O que é software CLM e você precisa dele?

O que é CLM?

CLM significa gerenciamento do ciclo de vida do contrato. É o processo de lidar com contratos do início ao fim, desde o momento em que são redigidos e negociados até o momento em que são assinados, executados e, em seguida, renovados ou cancelados.

O ciclo de vida do gerenciamento de contratos envolve coisas como acompanhar os prazos, garantir que todas as partes cumpram os termos e lidar com quaisquer alterações ou problemas que surjam ao longo do caminho.

O que é software CLM?

O software CLM é uma ferramenta que as equipes de vendas usam para agilizar e automatizar as diversas etapas do gerenciamento de contratos.

Uma solução eficaz de gerenciamento do ciclo de vida do contrato pode ajudar você e sua equipe:

• Melhorar a eficiência

• Simplifique as operações de vendas

• Reduza os riscos legais para sua empresa

• Melhore a conformidade de ambos os lados

• Melhore a colaboração

• Otimize o desempenho do contrato

O software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato ajuda sua equipe a realizar todas essas coisas em estágios específicos.

Estágios do gerenciamento do ciclo de vida do contrato

O processo de gerenciamento do ciclo de vida do contrato segue uma ordem lógica. O melhor software CLM inclui recursos para ajudá-lo a passar de um estágio para o outro com eficiência.

Criação de Contrato

Isso envolve a elaboração dos termos e condições do contrato, muitas vezes com modelos, linguagem padronizada ou requisitos específicos. Este estágio pode envolver a colaboração entre várias partes interessadas da empresa, incluindo jurídico, compras, gerenciamento de produtos, vendas e outros departamentos.

Negociação e Aprovação

Uma vez preparado o projecto inicial, todas as partes envolvidas poderão negociar para chegar a termos mutuamente aceitáveis. Esta etapa envolve discussões, revisões e finalização do acordo. As partes interessadas podem aprovar os termos durante a negociação ou simplesmente aprovar o contrato após a finalização.

Execução de Contrato

Depois de negociado e aprovado, o contrato é assinado por todas as partes por meio de assinatura eletrônica, o que o torna juridicamente vinculativo.

Armazenamento e Organização

Os contratos devem ser armazenados de forma segura e organizados para fácil acesso. Isto geralmente envolve algum tipo de sistema de gestão de documentos digitais, acessível a todas as partes e partes interessadas.

Gestão de Obrigações

Ao longo do ciclo de vida da gestão do contrato, todas as partes devem cumprir as suas obrigações conforme descrito no acordo. O software CLM ajuda a rastrear e gerenciar essas obrigações, garantindo que ambas as partes cumpram seus compromissos contratuais.

Alterações e Renegociação

Às vezes, os contratos podem precisar ser alterados devido a mudanças nas circunstâncias ou nos requisitos. O software CLM pode facilitar o processo de gerenciamento de alterações e renegociações, garantindo que todas as alterações sejam devidamente documentadas.

Renovação ou Rescisão

Perto do final do prazo do contrato, o software CLM pode fornecer lembretes e notificações para datas de renovação ou rescisão. Em seguida, as partes envolvidas podem avaliar o sucesso do contrato e decidir se renovam, renegociam ou rescindem o acordo.

Análise e Relatórios

O software CLM pode gerar relatórios sobre desempenho de contrato, conformidade, riscos e outras métricas importantes. Essas informações podem ajudar você e sua equipe a tomar decisões informadas sobre contratos futuros e a melhorar o processo geral de gerenciamento do ciclo de vida do contrato.

Você realmente precisa de software CLM?

As ferramentas de gerenciamento do ciclo de vida do contrato são ideais para grandes equipes de vendas que geram um grande número de contratos para vários serviços. Ele foi desenvolvido para contratos e processos mais complexos.

Além disso, quanto mais partes interessadas estiverem envolvidas em seu CLM, mais fácil o software CLM tornará o processo. Além das equipes de vendas, outras partes interessadas podem incluir:

• Departamentos jurídicos

• Departamentos financeiros

• Equipes de compras e suprimentos

• Equipes de operações

  

• Administradores e gerentes de contrato

Mas para empresas com equipes de vendas mais ágeis e contratos mais simples, o software CLM pode ser uma ferramenta muito poderosa e complexa. Isso também pode significar que você está gastando mais do que realmente precisa.

Isso não significa que você não deva usar software CLM. Mas talvez seja melhor usar uma ferramenta mais simples como o Proposify.

Comparação de software CLM

Embora o Proposify não seja um software CLM, ele compartilha vários recursos com ele.

Processo de gerenciamento de contratos consistente e repetível

O uso de software facilita um processo de gerenciamento de contratos consistente e repetível, padronizando modelos, fluxos de trabalho e processos de aprovação. Isso garante uniformidade na criação, execução e monitoramento de contratos, levando a maior eficiência, conformidade e mitigação de riscos.

Gerenciamento de funções e permissões

O gerenciamento de funções e permissões permite que você e sua equipe controlem o acesso a dados e funcionalidades confidenciais de contratos com base nas funções e responsabilidades do usuário. Isso garante que apenas pessoal autorizado possa visualizar, editar ou aprovar contratos, aumentando a segurança e a confidencialidade e, ao mesmo tempo, promovendo a responsabilidade durante todo o ciclo de vida do contrato.

Biblioteca de conteúdo

Todas as partes interessadas podem acessar ativos relacionados a contratos em uma biblioteca de conteúdo, incluindo imagens, tabelas de preços e snippets usados ​​para criar e atualizar contratos.

Assinaturas eletrônicas juridicamente vinculativas

O uso de software para CLM elimina a necessidade de assinaturas manuscritas, o que agiliza o processo de conclusão do contrato. E embora o software CLM use assinaturas eletrônicas, elas ainda são juridicamente vinculativas.

Campos e variáveis ​​personalizados

Alguns campos e variáveis ​​personalizados são aplicáveis ​​a todos os contratos, independentemente do que cubram. Isso inclui informações como informações da organização, nomes dos signatários e políticas de rescisão de contrato. O software permite que essas informações sejam preenchidas automaticamente nos contratos.

Segurança de classe mundial

Tanto o Proposify quanto a maioria dos softwares CLM são protegidos com criptografia de nível bancário de 256 bits e criptografia de senha unidirecional. Isso garante que seus clientes potenciais se sintam seguros de que seus dados privados estão protegidos.

Integrações com sistemas CRM

As integrações de software são possíveis com ferramentas como Salesforce, Hubspot e outros softwares de gestão empresarial.

E o Proposify tem alguns recursos que o diferenciam do software CLM padrão.

Mais fácil de usar

O Proposify é menos complexo que o software CLM, por isso é mais fácil de configurar, aprender e usar. Isso facilita a adoção pela equipe de vendas.

Acessibilidade

Por ser uma tecnologia mais simples, o Proposify é mais barato que o software CLM. É uma ferramenta tão eficaz quanto o software CLM, mas é mais econômica.

Mais personalização visual

O Proposify oferece modelos de contrato robustos e componentes visuais individuais que podem ser incorporados aos documentos para personalizá-los e torná-los mais eficazes.

Pode ser usado como software de proposta

É aqui que o Proposify realmente brilha. Obtenha controle e visibilidade dos processos de propostas e combine-os com o processo de gerenciamento do ciclo de vida do contrato para obter uma solução de vendas completa e poderosa.

Os planos de expansão também estão no roteiro da Proposify para adicionar ferramentas específicas de gerenciamento do ciclo de vida do contrato para se tornar uma solução de software CLM mais completa.

Assuma o controle de seus contratos

Se você chegar à conclusão de que o software CLM é mais do que você precisa, opte por uma opção mais simples – Proposify. Ele o guiará com eficiência pelo processo de gerenciamento do ciclo de vida do contrato e fornecerá muitos dos mesmos recursos do software CLM.

Mais importante ainda, ele oferece vantagens que o software CLM não oferece, como custo mais baixo, configuração e uso mais fáceis e mais personalização visual.

Saiba mais sobre como o Proposify oferece visibilidade e controle de ponta a ponta do seu processo de gerenciamento de contratos para ajudá-lo a fechar negócios com mais rapidez e eficiência.