3 maneiras de coletar comentários sobre sua pesquisa de software

O feedback dos colegas é fundamental para escolher o software de negócios certo — saiba como coletar esse feedback com essas dicas.

As organizações adotam novos softwares para resolver um problema. Para que isso aconteça, você precisa encontrar o software certo para atender às suas necessidades. No entanto, uma mudança no software afetará muitas pessoas em sua organização, não apenas os usuários diretos. Por isso, é importante obter feedback enquanto procura o produto certo.

Embora você já tenha uma lista restrita de opções de software, não deixe de receber feedback de seus colegas. Ao obter informações no início do processo, é mais provável que você encontre o produto certo. E, finalmente, você se sentirá mais confiante e satisfeito com a compra do software.

Saiba como obter feedback de colegas sobre sua pesquisa de software com essas dicas.

3 maneiras de incluir colegas em sua pesquisa de software

1. Trate a seleção de software como um esporte de equipe

É importante identificar todas as equipes que serão afetadas por uma mudança de software e incluir colegas de trabalho desses grupos no processo de tomada de decisão.

Pode parecer um gargalo em um processo em que a liderança – ou quem é responsável pela decisão final de compra – pode, em última análise, tomar uma decisão sem entrada externa. Mas se você não coletar informações da equipe, corre o risco de selecionar o software errado ou enfrentar uma batalha difícil na adoção.

No mínimo, você precisa de uma amostra de pessoas que usarão o software todos os dias, uma pessoa de finanças, alguém da liderança, alguém com experiência técnica e alguém de sua equipe jurídica. Falaremos mais abaixo sobre o que cada uma dessas funções pode trazer para a conversa.

2. Atenha-se a 3 a 5 opções de software para evitar sobrecarga

Existe um fenômeno conhecido como “paralisia da escolha”, que se resume a: não dê muitas opções às pessoas ou elas se desengajarão e não escolherão nada. O mesmo princípio se aplica à obtenção de feedback de software de sua equipe.

Dê a eles entre três e cinco opções em vez de 20. Você evitará a paralisia de escolha e terá uma decisão mais cedo ou mais tarde. Você provavelmente também receberá um feedback mais rico, pois sua equipe terá mais tempo para comentar em profundidade algumas opções do que em muitas.

Para começar a construir sua lista, faça login no Capterra e salve seus produtos favoritos em nosso diretório de software.

Se você está com dificuldades para restringir sua lista, experimente nosso recurso de comparação: encontre sua categoria de software no Capterra, clique na caixa de seleção "Adicionar para comparar" em produtos específicos que você está considerando e clique em "Comparar agora" para obter uma visão geral consolidada para uma comparação de produtos mais eficiente.

3. Adapte suas discussões para cada público

Pessoas de equipes diferentes precisam de informações diferentes sobre cada opção de software no que se refere às suas funções. E como equipes diferentes trazem seus próprios conjuntos de conhecimentos, você desejará que essas perspectivas sejam representadas no feedback que você coletar.

Aqui está um detalhamento do que os diferentes grupos podem querer saber e o que eles podem oferecer:

O departamento financeiro perguntará quanto custará o software e quais são as taxas de manutenção associadas a cada opção. Eles podem compartilhar insights sobre o orçamento de software para curto e longo prazo.

• O que compartilhar: traga o preço de cada opção de software, o custo de manutenção ou atualizações potenciais, o número de usuários pagos pelo software e quaisquer outros custos que sua empresa possa enfrentar ao adotar cada opção.
• O que perguntar: Certifique-se de sair desta discussão com uma compreensão clara do orçamento disponível para software agora e se esse orçamento provavelmente mudará nos próximos anos. Você também deve perguntar às finanças sobre suas preferências de pagamento (por exemplo, eles querem que você pague anualmente, o que pode significar que você obtém um desconto do fornecedor do software ou mensalmente para distribuir os custos ao longo do tempo).

O departamento jurídico vai querer saber se o software tem um histórico de conformidade com a segurança de dados e de honrar os contratos dos clientes. Eles podem destacar qualquer linguagem preocupante a ser observada durante as negociações do contrato.

• O que compartilhar: Traga detalhes de como o software interage e armazena dados, quais são seus padrões de segurança de dados e se está ou não em conformidade com os regulamentos estaduais dos EUA e o GDPR no Reino Unido (entre outras legislações relevantes).
• O que perguntar: essa equipe pode ajudá-lo a se preparar para o que perguntar ao fornecedor durante as negociações do contrato. Eles também podem fornecer informações sobre os sinais de alerta que procuram nos contratos.

A liderança perguntará se as opções de software selecionadas simplificarão os processos, tornarão o trabalho mais eficiente, ajudarão a atingir as metas de negócios e resolverão problemas específicos.

• O que compartilhar: Certifique-se de que a liderança entenda o que as opções de software que você selecionou podem e não podem fazer. Não os faça percorrer informações: traga a eles os prós e contras de alto nível, o custo e as possíveis melhorias de negócios resultantes.
• O que perguntar: A liderança pode ajudá-lo a entender as prioridades deles para um novo software, o que pode ajudá-lo a restringir sua lista e, por fim, selecionar sua principal opção. Você deve perguntar se eles se preocupam mais com custos ou recursos, bem como sua versão de longo prazo para tecnologia na empresa.

Os usuários desejarão saber como essas opções de software os ajudarão a realizar seus trabalhos, bem como como os processos atuais serão alterados. Eles podem fornecer informações sobre quais recursos são essenciais e quais eles gostariam de ter em seu software atual.

• O que compartilhar: Traga uma lista de prós e contras para os diferentes recursos disponíveis em cada solução, juntamente com informações sobre como os recursos facilitam a produtividade.
• O que perguntar: Aprenda sobre quaisquer pontos problemáticos que sua equipe enfrenta atualmente, seja porque você não tem software ou porque seu software atual não é o mais adequado. Peça aos usuários que compartilhem o que eles gostariam de obter de uma nova solução. Para perguntas específicas a serem feitas à sua equipe ao comparar software, siga este guia de conversação.

Especialistas técnicos podem falar sobre questões relacionadas à compatibilidade, integrações e implementação. Eles também podem fornecer informações sobre as especificações técnicas das opções de software.

• O que compartilhar: Traga informações sobre integrações obrigatórias para outros softwares que você usa atualmente. Você também deve descrever se as opções de software que está considerando são baseadas na nuvem ou no local.
• O que perguntar: Se você não estiver bem familiarizado com os detalhes técnicos das opções de software, peça um resumo das principais informações técnicas. Você também deve perguntar sobre quaisquer problemas de implementação que eles prevejam.

A coleta de feedback significativo de sua equipe leva a melhores decisões de compra de software

Comprar software, embora seja uma grande conquista, não é a linha de chegada. O verdadeiro objetivo é uma transição bem-sucedida para a implementação e uso do novo software.

Para que essa transição seja bem-sucedida, é essencial obter a adesão da equipe antes de comprar o software. Obter feedback preliminar no início do processo, usando essas três dicas, facilitará a adesão e a adoção do software no futuro.