O que é uma 'fatura aberta'?

As faturas de ' faturas abertas ' e ' faturas fechadas ' são termos frequentemente usados ​​em negócios e contabilidade.

Mas o que são exatamente? Por que eles são importantes? E que tipos de faturas em aberto existem?

Existem muitos fatores que influenciam o status das faturas. Vamos explicar os pontos de diferença e como você pode influenciá-los.

Definição de fatura aberta

Uma fatura em aberto (também conhecida como fatura pendente ) é simplesmente uma fatura emitida pelo vendedor/fornecedor, mas ainda não paga (ou totalmente paga) pelo comprador/cliente.

Uma fatura é considerada uma fatura fechada uma vez que tenha sido totalmente processada e paga.

O pagamento de faturas pode permanecer em aberto por vários motivos, alguns bons e outros ruins. Discutiremos alguns deles mais adiante.

Mas primeiro, vamos olhar um pouco mais de perto as faturas.

O que são faturas?

Em seu nível mais básico, uma fatura (às vezes conhecida como fatura ou guia ) é um documento que detalha os custos e as condições de pagamento dos serviços ou produtos vendidos.

Ele é enviado pelo vendedor /serviço/prestador ao comprador /usuário do serviço e lista as informações de ambas as partes. Também estipula quando e onde o pagamento é devido. Estas são as condições de pagamento.

A própria palavra 'fatura' vem originalmente de meados do século XVI. ' Invoy ', que veio da palavra francesa ' envoyer ', que costumava significar ' enviar '.

No inglês moderno, uma fatura é tecnicamente uma ' fatura de vendas ' para o vendedor e uma ' fatura do comprador ' para o comprador.

Por que as faturas são importantes

As faturas não apenas detalham as compras e facilitam as transações, mas também fornecem detalhes usados ​​para pagar impostos ou resolver disputas comerciais.

O monitoramento de suas faturas é uma grande parte do seu trabalho (ou do departamento de contabilidade) de contas a receber .

Um processo de faturamento mal organizado afetará negativamente seu fluxo de caixa e o deixará propenso a perder faturas pendentes.

A forma como você emite faturas também é importante.

Por exemplo, o envio de faturas consolidadas pode ajudá-lo a facilitar a vida do departamento de contabilidade de seus clientes. Isso pode, em última análise, promover a fidelidade do cliente e pagamentos pontuais.

Melhore o processo de processamento de faturas com automação

O processamento de faturas envolve várias etapas, incluindo processos de aprovação, pagamentos, advertências (envio de lembretes em faturas em aberto) e faturas de notas de crédito (notas que significam alterações feitas nos valores das faturas).

Você pode economizar muito trabalho (ou ao seu departamento de contas a pagar) automatizando muitas dessas etapas.

5 motivos para uma fatura em aberto

Existem muitas razões pelas quais as empresas podem ter faturas em aberto. Abaixo estão cinco dos mais comuns.

1. Pagamento parcial

Pagamentos parciais de faturas podem ocorrer por design ou por acidente.

Por exemplo, muitas empresas trabalham em projetos em que não solicitam um único pagamento por um serviço ou pedido.

Em vez disso, eles pedem parte do pagamento adiantado e o restante na conclusão do projeto.

Esse tipo de transação pode ocorrer por vários motivos. É particularmente valioso quando os serviços de uma empresa ocorrem por um período prolongado – ambas as empresas estarão cientes de que o incentivo é removido se todo o pagamento preceder a conclusão do trabalho.

Também pode ser porque o valor total final do projeto pode ser difícil de estimar no estágio inicial da cooperação, ou os serviços precisos a serem fornecidos posteriormente dependem do desempenho inicial.

2. Erro na fatura

Pode haver um problema com algumas informações em sua fatura, como o número da fatura, itens de linha, dados bancários, até mesmo a data listada etc.

Na maioria dos casos, o departamento de contas do seu cliente simplesmente o notificará sobre o erro, que você poderá corrigir e devolver.

Em muitos casos, isso causará um atraso no envio dos pagamentos.

3. Acordo contestado

Em outras situações, uma fatura em aberto pode ocorrer porque o cliente está insatisfeito com os serviços prestados ou mesmo contesta que o acordo comercial foi mantido.

Nesse cenário, um departamento de contabilidade pode ter sido instruído a pagar apenas o valor total. Ou talvez tenha havido uma falha de comunicação entre as empresas e um desconto no saldo final foi prometido por um vendedor.

Em algumas situações, o fornecedor já pode esperar e concordar com o que é devido na fatura. Em outros, eles podem precisar tomar medidas em direção a uma disputa.

4. Tempo de processamento do departamento de contabilidade

Cada empresa é diferente. O departamento de contas da empresa com a qual você está trabalhando pode levar mais tempo para processar e transferir fundos do que outros.

Isso pode deixar você com uma fatura em aberto por mais tempo do que o esperado. Como fornecedor, a única maneira real de lidar com isso é entrar em contato com seu cliente e rastrear sua fatura.

A cobrança, ou cobrança automática, é um método de rastreamento de contas a pagar. Você também pode solicitar que o cliente o notifique quando sua fatura em aberto se tornar uma fatura fechada.

5. Tempo de processamento do pagamento

Ao contrário do pagamento direto com dinheiro, a entrega de pagamentos para compras eletronicamente leva tempo.

A duração de cada pagamento depende do provedor de processamento de pagamento e do valor que está sendo pago.

Na maioria dos casos, as transferências bancárias são instantâneas.

No entanto, os bancos podem atrasar algumas transações, principalmente se forem de valor significativo ou relativamente incomum para aquela empresa. Isso é simplesmente parte da diligência dos bancos e não é motivo para alarme.

O tempo necessário para processar um pagamento também aumentará se for um pagamento internacional.

Conclusão

As faturas em aberto são mais comuns do que você imagina.

As próprias faturas são tecnicamente sempre faturas em aberto ou faturas fechadas. Você pode até mesmo atribuir intencionalmente uma fatura aberta à conta de um cliente para oferecer flexibilidade nos pagamentos e ganhar vantagem sobre a concorrência.

No entanto, em termos práticos, as faturas em aberto geralmente são resultado de um problema no processo de pagamento ou de um acordo de pagamento parcial.

Eles podem ocorrer por vários motivos, incluindo erros, disputas ou problemas de processamento de pagamentos.

Melhorar as práticas recomendadas de processamento de faturas é uma maneira de diminuir a probabilidade de faturas em aberto indesejadas, assim como a automação.

Ao dominar o controle de suas faturas em aberto, você pode melhorar o fluxo de caixa do seu negócio. A longo prazo, isso sustenta o sucesso e o crescimento do seu negócio.