O que é um telefone VoIP e como ele funciona?

O que é um telefone VoIP?

Um telefone VoIP é qualquer telefone que faz e recebe chamadas usando a internet. Em vez de um telefone tradicional "com fio" que usa fios de cobre de conexão direta para fornecer serviço telefônico, um telefone VoIP oferece maior mobilidade, interoperabilidade e conectividade.

Existem duas grandes diferenças entre telefones VoIP e telefones tradicionais. A primeira é que um telefone VoIP funcionará não importa onde você esteja. Contanto que você tenha internet, você poderá fazer e receber chamadas sem estar preso a um só lugar. E a segunda diferença é que tecnicamente você nem precisa de um telefone para fazer chamadas. Você pode fazer uma chamada de um aplicativo em seu computador.

Quais são os benefícios de um telefone VoIP?

Existem muitos recursos importantes do VoIP que podem ajudar a otimizar seus negócios, incluindo:

• Fácil instalação e configuração
• Dimensionamento fácil
• Números de telefone virtuais que seguem você e seus funcionários
• A tecnologia suporta tecnologia mais antiga
• Ampla disponibilidade e implementação econômica
• Integração simples com outros aplicativos de software.
• Gama de opções do dispositivo
• Configuração perfeita em conexões de internet existentes

Tipos de telefones VoIP

Telefones rígidos VoIP

Os telefones fixos são como telefones tradicionais, pois ficam em sua mesa ou em uma sala de conferência. Você pode usar telefones fixos para:

• Chamadas diretas
• Chamadas de conferencia
• Acessando o correio de voz
• Comunicações por meio de monofones, fones de ouvido, Bluetooth e viva-voz

Softphones VoIP

Softphones são telefones virtuais que residem em um aplicativo em um dispositivo (como um computador, tablet ou smartphone). Eles funcionam como um telefone físico, mas em vez de um telefone físico, você faz chamadas de um aplicativo.

Como funcionam os telefones VoIP

No passado, os telefones eram conectados a um PBX (Private Branch Exchange) local . Essa máquina volumosa lidaria com todo o roteamento e garantiria que cada chamada chegasse ao seu destino adequado. Os recursos do telefone VoIP excedem em muito os disponíveis em sistemas PBX antigos.

Como os telefones VoIP funcionam processando chamadas telefônicas da Internet ou da nuvem, a tecnologia emprega cabeamento de rede de computadores existente ou Wi-Fi para acessar redes telefônicas.

Não há mais fios ou caixas necessários para usar seu serviço de telefone comercial VoIP! Agora você pode atender uma chamada de qualquer lugar com internet — até mesmo de um aplicativo em seu computador — e seu número de telefone pode permanecer o mesmo de antes, portanto, não há gastos para alterá-lo.

Portanto, seja qual for o dispositivo telefônico que sua empresa escolher, você poderá conectá-lo ao sistema de telefonia VoIP de maneira simples e fácil. Basta conectar os telefones e fazer com que sua equipe de tecnologia configure o sistema da maneira que melhor atenda às suas necessidades específicas.

Se você usa um sistema de telefonia VoIP da Nextiva, está usando o melhor serviço de telefonia comercial disponível hoje.

Relacionado: 7 etapas para configurar um sistema de telefonia VoIP em casa ou no escritório

Quais são os benefícios de um telefone VoIP?

Muitos dos recursos de um serviço telefônico VoIP falam por si:

• Fácil instalação e configuração em conexões de internet existentes.
• Números de telefone virtuais que seguem você e seus funcionários.
• Use sua conexão de Internet existente. Outros telefones comerciais exigem fiação de cobre dedicada separada da conexão de rede do computador.
• Link para contas de usuário ou para números de telefone. Eles permitem alternar entre chamadas simultâneas em uma determinada conta.
• Integração simples com outros aplicativos de software, como o Microsoft Teams
• Dê às empresas acesso fácil a recursos avançados de correio de voz.
• Faixa de áudio de maior qualidade (o dobro do tradicional).
• Pode ser configurado para PoE. Isso significa que eles obtêm energia pelo cabo de rede Ethernet em vez de um adaptador de energia tradicional. Isso resulta em menos transformadores que precisam ser conectados a réguas de energia ao redor do escritório.

Recursos do telefone VoIP

Agora vamos ver um telefone VoIP típico e examinar suas funções e recursos. Esta é uma descrição geral, mas usaremos um diagrama de um telefone Poly. Portanto, as funções específicas e os locais dos botões serão ligeiramente diferentes de outros modelos.

Você precisará entender a ampla gama de opções para fazer a melhor escolha para o seu negócio.

1) Teclas de linha

• Normalmente, esses botões acendem para lembrá-lo quando há uma chamada em espera ou estacionada nessa linha.
• Uma maneira fácil de identificar o número de linhas disponíveis neste telefone é contar esses botões.
• Muitas vezes, esses botões também podem ser programados com acesso de discagem rápida para seus clientes importantes.

2) Guia reversível

Vira em um gancho permitindo que você coloque o telefone em uma parede sem que o fone caia.

3) Alto-falante

De onde vem o som no modo viva-voz. A qualidade do alto-falante de um telefone é importante para uma comunicação eficaz.

4) Tecla Voltar

Permite retornar ao menu anterior pressionando um único botão.

5) Chave de Transferência

Permite enviar o chamador para o telefone de outro usuário.

• Diferente do encaminhamento de chamadas, pois foi projetado para ser usado depois que alguém atendeu o telefone.
• Warm Transfer – permite que você mantenha o chamador em espera enquanto verifica o destinatário do número de destino.
• Transferência Cega – permite que você envie a chamada para o novo dispositivo sem primeiro verificar se ele atenderá.

6) Mensagens

Este botão oferece acesso rápido ao correio de voz em espera.

• Envia você para seu correio de voz, onde você pode acessar todos os recursos avançados do correio de voz VoIP.

7) Segure

Função semelhante aos botões de espera que todos conhecemos e amamos.

8) Teclas de volume

Para cima = mais alto, para baixo = mais suave

9) Teclado de discagem

O arranjo numérico padrão usado para discagem.

10) Tecla mudo

Usado para silenciar o microfone para que um comentário confidencial rápido possa ser feito ou se você quiser fazer um café expresso durante uma chamada em conferência.

11) Tecla do viva-voz

Teleconferências improvisadas e viva-voz para que você possa realizar várias tarefas ao mesmo tempo.

12) Tecla do fone de ouvido

Mude para o fone de ouvido, se equipado.

13) Porta USB

Permite que você use um fone de ouvido USB ou conecte uma unidade flash.

14) Tecla inicial

Às vezes, ao pesquisar as opções em seu telefone, você precisará de um atalho para voltar ao início.

15) Teclas de navegação/tecla de seleção

Use-os para navegar na tela, como um mouse ou joystick.

• As direções correspondem aos menus na tela: para cima/para baixo para rolar pelos contatos, para a esquerda/direita para escolher opções como um tipo de toque para cada contato, etc.

16) Teclas programáveis

Essas teclas mudarão de função com base no contexto do que você está fazendo no momento. Normalmente, a tela lhe dirá o que pode fazer por você.

Aqui está uma lista de opções geralmente disponíveis que você pode ver no visor para a tecla programável.

Essas opções são exibidas quando o telefone está ativo (quando o telefone está fora do gancho ou em uma chamada).

• Transferir
• Transferência cega
• Conferência
• Parque
• Rediscar
• Diretório
• Discagem rápida

Eles são exibidos quando o telefone está ocioso (quando o telefone está no gancho).

• Rediscar
• Diretório
• Captura de chamada
• Ativar / Desativar Encaminhamento de Chamadas
• Não perturbe
• Última chamada recebida
• Chamadas perdidas
• Discagem rápida
• As teclas programáveis ​​são dinâmicas. Eles podem ser programados para fazer funções diferentes se você estiver em uma chamada versus se a chamada estiver ociosa

17) Ranhura de Segurança

Permite conectar um cabo de segurança e bloquear o dispositivo em uma mesa (no verso do telefone).

18) Tela

Isso irá variar entre os modelos; agora existem muitos dispositivos com telas de toque coloridas.

• Uma tela de telefone VoIP geralmente mostra todas as informações que o usuário precisa. Isso pode incluir coisas como hora, data, teclas programáveis, mensagens globais, chamadas estacionadas, etc. (Tudo o que o telefone acha que você quer saber.)
• Os telefones mais sofisticados empregam telas sensíveis ao toque, como smartphones, que podem substituir alguns ou todos os botões do dispositivo.

19) Indicador de mensagem em espera

Uma luz simples para que você saiba "Você tem e-mail"

Relacionado: 12 blogs de VoIP para marcar (notícias, tendências e mais)

Configuração do telefone

Em vez dos conectores de telefone RJ-11 de 6 pinos, os telefones VoIP se conectam a conectores RJ-45 de 8 pinos. Esses números RJ não são nomes de droides, mas na verdade são os conectores que seu computador usa para se conectar à Internet.

Tanto o RJ-11 quanto o RJ-45 são muito semelhantes. Para a pessoa comum, esses conectores seriam simplesmente chamados de 'tomadas de telefone' ou 'cabos ethernet'. Mas, na realidade, eles servem a dois propósitos diferentes.

O RJ-11 foi projetado para conectar telefones analógicos, enquanto o RJ-45 foi projetado para conectar redes. Para saber mais sobre a diferença entre analógico e VoIP, leia nossa postagem no blog sobre VoIP vs. PSTN .

A maioria dos telefones VoIP precisa apenas de uma conexão de rede ou roteador . Alguns modelos mais novos podem não precisar de cabos e podem se conectar à sua rede simplesmente por meio de WiFi.

Olhe para o fundo deste telefone! Sem mistério aqui. Conecte o cabo de rede, o conector de alimentação e pronto!

Agora o bônus. Dê uma olhada na segunda porta. Você pode conectar outro telefone e encadear dois telefones na mesma tomada de rede. Isso significa que você não terá que lidar com grandes feixes de cabos que vão para roteadores sob sua mesa.

Certifique-se de usar os cabos corretos, no entanto, para obter velocidades de conexão adequadas.

Para especificações exatas sobre os diferentes cabos disponíveis, consulte a tabela abaixo.

Comparação de especificações de cabos de rede

Era uma prática difundida usar cabos CAT-5 padrão antigos quando a revolução do computador começou, mas agora esses cabos mais antigos não conseguem lidar com velocidades mais rápidas. A atualização para um mínimo de CAT-5e - ou melhor ainda CAT-6 - corrigirá isso.

Leia a designação da categoria na lateral do cabo para descobrir se seus cabos e jumpers são adequados para sua infraestrutura atual.

Comparar telefones VoIP

Agora que você entende melhor como o VoIP funciona e o que eles podem fazer para melhorar as comunicações de sua empresa, é hora de selecionar um modelo de telefone.

Isso muitas vezes pode se tornar uma tarefa assustadora quando você percebe que existem centenas de dispositivos para escolher e mais de uma dúzia de marcas.

Para facilitar o processo de decisão, a Nextiva montou um gráfico mostrando os telefones mais populares do mercado. Todos esses modelos foram testados e revisados, e cada um deles foi comparado com os mais altos padrões da indústria.

Lembre-se, porém, que existem inúmeros outros modelos disponíveis (alguns com recursos mais avançados ou linhas adicionais). Aqui está uma lista mais abrangente dos melhores telefones VoIP empresariais.

Observe que, se você precisar de um telefone de conferência de negócios, isso será tratado na próxima seção.

Revisão em vídeo do Nextiva X-885

Comparar telefones de conferência VoIP

Um telefone de conferência difere de um telefone de mesa, pois é otimizado para ouvir e enviar áudio da melhor qualidade em uma configuração de grupo (como uma mesa de sala de conferência).

Os telefones de conferência são projetados com configuração de microfone omnidirecional.

No entanto, não há uma grande diferença funcional entre um telefone de mesa e um telefone de conferência. Se você aprender a usar um, poderá usar facilmente o outro.

Os modelos mostrados abaixo estão entre os mais populares do mercado. Cada um vem com recursos padrão, como viva-voz e discagem rápida. Para obter informações sobre recursos e capacidades adicionais, consulte o gráfico abaixo.

Que tipo de telefone VoIP minha empresa precisa?

No final, você não pode errar com nenhum desses dispositivos populares. Você notará que cada um deles oferece os recursos que você esperaria de um sistema telefônico.

Aqui estão os principais requisitos a serem considerados antes de escolher um dispositivo:

1. Veja as marcas. Existem nomes em que você confia mais do que outros? Pense na longevidade e no desempenho passado.
   • A Poly é líder global quando se trata de engajamento produtivo e eficaz com colegas, parceiros, clientes e prospects. Você não pode olhar para uma solução VoIP séria sem incluir sua linha de produtos em seu processo de tomada de decisão.
   • A Cisco é o grande nome em redes de negócios e infraestrutura de Internet e outro player líder no domínio de hardware VoIP .
   • A Panasonic é uma das líderes mundiais em inovação em sistemas comerciais de telefonia VoIP. Sua reputação de fabricar dispositivos eletrônicos de qualidade remonta a décadas.
   • A VTech é a maior fabricante mundial de telefones sem fio e conhecida por seus brinquedos educativos eletrônicos.
2. Procure o número de aparições de linha. Quantas linhas cada dispositivo em sua empresa precisa ser capaz de lidar? Alguns membros da equipe precisarão de muito mais do que duas linhas.
3. Você usa fone de ouvido? Que tipo de conector eles têm? Um RJ-9 é um tipo familiar de conector para telefones, mas é menos popular. Os fones de ouvido de hoje usam USB para conectividade. Se você precisar de Bluetooth, verifique se o dispositivo é compatível. Alguns dispositivos requerem um dongle USB para Bluetooth que pode não estar incluído.
4. Pronto para Power over Ethernet (PoE)? A maioria dos dispositivos agora é compatível com PoE, mas certifique-se de ter os adaptadores de energia, pois a maioria dos funcionários que trabalham em casa não possui equipamentos de rede compatíveis com PoE.
5. Não se esqueça da confiabilidade. O telefone recebe atualizações de segurança regulares? Os telefones VoIP que recebem essas atualizações tendem a fornecer um serviço telefônico VoIP muito mais confiável do que os dispositivos que precisam de firmware entregue manualmente. (Dica: muitos, muitos dispositivos conectados à Internet nunca são atualizados.)

Como os telefones de conferência VoIP têm uma finalidade e função ligeiramente diferentes no escritório, há alguns fatores adicionais a serem considerados em relação aos telefones de conferência:

1. Observe a opção para ir sem fio. Muitas salas de conferência não possuem um conector de rede no meio da mesa. Se você quiser evitar a execução de outro cabo, essa pode ser uma escolha importante para o seu dispositivo.
2. O Bluetooth também pode ser importante. Especialmente se você precisar aumentar o som para alguém com deficiência auditiva e não torná-lo desconfortavelmente alto para outras pessoas na sala.
3. A tela está mais distante do usuário, portanto, uma tela legível e bem iluminada pode fazer a diferença.
4. É importante observar a reputação de qualidade que cada marca representa e observar sua classificação de atendimento ao cliente.
5. Por fim, a opção de máquina de café/espresso ainda não está disponível em nenhum modelo. Talvez devêssemos começar uma campanha de gravação?

Conclusão

Há muitas opções ao comprar e configurar seu serviço VoIP empresarial. Garantir que você tenha o melhor provedor de VoIP, telefones e recursos oferece mais confiança para administrar seus negócios.

Não precisa ser difícil. Na verdade, configurar um sistema telefônico virtual é tão fácil que você mesmo pode configurá-lo.

A boa notícia é que você não está sozinho nessa jornada, e existem profissionais para guiá-lo ao longo do caminho. Deixe que os especialistas em VoIP da Nextiva o ajudem a selecionar o sistema telefônico perfeito para sua empresa. Além disso, confira o que nossos clientes dizem sobre nosso serviço de telefonia VoIP.