Colaboração empresarial: sistemas a serem implementados e ferramentas a serem usadas

Mensagens e e-mails não respondidos. Prazos iminentes. Notificações infinitas. Dias de atraso para recuperar o atraso.

Um ambiente de trabalho moderno certamente incentiva a excelência, o trabalho árduo, a perseverança e contribuições únicas. Depende do trabalho em equipe, da criatividade e de estar sempre “ligado” para colaborar em soluções totalmente novas e exclusivas.

Mas, ao que parece, dezenas de aplicações, ferramentas e plataformas em vários dispositivos levam ao esgotamento dos gestores e das suas equipas, e as grandes empresas distribuídas acabam por sofrer mais.

Em outras palavras, você deseja continuar fazendo o melhor trabalho possível, mas está se afogando em muitas ferramentas de colaboração diferentes. Existe uma solução: uma abordagem de colaboração empresarial que permite gerenciar projetos, compartilhar informações, colaborar em tempo real e promover um ambiente de trabalho feliz, tudo de uma só vez.

Este guia irá guiá-lo através de sistemas e plataformas de colaboração empresarial e da maneira mais eficiente de implementá-los em sua empresa.

O que é colaboração empresarial?

A colaboração empresarial é um sistema de comunicação, colaboração, gerenciamento de projetos e compartilhamento de informações entre funcionários de grandes empresas, independentemente de sua localização.

É o que torna mais fácil para as equipes trabalharem juntas em direção às metas e resultados desejados, sem barreiras, silos ou burocracia. Isso acelera a maneira como as coisas são feitas.

Por exemplo, em vez de colegas de trabalho ligarem ou enviarem e-mails uns aos outros para definir um cronograma de projeto, eles podem contar com uma ferramenta de gerenciamento de projetos para discutir e definir prazos e marcos. E em vez de entregar um documento manualmente ou por e-mail, os colegas de equipe podem usar um sistema de compartilhamento de arquivos para fazer isso com mais eficiência.

A colaboração empresarial agiliza seus processos de negócios, incorporando-os à sua pilha de tecnologia — e funciona para todos os tipos de grandes organizações, incluindo locais de trabalho modernos que desejam aproveitar ao máximo o trabalho híbrido ou remoto.

Os benefícios da colaboração empresarial incluem:

• Melhor compartilhamento de informações e transferência de conhecimento: O compartilhamento de conhecimento — incluindo detalhes do projeto, dados do cliente e versões corretas de arquivos — funciona perfeitamente porque existe um sistema que transfere facilmente informações de uma pessoa para outra.
• Trabalho em equipe e gerenciamento de projetos aprimorados: qualquer trabalho que precise ser realizado tem resultados, cronogramas, dependências e expectativas claros, para que os membros da equipe possam não apenas fazer brainstorming juntos, mas também ampliar o trabalho uns dos outros (em vez de atrapalhá-lo).
• Maior produtividade e eficiência: não há melhor maneira de aumentar a produtividade do que disponibilizar documentos, resumos de projetos, conversas entre equipes e contexto rico. Dessa forma, todos podem fazer o seu melhor trabalho – e rápido.
• Maior envolvimento e moral dos funcionários: Não é de surpreender que, quando as pessoas obtêm os sistemas e as condições certas para apoiar seu trabalho eficiente e impactante, elas ficam mais felizes no trabalho e se sentem motivadas a continuar mostrando o que têm de melhor.

Quais sistemas constituem a colaboração empresarial?

A colaboração excelente em grandes empresas depende de muito mais do que implementar software de colaboração empresarial e encerrar o dia. Aqui estão os sistemas que você deseja implementar:

Diretrizes de comunicação claras

Ter protocolos claros sobre como e quando usar canais de comunicação específicos é a base de um sistema de colaboração empresarial. Define expectativas claras e evita falhas de comunicação, atrasos, confusão e frustração.

O que requer um telefone ou videochamada? O que é ideal para um bate-papo rápido no Slack em vez de um e-mail mais longo? As diretrizes de comunicação são efetivamente instruções para cada canal de comunicação interna que incluem:

• Métodos de comunicação – como texto, áudio e reuniões virtuais .
• Casos de uso — por exemplo, check-ins diários ou bate-papos relacionados ao projeto.
• Tempos de resposta esperados – como no final do dia ou dentro de 48 horas.
• Níveis de urgência — ou o que pode esperar versus o que tem impacto imediato.

Aqui está um exemplo de diretrizes que agilizam a comunicação e definem proteções claras para cada canal:

Colaboração entre departamentos

A verdadeira colaboração empresarial acontece em uma escala maior do que apenas dentro de cada equipe. Na verdade, a sua maior vantagem é a capacidade de quebrar silos. Dessa forma, todos podem trabalhar em direção aos objetivos gerais da empresa, em vez de apenas aos objetivos isolados da equipe.

A colaboração entre departamentos é a forma como a iniciativa, a habilidade, a criatividade e a resolução excepcional de problemas se unem. Projetos colaborativos tornam a empresa como um todo maior do que a soma de suas partes. É como as equipes combinam seus esforços para criar resultados que não conseguiriam alcançar sozinhas.

Por exemplo, uma campanha de marketing pode envolver uma equipe de anúncios pagos, uma equipe de conteúdo e uma equipe de designers. Em vez de cada um pegar o briefing inicial e executá-lo em seu próprio silo, uma abordagem melhor é promover a colaboração por meio de check-ins, atualizações de progresso, contribuições e marcos comuns.

Em vez de iterar depois que todos concluírem seu trabalho, há espaço para uma iteração antecipada — e um resultado final melhor.

Ciclos regulares de feedback

Nenhum sistema de comunicação empresarial é perfeito desde o início e, em uma grande empresa como a sua, o desafio é ainda maior.

É por isso que vale a pena estabelecer ciclos de feedback recorrentes e sempre ativos que permitam aos funcionários compartilhar seus pensamentos e experiências por meio de comunicação e colaboração. O objetivo é saber onde eles se deparam com gargalos e obstáculos que os impedem de trabalhar com eficiência e entregar seu melhor trabalho.

O acesso a ciclos regulares de feedback também estimulará o envolvimento e a satisfação dos funcionários, incentivará o seu desenvolvimento e crescimento e promoverá uma cultura de inovação, ideias e inclusão.

Algumas maneiras de incorporar ciclos de feedback em seu sistema de colaboração incluem:

• Pesquisas — sempre abertas e para casos e períodos de uso específicos
• Prefeituras – online e/ou pessoalmente
• Caixas de sugestões – online e/ou no escritório
• Reuniões individuais recorrentes – entre gerentes e membros de sua equipe

Cultura de “porta aberta”

Para completar os ciclos regulares de feedback, crie o máximo senso de transparência, incentivando os funcionários de todos os níveis a levantar questões ou ideias específicas de comunicação.

Isso significa que cada gestor e líder se disponibiliza para ouvir preocupações e pontos de conflito no que diz respeito à comunicação e colaboração.

Você não apenas reduzirá e evitará a frustração com as lacunas de comunicação, mas também promoverá a confiança, fortalecerá o trabalho em equipe, demonstrará transparência e construirá um senso de respeito mútuo. Isso apoia o bem maior de todos os funcionários e da empresa como um todo.

Reconhecimento de líderes de colaboração

Quer você seja um novato em colaboração empresarial ou esteja procurando maneiras de melhorar após meses ou anos de implementação, uma coisa é verdade: não há colaboração em toda a empresa sem pessoas locais que atuem como campeões e promotores da colaboração.

Quando um funcionário facilita a comunicação e o trabalho em equipe de forma eficaz e simplificada, você deve destacá-lo e recompensá-lo.

Isso mostrará a outros membros da equipe, bem como a outros departamentos, como esses esforços de colaboração apoiam o objetivo final. Não apenas isso: também incentivará outros a fazerem o mesmo com suas respectivas equipes e com as equipes com quem trabalham frequentemente.

15 plataformas de colaboração empresarial para explorar

Pronto para avaliar ferramentas e aplicativos de colaboração empresarial? Aqui estão os principais tipos de plataforma que você deve ter em mente e as funcionalidades de que você precisa.

Plataformas de compartilhamento e colaboração de documentos

Se você já teve que descobrir qual versão do arquivo é a mais recente (quem não teve?), você já conhece os benefícios de uma plataforma de compartilhamento de documentos.

É assim que você saberá que não há arquivos atualizados aleatoriamente armazenados na unidade local de alguém — tudo fica no mesmo lugar, disponível para qualquer parte interessada acessar a versão mais recente do arquivo sempre que precisar. As plataformas de compartilhamento de arquivos também são plataformas de colaboração, o que significa que todos podem trabalhar no mesmo documento e acompanhar as alterações em tempo real sem substituir o trabalho árduo de outra pessoa.

Ao escolher uma plataforma de compartilhamento e colaboração de documentos, considere o seguinte:

• O Google Workspace é indiscutivelmente a plataforma de compartilhamento de arquivos mais conhecida para empresas e indivíduos, o que facilita sua implementação e adoção. Sua maior vantagem é a facilidade de navegação e colaboração em seus subprodutos, como Google Drive e Google Docs.
• O Dropbox Business é uma solução de armazenamento em nuvem que permite compartilhar, sincronizar e colaborar em arquivos com segurança, incluindo computadores, dispositivos móveis e qualquer navegador da web. O Dropbox é ótimo para todos os tipos de formatos, incluindo edição de PDFs e vídeos.
• OneDrive for Business é outra plataforma conhecida de compartilhamento e colaboração de arquivos. Sua versão empresarial oferece controle aprofundado de versões e permissões e integra-se a soluções de comunicação interna.

Plataformas de comunicação e colaboração

Onde realmente ocorre sua comunicação em tempo real – mensagens instantâneas, videoconferências e chamadas e redes sociais?

Se você deixar as coisas ao acaso, alguns funcionários optarão por SMS e Facetime, enquanto outros poderão preferir mensagens de texto e videochamadas do WhatsApp.

A colaboração eficaz depende de ferramentas de comunicação que todos usarão como padrão. É onde eles podem ter certeza de que sempre encontrarão a pessoa certa ou encontrarão uma resposta para suas perguntas. Em vez de perder tempo e energia para encontrar e escolher a opção certa, as pessoas podem começar imediatamente a colaborar em equipe.

Aqui estão suas melhores apostas para plataformas de comunicação e colaboração:

• Nextiva é uma plataforma de comunicação conectada que reúne equipes. Ele funciona imediatamente com todos os dispositivos que você usa para trabalhar e oferece chamadas, mensagens de texto, videoconferências, bate-papo em equipe e compartilhamento de arquivos. Ele foi feito para equipes remotas, híbridas e no escritório que desejam recursos poderosos e simples de usar.
• Slack é uma ferramenta de colaboração online para equipes remotas. Você pode usá-lo para se comunicar por meio de mensagens de texto, vídeo e chamadas de voz, bem como bate-papos em grupo. Compartilhamento de arquivos e integrações estão incluídos.
• Microsoft Teams é o aplicativo de colaboração em equipe da Microsoft. Ele mescla bate-papo no local de trabalho com reuniões, armazenamento de arquivos e integrações de terceiros e é feito para comunicação interna e externa.

Ferramentas de gerenciamento de projetos

Não importa o tamanho do seu negócio, o gerenciamento de tarefas é a forma como as coisas são feitas. E para isso, você precisa de uma ferramenta que permita definir projetos e seus cronogramas , dividi-los em tarefas, ficar de olho nos prazos, atribuir e delegar tarefas e gerenciar dependências entre eles.

Certifique-se de que a ferramenta escolhida permite personalizar painéis e visualizações, como calendários ou quadros Kanban, e adicionar facilmente arquivos, comentários e contexto específicos do projeto.

Considere estas ferramentas de gerenciamento de projetos:

• Asana é um software de gerenciamento de projetos versátil, fácil de usar e pronto para uso empresarial. Torna mais fácil não apenas construir projetos e definir prazos, mas também configurar automações e regras personalizadas para reduzir o trabalho tedioso e repetitivo.
• Monday.com é uma ferramenta de gerenciamento de projetos para grandes organizações que desejam recursos profissionais. Ele oferece recursos avançados de rastreamento de tempo e colaboração, bem como integrações premium, relatórios avançados e insights de desempenho.
• ClickUp é uma plataforma de gerenciamento de projetos voltada para segurança. Sua conformidade com HIPAA e GDPR significa que você pode rastrear projetos que incluem dados confidenciais entre equipes e locais sem medo de comprometimento.

Mecanismos de pesquisa corporativos

O software de pesquisa empresarial permite que você encontre as informações exatas quando precisar delas. Ele pode ser armazenado em bancos de dados, documentos, sites, aplicativos, intranet e muito mais.

Por uma questão de produtividade, o processo de pesquisa e a recuperação dos resultados de pesquisa corretos precisam acontecer sem problemas e em poucos instantes, o que torna o seu mecanismo de pesquisa empresarial um alicerce essencial de colaboração e trabalho eficiente.

Estas são algumas das melhores opções para mecanismos de pesquisa corporativos:

• Glean é uma solução de pesquisa corporativa dinâmica e baseada em IA. Ele usa dicas de contexto, comportamento e linguagem para fornecer os resultados mais relevantes e personalizados, orgulhando-se da facilidade de integração em seus sistemas.
• Guru é um sistema para encontrar informações em qualquer aplicativo que você usa. Também pode encontrar lacunas de conhecimento e até mesmo duplicar o conhecimento para facilitar o gerenciamento da informação. Guru combina pesquisa de IA empresarial, intranet e wiki da empresa em uma única plataforma.
• AlphaSense é uma plataforma de inteligência de mercado para grandes empresas e instituições financeiras. Sua solução de IA indexa e pesquisa conteúdo público e privado para potencializar seu processo de tomada de decisão.

Intranets

Sua intranet é a biblioteca de informações e recursos da sua empresa. Inclui recursos de treinamento, fluxos de trabalho e processos da empresa, atualizações e anúncios, políticas, estrutura organizacional, diretório de funcionários e muito mais.

Uma intranet bem gerenciada dá a cada funcionário clareza e um ponto de referência. Ajuda os funcionários a se destacarem em seus empregos. É difícil imaginar uma empresa que não precise de uma intranet, mas aqueles que trabalham em vários locais, fusos horários, turnos e estilos de trabalho são os que mais precisam dela.

Para construir um centro acessível de conhecimento e recursos da empresa, você pode usar qualquer um dos seguintes:

• Confluence é um portal de intranet para compartilhamento de conhecimento. Ele vem com modelos para diferentes casos de uso e controles de privacidade que mantêm seus dados seguros. Você pode integrar o Confluence com milhares de aplicativos de terceiros.
• Blink é uma solução de intranet para trabalhadores da linha de frente. É fácil de usar e atende às necessidades e desafios específicos dos funcionários da linha de frente e dos principais funcionários, com conteúdo, conversas e contatos disponíveis com um único toque. É ideal para funcionários em trânsito.
• Simpplr é uma solução de software de intranet social. É uma ferramenta moderna para organizações empresariais que desejam melhorar o envolvimento e a comunicação dos funcionários, muitas vezes chamada de “Instagram para o local de trabalho”.

Como as comunicações unificadas promovem a colaboração empresarial

Uma estratégia de colaboração empresarial é dividida em camadas e é uma tarefa e tanto.

Mas existe uma solução que se adapta perfeitamente às complexidades da comunicação entre dezenas de locais e centenas ou milhares de funcionários: comunicações unificadas.

As comunicações unificadas — e, por extensão, as comunicações unificadas como serviço ( UCaaS ) — mesclam telefone baseado na Internet com comunicações e colaboração em tempo real em uma plataforma de comunicações completa.

É assim que os funcionários podem fazer tudo, desde elaborar projetos internos até oferecer suporte fantástico ao cliente em uma única plataforma, não importa onde trabalhem.

Benefícios para empresas

Existem cinco benefícios principais esperando por você do outro lado da adoção das comunicações unificadas.

Comunicação simplificada

Pense neste cenário cansativo:

Você entra em contato com um colega pelo Slack para perguntar sobre um problema que está enfrentando. Eles respondem a você no WhatsApp enquanto se deslocam para uma reunião e pedem que você envie um e-mail sobre o arquivo com o qual está tendo problemas. Depois de fazer isso, eles ligam para você no telefone do escritório para discutir possíveis soluções.

Uma semana se passa e você anda em círculos tentando encontrar algo que se assemelhe a uma conversa completa sobre o problema que teve.

Existe uma maneira melhor: uma plataforma de comunicação unificada que combina bate-papo, voz, vídeo e compartilhamento de arquivos para que você possa obter instantaneamente insights completos sobre qualquer tarefa, projeto ou problema em que trabalhou.

Colaboração aprimorada

Ao quebrar silos de comunicação e reunir projetos, arquivos e mensagens em uma única plataforma, você também remove obstáculos ao trabalho em equipe e ao progresso.

Em vez de repetir: “Você pode me lembrar onde encontrar esse documento?” ou “No que você está trabalhando esta semana de novo?” check-ins, você liberará as capacidades mentais dos funcionários para interação, contribuições e progresso em tempo real.

Produtividade aprimorada

O foco dos funcionários é precioso. Uma pesquisa recente descobriu que alternar entre aplicativos e guias, também conhecido como mudança de contexto, custa aos trabalhadores cerca de quatro horas por semana ou cerca de 9% do tempo anual de trabalho.

Quanto maior for a sua empresa, mais cara se tornará essa perda. Reduza o tempo gasto na busca pela informação certa, pela pessoa certa ou pelo contexto completo, unificando seu kit de ferramentas de comunicação e colaboração.

Maior acessibilidade

Gerenciar o acesso dos funcionários aos sistemas certos é difícil, mesmo quando todos estão em um único local. Acrescente a isso o trabalho remoto ou funcionários que viajam com frequência e você certamente terá uma ou duas dores de cabeça – semanalmente.

As comunicações unificadas oferecem fácil acesso e gerenciamento de permissões para os funcionários, independentemente do local em que estejam ou do dispositivo em que estejam trabalhando. Com o UCaaS, até mesmo o smartphone se transforma em uma ferramenta poderosa para qualquer coisa em que estejam trabalhando.

Custos reduzidos

A maioria das soluções UCaaS substitui vários aplicativos de negócios pelos quais você paga. Pense no preço que você paga a cada trimestre ou ano por bate-papo em equipe, gerenciamento de projetos, suporte técnico e telefones comerciais.

Consolide suas plataformas de comunicação com preços UCaaS simplificados — geralmente por usuário por mês, com níveis práticos e opções de upgrade/downgrade disponíveis em cada ciclo de faturamento.

Características principais

Aqui estão os recursos UCaaS que tornam esta a direção ideal para a colaboração empresarial:

• Interface unificada: não é mais necessário alternar entre uma dúzia de ferramentas de desktop, aplicativos móveis e guias do navegador. Faça login em uma única plataforma e painel todos os dias para atender a todas as suas necessidades de comunicação e colaboração.
• Gerenciamento de presença: Quer saber se uma pessoa está online? Qual é o fuso horário deles? E quanto ao horário de trabalho ou disponibilidade para uma videochamada para resolver um problema complexo? O UCaaS permite visualizar a disponibilidade de seus colegas para qualquer tipo de comunicação que você precisar naquele momento.
• Integração perfeita: Quer continuar usando seu CRM, helpdesk e calendário digital – e fazer isso sem problemas? As soluções de comunicação unificada integram-se com Salesforce, Zendesk, Google Calendar e muitos outros para que você possa trabalhar sem interrupções.
• Recursos de mobilidade: Trabalhe de onde quiser. Seu computador de mesa e seu telefone oficial não são mais a base – sua base se torna onde quer que você tenha um dispositivo móvel e acesso estável à Internet. Realize reuniões, compartilhe arquivos e tome decisões em qualquer lugar.

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Para uma experiência de colaboração unificada, escolha Nextiva

Resultado final? Sua grande empresa, grandes equipes e grandes objetivos precisam de uma forma segura de colaborar e se comunicar. Sem ele, você estará no caminho de esgotar seus funcionários e perder oportunidades de crescimento.

Sua melhor aposta é o UCaaS, a melhor maneira de adicionar velocidade, fluxos de trabalho simplificados e colaboração poderosa à maneira como você realiza as tarefas. Nossa recomendação, claro, é Nextiva.

Veja o exemplo da Tricoci , uma empresa de cosméticos de alta qualidade com mais de 1.300 funcionários e 200.000 clientes por ano. Tricoci usa Nextiva para gerenciar todas as comunicações internas e com clientes, incluindo até 3.000 ligações por dia, conferências e reuniões diárias, um call center totalmente funcional e acesso rápido a locais e salões em caso de qualquer problema.

O UCaaS levará seu local de trabalho digital para o próximo nível. Nextiva já fez isso acontecer para mais de 100.000 equipes. Quer ter certeza de que o UCaaS é adequado para seu caso de uso e tipo de empresa? Faça nosso teste de preparação para comunicações unificadas para descobrir.