Como usar o QuickBooks: Suavize seus negócios em 2022

O QuickBooks está entre os programas de contabilidade mais conhecidos para pequenas empresas em 2022. Não importa se você está tentando sair da abordagem de contabilidade manual, suas planilhas se transformaram em uma hidra sem cabeça ou exigem uma alternativa ao seu sistema atual, o QuickBooks é a escolha ideal; sem queimar um em seu bolso.

Neste artigo, explicaremos o básico do que o QuickBooks pode fazer e como ele funciona para que você saiba as várias maneiras de economizar seu tempo e acompanhar seus relatórios financeiros.

o que é QuickBooks?

Criado pela Intuit, o QuickBooks é um software de contabilidade que oferece software de contabilidade online e baseado em desktop, além de software baseado em nuvem que processa o pagamento de contas comerciais e outras despesas. O QuickBooks é voltado principalmente para pequenas e médias empresas. Sua facilidade de uso e a capacidade de gerar relatórios tornam o QuickBooks popular entre aqueles que o utilizam.

Como os Quickbooks podem beneficiar seu negócio

Sendo uma das marcas mais reconhecidas no campo do software de contabilidade, é obrigatório se inscrever no QuickBooks aumenta significativamente as chances de que qualquer outro software que sua empresa possa usar, como o software de CRM (CRM), se conecte a ele e melhore os processos . No momento, QuickBooks está oferecendo dois especiais. Você pode testar o programa gratuitamente por 30 dias ou se inscrever e receber 50% de desconto nos primeiros 3 meses.

Aqui estão algumas outras maneiras pelas quais o QuickBooks pode ajudar sua empresa.

Demonstrativos financeiros ao seu alcance

É fácil acessar todas as demonstrações financeiras que são comumente usadas, como o balanço patrimonial, bem como a demonstração de lucros e perdas (P&L), demonstrações de fluxo de caixa e declarações de impostos enviadas. Você pode imprimir uma cópia dessas demonstrações financeiras para o seu contador e enviá-la ao arquivar, bem como convidá-los a examinar as demonstrações financeiras sem ter uma conta de login ou senha.

Gestão de inventário

Se você estiver vendendo estoques, rastreá-los, colocar as informações na conta de despesas apropriada e calcular o lucro tributável na conclusão do ano fiscal pode ser extremamente difícil de gerenciar manualmente.

O QuickBooks ajuda automatizando tudo. Por exemplo, quando você recebe o pagamento de qualquer item em seu inventário, a conta de despesas apropriadas será atualizada e informada automaticamente em sua renda tributável.

Fácil Tributação

Por várias razões, o tempo de imposto é uma fonte dos momentos mais estressantes e estressantes. O QuickBooks simplifica sua empresa calculando automaticamente suas despesas e receitas quando elas ocorrem.

Mesmo para a folha de pagamento, uma enorme carga tributária, o imposto é calculado a cada ciclo automaticamente.

Imprima uma cópia de todos os detalhes que seu contador precisa para preparar suas declarações fiscais. Então, você pode enviá-lo para eles rapidamente.

Como usar o QuickBooks

Os proprietários de pequenas empresas geralmente empregam o QuickBooks para gerenciar seu faturamento, pagar suas contas e monitorar seu fluxo de caixa. Também cria relatórios financeiros mensais e anuais e prepara impostos trimestrais ou anuais para empresas. Certos proprietários de empresas lidam com QuickBooks, enquanto outros optam por empregar um contador externo ou interno.

1. Criar e acompanhar faturas

É possível fazer faturas rapidamente e depois imprimi-las ou enviá-las aos seus clientes. O QuickBooks rastreará a receita e acompanhará o valor que cada cliente deve a você. Você pode ver o número de faturas pendentes, também conhecido pelo nome de suas contas a pagar (C/R) e o número de dias em atraso quando você executa um relatório C/R sobre vencimento. Abaixo está um exemplo de relatório de vencimento de contas a receber que você pode baixar do QuickBooks Online:

2. Acompanhe as contas e despesas

QuickBooks rastreia suas despesas e contas automaticamente com a ajuda de sua instituição financeira e uma conta de cartão de crédito QuickBooks para garantir que todas as suas despesas sejam registradas e categorizadas. Se você precisar acompanhar a transação em dinheiro ou cheque manualmente, poderá acompanhar a transação diretamente no QuickBooks em apenas alguns minutos.

Também é possível adicionar faturas ao QuickBooks à medida que elas chegam para que o QuickBooks o ajude a monitorar pagamentos futuros ou contas a pagar. Você pode certificar-se de fazer seus pagamentos a tempo gerando uma conta A/P. O relatório lhe dará informações sobre as contas que estão vencidas e aquelas que não estão. Aqui está um exemplo de um relatório A/P do QuickBooks:

3. Imprima demonstrações financeiras para sua empresa

Se você gerenciar todo o seu fluxo de caixa e saídas no QuickBooks, poderá gerar demonstrativos financeiros que oferecem informações valiosas sobre o desempenho do seu negócio. Além disso, os credores normalmente exigem demonstrações financeiras quando você busca um empréstimo ou linha de crédito sem garantia para pequenas empresas.

Você pode criar as três principais demonstrações financeiras usando o QuickBooks com apenas alguns cliques

• Relatório de lucros e perdas
• Relatório de balanço
• Demonstração dos Fluxos de Caixa

4. Acompanhe o Tempo e Despesas do Funcionário

Funcionários e subcontratados podem registrar seu tempo ao longo do dia, ou um funcionário pode inserir seu tempo semanal quando o funcionário preenche um quadro de horários manual. Qualquer hora inserida e atribuída aos clientes pode ser adicionada à próxima fatura do cliente. Cada despesa inserida pode ser designada para cobrança e atribuída ao cliente. Assim como o tempo, as despesas faturáveis ​​estarão acessíveis para serem adicionadas à próxima fatura do cliente. Não há necessidade do complemento de folha de pagamento para acompanhar os motivos de tempo de faturamento dos funcionários.

5. Folha de pagamento

A folha de pagamento é uma área em que você não deve ser descuidado, fazendo isso manualmente. Cometer erros no cálculo dos contracheques pode resultar em penalidades severas e funcionários insatisfeitos. O QuickBooks oferece uma função de folha de pagamento, que pode calcular e processar a folha de pagamento com a frequência que você desejar. Quando você insere o tempo do empregado da maneira descrita acima, não são apenas as horas que são creditadas em suas faturas, mas também são enviadas para a folha de pagamento. Assim, você tem a certeza de que seus funcionários também serão considerados uma fatura para um cliente cada vez que você faturar.

5. Rastrear Inventário

O QuickBooks rastreará o valor e o preço que seus itens custam. Quando você vende o inventário, o QuickBooks pode alocar uma parte de seu inventário ao CPV. (COGS) instantaneamente que é uma conta de despesa que diminui seus ganhos. Esta é uma parte essencial do cálculo da renda tributável e é um incômodo para executar manualmente. O QuickBooks também pode lembrá-lo de comprar ações automaticamente quando os níveis de estoque estiverem mais baixos.

Abaixo está um exemplo de Relatório de Resumo de Avaliação de Inventário que vem do QuickBooks. Este relatório lista os nomes de seus itens de estoque, bem como a quantidade em estoque, bem como o custo médio e seu valor total

6. Simplifique os impostos

Uma das coisas que o QuickBooks pode oferecer ao seu negócio de pequena escala é reduzir a carga tributária. Preparar sua declaração de imposto de renda é a maior dificuldade de preparar suas despesas e receitas. Se você utilizar o QuickBooks durante cada ano, tudo o que você precisa fazer quando chegar a hora do imposto é imprimir essas informações financeiras. Melhor ainda, com o QuickBooks Online, você pode convidar seu contador para fazer login em sua conta para que ele possa examinar suas finanças e imprimir qualquer informação necessária para preparar sua declaração de imposto.

7. Aceite pagamentos online

Um dos métodos mais eficazes para aumentar a liquidez é dar aos clientes a opção de pagar a fatura online. É possível adicionar o QuickBooks Payments (anteriormente chamado de Intuit Merchant Services) para que os clientes possam pagar diretamente a partir da fatura recebida por e-mail. O QuickBooks Payments é semelhante a outros serviços comerciais. Mas, como está totalmente integrado ao QuickBooks, a transação, as cobranças de cartões de crédito e um depósito em dinheiro são registrados automaticamente quando ocorrem.

8. Digitalizar recibos

Outro fator importante para tornar a preparação de impostos uma tarefa fácil é manter seus recibos organizados no QuickBooks. Todos os assinantes do QuickBooks Online podem baixar o aplicativo QuickBooks em seus smartphones gratuitamente, tirar uma imagem do recibo e carregá-lo no QuickBooks Online em apenas alguns minutos. Não haverá mais recibos perdidos ou recibos de conexão com transações bancárias transferidas. O QuickBooks permite que você conecte um recibo à transação bancária à qual ele corresponde. É possível fazer upload de uma quantidade ilimitada de recibos no QuickBooks, pois os recibos são salvos na nuvem junto com seus dados pessoais.

9. Acompanhar Quilometragem

Muitos funcionários e autônomos utilizam seus veículos pessoais por motivos comerciais. Isso permite uma redução de impostos de 58,5 centavos por cada milha até 2022. Para ser elegível para a dedução, você precisará manter um registro que inclua as datas, a milhagem e o motivo da sua viagem.

O QuickBooks torna isso incrivelmente simples. Seu aplicativo móvel utilizará o GPS do seu telefone para detectar o momento em que você está em um veículo em movimento. Depois disso, você pode examinar suas viagens, marcá-las como comerciais ou pessoais e declará-las facturáveis ​​a um cliente. As despesas de milhagem faturáveis ​​serão adicionadas automaticamente à próxima fatura que você preparar para o cliente.

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