Mensagens de texto VoIP: como funciona, práticas recomendadas e principais provedores

Quando você precisa entrar em contato com clientes que não atendem suas ligações, deve haver uma maneira melhor de contatá-los. Da mesma forma, você pode precisar de um plano alternativo para chegar aos clientes em potencial ou notificar os funcionários que não atendem ou não podem atender o telefone.

Nessas situações, as mensagens de texto Voice over Internet Protocol (VoIP) se destacam. Você pode enviar uma mensagem de texto por meio do serviço VoIP da sua empresa , enviar mensagens para as pessoas certas e, ao mesmo tempo, manter a conformidade.

Continue lendo para aprender sobre mensagens de texto a partir do seu número VoIP, como funciona e exatamente como você pode usá-lo.

O que são mensagens de texto VoIP?

Mensagens de texto VoIP são um método de envio e recebimento de mensagens SMS por meio do seu número de telefone fornecido por um provedor de VoIP. Pode ser um telefone fixo ou um número gratuito. Você pode usar seu serviço VoIP existente (ou novo) para enviar e receber mensagens de texto no mesmo sistema que suas chamadas telefônicas comerciais.

Não há necessidade de pegar um dispositivo móvel ou ter um telefone celular comercial dedicado. Você só precisa dos recursos de SMS e MMS habilitados pelo serviço VoIP da sua empresa.

Como funcionam as mensagens de texto VoIP

As mensagens de texto VoIP funcionam usando um número de telefone virtual. Você pode atribuir esse número a um usuário ou grupo de usuários e ativar mensagens de texto por meio de uma conexão com a Internet, como Wi-Fi.

Quando os usuários precisam enviar uma mensagem de texto, eles simplesmente abrem o aplicativo de bate-papo da equipe e adicionam um número de telefone ou escolhem um contato existente. Quando alguém responde, o mesmo usuário ou grupo de usuários é notificado.

Nos bastidores, seu sistema VoIP usa a mesma tecnologia que usaria para fazer uma chamada telefônica ou enviar uma mensagem instantânea. Pacotes de informações (mensagens de texto, imagens, vídeos, etc.) são roteados do seu sistema em nuvem para o número do celular do destinatário.

Quer saber mais sobre a tecnologia por trás das mensagens de texto VoIP?

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Diferenças de SMS e MMS

Serviço de mensagens curtas (SMS): função de mensagens de texto que existe desde 1992 para mensagens de texto simples de até 160 caracteres entregues a usuários de telefones celulares. Quando a maioria das pessoas se refere mais comumente a mensagens de texto, elas estão se referindo a mensagens baseadas em SMS.

️ Serviço de mensagens multimídia (MMS): o MMS foi introduzido em 2002, aproveitando os recursos de SMS, permitindo que usuários de telefones celulares enviem imagens, clipes de áudio, vídeos e limites maiores de caracteres em suas mensagens. O MMS suporta arquivos pequenos de até 300 KB em praticamente todos os smartphones atuais.

Maneiras de usar VoIP e mensagens de texto juntos

Há muitas maneiras de usar mensagens de texto VoIP e não existem regras rígidas e rápidas sobre quando você não pode usar esse serviço. Destacamos cenários comuns onde você pode se beneficiar da funcionalidade de mensagens de texto VoIP.

1. Suporte ao cliente

Quando você precisa que os clientes forneçam fotos ou informações extras para casos de suporte, pedir-lhes que tirem uma foto, enviem-na para o e-mail, baixem-na e carreguem-na em um link de suporte é um processo demorado. O cliente que pediu ajuda agora está fazendo todo o trabalho pesado e ficando frustrado. Em vez disso, você pode enviar um link por mensagem de texto para que possam enviar a foto diretamente.

Este recurso de mensagens de texto VoIP usa a mesma tecnologia da chamada à qual você está conectado, garantindo uma experiência tranquila para seus clientes.

Há também a grande vantagem de poder enviar fotos por meio de mensagens MMS. Quando os engenheiros de campo, por exemplo, estão no local com um cliente, eles podem enviar fotos diretamente aos engenheiros técnicos para diagnosticar problemas, eliminando a necessidade de trazer um equipamento de volta ao escritório e reduzindo o tempo geral de reparo.

2. Acompanhamento do cliente potencial

A taxa média de resposta para marketing de SMS chega a 45%. Isso é significativo em comparação com a taxa de resposta para marketing por email de 6% e conversão de chamadas não solicitadas de 2%.

Depois de falar com um cliente potencial ou quando um visitante da web tiver baixado um ativo, envie-lhe uma mensagem de texto em vez de pegar o telefone ou adicioná-lo à sua próxima campanha de e-mail. Ao desligar após uma ligação, selecione o contato em sua agenda e comece a digitar sua mensagem de texto personalizada. Nenhum software especial é necessário – apenas seu aplicativo VoIP .

Isso não apenas resultará em uma taxa de abertura mais alta (afinal, lemos todos os nossos textos), mas também dará ao destinatário a opção de clicar em um link para saber mais sobre sua oferta ou serviço.

3. Lembretes de compromissos

Se você tivesse o poder de diminuir o número de consultas perdidas, receberia isso de braços abertos, certo?

Uma coisa é os clientes ou pacientes marcarem consultas, outra é eles comparecerem. Você pode usar mensagens de texto VoIP para automação ou para enviar lembretes manuais uma semana, um dia ou uma hora antes de um compromisso, diminuindo a probabilidade de não comparecimento.

Quando você estiver em uma ligação ao vivo com um paciente e marcar a próxima consulta, diminua a probabilidade de ele anotar a hora ou data errada enviando um SMS durante a ligação.

Da mesma forma, você pode simplificar as etapas para marcar compromissos repetidos. Quando um paciente precisa marcar uma nova consulta regularmente, você pode enviar um link via SMS para que ele escolha o horário da consulta. Você economiza tempo fazendo chamadas sem conexão e os pacientes podem agendar consultas em seu próprio horário.

4. Envie uma mensagem de texto após chamadas perdidas

Quantas vezes você recebeu notificações de uma chamada perdida apenas para ligar de volta e ninguém atender? Tag de telefone ou tênis de correio de voz - como você chama - é improdutivo.

Também pode ser que você não saiba de quem é a chamada perdida. Então, você retorna a ligação, ninguém atende e você não percebe.

Em vez disso, você pode enviar uma mensagem de texto reconhecendo que perdeu a chamada e convidando o chamador a ligar de volta nos horários sugeridos. Você pode ter um intervalo entre 13h e 14h ou pode ser contatado apenas durante o turno da noite.

Ou, se você estiver ocupado com outra chamada, envie um SMS para dizer que você está envolvido no momento e ligará de volta assim que tiver oportunidade. Você pode até configurar respostas automáticas para que, quando perder uma chamada, o chamador receba automaticamente uma mensagem de texto.

Limitações do uso de mensagens SMS com números VoIP

Como todas as tecnologias, existem algumas limitações das quais você deve estar ciente.

Aqui estão seis coisas a serem consideradas ao decidir se as mensagens de texto VoIP são adequadas para sua pequena empresa ou empresa:

• Limites de taxa de mensagens de texto : você não pode enviar um número ilimitado de mensagens de texto.
• Funcionalidade SMS: Nem todos os provedores de serviços VoIP oferecem suporte à funcionalidade SMS.
• Tamanhos de arquivo grandes: imagens ou vídeos grandes com mais de 1 MB não são suportados.
• Limites de caracteres: mensagens com mais de 160 caracteres são divididas em várias mensagens.
• Códigos de acesso SMS: os códigos de acesso SMS nem sempre são suportados.
• Consentimento do destinatário: as empresas devem manter registros de consentimento para o envio de mensagens de texto para fins comerciais, como campanhas de marketing.

Benefícios das mensagens de texto VoIP

Embora possa haver algumas limitações no uso de mensagens SMS com números VoIP, os benefícios as superam.

As principais vantagens incluem fornecer uma experiência melhor e mais personalizada ao cliente e introduzir uma abordagem multicanal aos seus processos de vendas e suporte. Ao mesmo tempo, você obtém ganhos de produtividade ao obter resultados iguais ou melhores com menos chamadas e cliques.

• Maior satisfação do cliente : Acompanhe e agilize os processos de suporte, vendas e agendamento, introduzindo um formato escrito junto com um canal de comunicação verbal.
• Textos de grupo simplificados para a equipe : envie mensagens um-para-muitos em vez de informar os colegas sobre problemas ou ofertas, um de cada vez.
• Atendimento ao cliente personalizado : integre-se a CRMs, sistemas de tickets ou qualquer software com APIs abertas para personalizar ofertas e usar informações como nomes de clientes, nomes de empresas e produtos existentes em mensagens.
• Engajamento de vendas aprimorado : comece a prospecção externa com uma alta taxa de engajamento.
• Custos de comunicação mais baixos : Envie mensagens em massa para obter o mesmo resultado que várias chamadas feitas para indivíduos.

Como configurar mensagens de texto VoIP

Siga estas quatro etapas para começar a enviar mensagens de texto do seu número de telefone comercial:

Passo 1. Escolha um provedor de VoIP.

Primeiro, você precisa escolher um provedor de serviços de telefonia VoIP. Certifique-se de que eles tenham experiência com clientes que usam sistemas telefônicos VoIP e recursos de SMS. Se você já possui um provedor de VoIP, pergunte se eles têm exemplos de clientes que também usam a opção SMS.

Se você não tem um provedor de VoIP e está atualmente pensando em mudar de um sistema telefônico tradicional para a nuvem, este é o momento perfeito para garantir a transição para um único provedor para atender às suas necessidades de chamadas e mensagens de texto.

Passo 2. Obtenha um novo número ou mantenha o existente.

Depois de escolher um provedor, é hora de pensar nos números de telefone. Você tem duas opções aqui:

1. Use um novo número virtual : receba uma nova linha telefônica para suas campanhas externas.
2. Transferir seu número de telefone existente : mantenha seu número atual movendo-o entre redes (isso pode levar algumas semanas para ser configurado).

A portabilidade de número envolve pedir ao seu antigo provedor para liberar o número de sua infraestrutura e ao seu novo provedor para migrá-lo para a dele. Dependendo do histórico do seu número de telefone e de onde ele reside atualmente, isso pode acelerar ou atrasar o processo. Certifique-se de falar com seu novo provedor ao se preparar para manter um número existente.

Etapa 3. Conclua o registro 10DLC.

A próxima etapa é concluir o registro 10DLC. Este é um código longo de 10 dígitos que se refere a um número de telefone personalizado de 10 dígitos designado para comunicação empresarial e aplicativos de mensagens de texto.

O uso desse número, no entanto, vem com regulamentos de conformidade. As empresas devem obter aprovação do Campaign Registry antes de poderem enviar mensagens. O processo de registro 10DLC tem duas partes:

• Registro de marca : as empresas devem se identificar nas redes de operadoras.
• Cadastro de campanha : as empresas devem dar exemplos das mensagens que estão enviando e comprovar que os consumidores optaram por receber suas mensagens de texto.

Quando estiver configurado com 10DLC, você pode começar a enviar mensagens de texto de sua linha VoIP.

Passo 4. Comece a enviar textos do seu sistema VoIP.

No aplicativo Nextiva, navegue até Mensagens e siga as seguintes instruções:

• Toque em SMS e em + .
• Selecione o(s) contato(s) na lista de contatos ou insira o(s) número(s) de telefone no campo Para .
• Adicione vários destinatários para criar uma mensagem SMS em grupo.
• Pressione o ícone do clipe de papel à esquerda do campo de texto para enviar uma imagem (JPG, PNG, BMP ou GIF com menos de 1 MB) ou arquivo de áudio (.mp3, .wav ou .mp4).
• Digite sua mensagem e pressione Enviar .

Experimente o melhor provedor de VoIP para empresas

Se você deseja melhorar o atendimento ao cliente ou reduzir a taxa de compromissos perdidos, as mensagens de texto VoIP são a solução perfeita para pequenas e grandes empresas.

Ao procurar um provedor de mensagens de texto VoIP, você precisa de alguém que já esteve lá e fez isso. Nextiva tem relacionamento com todas as principais operadoras de telefonia, portanto, as mensagens de texto são entregues de maneira confiável e a partir de uma interface simples.

Ao escolher Nextiva para SMS empresarial e também para VoIP, você se beneficia de:

• Transcrições de correio de voz : receba um e-mail ou mensagem SMS com uma transcrição precisa do correio de voz.
• Mensagens de texto comerciais : troque mensagens de texto SMS com clientes e membros da equipe em seu desktop ou aplicativo móvel.
• Integrações de aplicativos : sincronize suas comunicações comerciais com ferramentas populares de CRM, suporte ao cliente e colaboração em equipe.

Dessa forma, toda a força de trabalho pode obter números de telefone habilitados para texto e trocar mensagens de texto usando os aplicativos móveis, web e desktop NextivaONE.

Perguntas frequentes