosso ERP com métricas de outras fontes. Ao selecionar um software de FP&A, procure um que se integre com suas outras plataformas para fornecer um fluxo de trabalho contínuo de dados para analisar e trabalhar.

A principal atração de uma ótima ferramenta de FP&A é a modelagem. Você deseja ver seu histórico financeiro, como está no presente e como poderá ser no futuro com base em diferentes cenários.

Um caso de uso típico que se beneficia do FP&A é o trabalho de orçamento. Com a ferramenta certa, você pode visualizar dados históricos juntamente com visualizações prospectivas de seu modelo. Além disso, você pode convidar colegas de diferentes equipes para dar sugestões sobre as opiniões ao formar o orçamento. O aspecto colaborativo e fonte única de verdade limita erros e torna o processo mais eficiente.

Uma ferramenta FP&A também pode ajudar a visualizar finanças com tabelas ou exibições específicas, o que é útil para equipes com necessidades personalizadas que desejam ver seus dados de uma determinada maneira.

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Lidar com contas a pagar em escala

Contas a pagar (AP) normalmente é algo que você gerencia em seu ERP. Mas existem integrações ou recursos que você pode procurar para facilitar o processo.

Manter o controle de contas a pagar em escala pode exigir tempo e esforço, o que aumenta à medida que um negócio cresce ou as ofertas de produtos se diversificam. À medida que o volume de faturas de fornecedores aumenta, também aumenta a carga de trabalho. O software de contas a pagar que pode automatizar o processo é uma ótima ferramenta para adicionar à sua pilha de tecnologia.

Usamos Fast Four, uma integração AP para NetSuite. O Fast Four automatiza o manuseio de faturas de fornecedores digitalizando seus detalhes usando OCR, que converte uma imagem de texto em outro formato. A tradução de uma fatura em um documento que nosso ERP pode entender reduz o risco de erros e economiza um tempo valioso que, de outra forma, seria gasto inserindo informações manualmente. O Fast Four também oferece melhor controle, fornecendo uma matriz de aprovação para aprovações de faturas de fornecedores. Todas as faturas são aprovadas por uma ou mais pessoas seniores, dependendo da natureza, departamento ou valores.

Antes de escolher como tratar o contas a pagar, você precisa escolher o seu ERP. Se você é uma pequena empresa que usa um ERP como Xero ou Fortnox e tem um pequeno volume de faturas, é relativamente simples manipulá-las por lá. No entanto, para empresas com uma solução de ERP mais complexa, usar um OCR para traduzir suas faturas reduzirá sua carga de trabalho manual.

A chave para usar com sucesso uma ferramenta de OCR para lidar com contas a pagar é organizar corretamente os dados mestre em seu ERP. Para complementar isso, crie bons processos ao integrar um fornecedor para ajudar a obter as informações bancárias e fiscais corretas na fatura, permitindo um fluxo de trabalho tranquilo.

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Entenda o desempenho com inteligência de negócios

A inteligência de negócios (BI) ajuda a identificar tendências nos dados. O software de BI é uma ferramenta valiosa, mas se você estiver executando uma pequena operação, pode começar escolhendo uma solução simples.

Uma empresa pode ter dados diferentes provenientes de várias fontes. Um software que reúne tudo isso em insights utilizáveis ​​pode ajudá-lo na análise de dados. Quando usado corretamente, o software de BI é uma ótima maneira de entender o desempenho de forma abrangente, desde a cadeia de suprimentos até as vendas.

Usamos o Metabase para lidar com inteligência de negócios, o que nos ajuda a visualizar dados e criar painéis fáceis de entender que são compartilhados em toda a empresa.

Juni Insights é outra maneira de ver seus dados de comércio eletrônico. Do fluxo de caixa e gastos com anúncios à análise da Amazon e Shopify, Juni pode atuar como a única fonte de verdade para todas as suas finanças de comércio eletrônico para ajudá-lo a tomar melhores decisões.

Embora você possa modelar e criar exibições voltadas para o futuro, a maioria das ferramentas de business intelligence normalmente não são projetadas para isso. Em vez disso, uma boa ferramenta de inteligência de negócios ajudará você a observar as tendências de dados atuais e rastrear metas. Se você tiver necessidades complexas de modelagem financeira, considere uma ferramenta de FP&A.

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Preencha as lacunas com o Excel

O Excel não deve ser subestimado. É um item básico para todas as equipes financeiras, não importa em que estágio de crescimento você esteja.

Para equipes menores, o Excel pode ser uma ferramenta suficiente para FP&A e um grande complemento para seu ERP. Para equipes maiores, ainda é versátil e ideal para um mergulho profundo em seus números. Do FP&A ao gerenciamento de despesas, o Excel pode ter seu lugar na pilha de tecnologia.

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Simplifique a gestão de contratos

Os contratos são essenciais para as operações do dia a dia, mas gerenciá-los não precisa ser complicado.

Você pode lidar facilmente com os contratos manualmente se estiver administrando uma empresa menor. À medida que uma empresa cresce, aumenta também o número de partes interessadas que devem seguir os processos legais adequados. Ter uma ferramenta para ajudar a simplificar os fluxos de trabalho e coordenar as partes interessadas pode economizar tempo e facilitar a colaboração.

O PandaDoc torna a criação, gerenciamento e assinatura de contratos simples para nós. É fácil compartilhar documentos e obter assinaturas digitais. Ter uma biblioteca de modelos de contrato simplifica a colaboração e a conformidade.

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Melhore a gestão do fluxo de caixa com Juni

O Juni foi desenvolvido para ajudar as equipes financeiras a aumentar a visibilidade e melhorar a produtividade com mais controle. Nossos cartões virtuais, contas em várias moedas e integrações de contabilidade e publicidade oferecem uma visão unificada de suas finanças. Além disso, obtenha maior visibilidade de seu fluxo de caixa e transações com insights e ferramentas analíticas. Obtenha o controle de suas transações com configurações de notificação personalizadas e análises de transações atribuindo cartões aos gerentes. Juni pode ajudá-lo a aumentar seu fluxo de caixa com reembolso em todos os seus gastos qualificados e acessar capital flexível com prazos estendidos*.

O que quer que você escolha para sua pilha de tecnologia, suas necessidades de negócios são a coisa mais importante a considerar. À medida que sua empresa evolui, é essencial avaliar continuamente se sua tecnologia ainda está funcionando para você ou se você precisa investir em novos programas. Afinal, a tecnologia está aí para facilitar e facilitar o seu trabalho.

*Atualmente disponível apenas para empresas registradas no Reino Unido. Elegibilidade, linha de crédito e aumento da linha de crédito estão sujeitos a aplicação, revisão e circunstâncias financeiras. Prazos de pagamento de 37 dias garantidos, com até 60 dias disponíveis. Aplicam-se os Termos e Condições.