O que é um PABX? O Guia Definitivo para Sistemas de Troca de Filiais Privadas

À medida que sua empresa se expande de uma startup para um negócio próspero com funcionários, você desejará fornecer conectividade telefônica à sua equipe. Para fazer isso, você se encontrará pesquisando sistemas de PBX (Private Branch Exchange).
Neste guia, detalhamos todos os fundamentos que você precisa saber sobre as soluções modernas de PBX. Mesmo que você nunca tenha gerenciado um PBX antes, poderá pular para as partes que são importantes para você.

O que é um PABX?

Um PBX é um acrônimo para Private Branch Exchange, que é uma rede telefônica privada que permite que os usuários conversem entre si. Diferentes componentes de hardware funcionam em conjunto para fornecer conectividade à rede telefônica.
Um PBX opera a rede telefônica interna de uma empresa. Um sistema PBX gerencia o roteamento e recursos avançados de chamada para chamadas de entrada e saída.

Configurar um PBX não é uma tarefa fácil. Uma empresa conta com a ajuda de um ou mais administradores de sistemas com décadas de experiência em telecomunicações. Você também precisaria de espaço físico para colocar o sistema PBX no escritório, como um armário ou sala de servidores.
Para apreciar melhor os recursos e benefícios de um PBX de nível comercial, precisamos primeiro falar sobre o sistema telefônico como um todo.

Tornando-se um operador de telefone com um PBX

O sistema telefônico tradicional é conhecido como Plain Old Telephone System ou POTS , para abreviar. É baseado no par trançado de fios da companhia telefônica local até o prédio. O POTS é básico, confiável e não mudou muito em 140 anos.
Os provedores de serviços telefônicos conectam chamadas com outros usuários usando a rede telefônica comutada publicamente ( PTSN ) no protocolo ISDN (Integrated Services Digital Network). O PSTN permite que um cliente da Verizon ligue para um cliente da AT&T, bem como chamadas de patch localmente.
Fornecer um serviço telefônico a uma empresa pode ser caro. Uma típica conta de telefone comercial tradicional pode facilmente chegar aos milhares todos os meses, apenas para cem linhas.
Tem que haver uma maneira melhor.

Um PBX permite que uma empresa opere um sistema telefônico interno e use menos linhas telefônicas da companhia telefônica. Os principais sistemas PBX podem gerenciar correio de voz, atendedores automáticos e mensagens gravadas. Isso também inclui extensões de telefone para todos na empresa.

O PBX baseado em nuvem redesenhou como as empresas lidam com chamadas telefônicas, oferecendo uma atualização significativa para as limitações do passado. Antes, os PBXs eram proprietários e muito difíceis de manter.

Hoje, os sistemas de PBX evoluíram bastante. Não mais dependentes da companhia telefônica local, as chamadas são feitas usando a tecnologia Voice over Internet Protocol ( Voip ). Em vez de linhas analógicas, o entroncamento SIP pode estabelecer conectividade por uma fração do custo.

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Os sistemas PBX capacitam os líderes de TI a manter seus dispositivos existentes com um backbone totalmente digital, atribuindo diferentes números de telefone comercial a diferentes ramais. Como alternativa, um PBX em nuvem combina o melhor dos dois mundos com uma implantação de sistema telefônico totalmente gerenciado.

Agora que sabemos o objetivo de uma central privada, vamos aprender sobre os benefícios de um PBX moderno para comunicações comerciais.

Benefícios do sistema PBX para empresas

Não é todo dia que as empresas desejam especificamente configurar seu sistema telefônico . Tem que haver algo para eles moverem seu serviço telefônico para a nuvem .
Empresas grandes e pequenas desfrutam dos impressionantes recursos de um PBX. Aqui estão as principais razões pelas quais as empresas usam um PBX:

1. Gerencie e conclua chamadas em uma programação específica e pré-programada. Você pode escolher a direção da “ramificação” e definir suas próprias regras na árvore da rede PBX. As operadoras podem restringir ou permitir a discagem internacional conforme necessário para evitar altos custos.
2. Transfira chamadas entre usuários e departamentos com facilidade. Estabeleça e mantenha conexões sem interromper chamadas. Você pode transferir chamadas de forma eficaz por meio de uma transferência morna ou fria. De qualquer forma, você pode transferir chamadas de forma confiável.
3. Personalize as saudações com mensagens gravadas, incluindo a escolha da música para o seu negócio. Esse recurso é uma maneira fantástica de alertar os clientes sobre um problema de venda ou serviço.
4. Operar um call center para ajudá-lo a gerenciar uma equipe de vendas ou departamento de suporte ao cliente. Embora caro, um PBX pode manter chamadas de entrada e saída em uma fila com base em suas limitações físicas. Um PBX baseado em nuvem pode lidar com mais chamadores e distribuí-los para as pessoas ou equipes desejadas.
5. Conecte vários locais de escritório com o mesmo sistema telefônico para que os funcionários possam conversar entre si. Em vez de gerenciar sistemas telefônicos separados, você usaria um PBX para lidar com esse roteamento de chamadas.

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Hoje, as empresas pretendem configurar seu PBX como um sistema telefônico em nuvem com recursos de PBX gerenciado em vários locais e usuários. Essa abordagem permite maior flexibilidade a um preço acessível.

Tipos de sistemas telefônicos PBX

Os sistemas telefônicos PBX existem em algumas variedades diferentes para atender a praticamente qualquer necessidade comercial. Como os aplicativos de negócios migraram para a nuvem, os PBXs também migraram.

Aqui estão algumas das principais diferenças em resumo:

Existem algumas opções a serem consideradas para o seu PBX: hospedado, local e híbrido.

PABX hospedado

Um PBX hospedado também é chamado de Cloud PBX, Virtual PBX ou IP PBX. Geralmente é incluído como parte de uma plataforma de comunicação unificada que permite conectar e rotear linhas internas e externas em um único sistema.

Com um sistema PBX hospedado, você pode gerenciar todos os telefones de seus funcionários a partir de seu navegador da web. Por ser hospedado na nuvem em vez de em um servidor físico, quase qualquer dispositivo em qualquer lugar do mundo com conexão à Internet pode usar o sistema, incluindo computadores, telefones celulares e telefones IP.

Basta conectar dispositivos novos ou existentes e pronto. Você pode ajustar os recursos do PBX, como transferência de chamadas, gravação de chamadas, transcrição de correio de voz, roteamento de chamadas, atendedores automáticos, resposta de voz interativa (IVR), música de espera, encaminhamento de chamadas e muito mais em um portal online.

E você pode navegar pela configuração online em minutos, não em semanas. Como você gerencia diretamente este PBX baseado em nuvem, todos os dispositivos estão sob seu controle. A manutenção está incluída no custo mensal, então você não depende de um consultor ou profissional de TI interno para resolver problemas.

A maioria dos sistemas IP PBX modernos oferece recursos adicionais que você não encontrará nos sistemas de linha fixa. Por exemplo, um PBX VoIP pode se conectar ao software de CRM da sua empresa, rotear chamadas recebidas para telefones celulares, lidar com grandes chamadas de conferência e integrar-se a outros canais de comunicação, como SMS ou videoconferência.

Melhor ainda, um PBX baseado em nuvem é mais econômico do que um sistema local. Seus recursos são atualizados regularmente e você não precisará gastar tempo configurando e mantendo a infraestrutura de rede.

PBX local

Um PBX local é um sistema de comunicação interno para lidar com chamadas recebidas e efetuadas. É o método tradicional que tem sido usado por gerações e é essencialmente uma versão automática do quadro manual.

Os sistemas PBX locais requerem um servidor local e fiação manual para cada telefone comercial. Isso resulta em um custo inicial relativamente alto de cerca de US$ 1.000 por linha, além de taxas de manutenção (consultoria) ocasionais.

Os sistemas PBX no local já foram a única opção, mas hoje são limitados e de custo proibitivo para a maioria das empresas. A tecnologia subjacente em que os sistemas PBX foram construídos - telefones fixos - está se tornando menos relevante a cada ano. E um sistema PBX tradicional carece de muitos dos recursos avançados que você terá com um sistema telefônico comercial moderno.

Eles também são mais vulneráveis ​​a ameaças de segurança. De acordo com a FCC , alguns golpes telefônicos visam funcionários inocentes que usam sistemas PBX legados para retransmitir chamadas internacionais caras.

Como proprietário de uma empresa, a pergunta que você deve fazer a si mesmo é: “Será que nosso PBX rende mais valor todos os anos? Estamos gastando muito gerenciando isso?” No que diz respeito à depreciação dos ativos, os sistemas PBX locais são caros para manter, dimensionar e configurar.

PABX Híbrido

Um PBX híbrido adapta um sistema PBX local para uso com telefonia VoIP. Ele usa uma tecnologia chamada entroncamento SIP para fornecer serviço de voz para o sistema PBX da sua empresa. Este serviço de voz multicanal está disponível sem alterar outros recursos do PBX. À medida que sua empresa cresce, você adiciona mais canais sem precisar instalar a fiação que um sistema local exige.

Para empresas que não podem arcar com uma revisão completa, configurar um PBX híbrido com um provedor de tronco SIP de primeira linha é uma opção válida. Ele fornece ao seu PBX uma nova escalabilidade e menores custos de comunicação com o mesmo hardware.

Apesar desses benefícios, no entanto, os sistemas híbridos ainda são limitados pelos requisitos de um PBX local. Eles exigem configuração inicial, espaço no servidor e custos contínuos de manutenção de TI. Embora seja uma boa opção para fazer a transição de um sistema legado para a tecnologia VoIP, poucas empresas se beneficiariam com a instalação de um novo sistema híbrido.

Comparação de PBX: PBX local x PBX hospedado

A comparação de sistemas PBX locais e hospedados pode ajudá-lo a fazer a escolha certa para o seu negócio. Esteja você pesquisando sistemas PBX para você ou para um cliente, você pode reconhecer os benefícios rapidamente.

Agora, vamos ver as vantagens e desvantagens de cada tipo de PBX.

Prós e contras do PBX local

Prós e contras do PBX hospedado na nuvem

Para startups, pequenas empresas e empresas em 2023 e além, um PBX hospedado é a maneira preferida de configurar o serviço telefônico para sua empresa. Você economizará muito estresse e orçamento.

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Como escolher o tipo certo de PABX para sua empresa

Se você está decidindo qual sistema PBX usar, a melhor maneira de começar é olhando para o sistema que você já possui.

Para organizações com um sistema PBX local existente, pode fazer sentido investir em um sistema híbrido. Isso adaptará seu hardware de PBX existente para usar VoIP, resultando em melhor qualidade de chamada, segurança e recursos avançados.

Para empresas começando do zero sem um sistema telefônico, um sistema hospedado é uma escolha clara. Ele foi desenvolvido para o trabalho moderno e possui recursos para trabalho remoto e escalabilidade quase infinita.

As empresas que optam por um PBX hospedado ou sistema híbrido com entroncamento SIP podem reduzir seus custos de telecomunicações em 60%.

Há uma razão pela qual se espera que as comunicações baseadas em nuvem cresçam a uma taxa composta de crescimento anual de 13% até 2031. É um sistema moderno que está ajudando a trazer as comunicações de pequenas empresas para o século XXI.

Ao escolher um provedor de VoIP, procure esses recursos.

• Confiabilidade. Um PBX moderno é inútil se estiver offline. O padrão do setor é de 99,99% ou mais de tempo de atividade e, dependendo do seu plano, muitas vezes você pode obter um contrato de nível de serviço (SLA) garantindo o tempo de atividade.
• Custo. Escolha um provedor que ofereça planos que caibam no seu orçamento.
• Segurança. Procure um provedor com monitoramento 24/7/365 e auditorias como certificação SOC 2 ou ISO/IEC 27001. Considere recursos adicionais, como criptografia de chamadas.
• Flexibilidade. Os sistemas modernos funcionam com telefones de mesa VoIP físicos, bem como softphones que você pode usar em computadores ou smartphones.
• Apoiar. Se algo der errado, você precisa de uma equipe em quem possa confiar. O Nextiva tem suporte ao cliente premiado e 94% de satisfação do cliente .

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Adapte um PBX à sua empresa — não o contrário

Não importa qual PBX você escolha, você deve se esforçar para garantir que ele atenda às necessidades da sua empresa. A forma como trabalhamos mudou muito em duas décadas. Seu PBX não deveria acompanhar você?

Uma das conclusões fundamentais aqui é que você não pode decidir apenas com base no preço de etiqueta de um sistema telefônico comercial.

Avalie a trajetória de crescimento da sua empresa e o alcance das comunicações internas e externas. Ninguém conhece o seu negócio melhor do que você.