Como vencer através do planejamento financeiro

Vantagens e benefícios do planejamento financeiro

Finanças é um assunto complexo para navegar para os proprietários de pequenas empresas. Gerenciar as flutuações de caixa no dia-a-dia, pagar fornecedores em dia e buscar recebíveis pode ser um trabalho de tempo integral por si só. É um desafio encontrar tempo para planejar suas finanças futuras, mas é ainda mais desafiador crescer de forma consistente e lucrativa sem um planejamento financeiro cuidadoso e sem gerenciar seu fluxo de caixa.
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É por isso que tantas grandes empresas têm equipes dedicadas de análise e planejamento financeiro. As equipes de FP&A gastam seu tempo prevendo, orçando e analisando as finanças de sua empresa para apoiar as decisões que seus Diretores Financeiros tomam para atingir os objetivos de sua empresa.
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Uma pequena empresa não tem necessariamente o luxo de ter sua própria equipe de FP&A com o proprietário usando muitos chapéus diferentes, então estamos aqui para ajudar. Aqui está uma visão geral do que é planejamento financeiro básico e como você pode implementar processos em sua empresa para facilitar sua vida e levar sua empresa para o próximo nível.

O processo de planejamento financeiro

Em suma, o planejamento financeiro se resume a duas perguntas - onde você vai gastar seu dinheiro e de onde você vai conseguir esse dinheiro? Para saber onde você vai gastar seu dinheiro, você precisa ter um objetivo para onde você quer que seu negócio esteja.
E para saber de onde você vai tirar o dinheiro, você precisa saber de quanto vai precisar, quando vai precisar e quanto pode pagar pelo acesso ao dinheiro.
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Abaixo estão uma série de etapas que podem ajudá-lo em seu processo de planejamento financeiro. Usaremos uma empresa de comércio eletrônico chamada Uncle Tom's Umbrellas Ltd para colocar algumas das etapas em exemplos práticos.

Primeiro passo: Estabeleça uma meta

O primeiro passo em qualquer planejamento financeiro é definir uma meta a ser alcançada. As metas de planejamento financeiro podem ser desde o ponto de equilíbrio até a venda bem-sucedida de sua empresa, atingir uma meta de receita anual e contratar um certo número de pessoas. Seja qual for o objetivo, você precisará garantir que seja SMART – ou seja, Específico, Mensurável, Atingível, Relevante e Baseado no Tempo. Para o planejamento financeiro, dadas as dificuldades em prever o futuro, é bom ter uma meta específica de finanças no médio prazo (1-5 anos). Além disso, é um desafio criar planos financeiros definitivos devido ao potencial de mudanças inesperadas.

Exemplo de guarda-chuvas do tio Tom:

O Tio Tom gostaria de vender seu negócio por £ 100 milhões em 10 anos, mas atualmente está vendendo £ 120 mil em guarda-chuvas por ano e obtendo £ 12 mil de lucro líquido a cada ano, uma margem de lucro líquido de 10%.

Vender seu negócio por £ 100 milhões não é muito viável no momento, então, em vez disso, o Tio Tom decidiu definir uma meta realista para aumentar as vendas de £ 120 mil/ano para £ 1,2 milhão por ano nos próximos 2 anos.

Ele também gostaria que seu negócio fosse mais lucrativo, então ele gostaria de aumentar suas margens de lucro líquido de 10% para 20%.

Segundo passo: olhar para trás

O planejamento financeiro, por sua própria natureza, é voltado para o futuro. Mas para planejar o futuro, você precisa saber o que tem hoje – você precisa avaliar e entender suas operações financeiras atuais. Para isso, é essencial ter bons dados financeiros disponíveis para você. Idealmente, você gostaria de entender sua posição financeira em suas 3 demonstrações financeiras:
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(a) Seus lucros e perdas – isso o ajudará a entender a lucratividade do seu negócio. Deve ajudar a descobrir como você pode gerenciar custos, como vendas e lucratividade estão interligadas, margens brutas, margens líquidas etc.
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(b) Seu fluxo de caixa – isso mostra a realidade dos movimentos de caixa. Você pode vender muitos produtos em dezembro, mas se você comprou esses produtos há 2 meses e eles são vendidos em termos de faturamento de 30 dias, você pode não receber o dinheiro até janeiro. Compreender a interação entre suas transações operacionais e os fluxos de caixa reais é fundamental para entender o seu negócio.
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(c) Seu balanço patrimonial – o balanço patrimonial fornece uma captura de tela do seu negócio em um determinado momento. Quanto dinheiro há no negócio, quanto você deve, quanto os outros devem e quais ativos ele possui.

Uncle Tom fez algumas análises de seus negócios reunindo todos os seus dados de vendas de seu site, Amazon e eBay. Ele também executou alguns relatórios sobre seus pagamentos de sua conta bancária, cartão e provedores de pagamento e encontrou algumas coisas interessantes.

Ele compra e paga seus guarda-chuvas em julho, mas não começa a vender até outubro, quando a chuva chega, então ele sempre enfrenta um déficit de dinheiro por alguns meses quando entra em seu cheque especial caro.

Ele também não consegue acessar o dinheiro de suas vendas por algumas semanas porque fica preso em suas contas de comerciante. Ele nunca tem muito dinheiro em sua conta e muitas vezes tem que esperar o dinheiro entrar para pagar as contas, então ele não pode investir em marketing tanto quanto gostaria.

Atualmente, ele está comprando cada guarda-chuva por £ 5 de seu fornecedor, o que parece muito caro. Ele se pergunta se seria capaz de reduzir seu preço de compra fazendo pedidos maiores, mas não tem como fazer pedidos maiores agora por causa de suas restrições de caixa.

Terceiro Passo: Comece a planejar

Depois de descobrir onde você quer estar e onde você está, você pode começar a adicionar o que você precisa para chegar lá. É melhor começar a dividir suas metas de negócios em partes menores e gerenciáveis. Passar de £ 10 mil em vendas para £ 20 mil por mês é muito mais fácil de planejar do que passar de £ 10 mil para £ 100 mil.
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Divida grandes números financeiros em números mais gerenciáveis ​​– como sua empresa precisaria ser para vender por £ 10 milhões em 2 anos? Você pode descobrir que uma avaliação de £ 10 milhões de uma empresa de comércio eletrônico precisaria de £ 10 milhões em vendas anuais ou £ 2 milhões em lucro líquido. Dividir isso em números mensais permitirá que você estabeleça a infraestrutura operacional necessária para atender a esses níveis.
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É aqui que estamos adicionando carne financeira aos ossos do plano de negócios para que você possa dar vida aos seus objetivos de negócios.
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Lembre-se de levar em consideração coisas como sazonalidade de custos e vendas. É altamente improvável que custos e receitas venham simultaneamente ou que as receitas caiam uniformemente ao longo do ano. Pense em quando você receberá dinheiro e quando precisará gastá-lo. A maioria das empresas geralmente precisa gastar dinheiro antes de recebê-lo, então eles têm muito dinheiro vinculado ao negócio – isso é chamado de capital de giro.
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Mais importante, lembre-se de incluir algum dinheiro de contingência também. Gerenciar o fluxo de caixa é um dos maiores desafios de qualquer negócio e nunca podemos prever o futuro. Os suprimentos podem atrasar ou os clientes podem pagar com atraso. É sempre sensato incluir um buffer no caso de algo inesperado surgir.

Tio Tom decide que pode tirar um cartão que lhe dará 45 dias de crédito em seus gastos do dia-a-dia. Isso permitirá que ele gerencie seus fluxos de caixa mensais muito melhor, pagando uma única conta no final do mês, em vez de saídas diárias. Também liberará algum dinheiro para aumentar seus gastos com marketing em 20%, o que também deve levar a um aumento de 20% nas vendas.

O armazém atual do Tio Tom está trabalhando em sua capacidade máxima, então ele percebe que precisará de um armazém maior que custará mais em aluguel e custos de pessoal. Ao mesmo tempo, ele poderá encomendar mais guarda-chuvas e reduzir seu preço de compra de £5/guarda-chuva para £3/guarda-chuva. Dado que seu preço de venda é de £ 10, isso melhoraria sua margem bruta de 50% para 70%.

Uma vez que ele tenha calculado os custos de sua infraestrutura, seus guarda-chuvas e marketing, ele poderá traçar um caminho para sua meta de £ 1,2 milhão em vendas nos próximos 2 anos, ao mesmo tempo em que calcula onde podem estar seus déficits de financiamento. Ele pode precisar colocar parte de seu próprio dinheiro ou fazer um empréstimo. Também é possível que o aumento das vendas com uma margem maior melhore seu fluxo de caixa, então ele não precisará de mais dinheiro.

Último passo: Executar e atualizar

Você tem um plano. Agora é hora de colocar as rodas em movimento. No entanto, como em qualquer plano, as coisas quase certamente nunca serão exatamente como você espera. Seja covid, uma crise financeira, uma tempestade atrasando uma remessa ou um incêndio em um armazém - você enfrentará muitos obstáculos no caminho. É essencial manter seu plano vivo. Continue revisando-o, continue atualizando-o com novas informações e você estará sempre um passo à frente.
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É muito mais fácil lidar com um déficit de capital de giro de £ 100 mil quando você já considerou um déficit de £ 90 mil do que quando não planejou nada.

No primeiro ano de seu plano, setembro é particularmente chuvoso, e o Tio Tom vende mais guarda-chuvas do que esperava. Ele precisa adaptar rapidamente seu plano financeiro para dar conta de comprar mais ações e vendê-las.

Ele precisará de outro depósito, mais funcionários e mais marketing, então precisa atualizar rapidamente seu plano e realocar o dinheiro de outras áreas em que planejava gastá-lo.

Resumo e como começar a gerenciar suas finanças

Pode ser uma tarefa assustadora iniciar o planejamento financeiro de um negócio, mas é muito mais fácil se você dividi-lo em etapas menores. Vale a pena dedicar um tempo para construir um plano financeiro, não importa em que estágio sua empresa esteja. Se você quer facilitar a gestão das suas finanças, confira Juni, a plataforma financeira feita para empreendedores digitais, que lhe dará uma visão completa do seu negócio.