O que é uma nota de crédito (e como funciona)?

As notas de crédito são uma parte importante do faturamento. Em muitos países, eles também são uma exigência legal.

Em um mundo ideal, nenhum erro ou problema com pedidos e faturas ocorreria…

Mas, como todos sabemos, nos negócios, as circunstâncias e as ordens mudam muito. As notas de crédito nos ajudam a gerenciar isso e manter um registro contábil claro.

O que é uma nota de crédito?

Uma nota de crédito (às vezes conhecida como nota de crédito ) é um documento semelhante a um recibo emitido quando faturas ou pedidos apresentam erros ou apenas precisam ser alterados.

Pode ser usado para o valor total ou parcial de uma fatura. Sua finalidade é corrigir o registro de crédito entre as partes sem excluir uma fatura existente e criar uma nova.

Ele ajuda a manter uma sequência de faturas e uma trilha de auditoria precisas.

Uma nota de crédito é um reembolso?

Uma nota de crédito é semelhante a - mas não exatamente o mesmo que - um reembolso. Uma nota de crédito é tanto um reconhecimento quanto uma prova de crédito devido, enquanto um reembolso é um reembolso direto do crédito.

Uma nota de crédito também tem mais probabilidade de significar implicitamente outras transações entre as duas partes, enquanto um reembolso não.

As notas de crédito são emitidas por uma variedade de razões práticas. Estes não estão necessariamente relacionados a questões de qualidade, embora possam incluí-los. Os reembolsos são geralmente emitidos por motivos mais simples de insatisfação com serviços ou bens.

Qual é a diferença entre uma nota de crédito e uma nota de débito?

Notas de crédito e débito são semelhantes, mas não iguais. A principal diferença é que as notas de crédito são emitidas pelo vendedor, enquanto as notas de débito (às vezes chamadas de notas de débito ) são emitidas pelo comprador.

As notas de débito geralmente são enviadas antes do recebimento de uma fatura, enquanto as notas de crédito são enviadas porque uma fatura foi recebida.

O primeiro também representa um pedido formal de crédito ao vendedor (que ainda pode contestá-lo), mas o segundo significa o reconhecimento do crédito devido pelo vendedor.

Por que e quando uma nota de crédito é usada?

Uma nota de crédito pode ser emitida antes ou depois de um pagamento ter sido feito. O momento reflete em que ponto do processo de faturamento o problema surge.

Geralmente é emitido por um dos seguintes motivos:

Erro na fatura

Isso pode ser simplesmente um preço incorreto listado na fatura, produtos ou pedidos incorretos ou um erro relacionado ao desconto ou ao IVA.

Erro de ordem

Se o pedido do cliente estiver danificado ou incorreto. Isso pode variar de uma ordem totalmente errada a simplesmente alguns pequenos problemas com ela.

Alteração de pedido

Seja por motivos internos (por exemplo, decisões gerenciais) ou externos (por exemplo, decisões do cliente do comprador), um comprador pode alterar ou cancelar um pedido já pago ou feito.

Insatisfação do cliente

As expectativas dos clientes podem não corresponder ao que eles recebem. Talvez um produto tenha sido listado ou descrito incorretamente pelo vendedor ou não atendeu às expectativas de qualidade.

Um cenário de exemplo de emissão de uma nota de crédito

A Construction Co. acaba de encomendar três grandes caminhões de plataforma de seu fornecedor regular, Truck Ltd. Uma fatura automatizada no valor de $ 150.000 foi emitida pela Truck Ltd e enviada para a Construction Co.

Infelizmente, o valor da fatura não continha o desconto de 10% prometido pela equipe de vendas da Truck Ltd..

Antes que alguém detectasse o erro, o pagamento é feito com sucesso pela equipe de contabilidade da Construction Co. (que desconhecia o problema do desconto). Truck Ltd. percebe seu erro logo depois e emite uma nota de crédito para o valor que a Construction Co pagou em excesso (US$ 15.000).

A nota de crédito também é registrada por ambas as partes internamente para que suas contas fiquem equilibradas. Na próxima vez que a Construction Co fizer uma compra da Truck Ltd., a nota de crédito será resgatada com a fatura – $ 15.000 serão subtraídos do total do crédito.

Como emitir uma nota de crédito?

As notas de crédito são emitidas por e para os departamentos de contabilidade – ou seja, nos mesmos canais são emitidas faturas regulares.

Eles geralmente são associados diretamente a uma fatura específica, portanto, é melhor mantê-los nas mesmas cadeias de e-mail que esses (se seu software de contabilidade permitir isso).

Às vezes, eles podem ser vinculados a uma fatura futura (como no exemplo acima). O último cenário ocorre quando é mais conveniente porque várias transações entre as partes ocorrem regularmente.

Notas de crédito na contabilidade

Como exatamente você insere notas de crédito em suas contas depende de qual sistema de contabilidade você usa.

Na escrituração de partida única, o valor da nota de crédito deve ser simplesmente lançado na conta do cliente. Na escrituração de partidas dobradas, é lançado tanto como crédito em contas a receber quanto como débito em receita.

Quais informações você deve incluir em uma nota de crédito?

As informações em uma nota de crédito devem ser semelhantes às listadas em uma fatura. Isso inclui:

• Detalhes do contato
• Detalhes da data
• Número da fatura relacionada
• Termos e condições de pagamento

Uma nota de crédito pode ter um prazo de validade?

As notas de crédito têm datas de validade. Isso será listado em suas condições de pagamento. O recebedor geralmente tem 12 meses para usar o saldo do crédito.

Conclusão

A nota de crédito é uma ferramenta essencial para manter claro o processo de escrituração contábil da sua empresa.

Sem ele, uma fatura original teria que ser excluída e outra fatura emitida em seu lugar quando surgirem problemas. Isso criaria confusão nos processos de contabilidade e auditoria.

As notas de crédito são emitidas por vários motivos. Estes vão desde um erro no valor da fatura listada até a insatisfação do cliente com a compra.

São provas que as autoridades de conduta financeira frequentemente exigem (inclusive no Reino Unido). Eles também representam uma garantia importante de que os fundos do comprador serão recuperados.

Como documentos, eles não são diferentes de faturas. Uma diferença é que eles podem ser emitidos antes ou depois de um pagamento ser processado.