O que é telefonia em nuvem e como funciona? (+7 benefícios para o seu negócio)

Quer fazer com que seu sistema telefônico custe menos e faça mais? Você provavelmente já encontrou telefonia em nuvem e quer saber se ela pode ajudar em seu caso de uso específico.

Se você está debatendo a mudança do serviço telefônico comercial existente para a telefonia na nuvem, você está no lugar certo. Neste guia, abordamos tudo o que você precisa saber, incluindo os fundamentos da telefonia em nuvem, como ela funciona, como beneficia sua empresa e como escolher seu provedor de telefonia em nuvem.

Vamos começar.

O que é telefonia em nuvem?

A telefonia em nuvem é um sistema telefônico que funciona por meio de sua conexão com a Internet. Também é conhecido como uma solução de PBX hospedado baseada em VoIP. Ele ajuda você a migrar seu serviço telefônico comercial para a nuvem.

A telefonia em nuvem agiliza as comunicações empresariais e cresce com seus negócios. Esteja você abrindo novos escritórios, contratando funcionários remotos ou expandindo suas equipes internas, a telefonia na nuvem tornará a expansão fácil e econômica.

A telefonia em nuvem é um tipo de comunicação unificada como serviço (UCaaS). UCaaS é um modelo de comunicação unificada, o que significa que reúne vários sistemas de comunicação e ferramentas de colaboração. Com a telefonia na nuvem, você não apenas moverá suas chamadas telefônicas para a nuvem, mas também as conectará às suas videoconferências, mensagens instantâneas, CRM e processos de negócios em geral.

Como parte de sua plataforma UCaaS, a telefonia em nuvem conectará melhor suas equipes e deixará seus funcionários mais focados, engajados e satisfeitos em suas funções. Na verdade, um estudo conduzido pela CMBR para a Cisco concluiu que quase 8 em cada 10 funcionários experimentam níveis de produtividade melhorados devido aos recursos de trabalho remoto, como chat em equipe e videoconferência.

Como funciona a telefonia em nuvem?

A telefonia em nuvem funciona por meio de um provedor de serviços VoIP. Quando você disca o número de telefone que deseja ligar, seu provedor de serviços cuida do roteamento. Ele converte sinais de voz analógicos em pacotes de dados e os transmite pela sua conexão com a Internet. É assim que ele conecta seu telefone à pessoa para quem você está ligando.

Do seu lado, você substituiria ramais telefônicos individuais por um telefone fixo VoIP . Em vez de conectar-se a um telefone fixo, você conecta seus telefones à rede existente. Você também pode usar um softphone ou um aplicativo instalado em seu computador, tablet ou smartphone. Em ambos os casos, você está ligando a partir de uma interface moderna e fácil de usar e estabelece uma chamada em uma fração de segundo.

Como a telefonia em nuvem funciona na nuvem, você pode gerenciar seu sistema telefônico comercial por meio de um painel on-line para ter controle total sobre números de telefone, encaminhamento de chamadas, adição de novos usuários e muito mais.

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Telefonia em nuvem versus PBX tradicional: qual a diferença?

Para seus funcionários, os usuários finais do seu sistema telefônico, as coisas podem não parecer muito diferentes entre o telefone na nuvem e o PBX tradicional. Quando olharmos sob o capô, encontraremos uma história bem diferente.

Como você verá na próxima seção, a telefonia em nuvem elimina a necessidade de equipamentos físicos. Sua equipe pode se comunicar entre si e com seus clientes usando qualquer dispositivo conectado à Internet. Eles podem fazer isso em qualquer lugar onde possam usar uma conexão de Internet Wi-Fi ou 4G.

Do ponto de vista da sua empresa, começar a usar a telefonia em nuvem é simples. Em vez de um processo complexo e caro para se conectar à Rede Telefônica Pública Comutada (PSTN) , tudo que você precisa é de um provedor de serviços VoIP e uma conexão de banda larga confiável.

O PBX tradicional apresenta um desafio muito maior, tanto na inicialização quanto na manutenção do seu serviço telefônico. Aqui está o porquê:

Primeiro, há o custo e o esforço de configuração. Uma operadora de telefonia precisa visitar seu local e instalar equipamentos fixos, e você acabará pagando tanto pela obra quanto pelo equipamento.

Você também deve manter a configuração técnica do equipamento Private Branch Exchange (PBX) em seu local. Se algo superaquecer, quebrar ou ficar desatualizado, você deverá consertar ou substituir. Não é apenas caro, mas também rouba a produtividade e o foco da sua equipe.

Um PBX tradicional torna suas chamadas telefônicas, especialmente chamadas de longa distância, mais caras. Ele oferece recursos básicos de chamada, o que pode ser um incômodo se você quiser usar recursos avançados, como áudio HD, correio de voz para e-mail ou análise de chamadas.

Se sua empresa estiver crescendo, você desejará abrir novos locais, adicionar mais linhas telefônicas ou introduzir opções de trabalho remoto. Os sistemas PBX tradicionais não são facilmente escaláveis ​​porque acrescentam mais equipamentos, manutenção e custos. Eles também não são uma opção conveniente para funcionários que viajam a trabalho e desejam permanecer produtivos porque seu número de telefone está vinculado a um telefone fixo físico.

Um sistema PBX tradicional pode ser uma boa opção para pequenas empresas cujas necessidades comerciais raramente mudam e que não planejam expandir. Mas se você quiser crescer e garantir que a configuração do seu telefone não o atrapalhe, você vai adorar a flexibilidade que o VoIP oferece.

Benefícios da telefonia em nuvem

O que um problema com seu sistema telefônico significa para sua empresa? Você pode perder um cliente, perder um prazo importante ou demitir um funcionário devido a um problema de comunicação.

Não é nenhuma surpresa. A forma como trabalhamos tornou-se dinâmica e diversificada e precisamos da tecnologia para acompanhar.

Se você quiser ter certeza de nunca perder um cliente, um funcionário ou sua tranquilidade por causa de problemas de comunicação, aqui estão os benefícios da telefonia em nuvem que você deseja conhecer.

1) Implementação rápida e fácil

A implementação da telefonia em nuvem não requer infraestrutura local. Essa vantagem significa que você pode começar a trabalhar em poucos dias, potencialmente até em um dia.

Não há espera por um técnico, nem instalação de linhas telefônicas, nem atrasos, nem processo demorado de contratação de um funcionário em tempo integral para configurar seu novo sistema de telefonia. Seu provedor de telefonia em nuvem cuida de tudo. Você obterá instantaneamente números de telefone virtuais e acesso a um painel que permite gerenciar todo o serviço telefônico.

2) Menor custo de operação do seu sistema telefônico comercial

Há muitas maneiras pelas quais os serviços de telefonia em nuvem economizarão seu dinheiro. Você pode economizar até 65% em sua conta telefônica tradicional. A telefonia em nuvem salva sua empresa de contratos de manutenção, minutos de chamada limitados, números de telefone locais e gratuitos restritivos e pagamento por serviços comerciais de SMS separados.

Com a telefonia em nuvem, não há custos ou contas de manutenção inesperados. E se você estiver iniciando e quiser começar com o custo mais baixo possível, pode pular a compra de telefones VoIP e usar laptops com fones de ouvido por meio de um aplicativo de softphone.

3) Recursos de chamada robustos e poderosos

Não estamos falando apenas de recursos que ficam bem no papel. Os recursos avançados de chamada que acompanham a telefonia em nuvem permitem que você trabalhe de maneira inteligente, seja eficaz e se concentre nas tarefas certas no momento certo. Você pode evitar tarefas manuais e repetitivas e intensificar a colaboração da equipe e o suporte ao cliente.

Aqui estão alguns dos recursos de gerenciamento de chamadas mais valiosos da telefonia em nuvem:

• Atendimento automático , que permite que seu chamador entre em contato com a equipe certa.
• Encaminhamento de chamadas , que direciona as chamadas recebidas com base em critérios predefinidos.
• Resposta de voz interativa avançada (IVR) , uma abordagem mais conversacional para atendimento automatizado ao cliente.
• Encaminhamento de chamadas , para que você possa encaminhar chamadas para qualquer telefone fixo ou celular.
• Videoconferência e compartilhamento de tela para reuniões remotas produtivas.
• Números gratuitos , que permitem que os clientes entrem em contato com você de telefones fixos sem cobranças extras.
• Números locais , para que você possa estabelecer uma presença local onde quiser.
• Gravação de chamadas de forma segura e confiável, para que você possa manter um serviço de qualidade.
• Contact center , que permite que sua equipe de suporte ao cliente resolva dúvidas com mais rapidez.

Melhor ainda, você obterá esses recursos junto com qualidade de áudio e vídeo HD. Este é um grande benefício para equipes remotas. Não há nada pior na vida do que uma teleconferência de má qualidade.

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4) Flexibilidade e escalabilidade do seu sistema telefônico

A telefonia em nuvem tornará o crescimento contínuo. Mais especificamente, uma solução VoIP permitirá adicionar mais usuários com apenas alguns cliques.

Com o PBX tradicional, você teria que pagar a mais sempre que contratar um novo funcionário e desejar atribuir-lhe uma linha telefônica. O telefone de mesa precisa de fiação, o que pode demorar um pouco para ser configurado. Seu crescimento sempre trará atrasos e custos extras se você contar com um sistema telefônico local.

Um PBX baseado em nuvem não é apenas escalável, mas também fácil de gerenciar. Você não precisa ser um especialista em TI. Por exemplo, se o volume de chamadas aumentar rapidamente durante os períodos de maior movimento do ano, você poderá facilmente adicionar e remover linhas. Isso o ajudará a manter a experiência do cliente graças a um sistema flexível que você pode personalizar facilmente conforme as necessidades do seu negócio mudam.

5) Maior mobilidade

As empresas estão cada vez mais migrando para opções de trabalho remoto no longo prazo. Os sistemas telefônicos hospedados são a resposta perfeita para essa tendência.

Seus funcionários podem acessar as linhas telefônicas da empresa onde quer que estejam, desde que tenham conexão com a Internet. Não se trata apenas de atender chamadas; eles podem acessar o correio de voz e configurar ou alterar o roteamento de chamadas em qualquer lugar.

A telefonia em nuvem é a solução ideal para empresas que adotam o trabalho remoto, possuem escritórios satélites ou possuem vários escritórios.

6) Simplifique o trabalho com comunicações integradas

As comunicações na nuvem ajudam você a armazenar e acessar todas as informações em uma plataforma.

Ao usar sistemas separados para chamadas e reuniões, você tem notas e detalhes importantes em muitos lugares. Notas de computador, planilhas, post-its, cadernos e a lista continua. Encontrar interações anteriores pode levar muito tempo e tirar todos do fluxo.

A telefonia em nuvem consolida tudo em uma única interface de usuário. Você pode usá-lo para colaborar com colegas, gerenciar clientes, analisar dados em tempo real, coletar feedback e levar adiante projetos importantes.

Você reunirá o fluxo de trabalho de comunicação empresarial em uma única fonte de verdade e passará o dia com eficiência. Chega de interrupções frustrantes ou perda de tempo na busca de informações cruciais.

7) Confiabilidade e resiliência superiores

Você pode se dar ao luxo de não estar disponível para seus clientes? Caso algo aconteça com a rede elétrica, quais as consequências para o seu negócio? Um problema de fiação, superaquecimento ou uma pequena tempestade podem causar estragos na sua comunicação e reputação.

Soluções confiáveis ​​de telefonia em nuvem oferecem 99,999% de tempo de atividade, para que você possa continuar trabalhando sem ser afetado, não importa o que aconteça. Também possui redundância integrada; em caso de instabilidade ou problemas semelhantes, suas chamadas permanecerão on-line e você sempre terá um backup para usar.

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Como escolher um provedor de telefonia em nuvem

Se você deseja migrar para uma solução de telefonia em nuvem, aqui está o que você precisa considerar ao avaliar suas opções.

Qualidade de serviço e confiabilidade comprovada

Alto tempo de atividade e confiabilidade são essenciais. Seu provedor de telefonia em nuvem deve fornecer serviço redundante com data centers redundantes. Recursos e preços atraentes não são nada se seus telefones não funcionarem.

Qual tempo de atividade o provedor oferece? Eles podem garantir que você terá disponibilidade de serviço telefônico? Confira a página de status do seu provedor. Para Nextiva, você pode verificar status.nextiva.com .

A alta disponibilidade é possível usando data centers localizados estrategicamente nos Estados Unidos. Todos equipados com energia ininterrupta e conexões de rede de fibra óptica gigabit.

Você também pode verificar fontes de mídia social como Twitter e Facebook para obter uma imagem imparcial da confiabilidade de cada provedor. Pesquisar a marca no Twitter com o “@” antes do nome ajuda você a percorrer todas as menções à marca.

Além disso, você vai querer ter certeza de que seu provedor oferece monitoramento de rede 24 horas por dia, 7 dias por semana, para que os problemas possam ser sinalizados e resolvidos antes que afetem seus negócios.

Segurança e conformidade do setor

A próxima etapa é garantir que o provedor de telefonia em nuvem atenda aos padrões do setor. Aqui estão algumas certificações que você deve procurar:

• Conformidade com HIPAA : serviços vitais de voz e fax para prestadores de serviços de saúde.
• ISO/IEC 20071 : O padrão global para respostas a ameaças à segurança.
• Conformidade com PCI : administre pagamentos com cartão de crédito com segurança e confiança.
• Conformidade com SOC 2 : Planos de resposta a incidentes para proteger sua privacidade e integridade de dados.

Outra coisa a verificar é se o provedor de sua escolha garante a criptografia de chamadas. Chamadas criptografadas significam que você pode usar Transport Layer Security (TLS) e Secure Real-time Transport Protocol (SRTP) para estabelecer segurança de alto nível em todas as chamadas .

Recursos e integrações

Quais são as necessidades de negócios que você atenderá ao adicionar telefonia em nuvem ao seu kit de ferramentas? É aqui que entram os recursos e integrações do sistema telefônico.

Você faz muitas chamadas ou recebe muitas chamadas? Você tem vários locais de negócios? Seus clientes estão nos EUA ou internacionalmente? Estas são algumas das muitas questões a serem consideradas ao analisar os recursos de telefonia em nuvem. Converse com possíveis provedores de serviços e saiba como eles podem atender às suas necessidades de negócios.

Você também precisará considerar como um novo sistema telefônico funcionará nas rotinas e fluxos de trabalho existentes de seus funcionários.

Você precisa que seu sistema telefônico seja integrado ao seu software de gerenciamento de projetos? E o seu CRM? É fácil implementar e manter a configuração do seu sistema telefônico? Novamente, essas são as questões a serem consideradas ao procurar prestadores de serviços em potencial.

O verdadeiro custo de propriedade

O preço geralmente parece ótimo no papel. Então, ao começar a usar o serviço, você recebe uma fatura inesperada e incômoda que não se parece em nada com a que viu ao se inscrever.

Procure preços transparentes que descrevam tudo o que está incluído nas tarifas e tudo o que você precisará pagar a mais. Confirme as especificações de preços, como:

• O número de usuários que você terá em seu plano.
• Planos de pagamento mensais ou anuais (e descontos), se disponíveis.
• Existe algum equipamento necessário para o bom funcionamento do serviço?
• Flexibilidade para alterar planos conforme suas necessidades mudam.
• Custos de chamadas recebidas e efetuadas (em números locais e gratuitos).
• Recursos opcionais adicionados à la carte.
• Impostos obrigatórios, sobretaxas e outras taxas.

Certifique-se de que o preço que você analisa não deixe pedra sobre pedra. Nossa página de preços oferece total transparência sobre o que está ou não incluído em cada opção de serviço telefônico.

Suporte ao cliente rápido e eficiente

Por fim, certifique-se de que a equipe de atendimento ao cliente do seu provedor possa ajudá-lo quando você precisar.

Veja as opções de suporte. Eles estão disponíveis no chat ao vivo? Você pode ligar para eles? Você precisa esperar 24 horas ou mais até receber uma resposta por e-mail?

Em seguida, considere as respostas que você obtém às suas perguntas. Eles levam em consideração a sua situação específica ou são genéricos? O representante de suporte está demorando para entender o problema? É fácil fazer perguntas de acompanhamento?

Você pode testar o suporte ao cliente de um provedor fazendo uma avaliação gratuita, mas também pode ter uma ideia sólida entrando em contato como cliente potencial. Isso lhe dará uma ideia sólida de como seu provedor pode ajudá-lo a crescer e melhorar todo o seu sistema de comunicação por muitos meses e anos.

Mova seu sistema telefônico para telefonia em nuvem

A telefonia em nuvem reduzirá seus custos de comunicação, aumentará a produtividade e aumentará sua resiliência. Ele também atua como uma fonte única de verdade para comunicações empresariais.

Você obterá mais benefícios se escolher um provedor de telefonia em nuvem confiável e testado em batalha. O serviço de telefonia em nuvem do Nextiva custa apenas US$ 19,95 por usuário por mês para recursos que irão aprimorar todo o seu negócio.

Não acredite apenas na nossa palavra; As avaliações do Nextiva falam por si! Se você está procurando um novo sistema telefônico, não procure mais.