O que é planejamento de cenários? Por que você deve se importar e o que você precisa saber

De acordo com o Hype Cycle do Gartner, o planejamento de cenários está a menos de dois anos de atingir um nível de uso estável e consistente para instituições de ensino superior (conteúdo completo disponível para clientes do Gartner). Se sua pequena empresa ainda não implementou essa metodologia de gerenciamento, você vai querer embarcar em breve.

Se você é novo no planejamento de cenários, este guia o cobre. E para lhe dar uma ajuda extra, criamos um modelo para ajudá-lo no planejamento de cenários.

O planejamento de cenários é uma metodologia de gerenciamento que ajuda as organizações a obter previsão estratégica, visualizando e analisando possíveis resultados. Para os propósitos deste guia, um cenário é uma narrativa sobre como será o futuro, criada por meio de um processo destinado a estimular o pensamento estratégico.

O planejamento de cenários é importante porque dá às organizações a oportunidade de idealizar e “testar no futuro” uma variedade de estratégias de negócios, pesar riscos e se preparar para tomar decisões importantes em antecipação e/ou durante períodos de incerteza.

Um conceito semelhante ao planejamento de cenários é o planejamento de contingência, que as organizações podem usar para ajudá-las a girar em caso de mudança repentina. O planejamento de cenários ajuda as empresas a prever mudanças mais graduais, como perda de receita ou os efeitos prolongados da pandemia do COVID-19.

Se os últimos anos ensinaram alguma coisa aos líderes de pequenas empresas, é que não podemos prever o futuro. Ninguém previu que em 2020, a economia iria parar, restaurantes e lojas físicas seriam forçadas a fechar e os funcionários começariam a trabalhar em casa em massa.

Avanço rápido para 2022, e a incerteza se tornou o novo normal, com o surgimento de novas variantes do COVID, agitação política e a cadeia de suprimentos global em crise. Agora que os líderes de pequenas empresas sabem esperar o inesperado, os benefícios do planejamento de cenários estão mais claros do que nunca.

O planejamento de cenários oferece aos líderes de pequenas empresas a oportunidade de fazer um brainstorming de possíveis cenários com funcionários e partes interessadas e transformar esses insights e recomendações em um recurso que a empresa pode consultar no futuro. O preenchimento de um modelo de planejamento de cenário, como o abaixo, é uma maneira de as PMEs projetarem cenários e calcularem respostas eficazes e acionáveis:

Baixe agora: Modelo de planejamento de cenário [download gratuito]

O planejamento de cenários é mais eficaz quando é colaborativo, portanto, considere realizar um workshop de planejamento de cenários em que os funcionários trabalhem em equipe para imaginar cenários e preencher o modelo de acordo. Você também pode convidar as partes interessadas a participar ou solicitar sua opinião por meio de uma entrevista, que é uma sugestão do Manual de Planejamento de Cenários do Gartner (conteúdo completo disponível para clientes do Gartner).

O planejamento de cenários beneficia qualquer organização que seja vulnerável a mudanças. Embora a pandemia do COVID-19 não seja a única razão pela qual as empresas estão considerando o planejamento de cenários, é um evento catalisador que revelou a necessidade de estar preparado para qualquer situação.

Educação superior, recursos humanos e planejamento comunitário/desenvolvimento imobiliário são três exemplos de áreas que se beneficiariam do planejamento de cenários em geral, mas particularmente à luz da crise global de saúde e dos desafios que ela apresentou.

Ensino superior

Não há como negar que a pandemia do COVID-19 reformulou o cenário do ensino superior. Somente nos Estados Unidos, as matrículas diminuíram 5,1%, enquanto 84% dos alunos de graduação tiveram suas aulas transferidas online.

O ensino superior é uma área em que os administradores não apenas tiveram que agir rapidamente para mitigar os efeitos de curto prazo da pandemia, mas também construir estratégias que abordassem seus impactos de longo prazo. No final do semestre da primavera de 2020, os líderes da Purdue University Fort Wayne (PFW) se envolveram em um processo de planejamento de cenários de três semanas para determinar se poderiam reabrir o campus com segurança e manter um ambiente de baixo risco para instrução presencial durante o 2020 -2021 ano letivo. Eles reuniram 22 forças-tarefa compostas por 140 professores e funcionários para avaliar os prós e os contras de oito cenários diferentes. Graças aos seus esforços colaborativos, o campus da PFW permaneceu aberto durante todo o ano letivo de 2020-2021.

O Dr. Jeffrey Malanson, Diretor de Planejamento Estratégico e Implementação da PFW, credita o planejamento de cenários por dar aos professores e funcionários oportunidades de fornecer contribuições, e também pela forma como permitiu que a liderança agisse com base nessa contribuição para criar uma mudança social significativa. Um desses resultados da iniciativa de planejamento estratégico da PFW é o PFW Prepared, um site que fornece aos alunos, professores e funcionários dados atualizados regularmente sobre casos, quarentena e vacinação.

O PFW é um excelente exemplo de como as instituições de ensino superior podem implementar o planejamento de cenários. À medida que as faculdades e universidades continuam navegando no aprendizado remoto e nas interrupções na vida do campus, o planejamento de cenários deve ser implementado como uma iniciativa contínua.

Recursos Humanos

De acordo com o Instituto de Certificação de Recursos Humanos (HRCI), o planejamento de cenários eficaz depende de uma força de trabalho futura preparada. E quem está mais preparado para assumir a liderança no desenvolvimento de estratégias proativas de força de trabalho do que os profissionais de RH?

Carla Patton, diretora de pessoas da RAPP, diz: “É importante que o RH pense fora da caixa, estude tendências e analise o que está acontecendo no mundo que pode afetar o local de trabalho e seus funcionários”. Entre essas tendências está uma escassez generalizada de talentos que afetou os esforços de recrutamento em todo o país. Quando pedimos a 300 recrutadores que classificassem a dificuldade de encontrar, atrair e recrutar candidatos a emprego em uma escala de um (nada difícil) a sete (extremamente difícil) como parte de nossa Pesquisa de Estratégia de Recrutamento de 2021, a maioria (65%) escolheu um cinco ou acima.

O planejamento de cenários pode ser usado como parte do processo de planejamento estratégico de RH, que o Gartner define como a maneira como os líderes de RH planejam riscos e oportunidades de negócios, priorizando e alocando recursos para iniciativas de RH. O planejamento de cenários pode ajudar os profissionais de RH a determinar as necessidades de pessoal atuais e futuras por meio do desenvolvimento de vários cenários.

De acordo com o Escritório de Gerenciamento de Pessoal dos EUA, o aspecto narrativo do planejamento de cenários oferece às empresas uma maneira mais qualitativa de considerar os resultados futuros para sua força de trabalho do que apenas observar tendências com base em dados quantitativos.

O planejamento de cenários pode ajudar os profissionais de RH, permitindo que eles considerem como as condições futuras afetarão sua organização, avaliem as ramificações para sua força de trabalho e requisitos de competência e desenvolvam estratégias de redução de lacunas de habilidades, entre outras coisas.

Planejamento comunitário e desenvolvimento imobiliário

De acordo com um relatório do Wantman Group (WGI) de 2021, os processos tradicionais de planejamento comunitário não foram projetados para lidar com incertezas críticas. Mesmo antes da pandemia, comunidades em todo o mundo viram “mudanças extraordinárias em várias frentes, desde a torrente de tecnologias disruptivas até eventos recordes relacionados ao clima”.

Como faltavam os processos tradicionais de planejamento? O transporte convencional e o planejamento do uso da terra olharam para as tendências do passado para prever o futuro. Os planejadores regionais mediram o tráfego e a demanda habitacional usando dados de padrões anteriores de crescimento e migração. Mas esses processos estavam considerando apenas dados quantitativos que não refletem as mudanças culturais significativas que ocorreram nos últimos dois anos.

Semelhante ao planejamento estratégico de RH, o planejamento de cenários adiciona um elemento qualitativo muito necessário aos métodos de planejamento mais tradicionais usados ​​por incorporadoras em seus planos e projetos. Ele ajuda as partes interessadas e os participantes do processo de planejamento comunitário a se concentrarem na probabilidade de certas tendências, bem como no nível de risco de certas regiões ou populações para um evento como inundações ou outros climas extremos.

A imagem acima é da Highwoods Preserve Parkway em Tampa, Flórida: “The Future-Proof Roundabout”. Isso foi parte de um esforço de redesenho da interseção em que o WGI apresentou vários cenários de volume de tráfego para determinar o design ideal, bem como quanto crescimento futuro a rotatória poderia acomodar.

O planejamento de cenários pode ajudar os planejadores comunitários e promotores imobiliários, resultando em um plano tangível, política ou projeto de produto apoiado por pesquisas quantitativas e qualitativas. Ele também pode ajudar as equipes a testar os projetos existentes imaginando vários cenários e futuros alternativos.

Após os últimos dois anos, os benefícios do planejamento de cenários tornaram-se mais óbvios não apenas para as pequenas e médias empresas, mas também para os fornecedores de software. Aqui estão alguns sistemas que suportam esta metodologia:

Software de CRM

O software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) permite a interação com o cliente, suporte e gerenciamento de relacionamento. Embora o planejamento de cenários não seja um recurso típico das plataformas de CRM, alguns fornecedores oferecem um recurso de modelagem de cenários que permite aos usuários projetar e explorar cenários com base em tendências econômicas e sociais. Pergunte a um representante se isso é algo que sua plataforma oferece antes de comprar o software de CRM ou navegue em nosso banco de dados para saber mais.

Softwares de gestão financeira

O software de gerenciamento financeiro é usado para rastrear e analisar a estabilidade financeira das organizações, bem como fazer previsões sobre seu desempenho financeiro futuro. Os recursos incluem planejamento financeiro, previsão, orçamento, planejamento de cenário, consolidação e ferramentas de colaboração.

Software de gerenciamento de risco

O software de gerenciamento de risco ajuda as organizações a medir os níveis de risco em projetos e processos em andamento e gerar insights significativos e planos de ação para mitigar o risco. O software oferece ferramentas para documentar tarefas de governança corporativa, risco e conformidade, além de garantir que esses elementos se alinhem aos objetivos de negócios.

O planejamento de cenários requer um comprometimento significativo de tempo e esforço. Há também a realidade de que, enquanto planejamos cenários para lidar com incertezas, os fatores que impactam os planos podem mudar de um dia para o outro. Isso significa que o planejamento de cenários deve ser uma iniciativa contínua, e não apenas uma atividade de brainstorming única.

Se sua empresa ainda não pode se comprometer com o planejamento de cenários, aqui estão algumas alternativas:

Realize reuniões regulares de equipe: mesmo que você não esteja apresentando cenários possíveis, ainda é uma boa ideia reunir-se regularmente com funcionários e partes interessadas para discutir o estado de seus negócios. Essas reuniões também serão uma boa oportunidade para debater quaisquer preocupações que surjam, seja obter suprimentos para um projeto futuro ou discutir como sua empresa deseja lidar com a aplicação das diretrizes de saúde pública em sua área.

Converse com colegas em seu setor: quando você desenvolve relacionamentos com proprietários de pequenas empresas semelhantes, você pode trocar ideias e descobrir como eles estão respondendo às dificuldades.

Economize para um dia chuvoso: embora o planejamento de cenários possa ajudá-lo a descobrir as especificidades de um evento que resulta em perda de receita, é uma boa ideia investir em um fundo de emergência, se possível, para que sua empresa tenha algo a recuar se for atingido financeiramente.

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Metodologia de pesquisa

Pesquisa de Estratégia de Recrutamento Capterra 2021

A Pesquisa de Estratégia de Recrutamento Capterra foi realizada em julho de 2021. Coletamos 300 respostas de trabalhadores com responsabilidades de recrutamento em empregadores dos EUA. O objetivo desta pesquisa era saber o quanto as empresas estão lutando com recrutamento e contratação e quais soluções elas consideraram para melhorar os resultados de recrutamento e contratação.