Como automatizar seus e-mails de acompanhamento de webinars para maior participação e conversão

Seu último webinar foi um grande sucesso ou um fracasso completo? Você conseguiu centenas de participantes ou apenas um punhado deles (3 dos quais eram membros de sua equipe)?

Se você está lutando para atrair espectadores para seus webinars, podemos ter a resposta certa para você.

Os e-mails de acompanhamento do webinar são cruciais se você deseja um webinar bem-sucedido.

Sério, se você não tiver e-mails de acompanhamento ou não os enviar com o conteúdo ou a frequência correta, interrompa qualquer outra preparação de webinar.

Pense nisso.

Em quantos webinars você se inscreveu nos últimos seis meses – suponho que alguns.

Agora, quantos você participou – não muitos, eu acho?

Aqui está o porquê?

1. Você vê webinars gratuitos como não sendo valiosos (há muitos deles).
2. De acordo com o FindStack, a maioria das pessoas se inscreve para um webinar 8 dias antes do evento. Sim, sem bons e-mails de acompanhamento, esquecemos de comparecer.
3. Você precisa sentir que vai ser gratificante, e a maioria não.

Mesmo as páginas de registro de webinar mais atraentes, por mais atraentes que sejam, precisam de acompanhamento pré e pós-webinar para serem bem-sucedidas.

A taxa do participante será ruim de outra forma.

Mas não tenha medo.

Neste artigo, você está prestes a aprender como evitar isso.

Você aprenderá as melhores técnicas de nutrição de leads para usar, tanto pré quanto pós-webinar, e também mostraremos como segmentar aqueles que não compareceram.

Quando terminar de ler, você terá modelos de e-mail de webinar comprovados e saberá tudo sobre como usar acompanhamentos de e-mail automatizados para tornar seu webinar um sucesso.

Vamos pular.

Como você escreve um e-mail de acompanhamento para um webinar?

O processo por trás de escrever e-mails para o seu webinar depende se você está direcionando os participantes pré ou pós-webinar.

Ambos são essenciais, mas exigem abordagens completamente diferentes para seus e-mails.

Por exemplo, e-mails pré-webinar se concentram em fazer com que seus leads participem, com a intenção de motivá-los, lembrá-los e incentivá-los a aparecer.

Os emails pós-webinar, por outro lado, consistem em segmentar dois segmentos diferentes.

1. Participantes
2. Não-participantes.

Ambos pré, pós, participantes e não participantes são importantes, então discutiremos todos eles. Mas primeiro, vamos começar com os e-mails pré-webinar.

Pré-webinar

E-mail de convite para webinar

Antes de começar a enviar e-mails de acompanhamento de webinars, você deve convidar pessoas para participar e agendar seu webinar.

O seguinte modelo funciona bem:

Opções de assunto:

• [Webinar exclusivo] Aprenda como (alcançar o benefício mais proeminente)
• Convite para webinar
• (Convite para webinar ao vivo) Você está interessado em (resolver um problema)

Corpo do e-mail:

Aqui está um ótimo exemplo de Jason Swenk:

E-mail de confirmação do webinar

Você tem sua página do aperto configurada e pronta para receber registros. Uma vez que um lead se cadastra, a sequência de e-mail começa.

O primeiro e-mail a ser enviado é o e-mail de confirmação do webinar.

Você envia este e-mail imediatamente após o lead se inscrever no webinar. É uma abordagem simples, mas que você precisa tratar com a maior importância.

Normalmente, você começa a fazer inscrições cerca de 7 a 10 dias antes do evento, por isso é importante dizer ao seu assinante para marcar o link do webinar como favorito e adicionar a data e o evento aos seus calendários online favoritos.

Opções de assunto :

• [Confirmação] Seu link do webinar e informações importantes
• [Confirmação] Link do seu webinar
• [Confirmação] Parabéns, você está inscrito.

Corpo do e-mail:

Aqui está um fantástico exemplo de confirmação de webinar do DoodleWarriors. Observe a seção Ps que menciona o gif gratuito, além de atrair as pessoas para participar do webinar:

Primeiro lembrete (5 dias antes)

O próximo é o primeiro e-mail de lembrete que você deve enviar cerca de cinco dias antes do webinar.

Novamente, outra abordagem simples, como mostra o modelo a seguir:

Opções de assunto:

• [Lembrete do Webinar] Nosso compromisso é em cinco dias
• [Lembrete do webinar] Você não quer perder este evento
• [Lembrete do webinar] Faltam 5 dias

Corpo do e-mail:

Segundo lembrete (1 dia antes)

Envie o segundo lembrete por e-mail de acompanhamento 24 horas antes do início do webinar.

Este e-mail é semelhante ao primeiro lembrete, mas com um pouco mais de emoção.

Opções de assunto:

• [Lembrete do webinar] Até amanhã
• [Lembrete do webinar] Você vai adorar isso
• [Lembrete do webinar] Lembrete amigável sobre amanhã

Corpo do e-mail:

Lembrete final (60 – 10 minutos antes)

Envie o e-mail final de 10 a 60 minutos antes do início do webinar.

Este e-mail é sua última chance de fazer com que seu lead participe, então adicione um toque de urgência e faça um anúncio surpresa.

Opções de assunto:

• [Lembrete do webinar] Estamos prestes a começar
• [Lembrete do webinar] A partir de 30 minutos
• [Lembrete do webinar] Evento ao vivo começando em breve

Corpo do e-mail:

Resumindo — e-mails pré-webinar

A sequência de e-mail acima ajudará você a fazer com que mais participantes apareçam ao vivo. Além disso, é uma boa ideia mostrar a eles o que eles aprenderão no webinar — isso ajudará a mantê-los motivados a assistir ao evento.

O exemplo a seguir de Ryan Levesque é uma ótima maneira de fazer isso. Ele oferece benefícios tangíveis que ficarão na mente do assinante.

Dê uma olhada:

Gaste um pouco de tempo criando os e-mails e configurando-os em seu editor de e-mail, e não se esqueça de automatizar e personalizar seus e-mails de acompanhamento para aumentar suas taxas de abertura (vamos falar sobre como fazer isso no final do artigo, então fique atento!)

Pós-webinar

Agora passamos para os e-mails pós-webinar.

Existem 2 seções - uma para quem participou e outra para quem nunca.

Ambos são importantes para aumentar sua taxa de conversão.

On24 relata que a taxa média de conversão de participação para um webinar é de 58% e a média de participação é de 48%.

Então, você terá que trabalhar um pouco com seus e-mails de acompanhamento do webinar para:

1. Aumente sua taxa de conversão
2. Aumente sua taxa de atendimento

Vamos começar com aqueles que participaram do webinar.

Obrigado por participar do e-mail do webinar (1 dia após o webinar)

O primeiro e-mail pós-webinar é o de agradecimento por participar do e-mail. Neste e-mail, você agradece por aparecer ao vivo e informa os participantes sobre o replay.

O modelo a seguir funciona muito bem.

Opções de assunto:

• [Replay do webinar] Aqui está sua gravação
• [Reprodução do webinar] Gravação e perguntas
• [Reprodução do webinar] Gravação e mensagem rápida

Corpo do e-mail:

E-mail de perguntas e respostas (3 dias após o webinar)

Este e-mail responderá a algumas perguntas e respostas sobre a oferta especial que você estava vendendo em seu webinar.

Opções de assunto:

• Anúncio de perguntas e respostas
• Suas perguntas respondidas
• Vamos esclarecer as coisas.

Corpo do e-mail:

Dê uma olhada no exemplo abaixo - é do One Ten One Hundred e mostra como eles usam o e-mail para anunciar uma sessão de perguntas e respostas:

Você pode copiar essa abordagem se quiser que seu acompanhamento por e-mail de perguntas e respostas seja um pouco mais visual.

Oferta fechando em breve webinar (5 dias após o webinar)

O e-mail de encerramento da oferta é o e-mail final enviado para aqueles que compareceram, mas ainda não compraram.

Opções de assunto:

• Chamada Final: Fechando Hoje
• Última chance - Garanta seu lugar
• Estamos puxando o plugue: aja agora.

Corpo do e-mail:

Sequência de e-mail para segmentar aqueles que não compareceram

O conjunto final de acompanhamentos por e-mail pós-webinar é para os assinantes que não compareceram.

Pouco mais da metade de todos os inscritos não comparecerão para assistir ao seu webinar ao vivo.

Por alguma razão, eles nunca dizem para ouvir o que você tem a dizer.

No entanto, ainda há uma chance de recuperar alguns deles com uma campanha de e-mail comportamental especificamente direcionada a eles.

Um software moderno de automação de e-mail, como o Encharge, permite que você envie uma série de e-mails de resposta automática para aqueles que realizam um comportamento específico.

Por exemplo:

Se um lead clicou no botão comprar agora, mas nunca comprou, você pode configurar as coisas, para que uma série de e-mails automatizados seja enviada a eles visando os motivos pelos quais eles provavelmente nunca compraram.

E com os webinars, se um lead for registrado, mas nunca aparecer, você pode direcioná-lo com e-mails automatizados para tentar convencê-lo a assistir ao replay (vamos falar sobre como fazer isso daqui a pouco).

É isso que os modelos a seguir farão, mas primeiro você precisará segmentar seu público.

Segmentando seu público

Você pode segmentar seu público (leads, clientes, etc.) de várias maneiras, mas para o benefício deste artigo, vamos nos concentrar na atividade e no comportamento do e-mail.

Você define certas condições que acionam uma resposta.

Se um lead se registrou no webinar, mas nunca apareceu, você pode segmentá-lo para ser direcionado com uma série de e-mails.

Uma vez que o gatilho é ativado, os e-mails são enviados.

Você pode usar os seguintes modelos para enviar para a lista segmentada de quem nunca assistiu ao webinar.

E-mail 1. Desculpe, você não conseguiu enviar o e-mail do webinar (enviar 1 dia após o webinar)

Opções de assunto:

• Você perdeu o webinar (aqui está um replay)
• Replay do webinar (sensível ao tempo)
• Repetição do webinar apenas para você

Corpo do e-mail:

E-mail de encerramento do webinar (2 dias após o webinar)

Opções de assunto:

• O tempo está acabando (Aqui está o replay)
• Repetição sensível ao tempo: assista hoje
• Repetição do webinar (tempo se esgotando)

Corpo do e-mail:

O exemplo abaixo mostra como o Teachable escreve um acompanhamento por e-mail com urgência, benefícios e também link para a repetição do webinar:

Chamada final (3 dias após o webinar)

O e-mail de chamada final é o último e-mail que você envia aos não-chuveiros na sequência.

Opções de assunto:

• Desligando o replay em algumas horas (agir agora)
• Chamada final: encerramento do replay do webinar
• Última chance (Assista ao replay do webinar agora)

Corpo do e-mail:

Se você não estiver exibindo uma repetição do webinar, mas tiver outra exibição ao vivo, veja o seguinte exemplo de e-mail do AdsAccelerator.

Eles oferecem ao assinante outra chance de assistir ao evento ao vivo enquanto ele acontece. Você pode enviar um e-mail como este para os não-chuveiros automaticamente usando seu software de automação de e-mail.

Como configurar e-mails automatizados de acompanhamento de webinars

Nesta seção, compartilharemos um guia passo a passo sobre como configurar e-mails de acompanhamento automatizados para seus webinars.

Antes de começarmos com o guia real, há 2 coisas críticas que você precisa considerar:

• A ferramenta de automação de marketing que você vai usar.
• O tipo de webinar que você deseja executar.

Escolhendo uma ferramenta de automação de marketing para seus e-mails de acompanhamento de webinars

Algumas plataformas de webinar vêm com a opção de enviar e-mails automatizados. No entanto, esses e-mails não serão tão robustos ou fáceis de editar quanto aqueles que você pode configurar em uma ferramenta dedicada de marketing por e-mail ou automação de marketing.

Além disso, com uma ferramenta dedicada para e-mails, você obtém flexibilidade para criar jornadas avançadas de acompanhamento. Coisas como: reenviar e-mail para pessoas que não abriram.

Por último, mas não menos importante, você pode ver suas métricas de engajamento de e-mail (como aberturas e cliques) para seus e-mails de webinar, juntamente com o restante de sua comunicação por e-mail.

Se você decidir usar uma plataforma de automação de marketing para seus e-mails de webinar, deve analisar cuidadosamente se a plataforma pode se integrar à sua ferramenta de webinar.

Quando se trata de integrações, existem 4 opções:

Integrações nativas de webinars

Algumas plataformas de webinar suportam integrações nativas com as principais ferramentas de email marketing, como Mailchimp e ActiveCampaign.

A desvantagem aqui é que uma ferramenta de webinar não pode suportar todas as plataformas de email marketing/autoresponder existentes, então sua ferramenta de email pode não ser suportada. Se for esse o caso, você tem que olhar para uma das outras 2 opções.

Zapier

Plataformas de conectores como Zapier (ou uma de suas alternativas mais baratas como Integrately ou Pabbly Connect). Quase todas as ferramentas de e-mail marketing e webinar possuem integração com o Zapier, então essa opção estará disponível em quase todos os casos.

A desvantagem é que, se você executar webinars de alto volume, o Zapier pode ficar muito caro rapidamente.

Webhooks

Webhooks são um padrão universal de envio de informações entre ferramentas. É gratuito, rápido e altamente confiável (geralmente mais confiável do que integrações nativas e Zapier). Se você deseja usar essa opção, deve garantir que a ferramenta de webinar e a ferramenta de marketing por e-mail suportem webhooks. Mais especificamente, a ferramenta de webinar deve ser capaz de enviar webhooks, e a ferramenta de e-mail deve ser capaz de recebê-los. Dica: o Encharge possui uma poderosa integração de Webhooks que permite que você receba webhooks.

A única desvantagem dos webhooks é que algumas plataformas de webinar os oferecem como um complemento pago ou os disponibilizam em seus planos de nível superior. Mesmo assim, os webhooks geralmente são muito mais baratos que o Zapier, pois você não paga por cada solicitação de webhook.

API

Esta é a mais avançada e flexível das 4 opções. Se a ferramenta de e-mail e a plataforma de webinar suportarem APIs para conectar dados, você poderá contratar um desenvolvedor para criar a integração. Infelizmente, esse método requer codificação, portanto, não há como fazê-lo funcionar se você não for técnico.

Independentemente de qual opção você decida escolher, você deve avaliar as ações disponíveis suportadas pela ferramenta de webinar. Em outras palavras, quais ações a ferramenta de webinar pode enviar para a ferramenta de email marketing?

Essas ações serão usadas para acionar e-mails automatizados, adicionar tags e segmentar seu público na plataforma de automação de marketing.

Aqui está uma lista de algumas das ações críticas que você precisa observar ao avaliar a ferramenta de webinar:

• Inscrito no webinar
• Participou do webinar
• Perdeu o webinar
• A repetição do webinar está disponível
• A repetição do webinar está prestes a expirar
• 48 horas antes do webinar
• 24 horas antes do webinar
• 6 horas antes do webinar
• 1 hora antes do webinar
• Webinar começa
• Eles saem antes…
• Ficam até…

Quanto mais ações você puder usar, mais personalizados serão seus e-mails de acompanhamento de webinars.

O tipo do seu webinar

A segunda coisa que você deve considerar antes de começar a automatizar seus e-mails de webinar é o tipo real de webinar.

Existem 2 tipos comuns de webinars:

• Webinar único e ao vivo – webinars padrão que você faz em uma data e hora fixas.
• Webinars automatizados, também conhecidos como “evergreen” – webinars pré-gravados que os leads podem se inscrever continuamente.

Cada tipo de webinar requer uma configuração de automação de e-mail totalmente diferente. Então, vamos analisar cada um separadamente.

Como configurar e-mails para um webinar ao vivo no Encharge

Os webinars ao vivo padrão são muito mais fáceis de configurar.

Você simplesmente seleciona o segmento certo para enviar os e-mails (por exemplo, “Inscrito no Webinar” ou “Não participou”) e envia e-mails com base em tempo fixo para esse segmento antes e depois da data e hora do webinar.

Segmentação de usuários de webinars

A forma como você segmenta o público do webinar depende de como você envia os dados do webinar para a ferramenta de e-mail (consulte a seção anterior).

No Encharge, você segmentará com base em dados de campo ou eventos. Por exemplo, você passará todos os dados do webinar para o Encharge por meio de um webhook e mapeará os campos apropriados para o perfil da pessoa assim:

Automatizando os e-mails

Depois de ter os dados no Encharge e poder segmentar, você precisa criar um fluxo.

Você pode criar um fluxo que comece com a etapa Time Trigger. Por exemplo, se seu webinar começar ao meio-dia de 10 de novembro e você quiser enviar um e-mail 30 minutos antes do início do webinar, você configurará a etapa Time Trigger assim:

E o fluxo para enviar o email assim:

Em seguida, você pode preparar um fluxo com todos os e-mails pré e pós-webinar como este:

Como configurar um webinar evergreen com o Encharge — um exemplo da vida real

Webinars automatizados ou permanentes são relativamente mais complexos de configurar em termos de e-mails.

Abaixo, examinaremos como os Doodle Warriors automatizam os e-mails para seu webinar evergreen masterclass.

Primeiras coisas primeiro: qual ferramenta de webinar os Doodle Warriors estão usando?

Eles estão usando o Stealth Seminar – o Stealth Seminar é uma plataforma poderosa para webinars automatizados que tem suporte robusto para Webhooks e vários recursos avançados, como a capacidade de os participantes escolherem o horário do webinar (essencialmente emulando um webinar ao vivo).

Lista dos webhooks suportados no Stealth Seminar:

Os Doodle Warriors estão usando webhooks do Stealth Seminar para automatizar seus e-mails no Encharge. Eles criaram 6 fluxos de automação para o webinar:

Observe que você pode agrupar todas as suas automações em um único fluxo. Ainda assim, esse método oferece mais flexibilidade e é mais fácil de organizar, principalmente ao usar Pastas no Encharge.

Vamos examinar alguns dos fluxos que eles configuraram.

Inscrito na Masterclass de Retrato

Como o Stealth Seminar oferece suporte a vários webhooks para seus webinars, é super fácil acionar e-mails com base nas ações das pessoas.

Neste fluxo, o Doodle Warrior está enviando um e-mail quando alguém confirma um e-mail:

Eles estão usando o webhook registrado do Stealth Seminar com nossa etapa Receber Webhook.

Uma parte crítica dessa configuração é mapear todos os dados do webhook para campos no Encharge. Você pode criar campos personalizados para os campos de dados necessários e mapeá-los na etapa.

Observe como os Doodle Warriors estão mapeando o evento (nome da ação), o título do webinar e outras informações úteis. Você usará esses dados de campo para criar segmentos ou como tags de mesclagem dinâmicas em seus e-mails (veja abaixo).

Os dados dinâmicos do webinar são usados ​​no e-mail de confirmação como tags de mesclagem. Dessa forma, permitindo que os Doodle Warriors enviem e-mails exclusivos para o webinar evergreen:

Por último, mas não menos importante, observe como eles usam a ação Adicionar Tag para marcar as pessoas que se inscreveram no webinar. As tags são uma maneira fácil de acompanhar seus usuários e criar segmentos relevantes.

Replay disponível – Masterclass de retrato

Outra parte interessante do e-mail de acompanhamento do webinar masterclass do Doodle Warriors é o fluxo de repetição do webinar.

Os Doodle Warriors estão enviando 2 e-mails para replays do webinar, criando urgência ao notificar o usuário que eles têm 48 e 24 horas, respectivamente, para assistir ao replay.

Para esse acionador de fluxo, eles estão usando o webhook Replay Available do Stealth Seminar.

E aqui está o e-mail:

Segmentação avançada de webinars

Graças aos poderosos webhooks do Stealth Seminar e ao recurso Receive Webhook do Encharge, os Doodle Warriors podem criar segmentos avançados. Por exemplo, todas as pessoas que assistiram a menos de 85% do webinar.

Para conseguir isso, os Doodle Warriors estão usando o webhook “Eles ficam até…” do Seminário Stealth e a etapa Adicionar Tag no Encharge assim:

Depois, é só criar um segmento com essa tag:

Usando esse segmento, eles podem atingir quase 10.000 pessoas que saíram mais cedo e criar campanhas de ciclo de vida do cliente altamente personalizadas.

Webinar acompanhe estatísticas e dicas de e-mails

Dicas e estatísticas específicas para acompanhamentos por e-mail de webinars podem ajudá-lo com taxas de abertura e conversões.

Estar ciente deles é essencial para qualquer negócio que use webinars:

1. Personalize seus e-mails: um artigo recente no Linkedin afirma que 36% das pessoas querem que as empresas ofereçam uma abordagem mais personalizada a eles – e, ao mesmo tempo, 74% dizem que ficam frustrados quando os e-mails não são personalizados.
2. A maioria das inscrições nos webinars acontece às terças-feiras.
3. A segmentação do seu público é essencial para enviar e-mails eficazes de acompanhamento de webinars.
4. 73% dos profissionais de marketing B2B afirmam que os webinars produzem os melhores leads.
5. 65% dos anfitriões de webinars afirmam que as campanhas automatizadas de email marketing são a melhor estratégia para promover webinars.
6. Faça um teste de divisão A/B nas linhas de assunto do seu e-mail.
7. Cerca de 29% das pessoas se inscrevem para um webinar no dia do evento – portanto, certifique-se de enviar o lembrete do webinar no dia do evento

A linha de fundo em e-mails de acompanhamento de webinar

Os webinars são uma ótima maneira de obter leads e clientes para o seu negócio — não há debate.

Quanto mais pessoas assistirem ao seu webinar, melhor será sua conversão de vendas.

Mais da metade de suas inscrições em webinars não aparecerão no evento ao vivo, portanto, segmentar os não participantes é uma necessidade absoluta. Além disso, com taxas médias de conversão de vendas em torno de 10-15%, a ideia de não segmentar não compradores que participaram do webinar também é impensável.

Você simplesmente tem que segmentar todos eles.

Você está deixando dinheiro na mesa de outra forma.

Os e-mails de acompanhamento do webinar são as melhores ferramentas de marketing com as quais você precisa trabalhar ao lado do seu webinar.
Use os modelos fornecidos, combinados com serviços de automação de e-mail comportamental, como o Encharge, e veja suas taxas de conversão e vendas melhorarem.