VoIP para organizações sem fins lucrativos: principais recursos e benefícios para ONGs

Os líderes de organizações sem fins lucrativos muitas vezes se preocupam em como desenvolver relacionamentos com doadores e voluntários, cumprir sua missão e manter os custos sob controle.

Uma das decisões mais impactantes que você pode tomar é o seu sistema telefônico.

Infelizmente, os serviços telefônicos tradicionais não foram projetados tendo em mente as organizações sem fins lucrativos.

Entre equipamentos desajeitados, roteamento de chamadas inflexível e capacidades limitadas, os sistemas tradicionais de linha fixa muitas vezes criam mais dores de cabeça do que benefícios para organizações que dependem de orçamentos apertados e apoio voluntário.

Se você está considerando uma atualização do sistema telefônico, mas não sabe por onde começar, o Voice over Internet Protocol ( VoIP ) pode ser a solução ideal. As chamadas são conectadas por meio da nuvem, em vez de linhas telefônicas físicas para fazer e receber chamadas. Tudo que você precisa é de uma conexão com a internet.

Continue lendo e descubra por que tantas organizações sem fins lucrativos estão migrando dos telefones tradicionais para os sistemas VoIP.

Por que as organizações sem fins lucrativos estão abandonando seus sistemas telefônicos tradicionais?

Sistemas telefônicos desatualizados têm inúmeras limitações que prejudicam a produtividade das organizações sem fins lucrativos e o relacionamento com os clientes. Aqui estão alguns dos principais motivos para as organizações atualizarem para VoIP.

1. Altos custos operacionais

O investimento inicial em um sistema PBX local, além de manutenção e atualizações contínuas, torna os sistemas telefônicos tradicionais muito mais caros do que as alternativas de VoIP.

O pagamento de taxas mensais por cada telefone fixo também aumenta as despesas rapidamente. Como a maioria das organizações sem fins lucrativos opera com orçamentos extremamente apertados, estes custos contínuos desviam desnecessariamente fundos dos esforços reais e dos custos operacionais.

2. Falta de flexibilidade e escalabilidade

Como os sistemas telefônicos tradicionais dependem de linhas telefônicas físicas e hardware, à medida que sua organização sem fins lucrativos evolui, é difícil adicionar ou remover ramais.

Por exemplo, se você abrir um novo escritório ou precisar configurar telefones rapidamente para uma campanha temporária de arrecadação de fundos, os custos de religação e compra de equipamentos aumentam rapidamente, limitando a escalabilidade.

3. Capacidade limitada de tratamento de chamadas

A maioria dos sistemas telefônicos legados depende de um número predeterminado de linhas telefônicas físicas. Se todas essas linhas estiverem ocupadas com chamadas atuais, quaisquer chamadas recebidas adicionais ficarão em longas filas, serão bloqueadas, enviadas para o correio de voz ou serão desconectadas.

Isto representa um grande problema para as pequenas empresas e ONG, pois muitas vezes significa perdas de donativos e apoiantes desapontados de iniciativas críticas durante períodos de tráfego intenso.

4. Má integração com CRMs

Como os sistemas de comunicação legados operam isoladamente de outros sistemas, os dados das chamadas não preenchem automaticamente o seu CRM ou outros sistemas.

Sem integração integrada, sua equipe deve rastrear e registrar manualmente todas as interações de chamada — um processo ineficiente e propenso a erros humanos. Dados valiosos inevitavelmente passam despercebidos, levando a experiências desconexas para os apoiadores.

5. Preocupações de segurança

Com serviços telefônicos legados, todo o hardware e infraestrutura ficam em seus escritórios, tornando-os potencialmente difíceis de proteger. Intrusos ou acidentes podem comprometer os servidores, e a falta de atualização da infraestrutura pode colocar em risco os dados confidenciais do seu cliente.

As soluções VoIP oferecem criptografia de chamadas para evitar escutas indesejadas em suas comunicações. Isto é especialmente importante para organizações voltadas para causas.

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6. Relatórios e análises limitados

A maioria dos sistemas telefônicos tradicionais fornece poucos ou nenhum dado de chamada, apenas registros básicos de chamadas recebidas/realizadas e durações.

Sem insights detalhados — como horários de pico de chamadas, chamadas não atendidas e origem das chamadas — é quase impossível identificar áreas que precisam ser melhoradas ou tomar decisões baseadas em dados para melhorar a arrecadação de fundos e a divulgação.

Um serviço telefônico baseado em nuvem é a melhor opção para organizações sem fins lucrativos fiscalmente responsáveis. Ele oferece muitos recursos com escalabilidade ilimitada, tratamento aprimorado de chamadas e integrações poderosas.

Benefícios de VoIP para organizações sem fins lucrativos

Ao mudar para um sistema telefônico VoIP para organizações sem fins lucrativos , sua organização pode superar esses desafios e, ao mesmo tempo, desbloquear as seguintes vantagens revolucionárias.

Comunicação acessível

Os sistemas telefônicos VoIP normalmente têm custos de configuração e contínuos mais baixos do que as linhas telefônicas tradicionais, o que os torna ideais para organizações sem fins lucrativos com orçamentos apertados.

Sem necessidade de hardware físico ou cabeamento extenso, as organizações sem fins lucrativos podem economizar em custos de manutenção e infraestrutura.

Você pode evitar investimentos caros em PBX e taxas por linha e, como o VoIP usa uma conexão com a Internet , sua rede existente é tudo o que é necessário. Esta redução significativa nos custos proporciona o alívio orçamental de que as organizações sem fins lucrativos necessitam desesperadamente.

Dica profissional: se sua organização for isenta de impostos , você poderá se qualificar para economizar ainda mais. Pergunte como você pode evitar o pagamento de impostos sobre vendas ou impostos especiais de consumo associados ao seu serviço VoIP.

Telefones prontos para uso remoto

Os provedores de serviços VoIP oferecem suporte a uma força de trabalho remota, permitindo que os membros da equipe permaneçam conectados mesmo quando estão em campo ou trabalhando em casa.

Isso libera os usuários dos telefones físicos do escritório. E com recursos avançados, como encaminhamento de chamadas, softphones e aplicativos móveis, sua equipe pode entrar em contato quando necessário.

Melhor envolvimento dos doadores

As organizações podem utilizar sistemas VoIP para chamadas de divulgação e acompanhamento, mantendo os doadores informados e envolvidos nas suas causas. Com acesso instantâneo aos perfis dos chamadores durante as ligações, sua equipe pode promover conexões significativas com seus apoiadores.

Foi demonstrado que os números gratuitos aumentam a confiança do consumidor e permitem que grandes doadores falem com sua equipe sobre para onde enviar seus fundos.

Os acompanhamentos são simplificados registrando as interações diretamente em seu CRM, um nível de personalização que ajuda a aumentar a fidelidade e a segurança dos doadores.

Adicionados recursos de mensagens SMS

Os grupos demográficos mais jovens preferem enviar mensagens de texto a telefonar, tornando as mensagens SMS uma ferramenta eficaz para envolver novos e potenciais doadores.

Mensagens SMS integradas preenchem lacunas de comunicação para apoiadores que preferem mensagens de texto a ligações e e-mails. Textos rápidos em massa podem notificar milhares de apoiadores instantaneamente para estimular ações imediatas, o que é útil para campanhas de arrecadação de fundos de última hora ou atualizações de eventos.

Colaboração aprimorada em equipe

Recursos como bate-papos em grupo, videoconferência e compartilhamento de arquivos melhoram a colaboração em equipe, levando a um gerenciamento de projetos mais eficiente.

Ao consolidar as comunicações de voz, vídeo e texto em uma plataforma, as equipes de longa distância podem trabalhar juntas de forma coesa e flexível. Os sistemas unificados unem funcionários e voluntários, agilizando o trabalho em equipe.

Veja como os Serviços Sociais Vocacionais da Califórnia, que apoiam adultos com deficiências de desenvolvimento ou intelectuais, usam um sistema telefônico comercial para conectar funcionários de maneira confiável e consistente e coordenar a programação com famílias e cuidadores em seus 80 locais.

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Os 10 principais recursos de VoIP essenciais para organizações sem fins lucrativos

Para realmente transformar as comunicações da sua organização sem fins lucrativos, procure um sistema VoIP que inclua os seguintes recursos principais.

1. Atendimento automático

Uma recepcionista virtual automática cumprimenta os chamadores, oferece opções de menu, como “Pressione 1 para doações”, e encaminha as chamadas corretamente. Um atendimento automático oferece cobertura 24 horas por dia, 7 dias por semana, com custos mínimos de mão de obra, garantindo que você nunca perca uma chamada, mesmo fora do expediente ou durante falta de pessoal.

Seus fluxos de chamadas não precisam ser complicados. Sua equipe pode adaptá-los aos seus horários de disponibilidade ou eventos especiais de arrecadação de fundos.

2. Roteamento de chamadas

O roteamento inteligente de chamadas define para onde as chamadas devem ir com base em suas preferências e necessidades.

Você pode enviar determinadas chamadas para o correio de voz, direcionar os principais doadores para representantes de contas ou encaminhar mensagens urgentes para telefones celulares. Quando o volume de chamadas aumenta, você pode adaptar o direcionamento de chamadas imediatamente ou preparar regras de roteamento para eventos especiais.

3. Teleconferências e videoconferências

Escolha um sistema telefônico baseado em nuvem que permita conferências de áudio ou vídeo, compartilhamento de tela e outras opções de conexão em tempo real, permitindo que sua equipe colabore de qualquer lugar, sem dores de cabeça logísticas ou custos de viagem.

Com uma plataforma VoIP hospedada como Nextiva, você não precisa pagar por software extra para reuniões ou serviços de teleconferência – eles estão incluídos.

4. Softphones móveis e de desktop

Os softphones permitem que funcionários e voluntários utilizem seus dispositivos móveis como extensões do sistema VoIP, garantindo que permaneçam conectados onde quer que estejam. Os funcionários podem ser produtivos independentemente de onde estejam: no escritório, em casa ou no campo.

5. Correio de voz para e-mail

As transcrições do correio de voz eliminam a necessidade de discar e verificar as mensagens manualmente. Alertas por e-mail notificam a equipe sobre novos correios de voz, enquanto as conversões de voz em texto fornecem o conteúdo por escrito diretamente na sua caixa de entrada para revisão rápida.

Isso ajuda sua equipe a responder mais rapidamente e garante que nenhuma mensagem passe despercebida.

6. Comunicações SMS

O SMS integrado facilita a conexão com os apoiadores por meio de seus canais de comunicação preferidos – telefone, e-mail ou texto.

Alcance um público mais amplo enviando mensagens de texto com lembretes de eventos, confirmações de doações ou outras notificações diretamente do seu sistema telefônico comercial.

7. Resposta de voz interativa (IVR)

Uma das principais características de um sistema telefônico VoIP é a capacidade de interagir com os chamadores por meio de comandos de voz ou entradas do teclado, fornecendo uma opção de autoatendimento para acessar informações ou realizar determinadas tarefas.

Personalize seus menus IVR para simplificar tarefas, como:

• Solicitando um retorno de chamada
• Como obter instruções ou detalhes de suporte
• Aprendendo como se tornar um voluntário
• Obtendo informações de pagamento

Além disso, o IVR oferece opções de autoatendimento 24 horas por dia, 7 dias por semana, sem sobrecarregar os funcionários. A coleta antecipada de informações básicas ajuda a encaminhar os chamadores para um representante com mais eficiência, simplificando a experiência do cliente.

8. Análise e relatórios de chamadas

A análise robusta de chamadas fornece visibilidade imediata dos volumes de chamadas, tempos de espera, chamadas abandonadas, sinais de ocupado e muito mais.

Os relatórios de tendências revelam padrões de uso para informar um melhor planejamento de recursos – saiba quais fontes de chamada fornecem o melhor ROI e identifique proativamente os problemas antes que eles afetem os KPIs.

9. Integração de CRM

Vincular seu CRM e sistema telefônico permite o registro automático de chamadas e janelas pop-up para informações do chamador, dando à equipe acesso instantâneo aos perfis do chamador durante as chamadas.

O CRM registra automaticamente as interações, mantendo os registros organizados em uma única solução.

10. Gravação e transcrição de chamadas

A gravação de chamadas cria oportunidades valiosas, como resolução de disputas, integração mais rápida de novos contratados com exemplos de chamadas, redução de riscos de responsabilidade e manutenção de registros permanentes de anúncios ou entrevistas especiais.

As transcrições tornam o conteúdo pesquisável, enquanto a IA pode analisar interações para melhorar o desempenho da equipe.

Provedores de VoIP mais bem avaliados para organizações sem fins lucrativos

Ao avaliar soluções VoIP, certifique-se de considerar provedores projetados pensando em organizações sem fins lucrativos, como:

1. Próxima

Reconhecido por sua confiabilidade e soluções de comunicação abrangentes, Nextiva é um conjunto completo de ferramentas que inclui voz, vídeo, texto, mensagens instantâneas e integração de CRM.

Nextiva se destaca como um fornecedor líder criado especificamente para capacitar a produtividade de organizações sem fins lucrativos e as relações com a comunidade . Sua plataforma líder do setor supera as limitações de comunicação anteriores por meio de recursos VoIP poderosos, integrações fáceis de CRM, escalabilidade ilimitada e confiabilidade de alto nível.

Por ser uma plataforma baseada em nuvem, o Nextiva também elimina os riscos de segurança e os custos de manutenção que afetam os sistemas desatualizados. A verdadeira escalabilidade significa adaptar-se facilmente a campanhas ou surtos de crescimento, sem interrupção do serviço ou custos inesperados.

Classificação G2: 4,5 de 5 (2.896 avaliações de clientes)

2. KrispCall

Conhecido por sua interface amigável e preços acessíveis, KrispCall oferece uma plataforma unificada para chamadas, SMS e integração de CRM, tornando-o uma escolha versátil para organizações sem fins lucrativos com necessidades variadas de comunicação.

Classificação G2: 4,4 de 5 (21 avaliações de clientes)

3. Télzio

A Telzio oferece soluções VoIP simples e escaláveis, com ênfase na simplicidade e transparência nos preços, fornecendo um sistema telefônico completo com usuários e ramais ilimitados.

Classificação G2: 4,2 de 5 (3 avaliações de clientes)

4. Vonage

A Vonage Business combina soluções UCaaS com recursos de contact center, com o objetivo de aprimorar as conexões entre as organizações e seus clientes. As organizações sem fins lucrativos podem escolher um nível de serviço com base no número de usuários, nos recursos de chamada necessários e nos requisitos de integração.

Classificação G2: 4,3 de 5 (437 avaliações de clientes)

5. 8×8

8×8 prioriza manter as comunicações seguras, compatíveis e disponíveis em sistemas UCaaS e CCaaS integrados. As organizações sem fins lucrativos podem centralizar os canais de engajamento e, ao mesmo tempo, aproveitar análises avançadas para maximizar o desempenho da equipe. No entanto, 8×8 carece da quantidade de recursos oferecidos pelo Nextiva.

Classificação G2: 4,1 de 5 (656 avaliações de clientes)

Sua organização sem fins lucrativos merece um sistema telefônico melhor

Sistemas telefônicos desatualizados são um problema, especialmente para organizações sem fins lucrativos e ONGs com dificuldades financeiras. Podem levar à perda de oportunidades de crescimento e envolvimento, prejudicando o impacto ambiental e humanitário que uma organização sem fins lucrativos pode ter.

No entanto, ao atualizar para um provedor de VoIP de comunicações unificadas rico em recursos, as organizações obtêm economia de custos, flexibilidade, mobilidade e recursos robustos de tratamento de chamadas.

Ao migrar para o Nextiva, as organizações sem fins lucrativos podem modernizar as comunicações e operar com mais eficiência – e a mudança é fácil.

O serviço confiável do Nextiva garante que não haja queda de chamadas ou qualidade de chamada confusa - uma obrigação para iniciativas de arrecadação de fundos e divulgação. Nextiva oferece suporte a essas necessidades operacionais com VoIP de nível empresarial , preços acessíveis e suporte prático de implementação.

As organizações sem fins lucrativos recorrem ao Nextiva para fortalecer relacionamentos significativos. Chamadas e mensagens de texto ilimitadas em todo o país mantêm todos conectados em um só lugar.

O tratamento intuitivo de chamadas direciona cada interação de forma inteligente para atender às necessidades de clientes, voluntários e parceiros. Depois de migrar suas comunicações para a nuvem, você poderá gastar seus recursos limitados no avanço de sua missão.

Obtenha recursos robustos, operação intuitiva e excelente confiabilidade a um preço acessível. Deixe de lado as dores de cabeça do antigo sistema telefônico abraçando o futuro com a solução VoIP da Nextiva, desenvolvida especificamente para organizações sem fins lucrativos.

O resultado final é que o Nextiva ajuda as organizações sem fins lucrativos de hoje a crescer e a se sustentar. Sua organização, voluntários e comunidade agradecerão.