O que é comunicação empresarial e por que você precisa dela?

A maneira como nos comunicamos com os outros é uma parte tão habitual de nós que raramente paramos para pensar sobre isso. Isso se traduz em comunicação empresarial também. Afinal, as organizações não são entidades sem rosto, mas grupos de pessoas reais.

A comunicação eficaz afeta os processos, a eficiência e todas as camadas de uma empresa.

Neste guia, abordaremos tudo o que você precisa saber para configurar um processo de comunicação empresarial bem-sucedido.

• O que é Comunicação Empresarial? A definição
• Tipos de Comunicação Empresarial
• Métodos de Comunicação Empresarial
• Problemas que uma comunicação empresarial eficaz pode resolver
• Como configurar seu processo de comunicação empresarial

O que é Comunicação Empresarial? A definição

A comunicação empresarial é o processo de compartilhamento de informações entre as pessoas dentro do local de trabalho e fora de uma empresa.

A comunicação empresarial eficaz é como os funcionários e a administração interagem para atingir as metas organizacionais. Seu objetivo é melhorar as práticas organizacionais e reduzir erros. É importante trabalhar em suas habilidades de comunicação e processos de comunicação para alcançar uma comunicação empresarial eficaz.

A importância da comunicação empresarial também reside em:

• Apresentando opções/novas ideias de negócios
• Fazer planos e propostas (escrita de negócios)
• Execução de decisões
• Alcançar acordos
• Envio e processamento de pedidos
• Venda bem-sucedida
• Reuniões eficazes
• Fornecer feedback aos funcionários e clientes

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Toda a atividade organizada de uma empresa depende do processo de comunicação empresarial e da sua estratégia de comunicação. Isso pode ser qualquer coisa, desde comunicação gerencial até comunicação técnica com fornecedores.

E uma vez que a comunicação se torna obscura, os sistemas centrais da empresa correm o risco de desmoronar. Os dados mostram que 60% dos profissionais de comunicação interna não medem a comunicação interna. Os possíveis motivos incluem não saber por onde começar, as próximas etapas ou como calcular o ROI.

Por que a comunicação empresarial é importante?

Uma forte estratégia de comunicação em uma empresa provavelmente resultará em maior engajamento dos funcionários. E as empresas com funcionários conectados no local de trabalho tiveram um aumento de produtividade de até 25%.

Empresas com mão de obra engajada registram crescimento de 19,2% no lucro operacional em 12 meses. Aqueles com baixas pontuações de engajamento ganham 32,7% menos.

Quão mais bem-sucedido você seria se tivesse um melhor engajamento dos funcionários?

E como você pode garantir um processo de comunicação empresarial que o torne possível?

Tipos de Comunicação Empresarial

Vamos primeiro diferenciar os principais tipos de comunicação em uma organização típica.

Em primeiro lugar, temos a comunicação empresarial interna .

A comunicação empresarial interna pode ser:

• Comunicação ascendente: qualquer comunicação que vem de um subordinado para um gerente. Ou de outra pessoa na hierarquia organizacional.
• Comunicação descendente/comunicação gerencial : qualquer coisa que venha de um superior para um subordinado.
• Comunicação lateral/comunicação técnica : comunicação interna ou interdepartamental entre colegas de trabalho

Depois, há a comunicação empresarial externa .

A comunicação empresarial externa é qualquer mensagem que sai do seu escritório e da equipe interna. Envolve lidar com clientes, fornecedores ou qualquer coisa que afete sua marca.

Você pode classificar toda a comunicação neste espectro em quatro tipos de comunicação empresarial.

1. Receber e receber instruções e atribuições tanto para cima quanto para baixo. Isso inclui uma delegação eficaz de uma pessoa para outra. A maioria dos problemas nos negócios começa com comunicações pouco claras nesta área.
2. Compartilhamento e discussão de informações, incluindo o compartilhamento de informações que acontecem nas reuniões. Quando a comunicação falha nessa área, isso faz com que as tarefas sejam feitas de forma inadequada ou não.
3. Dar feedback, correção e disciplina às pessoas que se reportam a você para que possam ter o conhecimento e as ferramentas de que precisam para fazer melhor seu trabalho. Dar um feedback excelente e acionável é uma habilidade fundamental para qualquer pessoa em posição de liderança. A comunicação não-verbal e a linguagem corporal também desempenham um papel aqui.
4. Reuniões e discussões para resolução de problemas e tomada de decisões. Estas são consideradas entre as discussões mais importantes para qualquer organização. Isso envolve maior pensamento crítico e melhor tecnologia de comunicação.
5. As relações públicas podem até ser consideradas uma forma de comunicação externa importante para sua estratégia de comunicação.

Quais métodos de comunicação empresarial meu negócio precisa?

A resposta depende muito do tamanho e das preferências do seu negócio. Não existe uma solução única para todos. Uma coisa é certa: você se preparará para o sucesso usando apenas os métodos de comunicação empresarial de que precisa e realmente usará.

Por exemplo:

Você quer um fórum, então você e sua equipe passam semanas encontrando a melhor solução e configurando-a.
Depois de um tempo, você descobre que ninguém está usando porque eles obtêm suas respostas mais rapidamente de sua equipe ou documentos. Uma solução desnecessária lhe custou tempo e dinheiro valiosos.
Ou você instala um sistema de videoconferência de qualidade, quando na realidade você só precisa de um sistema telefônico comercial confiável para realizar suas reuniões remotas.
Toda empresa usará comunicação baseada na web. Todos os outros métodos, no entanto, dependerão das circunstâncias individuais da empresa. Aproveite o tempo para considerar conscientemente o valor de cada um para sua situação única.

Problemas que uma comunicação empresarial eficaz pode resolver

Uma comunicação empresarial clara e eficaz é fundamental para que equipes, funcionários, gerentes e executivos desempenhem seus trabalhos e cumpram suas responsabilidades.
Sem os processos e ferramentas corretos, o fluxo de informações é interrompido e as pessoas ficam no escuro. Isso pode levar a sérias consequências para a empresa, desde funcionários e clientes insatisfeitos até lucros cessantes.
O fluxo transparente de informações é um objetivo geral óbvio de um processo de comunicação empresarial. Mas quais são alguns problemas mais profundos que a comunicação empresarial bem-sucedida resolve?

1) Sobrecarga de e-mail e falta de produtividade e clareza no dia a dia

Em muitos locais de trabalho, as pessoas ficam simplesmente sobrecarregadas com o número de mensagens que recebem em um único dia. Em seu livro Message Not Received, Phil Simon disse que a pessoa média recebe de 120 a 150 e-mails por dia.
Nós facilmente perdemos ou ignoramos completamente uma informação crucial. Com um sistema de comunicação empresarial implementado, as empresas podem reduzir as distrações digitais e criar espaço para ideias e pensamentos.

2) Silos de comunicação horizontal e vertical

Muitas vezes, equipes e departamentos não trocam informações essenciais. Outras vezes, não há uma maneira fácil de entrar em contato com um gerente de departamento quando há um problema dentro de uma equipe. Esses silos se formam com facilidade e muitas vezes sem que ninguém perceba, mas podem ser facilmente remediados com um plano de comunicação implementado.

3) Má comunicação com funcionários remotos

O trabalho remoto veio para ficar. O relatório State of Remote Work do Buffer mostra que a grande maioria dos funcionários gostaria de trabalhar remotamente por pelo menos parte do tempo.
Eles listam a colaboração e a comunicação entre as três principais dificuldades quando se trata de trabalhar remotamente, comprovando o valor dos sistemas de comunicação corretos.
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4) Rotatividade de funcionários/Baixo engajamento de funcionários

Perder as pessoas ideais de sua organização coloca em risco sua capacidade de atender clientes. Também é caro.
Perder um funcionário pode custar até o dobro de seu salário anual, mas quando as empresas se comunicam de forma eficaz, elas têm 50% mais chances de relatar níveis de rotatividade abaixo da média do setor.

5) Péssimo atendimento ao cliente

Se houver uma comunicação ruim em uma organização, duas coisas acontecem quando se trata de atendimento ao cliente. Primeiro, os funcionários em funções voltadas para o cliente não terão as informações de que precisam. Em segundo lugar, os clientes sentirão o baixo moral dos funcionários e terão uma experiência negativa.
De fato, um estudo descobriu que a melhoria da atitude dos funcionários afeta a satisfação do cliente, o que resulta em um aumento na receita.

Qual é a importância da comunicação não verbal nos negócios?

A comunicação não verbal cobre muito terreno – desde suas expressões faciais até seu tom em um e-mail. Considerando que a grande maioria da comunicação empresarial acontece de forma assíncrona (ou seja, qualquer coisa que não seja uma reunião 1-1, cara a cara) via e-mail, quadros de tarefas de gerenciamento de projetos ou bate-papos... quase toda a nossa comunicação empresarial pode ser considerada não verbal. Portanto, é extremamente importante trabalhar também sua comunicação não verbal.

Melhor dica? Leia algo em voz alta antes de clicar em “enviar”. Esta é uma boa checagem para ouvir como sua mensagem está sendo transmitida.

5 etapas para configurar seu processo de comunicação empresarial

Um sólido processo de comunicação empresarial é essencial para a felicidade de seus colaboradores e clientes. Em última análise, isso leva à estabilidade financeira.
Um relatório descobriu que 29% dos funcionários acreditam que suas ferramentas de comunicação interna atuais não estão funcionando.
Aqui estão alguns dos motivos que eles listaram:

Informações irrelevantes, exclusão, desonestidade e falta de acesso a informações importantes são algo que sua própria força de trabalho provavelmente também experimentou.
Um estudo da Salesforce descobriu que 86% dos executivos, funcionários e educadores consideram a comunicação ineficiente a razão por trás das falhas no local de trabalho.
Não podemos mais ignorar a importância do trabalho em equipe e da química e seu impacto na produtividade, no engajamento e na defesa dos funcionários. Aqui estão as etapas que você pode seguir para garantir um processo de comunicação empresarial bem-sucedido.

1) Audite seu estado atual de comunicação empresarial e defina metas

Não importa o estágio do seu negócio, você precisa de um plano de comunicação empresarial.
No entanto, você o tornará mais útil se se concentrar nas áreas que precisam de maior melhoria agora e trabalhar para todas as outras áreas mais tarde.
Por exemplo, estes podem ser alguns dos motivos pelos quais sua comunicação precisa ser revisitada:

• Baixa satisfação dos funcionários ou alta rotatividade
• Produção abaixo do esperado em toda a empresa
• Crescimento rápido que leva a perder o controle das informações
• Falta de transparência das informações devido ao trabalho remoto

Você pode experimentar mais de um desses, ou um cenário completamente diferente. Identifique-o e estabeleça metas para o seu processo de comunicação empresarial com base nele. Por exemplo, seus objetivos podem incluir:

• Uma rotatividade específica de funcionários ou taxa de satisfação
• Taxa de satisfação do cliente
• Número de projetos concluídos
• Número de interações entre departamentos

…e mais.

2) Identifique os grupos principais em sua organização e seus relacionamentos entre si

Examine a estrutura de sua organização e todos os grupos envolvidos em sua capacidade de funcionamento.
Tome nota de cada grupo que requer informação para funcionar. Isso deve incluir:

• Classificação horizontal , ou seja, departamentos (operações, marketing, design, recursos humanos, vendas, suporte ao cliente, finanças e muito mais)
• Classificação vertical : profissionais em equipes, líderes de equipe, gerentes de departamento, executivos
• Grupos externos : clientes, fornecedores, parceiros e mais

A partir daqui, considerando o trabalho que realizam de forma contínua e os resultados esperados deles. Mapeie a maneira como eles precisam se comunicar para que seus trabalhos sejam feitos.
Dependendo do tamanho da sua empresa, essa pode ser uma tarefa grande, portanto, reserve bastante tempo. Algumas das principais perguntas a serem respondidas são:

• Que equipas e pessoas têm de falar com quem diariamente? E quanto a semanal, quinzenal e mensal?
• Que comunicação acontece apenas quando há uma crise em curso ?
• Como os gerentes e líderes de equipe estão mantendo o progresso em seus departamentos? Como funciona o relatório?
• Existe uma biblioteca de conhecimento com potencial para reduzir reuniões e conversas desnecessárias?
• Quais projetos e processos precisam de aprovações de outras pessoas da empresa? Como as aprovações são solicitadas e facilitadas?

No mínimo, essas respostas devem fornecer uma visão da quantidade necessária de e-mails, mensagens, chamadas, reuniões e documentos para que tudo aconteça no prazo designado.

3) Definir métodos de comunicação

Em seguida, escolha os métodos de comunicação que se alinham com seus objetivos de comunicação de negócios, bem como as interações entre os grupos principais de sua empresa.
Revise a lista de métodos de comunicação que discutimos anteriormente e certifique-se de adicionar algum exclusivo à sua empresa:

• Comunicação baseada na web
• Reuniões por telefone
• Vídeo conferência
• Encontros presenciais
• Relatórios e documentos oficiais
• Apresentações
• Placas do fórum e perguntas frequentes
• pesquisas
• Atividades de gerenciamento de clientes

Quais deles são essenciais para que sua organização alcance seus objetivos? O que é opcional e pode encontrar resistência na adoção? Quais criam o risco de adicionar muitas ferramentas e devem ser simplificadas?
Seja realista sobre suas necessidades específicas.
Por exemplo, uma startup de cinco pessoas onde todos trabalham no mesmo escritório provavelmente se concentrará em:

• Comunicação baseada na web
• Encontros presenciais
• Gestão de clientes

Uma empresa de 50 pessoas totalmente remota investirá mais recursos em:

• Telefone e videoconferência
• Organização de documentos para poder acompanhar diligentemente seus processos

Uma grande empresa global provavelmente usará todos os métodos de comunicação listados e terá equipes dedicadas para muitos deles.

4) Escolha as ferramentas certas

Não existe um manual que defina quais ferramentas são absolutamente melhores para cada finalidade.
Gmail versus Outlook. Google Drive versus Dropbox. Slack versus bate-papo Nextiva.
As batalhas continuam, mas sua escolha depende inteiramente da sua preferência e de sua força de trabalho.
Embora não possamos fornecer uma lista de ferramentas de software e deixá-lo em paz, podemos compartilhar essas dicas quando se trata de selecionar as ferramentas certas:

• Use o armazenamento em nuvem para preservar documentos importantes e outros dados. Habilite a sincronização e o backup automáticos para evitar erros humanos e esquecer de salvar manualmente as informações nele.
• Use uma única plataforma para e-mails e calendários.
• Use uma única ferramenta para mensagens de bate-papo. Por exemplo, se algumas pessoas estiverem usando o Slack e outras o Hangouts no Gmail, isso criará atritos e diminuirá a velocidade da comunicação.
• Implemente um sistema de telefonia VoIP confiável e fácil de usar se muitas de suas reuniões acontecerem remotamente.
• Desenvolva diretrizes editoriais e de marca que detalhem o tom de voz e o uso dos elementos da marca. Desta forma, toda a comunicação é unificada, interna e externamente.

5) Documente o processo

Por fim, anote tudo o que você faz ao longo dessa configuração e transforme-o em um documento compartilhado visível para toda a organização.
Dessa forma, cada colaborador pode consultar um plano de comunicação desenvolvido intencionalmente e decidir qual a melhor ação para a situação em que se encontra.
O documento também ajudará os funcionários recém-integrados a compreender facilmente todas as ferramentas e melhores práticas de comunicação.
Você pode criar um lembrete de calendário recorrente para você e sua equipe revisitar o documento uma vez por trimestre. Dessa forma, você garantirá que o plano ainda esteja atendendo ao seu melhor propósito e o atualize, se necessário.

Canais de Comunicação Empresarial

Quando a comunicação empresarial realmente acontece, é verbal ou escrita.

A comunicação ocorre de várias formas – verbal ou escrita, pessoalmente ou remotamente, mas é fundamental para a felicidade de seus funcionários no local de trabalho.

Nenhum deles é melhor ou pior para sua empresa por conta própria e depende inteiramente do contexto.

A comunicação escrita é ótima para manter um registro em papel das decisões e ações tomadas, bem como para montar estratégias e planos. As interações verbais permitem a geração instantânea de ideias e um fluxo de pensamentos mais aberto.

Estes são os métodos de comunicação empresarial aplicáveis ​​a alguns ou a todos os cenários acima:

1) Comunicação baseada na Web

Isso inclui canais de comunicação do dia a dia, como e-mails e aplicativos de mensagens instantâneas (como Slack, Hangouts ou até mesmo o Nextiva Chat).

Os benefícios dos e-mails e mensagens estão na capacidade de conduzir conversas privadas em um ambiente de escritório movimentado, bem como compartilhar uma mensagem com muitas pessoas – de algumas a centenas – de uma só vez.

2) Reuniões por telefone

Os telefones removeram a barreira da localização para a realização de reuniões produtivas e rápidas. Permite uma melhor troca de ideias graças à comunicação não verbal (tom de voz) em comparação com a comunicação escrita. Os sistemas de telefonia em nuvem podem acelerar a integração e a colaboração geral da equipe.

3) Videoconferência

Ótimos sistemas de videoconferência permitem que pessoas em locais remotos realizem reuniões que parecem o mais próximo possível das reuniões presenciais. Eles levam as reuniões por telefone um passo à frente.

4) Reuniões presenciais

As reuniões presenciais podem ajudar uma empresa a avançar com ideias rapidamente. Pesquisas mostram que reuniões presenciais geram mais ideias do que reuniões virtuais.

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No entanto, ter uma agenda de reuniões sólida é essencial para reuniões eficazes. 46% dos funcionários raramente ou nunca saem de uma reunião sabendo o que devem fazer em seguida.

5) Relatórios e documentos oficiais

Documentar atividades que afetam outras pessoas e departamentos é uma parte crucial de um sistema de comunicação empresarial bem lubrificado.

A capacidade de consultar um documento escrito a qualquer momento reduz a chance de confusão ou desacordo e fornece clareza extra na comunicação.

6) Apresentações

Apresentações suportadas por relatórios e apresentações de slides do PowerPoint geralmente são como as reuniões com grupos maiores são conduzidas.

Eles são ótimos para compartilhar novas ideias de uma forma que cria espaço para perguntas e quaisquer esclarecimentos.

7) Fóruns e perguntas frequentes

Uma área interna para os colaboradores consultarem as dúvidas frequentes sobre diversos temas do departamento e fazerem novas perguntas que os tornarão mais produtivos e atualizados sobre o assunto.

8) Pesquisas

As pesquisas internas e de clientes são uma maneira ideal de coletar feedback e classificações sobre tópicos importantes. As pesquisas facilitam um ciclo saudável de melhorias com suporte de feedback e abrem um canal de comunicação entre todos os níveis dentro de uma organização.

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9) Atividades de gerenciamento de clientes

Isso pode incluir qualquer atividade de relacionamento com o cliente. Os exemplos incluem suporte por chat ao vivo, sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), processo de integração do cliente, análises de clientes e muito mais.

O sucesso da sua empresa começa com a comunicação

A má comunicação traz muitos riscos para uma organização.

Uma boa comunicação, no entanto, traz uma oportunidade para um excelente envolvimento de funcionários e clientes. Ele cria clareza, resultados mais significativos e crescimento de receita e lucro.

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Se você possui um sistema de comunicação empresarial ou ainda não estabeleceu um, lembre-se de:

• Defina e revise suas metas de comunicação como empresa com base no estado atual da comunicação em sua empresa
• Identifique todos os envolvidos nos processos que fazem sua empresa realizar seu trabalho, dia após dia
• Analisar suas necessidades de comunicação entre si e identificar métodos que possibilitem o fluxo de informações
• Procure as ferramentas e plataformas mais apropriadas que permitirão os métodos que você identificou
• Compartilhe esta configuração de forma transparente com toda a organização

Como resultado, você verá pessoas felizes e produtivas empolgadas para trabalhar em projetos e criar resultados significativos para o benefício de todos os envolvidos.

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