O que é um sistema de telefonia virtual e como ele funciona?

À medida que os empregadores adotam o trabalho remoto, um dos maiores obstáculos é o sistema telefônico comercial. Os sistemas telefônicos antiquados são incompatíveis com esse novo normal. Os membros da equipe não estão no escritório para atender chamadas, nem necessariamente têm acesso a um telefone fixo.

A mudança para o trabalho remoto e distribuído significa que as empresas precisam de um sistema telefônico virtual para que não fiquem vinculadas a um telefone fixo físico

Então, você pode administrar seus negócios a partir de um sistema telefônico virtual? É muito difícil de configurar? Quais recursos devo procurar? Abordaremos tudo isso e muito mais neste guia abrangente.

• O que é um sistema de telefonia virtual?
• Como funciona um sistema de telefonia virtual ?
• Qual é a diferença entre um sistema telefônico virtual e um PBX?
• Benefícios de usar um sistema de telefonia virtual
• Lista de verificação do comprador para seu próximo sistema telefônico virtual
• Perguntas frequentes sobre o sistema de telefone virtual

O que é um sistema de telefonia virtual?

Um sistema telefônico virtual é uma plataforma de comunicação que permite fazer e receber chamadas pela Internet e pela nuvem, em vez de um telefone fixo físico. telefone fixo, tudo a partir de um único número de telefone comercial.

A maior razão pela qual as empresas movem seu sistema telefônico para a nuvem é aproveitar os recursos avançados que apenas um sistema telefônico virtual pode fornecer. Ele permite que empresas de todos os tamanhos aumentem a produtividade e aumentem sua equipe.

Os provedores de sistemas telefônicos virtuais mantêm uma infraestrutura de comunicação escalável para os usuários. Esses provedores mantêm uma infraestrutura de comunicação escalável para os usuários. Além do próprio serviço de telefone VoIP, eles implementam recursos avançados, como mensagens de texto SMS, números de telefone comerciais e transcrição de correio de voz.

Simplificando, um sistema telefônico virtual é uma maneira econômica de manter toda a sua equipe conectada. Novas pesquisas sugerem que quase 40% das empresas têm membros de equipe que trabalham remotamente. Você precisará de um sistema telefônico que funcione dentro e fora do escritório.

Como funciona um sistema de telefonia virtual?

Um sistema de telefone virtual conecta chamadas entre números de telefone gratuitos e locais e usuários . Antes de seu telefone tocar, muita mágica tecnológica acontece. Mas a coisa mais importante a lembrar é que sua empresa não precisa manter as linhas ou a central telefônica - o provedor do sistema de telefonia virtual faz isso para você!

Esses sistemas telefônicos virtuais funcionam gerenciando toda a infraestrutura de telecomunicações e relacionamentos com a Rede Telefônica Pública Comutada, mais conhecida como PSTN. Isso é apenas para conectividade.

Seu sistema telefônico virtual funciona usando Voice over Internet Protocol (VoIP ), o que significa que a conexão telefônica ocorre pela conexão com a Internet, em vez de linhas telefônicas com fio. Ele converte suas chamadas telefônicas de som analógico com codecs VoIP para obter uma qualidade de chamada superior. Existe no centro de um sistema telefônico virtual — não importa o tipo de telefone que você está ligando desde então.

Para um desempenho ideal, os provedores de VoIP configuram uma rede redundante de data centers. Em caso de mau tempo, as comunicações fazem failover automaticamente para outros servidores sem perder o ritmo.

Da mesma forma, um sistema telefônico virtual não termina em seu prédio. Existe na internet. Você pode encaminhar chamadas do telefone do escritório para o celular com facilidade. Você pode trabalhar em uma cafeteria e receber chamadas em seu computador. Se estiver de folga, você pode direcionar as chamadas para outro colega ou até mesmo receber suas mensagens de voz em um e-mail.

No front-end, os usuários obtêm vários novos recursos para trabalhar e colaborar de forma eficaz. A partir do momento em que uma chamada de entrada chega, você pode encaminhá-la para um atendedor automático, que às vezes é chamado de árvore telefônica. Eles também podem trocar mensagens de texto com clientes da mesma plataforma do serviço telefônico comercial .

Os telefones fixos funcionam de maneira muito diferente. Você está confinado onde quer que a companhia telefônica o instale. A conectividade só pode ser estabelecida em conexões com fio. Você também não pode ignorar o aumento de pedágios e mensalidades. O VoIP permite que você faça chamadas em qualquer lugar com acesso à Internet — funciona bem com um sinal Wi-Fi forte.

Os sistemas de telefonia virtual permitem que você e sua equipe tirem proveito de maior confiabilidade, melhor qualidade de chamada e uma variedade de recursos avançados para trabalhar melhor.

Qual é a diferença entre um sistema telefônico virtual e um PBX?

Se você ainda não estiver usando um sistema telefônico virtual, talvez esteja usando uma configuração de PBX (Private Branch Exchange). Não é chique, mas funciona.

Um PBX (Private Branch Exchange) é um sistema telefônico tradicional que usa sinais analógicos. Os sistemas de telefonia virtual convertem sinais analógicos em digitais e os transmitem pela internet. Ambos fornecem funcionalidade de telefone, mas de maneiras diferentes.

Benefícios de usar um sistema de telefonia virtual

Nem todos os sistemas de telefonia comercial são iguais. Você precisa de mais do que um serviço telefônico padrão. Veja por que um sistema telefônico virtual é a opção preferida para pequenas empresas e empresas.

1. Configuração fácil

Uma das principais vantagens de um sistema de telefonia virtual é que é fácil de configurar e usar.

Os sistemas telefônicos tradicionais são difíceis de configurar. Você precisa esperar que um instalador passe os fios e faça furos em todo o escritório. Durante esse período, sua equipe não poderá fazer ou receber chamadas telefônicas. Você pode dar ao luxo de interromper o negócio?

Um sistema de telefonia virtual funciona onde quer que você tenha uma conexão de internet de alta velocidade. Como o hardware do telefone é opcional, você pode começar imediatamente. E quando você recebe seus telefones VoIP, tudo que você precisa fazer é conectá-los. É isso.

O serviço de telefonia VoIP da Nextiva é ideal para funcionários remotos e no escritório. Você mesmo pode configurá-lo sem a necessidade de TI — é muito fácil.

2. Custos mais baixos

Com demasiada frequência, as empresas pagam pelas soluções e não as utilizam ao máximo. Isso resulta em muito desperdício. Um sistema telefônico virtual permite que você selecione a combinação certa de recursos e linhas que funcionam para você.

Quer você precise de um sistema telefônico completo para escritório ou de um plano telefônico para pequenas empresas , você obtém o maior valor ao se tornar virtual.

O sistema de telefonia virtual da Nextiva fornece um substituto direto para vários aplicativos de negócios desde o primeiro dia. Não se esqueça de que você economizará até 65% em comparação com os sistemas telefônicos tradicionais. Os recursos integrados economizam ainda mais. Você reduzirá seus custos com esses recursos premium incluídos:

• Atendentes automáticos e saudações personalizadas
• Segure música e mensagens de conforto
• Roteamento automático de chamadas com base no horário comercial
• Encaminhamento de chamadas para diferentes ramais e locais de telefone
• Tendências detalhadas de chamadas de entrada e saída de registros de chamadas
• Identificador de chamadas gerenciado para manter seu número de celular privado
• Gravação de chamadas para treinamento da equipe
• Chamadas internacionais acessíveis

Todos esses recursos tornam um sistema de telefonia virtual uma excelente opção para todos os negócios. É uma opção econômica para pequenas empresas. Além disso, ele contém todos os recursos de chamada que as empresas desfrutam há anos.

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3. Números de telefone sob demanda

Se você tem uma equipe remota, é provável que seus números de telefone tenham códigos de área diferentes e prefixos inconsistentes, tornando a comunicação um obstáculo. Se é um desafio para você, imagine como é para seus clientes.

Os sistemas de telefonia virtual dão à sua equipe uma identidade profissional para aprimorar suas conversas. Você tem a opção de usar um número gratuito, escolher um número local ou até mesmo nenhum número de discagem direta. Está tudo nas tuas mãos.

Se você precisar configurar números de telefone com foco regional, você pode. É uma ótima maneira de tornar suas campanhas de chamadas mais bem-sucedidas.

Não importa o caso de uso, sua equipe sempre pode usar o número de telefone preferido. O roteamento avançado de chamadas pode direcionar as chamadas para seu dispositivo móvel, correio de voz ou outra pessoa, se desejado.

A privacidade é fundamental para um sistema de telefonia virtual. Seus funcionários podem ocultar seu identificador de chamadas para fazer e receber chamadas comerciais sem revelar números de telefone celular. Além disso, ele criptografa chamadas telefônicas para máxima segurança VoIP .

4. Opções de dispositivos flexíveis

Os sistemas de telefonia com fio exigem que sua equipe receba chamadas por meio de um telefone de mesa. É isso. Com Voz sobre IP, sua equipe pode se comunicar a partir de vários dispositivos.

Os sistemas de telefonia virtual adotam padrões abertos e universais. Essa interoperabilidade significa que você pode receber chamadas de qualquer dispositivo baseado em IP, em vez de apenas um telefone de mesa. Dispositivos de exemplo incluem:

• Softphones de desktop ou laptop
• iPads e tablets
• Telefones de conferência
• Aplicativos Android ou iOS
• Telefones VoIP sem fio

Esses padrões permitem que você misture e combine o hardware certo para o seu indivíduo. Um executivo tem necessidades diferentes de um representante de suporte. Esses dispositivos contam com o SIP (Session Initiation Protocol) para chamadas comerciais confiáveis.

A melhor parte? Nossa pesquisa mostrou que 59% dos profissionais de negócios já usam pelo menos três dispositivos no trabalho. Você não precisa comprar nenhum equipamento extra. Funciona com os dispositivos de comunicação que você já usa.

5. Roteamento de chamadas inteligente

Lide com as chamadas recebidas com facilidade e encaminhe-as para as pessoas certas. Se sua equipe só é acessível pelo celular, você já sabe como é frustrante transferir ligações. Os provedores de serviços de telefonia virtual eliminam esse incômodo.

Primeiro, você pode direcionar chamadas telefônicas comerciais para seu número principal por meio de um atendedor automático. Esta função permite que os chamadores escolham o departamento ou a pessoa que desejam alcançar. Todo negócio deveria ter esta configuração.

Segundo, você pode configurar o encaminhamento automático de chamadas com base no horário comercial. Se você tem um serviço de atendimento, você pode ajustar isso em sua agenda a partir de uma interface amigável e direta.

Terceiro, sua equipe está no controle de sua disponibilidade. Os usuários podem ajustar seu encaminhamento ou enviar chamadas para o correio de voz. Esse controle refinado sobre o serviço telefônico aumenta a satisfação do cliente e as vendas.

Para necessidades de negócios mais acentuadas, não procure mais do que um call center baseado em nuvem . Ele permite que você aproveite recursos avançados como roteamento baseado em habilidades, inteligência artificial, enfileiramento de chamadas e resposta de voz interativa (IVR) para lidar com qualquer volume de chamadas. É tudo virtual também!

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6. Análise e relatórios robustos

Quais são os dias da semana mais movimentados? Como é o volume de chamadas durante os feriados? Precisamos contratar mais agentes? Essas perguntas só podem ser respondidas com análises e relatórios de chamadas em tempo real.

Esses painéis podem ajudá-lo a gerenciar o volume de chamadas e vinculá-las aos resultados de negócios. Historicamente, apenas organizações de porte empresarial tinham esses recursos. Agora, as pequenas empresas podem usar análises para escalar.

Os sistemas telefônicos virtuais tornam esses dados fáceis e acessíveis. É fundamental se você estiver gerenciando agentes de call center. Você pode aprimorar as avaliações de desempenho individuais da equipe . Você não precisa controlar manualmente o tempo deles nem microgerenciar o tempo deles nos telefones.

E a melhor parte: você pode visualizar relatórios em tempo real e análises de chamadas por meio de uma conexão com a Internet em qualquer dispositivo. Você e sua equipe estarão na mesma página.

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7. Maior colaboração da equipe

É aqui que a borracha encontra o caminho para equipes remotas. Sua equipe remota precisa responder a perguntas prontamente. Você não pode deixar os projetos serem interrompidos devido a falhas de comunicação.

Em vez de fazer malabarismos com vários aplicativos de mensagens e comunicação, você tem um. Em vez de ligar para um colega, você pode enviar uma mensagem de texto rápida. É menos formal do que um e-mail e mais rápido também. Além disso, ele não faz ping em todos os outros em seu aplicativo de gerenciamento de projetos.

A conferência de áudio e vídeo é um elemento básico de qualquer sistema telefônico virtual. Você pode reunir sua equipe com um clique e fornecer discagem para aqueles sem uma conexão VoIP forte. Para maiores ganhos de produtividade, você pode centralizar seus projetos e colaboração de equipe no Cospace .

Não é apenas para sua equipe interna. Você pode configurar uma linha de conferência dedicada para seus clientes para que eles possam obter o envolvimento prático de que precisam. Esses espaços de trabalho virtuais promovem uma abordagem colaborativa à comunicação empresarial.

Lista de verificação do comprador para seu próximo sistema telefônico virtual

Pode ser um pouco esmagador pensar em atualizar seu sistema telefônico. É mais fácil do que você pensa. Aqui estão nossas recomendações para ajudar a selecionar o sistema telefônico certo.

• Credenciamento - O sistema telefônico comercial atende aos padrões da indústria? PCI, HIPAA e SOC 2 são exemplos de acreditações confiáveis.
• Confiabilidade - Algum tempo de inatividade recente no último ano ou dois? Verifique a página de status e o Downdetector para obter orientação sobre o tempo de atividade do mundo real. Procure 99,999% de tempo de atividade ou melhor.
• Funcionalidade - Este é o grande problema. Identifique quais recursos você precisa versus deseja. Existem centenas de recursos VoIP disponíveis. Antecipe suas necessidades nos próximos dois anos.
• Configuração - Determine se você pode configurar seu serviço de telefone por conta própria ou precisará de um instalador? Você pode começar a trabalhar sem impacto nas operações de rotina?
• Suporte - Qual a disponibilidade e custo adicional do suporte. Como você pode obter ajuda (telefone, e-mail, chat)?
• Reputação - Confira suas avaliações online. GetVoIP e G2 são boas fontes para verificar. A maioria dos usuários gosta de seu serviço de telefone virtual?
• Custo - O custo é quase sempre um fator, portanto, fique claro sobre as taxas mensais, cobranças únicas e complementos. Considere também a economia de custos ao se livrar de seu PBX local.
• Hardware - Você pode selecionar telefones VoIP prontos para uso e enviá-los para sua equipe? É de um fabricante confiável?

Para economizar seu tempo, obtenha uma cotação personalizada para o serviço telefônico comercial da Nextiva. Esta cotação de preço detalhada ajuda você a estar informado para fazer a escolha certa.

Já sabemos que um sistema virtual oferece mais benefícios do que os fixos. Ao seguir esta lista de verificação, você pode se concentrar em atender os clientes onde quer que sua equipe trabalhe.

Perguntas frequentes sobre o sistema de telefone virtual

Respondemos a seguir as perguntas mais comuns sobre sistemas de telefonia virtual. Claro, se você tiver dúvidas mais específicas, avise-nos !

Qual é o melhor sistema de telefonia virtual?

Dos nove sistemas de telefonia virtual, o US News & World Report classificou a Nextiva como #1. A Nextiva obteve a pontuação mais alta em desempenho, confiabilidade, variedade de recursos e suporte ao cliente. Além disso, o Nextiva é o sistema telefônico mais bem avaliado listado no GetVoIP entre mais de 1.600 avaliações de clientes.

Confira mais avaliações sobre Nextiva . Não é nenhuma surpresa que foi classificado como o melhor.

Como configuro um sistema de telefonia virtual?

Você pode configurar um sistema telefônico virtual em apenas quatro etapas:

1. Escolha um plano de telefone comercial.
2. Atribua seus números de telefone.
3. Grave suas saudações de telefone.
4. Comece a fazer e atender chamadas.

Para obter mais informações, leia nosso guia para configurar seu serviço de telefone virtual .

Quais números de telefone posso usar em um sistema telefônico virtual?

Um sistema telefônico virtual oferece suporte a qualquer número de telefone atribuído que você possua. Para usar seu número de telefone comercial existente, você precisará transferi-lo por meio de um processo conhecido como portabilidade . Demora aproximadamente 1-4 semanas, dependendo do seu provedor de serviços telefônicos atual.

Você também pode escolher um número de telefone virtual ao adicionar ou alterar extensões de telefone. Da mesma forma, você pode usar ou descartar esses números de telefone se não os quiser mais.

Você também pode usar números gratuitos com um sistema telefônico virtual, mas transferi-los demora um pouco mais. Verifique com seu provedor de VoIP os requisitos de portabilidade.

Quanto custa um sistema de telefonia virtual?

O custo de um sistema telefônico virtual varia de US$ 17 a US$ 80 mensais por usuário, dependendo dos recursos. Os telefones de mesa VoIP custam entre US$ 75 e US$ 350 cada, com base em suas capacidades.

Ao contrário dos sistemas telefônicos tradicionais, não há contratos de serviço, custos de TI, interrupções climáticas e hardware obsoleto para manutenção. As empresas podem economizar até 65% em seus custos de comunicação empresarial.

Quais são os principais recursos de um sistema de telefonia virtual?

Existem centenas de recursos em um sistema telefônico virtual, mas aqui estão os principais recursos para usuários corporativos:

1. Aplicativos para dispositivos móveis e desktop
2. Gerenciamento avançado de chamadas
3. Roteamento dinâmico de chamadas
4. Rejeição de chamada anônima
5. Auto atendimento
6. Mensagem de texto
7. Análise de chamadas
8. Encaminhamento de chamadas
9. Conferência com um clique
10. fidelidade E911

Confira a lista de mais de 40 recursos VoIP que você deve conhecer.

Um sistema de telefonia virtual pode ser usado em casa?

Um sistema telefônico virtual pode ser usado em casa e no escritório sem nenhum hardware para configurar. Tudo que você precisa é uma conexão com a internet para fazer e receber chamadas telefônicas da sua linha de negócios. Quase todas as conexões a cabo e DSL podem atender às necessidades de um moderno sistema de telefonia VoIP.

Os sistemas de telefonia virtual oferecem aos funcionários remotos a liberdade de trabalhar em qualquer lugar usando apenas seu laptop, dispositivo móvel ou telefone de mesa. Clientes e colegas de trabalho não notarão a diferença. Emparelhe-o com o seu CRM para aumentar ainda mais a sua produtividade e fluxo de trabalho.

Siga nosso guia prático sobre como configurar VoIP para ver como isso pode ser fácil.

As startups podem usar um sistema de telefonia virtual?

As empresas em estágio inicial são as que mais se beneficiam de um sistema de telefonia virtual. Ao adicionar funções de vendas e serviços, você precisa garantir que sua equipe esteja acessível e disponível para reuniões de equipe. As startups podem adicionar e ajustar recursos para atender às suas necessidades de negócios, como encaminhamento de chamadas, rastreamento de chamadas e gravação de chamadas.

Curioso sobre quantas linhas telefônicas você precisa ? É mais do que você imagina.

O melhor sistema de telefonia virtual está aqui

A forma como trabalhamos mudou. Mesmo quando todos voltarem ao escritório, você realmente deseja voltar para um sistema telefônico limitado e obsoleto? Não é provável.

Sua equipe está pronta para você selecionar um sistema telefônico feito para funcionários remotos. Você não tem tempo para jogos ou compartilhar GIFs. Você precisa dele para lidar com as chamadas recebidas com a máxima confiabilidade. Ele também precisa ser simples para todos usarem.

A Nextiva está à frente da curva desde 2008. É por isso que a US News nos classificou como o serviço telefônico número 1 em todo o país. Fornecemos às empresas uma plataforma de comunicação tudo-em-um que cresce com elas.

O preço do sistema de telefonia virtual está ao alcance de praticamente todas as empresas, a partir de US$ 17,95. Agora você pode começar a usar um aplicativo móvel completo. O melhor sistema de telefonia virtual está aqui — é o Nextiva.