O que é Comunicação Interna? O que você precisa saber

Para qualquer organização, uma forte estratégia de comunicação interna manterá todos na mesma página e estabelecerá a precedência de um ambiente colaborativo. Isso constrói a unidade da equipe e faz com que os funcionários se sintam valorizados.

O que é comunicação interna ? É inclusão. É cuidar de seus funcionários e fazê-los se sentirem valorizados pelo que fazem todos os dias. Esta é a chave para o seu sucesso. O objetivo de uma estratégia de comunicação forte é unir sua força de trabalho em sua mensagem, para que ela trabalhe em conjunto como uma equipe e fomente o envolvimento dos funcionários. Se você cuidar de seus funcionários, o sucesso virá.

"Os clientes não vêm em primeiro lugar. Os funcionários vêm em primeiro lugar. Se você cuidar de seus funcionários, eles cuidarão dos clientes." - Richard Branson , fundador do The Virgin Group.

Empresas com funcionários engajados são 21% mais lucrativas porque seus funcionários são 17% mais produtivos, de acordo com um estudo da Gallup.

A produtividade aumenta porque seus funcionários são apaixonados por seus empregos e por onde trabalham. É uma regra simples que todos os executivos precisam entender e não deve ser surpresa. Apoiar os funcionários leva a uma melhor produtividade, o que leva a maiores lucros. Faça o melhor que puder para apoiar seus funcionários.

A responsabilidade de uma empresa é servir o cliente. A responsabilidade da liderança é servir seu pessoal para que seu pessoal possa servir melhor ao cliente. Se os líderes deixarem de servir seu pessoal em primeiro lugar, o cliente e a empresa sofrerão.

— Simon Sinek (@simonsinek) 29 de março de 2018

Para apoiar seus funcionários, você precisa implementar as práticas culturais corretas. As pessoas em toda a organização precisam saber que a colaboração é uma obrigação. As pessoas devem trabalhar juntas, encorajar umas às outras, trocar ideias umas com as outras e ouvir as perspectivas de pessoas diferentes.

Eles também precisam ter as ferramentas certas à sua frente. O software de comunicação e colaboração é fundamental para a comunicação interna. Certifique-se de fornecer aos funcionários ferramentas que eles realmente usarão e treiná-los adequadamente para que não tenham barreiras ou obstáculos.

“Acredito muito que qualquer ferramenta que aprimore a comunicação tem efeitos profundos em termos de como as pessoas podem aprender umas com as outras.” - Bill Gates , cofundador da Microsoft.

Existe um claro benefício para a comunicação interna em qualquer organização, mas o que é comunicação interna? E como você pode implementá-lo?

Significado da Comunicação Interna

O que é comunicação interna?

A comunicação interna é o sistema de processos e suporte cultural no local de trabalho que estimula os funcionários a permanecerem conectados, informados e colaborarem uns com os outros.

As comunicações internas precisam fazer parte da cultura da sua empresa para que os funcionários entendam que a colaboração não é apenas bem-vinda, mas incentivada. Sua estratégia de comunicação interna requer as ferramentas certas que fazem sentido para sua organização específica e seus processos. Por exemplo, se sua organização for totalmente remota, tiver que obedecer a regulamentações de conformidade rígidas e trabalhar internacionalmente em vários fusos horários, exigirá ferramentas e políticas diferentes de uma organização que não o faça.

Uma estratégia de comunicação interna une sua força de trabalho, cria trabalho em equipe e faz parte da cultura da sua empresa. Valorizar seus funcionários, incentivá-los a trabalhar juntos e mantê-los envolvidos na tomada de decisões leva a uma cultura mais forte da empresa e a melhores resultados.

Os benefícios de uma boa comunicação interna

Uma forte estratégia de comunicação interna beneficia seus funcionários, fazendo com que eles se sintam envolvidos, valorizados e mais conectados ao seu trabalho.

Mas o que é comunicação interna para a organização?

É uma forma de aumentar a produtividade. Com todos os seus funcionários na mesma página, trabalhando juntos e se sentindo mais valorizados e conectados ao seu trabalho, eles serão mais produtivos.

Se você acha que sua organização já tem uma cultura forte, pense novamente.

Apenas 27% dos funcionários dos EUA acreditam fortemente nos valores de sua empresa, de acordo com a Gallup. Isso significa que a grande maioria dos funcionários dos EUA não se sente apaixonada pela missão de sua organização. Eles não têm uma forte conexão com seu trabalho ou com a marca para a qual trabalham. É provável que sua força de trabalho não esteja na mesma página.

Embora essa estatística possa ser reveladora, ela também apresenta uma oportunidade. Se sua força de trabalho estiver no mesmo nível de outras, pense em como ela poderia ser muito mais produtiva com apenas algumas pequenas melhorias em sua estratégia de comunicação interna.

Melhor Comunicação Interna

Para melhorar a comunicação interna, você precisa das ferramentas de comunicação interna corretas. Os aplicativos em nuvem permitem que os usuários colaborem e se comuniquem de qualquer lugar. Você pode editar um documento em tempo real, compartilhar arquivos e conversar cara a cara por meio de bate-papo por vídeo.

Existem muitas ferramentas por aí que permitem que você faça quase tudo, e cabe a você encontrar as certas para resolver os problemas de sua organização específica. O que permite que sua estratégia de comunicação interna prospere depende de ferramentas e cultura. Escolher as ferramentas certas é uma grande parte disso, e isso depende de você e de seus colegas, assim como construir a cultura certa.

Cada pessoa que trabalha na sua organização tem um enorme impacto na cultura da sua empresa, especialmente se você trabalha em uma pequena empresa. É extremamente importante manter isso em mente durante o processo de contratação. Contrate pessoas que correspondam aos valores da sua marca. Traga pessoas que são colaborativas, que realmente querem aprender e são apaixonadas pelo que sua organização faz. Isso é exatamente o que faz uma boa contratação para o seu local de trabalho.

Comunicações internas levam a um melhor ambiente de trabalho

O que é comunicação interna? Isso significa uma melhor cultura no local de trabalho.

Se você infundir seus valores culturais em seu processo de contratação, depois de um tempo você terá um grande número de funcionários que se encaixam exatamente no que você está tentando construir. Será mais fácil vender seus valores às pessoas se você as contratar sabendo que são uma boa combinação.

Quando seus funcionários compram a missão da sua empresa, isso estimula o engajamento dos funcionários em sua organização. Isso leva a uma maior produtividade, pois eles estão mais conectados aos seus empregos e mais apaixonados pela sua marca. E isso leva a uma melhor rentabilidade.

De fato, equipes altamente engajadas tendem a apresentar lucratividade 21% maior do que as não engajadas. E quando as equipes estão altamente engajadas, elas exibem mais energia, maior paixão e propósito e tendem a ser mais criativas na solução de problemas.

Quando eles estão mais conectados à sua organização, é menos provável que saiam.

Benefícios de Comunicação Interna e Engajamento de Funcionários

Há uma série de razões pelas quais você deseja uma comunicação forte e o envolvimento dos funcionários em toda a sua organização, e as comunicações internas são um grande impulsionador disso.

De acordo com um white paper publicado por Robert Walters, 74% dos profissionais se sentem desmotivados quando estão em uma organização quando não têm um ajuste cultural ruim, e 47% disseram que lutam para trabalhar de forma eficaz. Um esmagador 69% desses funcionários quer deixar o emprego o mais rápido possível.

Mas quando os funcionários são apreciados e sentem que são uma parte valiosa da equipe, isso tem um efeito oposto. Os funcionários que sentem que suas vozes são ouvidas têm 4,6 vezes mais chances de se sentir empoderados e realizar seu melhor trabalho, de acordo com a Salesforce.

Funcionários engajados são motivados e apaixonados pelo que fazem. Eles acreditam em sua organização e em seu papel nela e querem fazer o melhor que podem. Quando você tem uma equipe inteira de pessoas que se sentem assim, apenas coisas boas acontecem.

Como é o processo de comunicação interna hoje?

Sua estratégia de comunicação interna pode exigir uma mudança nos processos de negócios. Você precisa incentivar a comunicação aberta com seus funcionários. Deixe-os saber que suas vozes são importantes, estando aberto às suas ideias.

Você também precisa reconhecer os funcionários pelo trabalho que fazem. Pequenas coisas, como um e-mail para toda a empresa ou uma mensagem do Slack, destacando uma pessoa ou uma equipe de pessoas, podem ajudar muito. Assim como se gabar de seus funcionários em uma plataforma de defesa de funcionários, onde seus colegas podem compartilhar a boa palavra com suas redes sociais.

Você quer criar um ambiente onde as pessoas saibam que são valorizadas, suas vozes e sucessos são importantes e elas têm liberdade para compartilhar ideias com colegas e gerência.

Avalie a estratégia atual e identifique as barreiras

O que está impedindo você de implementar essa cultura da empresa? Talvez não seja uma barreira cultural. Talvez você não tenha as ferramentas certas no lugar. Este é um problema comum, especialmente para funcionários remotos.

Você quer identificar a diferença entre onde quer estar e onde está agora. O que está te segurando? O que você está fazendo agora que não está de acordo com onde você quer ir?

Identificar essas barreiras internas de comunicação é o primeiro passo para transformá-las. Faça com que seus executivos e gerentes informem à organização que você deseja que os funcionários peçam ajuda uns aos outros e aos gerentes. Você quer que os funcionários compartilhem ideias uns com os outros. Incentive-os a fazer isso e coloque seus processos e estratégia de comunicação em prática.

Planeje uma Estratégia de Comunicação Interna Aprimorada

Para conseguir que as pessoas participem de um ambiente de trabalho mais colaborativo, você precisa comunicar a elas o que está tentando realizar e fazer com que as pessoas em sua organização sejam os exemplos da meta.

Se o seu local de trabalho é muito isolado e as pessoas não tendem a se ajudar ou colaborar, a introdução de ferramentas de comunicação interna será uma grande mudança na cultura da sua empresa. Você deseja comunicar sua estratégia de comunicação interna de cima para baixo. Faça com que sua equipe executiva informe os funcionários sobre a direção em que você está se movendo e faça com que pessoas influentes em toda a empresa adotem desde o início.

Se os funcionários ainda não se sentirem à vontade com a mudança de um ambiente colaborativo e se comunicarem com mais frequência quando os executivos encorajarem, eles ficarão quando virem pessoas influentes no local de trabalho fazendo mais disso. A mudança será mais aceita pelos funcionários quando virem outros funcionários fazendo isso.

Incentive os departamentos a realizarem reuniões individuais semanais entre os funcionários e seus gerentes para incentivar a transparência e o trabalho em equipe. Esta não deve ser uma reunião de avaliação de desempenho. Em vez disso, deve ser uma maneira de trabalhar juntos, permanecer na mesma página e trocar ideias.

Os departamentos e a organização como um todo devem ter reuniões abertas com o resto do departamento e com o resto da organização, respeitosamente, onde os funcionários conhecerão as metas, como está o departamento ou organização, iniciativas futuras e muito mais.

Ser transparente faz com que os funcionários se sintam incluídos e constrói essa forte conexão entre o funcionário e a organização.

Compra de todas as equipes

A comunicação empresarial interna não é segmentada por departamento. Não é segmentado por tipos de pessoas. É algo que você quer que toda a sua empresa faça. É por isso que você precisa de toda a sua empresa para comprar.

Você precisa trabalhar com os líderes de cada departamento para que eles saibam o que você está tentando realizar e atender às suas solicitações. Se você deseja que as pessoas trabalhem juntas e colaborem em toda a sua organização, a introdução de sua iniciativa é um ótimo ponto de partida.

As pessoas podem ser resistentes à mudança. Por exemplo, você poderia ter uma organização usando o AOL Instant Messenger para uma ferramenta de colaboração, apesar do fato de ter se descontinuado anos atrás e não ser popular por quase duas décadas. Se ainda funciona internamente em uma organização que tem muitos funcionários que tiveram seus empregos desde os dias de glória do AIM, então eles ainda podem usá-lo.

Introduzir uma nova ferramenta de comunicação como o Slack seria um grande choque para essas pessoas. Já imaginou pular do AIM para o Slack? É uma interface completamente diferente, e há muito mais recursos. As pessoas podem não gostar de usá-lo no início, e algumas podem nem tentar.

Você tem que trabalhar com essas pessoas para convencê-las, em vez de apenas dar a elas uma nova ferramenta e esperar que elas comecem a usá-la regularmente por conta própria.

Talvez existam ferramentas específicas que eles gostem mais do que outras. Talvez haja metas que eles queiram ajustar. Quaisquer que sejam seus pedidos e ideias, ouça-os e pense seriamente, mas ajude-os a aceitar novas ideias também.

Escolher e definir ferramentas

Em muitos casos, sua estratégia de comunicação tem tudo a ver com suas ferramentas. Mas o que é comunicação interna e quais são as ferramentas que você pode usar para melhorá-la?

Ferramentas que permitem que os funcionários trabalhem juntos com facilidade e colaboração são ótimas ferramentas de comunicação interna. Se as pessoas em sua organização não puderem trabalhar juntas facilmente devido às limitações de uma ferramenta que você possui, considere substituir essa ferramenta.

Existem muitos aplicativos em nuvem que podem ajudar em seus esforços de comunicação interna, seja você uma força de trabalho remota ou todos sob o mesmo teto. O Microsoft Teams e o Slack são ótimos para mensagens, enquanto o Zoom, o Skype e o Cisco Webex, entre outros, ajudam nas conversas e apresentações cara a cara por meio de bate-papo por vídeo.

Você pode colaborar de várias maneiras com o Microsoft Office 365 ou o G Suite do Google Cloud. E há uma série de aplicativos para escolher para trabalhar com outras pessoas em tempo real na edição de páginas da Web, vídeos, trabalhar com contatos de clientes e muito mais.

Em termos de ajudar os funcionários a entrar na mesma página e manter suas mensagens em linha em toda a força de trabalho, ferramentas de defesa de funcionários, como o GaggleAMP, são uma ótima maneira de reforçar seus esforços de comunicação interna.

Usando canais de comunicação internos, você pode ter discussões e compartilhar conteúdo em um jardim murado que ninguém de fora da sua organização pode ver. No entanto, se o Gaggle Manager (como gostamos de chamar nossos administradores) gostar do conteúdo que um funcionário compartilha, ele pode pegar essa postagem e sugerir a todos os funcionários ou selecionar grupos para compartilhar externamente em suas plataformas de mídia social.

Essa é uma grande vantagem em sua estratégia de comunicação interna. Você poderá ver qual conteúdo os funcionários acham que todos na organização devem compartilhar. Com o tempo, você terá uma ideia melhor de quais tipos de conteúdo os funcionários gostam, para poder sugerir postagens que eles gostam para torná-los mais ativos nas mídias sociais. Você também terá muito mais facilidade na curadoria de conteúdo, pois eles sugerirão conteúdo para você.

O que é comunicação interna? É ouvir outros funcionários, colocar todos na mesma página e colaborar em iniciativas.

Avaliação frequente

Sua estratégia de comunicação interna nunca está completa.

Você chegará a um ponto em que ficará feliz com isso e terá realizado o que queria, mas precisa continuar. Certifique-se de que continue fazendo parte de seus esforços de contratação em toda a organização. Certifique-se de que ainda está funcionando bem em cada departamento e em toda a organização.

Você deseja verificar como essas áreas e outras estão funcionando de vez em quando. Eventualmente, você verá uma mudança em sua cultura, na atitude de seus funcionários e na produtividade e nos lucros da comunicação interna.