Quanto custa o VoIP empresarial em 2023?

Descobrir o custo de mudar de telefones fixos para VoIP não é fácil.

É necessário aprofundar vários planos de preços e compreender a combinação de recursos básicos e extras que atendem às suas necessidades de negócios.

O custo de um sistema telefônico comercial não é apenas um item do orçamento - é um investimento para dimensionar a comunicação empresarial.

Aqui, dissecamos o complexo tópico de preços de VoIP para ajudá-lo a ter uma ideia clara de quanto um sistema telefônico VoIP pode realmente custar. Discutimos os principais fatores que afetam o custo e fornecemos dicas para garantir que você faça uma escolha financeiramente inteligente para o seu negócio.

Quais são os custos básicos do VoIP?

O Voice over Internet Protocol (VoIP) é muito mais barato do que o serviço telefônico tradicional baseado em analógico. No entanto, isso acarreta seu próprio conjunto de despesas de um provedor de VoIP, bem como custos indiretos, como uma conexão de Internet de alta velocidade.

Em média, um sistema telefônico VoIP custa entre US$ 25 e US$ 35 por linha mensalmente. Recursos adicionais como gravação de chamadas, números gratuitos e aluguel de equipamentos têm um custo extra.

Vários elementos de custo entram em jogo na transição de um sistema legado para um serviço telefônico VoIP . Esses custos podem geralmente ser categorizados em despesas “recorrentes” e “únicas”.

As despesas recorrentes incluem principalmente taxas de assinatura e custos por usuário ou por linha, enquanto as despesas únicas cobrem custos de configuração e equipamentos. Espera-se que o uso da telefonia em nuvem cresça 35% até 2036, sugerindo que os benefícios justificam o custo do VoIP.

Vamos dar uma olhada em cada uma dessas despesas.

Taxas de assinatura mensal ou anual

A maior parte dos custos do serviço telefônico VoIP reside nas taxas de assinatura, que serão cobradas mensalmente ou anualmente.

Estas taxas cobrem o serviço VoIP básico, que permitirá à sua empresa fazer e receber chamadas através de uma ligação à Internet. Os planos de assinatura podem variar de pacotes básicos com recursos padrão até planos premium que oferecem funcionalidades mais avançadas.

• Planos Mensais: Um plano mensal oferece flexibilidade e não prende você a compromissos de longo prazo, o que o torna uma boa opção para pequenas empresas. No entanto, tendem a ser mais caros no longo prazo do que os planos anuais.
• Planos Anuais: Um plano anual reduzirá significativamente seu custo mensal quando calculado mensalmente, tornando-o uma boa opção para empresas estabelecidas com volumes de chamadas previsíveis - mas lembre-se de que você terá obrigações contratuais (discutidas mais tarde).

Muitos provedores empresariais de VoIP oferecem chamadas ilimitadas em todo o país. No entanto, certifique-se de confirmar as tarifas de ligações internacionais . As ligações internacionais custam até 90% menos que as companhias telefônicas tradicionais, mas serão adicionadas à sua fatura se sua equipe ligar para fora dos EUA ou Canadá.

Custos por usuário ou por linha

Os provedores de VoIP estruturarão seus preços com base no número de usuários ou linhas necessárias.

Isso significa que quanto mais funcionários ou linhas telefônicas você tiver, maior será o custo. É importante avaliar com precisão o número de usuários ou linhas que sua empresa necessita para evitar pagamentos excessivos.

• Custos por usuário: os encargos são baseados no número de funcionários que usam o sistema. Este é um modelo de preços comum para serviços VoIP e é particularmente adequado para empresas com um número claro de funcionários.
• Custos por linha: Alternativamente, alguns provedores cobram com base no número de linhas telefônicas. Este modelo funciona melhor para empresas com maior volume de chamadas e necessidade de múltiplas linhas. Os custos adicionais aqui também incluem números de telefone extras (geralmente chamados de números de discagem direta ).

Artigo relacionado

O que é discagem direta interna (DID) e eu preciso disso?

Recursos e funcionalidades específicas de acordo com os requisitos do negócio

O custo de um sistema VoIP também varia muito com base nos recursos e funcionalidades específicas que sua empresa exige. Recursos avançados como recursos de reuniões virtuais e chamadas em conferência, chamadas internacionais e atendedores automáticos, entre outros, podem aumentar os custos.

• Recursos padrão: Recursos típicos de VoIP, como encaminhamento de chamadas, correio de voz e chamadas domésticas, geralmente vêm junto com a taxa básica de assinatura. É comum receber chamadas feitas e recebidas ilimitadas em todo o país.
• Recursos avançados: recursos poderosos como integração de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), análises avançadas, chamadas ilimitadas, chamadas internacionais e suporte premium ao cliente incorrerão em custos adicionais. É crucial identificar os recursos essenciais para suas operações comerciais e orçamentar adequadamente.

Quanto custa o VoIP? Preços Nextiva VoIP

Levando em consideração assinaturas mensais ou anuais, número de usuários e variações entre recursos específicos por plano, Nextiva oferece os seguintes preços para planos plurianuais pré-pagos:

Custos ocultos ou inesperados de VoIP

Mudar para um sistema telefônico VoIP economizará dinheiro no longo prazo, mas só o fará se você estiver ciente de todas as despesas ocultas ou inesperadas.

Não há nada de nefasto aqui – esses são apenas os custos de VoIP que dependem da sua localização ou das necessidades específicas do seu negócio.

É essencial ter um conhecimento sólido dos custos adicionais que podem ocorrer com chamadas VoIP. Aqui está uma análise de alguns custos ocultos ou inesperados que você pode encontrar:

Atualizações de rede

Os sistemas VoIP dependem da largura de banda da Internet para fornecer chamadas claras e de alta qualidade. Se a largura de banda existente for insuficiente, você precisará atualizar seu pacote de Internet para atender às demandas da tecnologia VoIP.

Avalie sua largura de banda atual e certifique-se de que ela possa lidar com a carga adicional que o sistema VoIP trará. Experimente nosso teste gratuito de rede VoIP para obter um número realista de quantas chamadas sua rede pode suportar.

Caso seja necessária uma atualização, leve em consideração os custos adicionais, pois eles variam dependendo do seu provedor de serviços de Internet e do pacote selecionado.

Artigo relacionado

Quantos dados o VoIP usa? Dicas para prever sua largura de banda VoIP

Impostos e Taxas

Assim como os serviços telefônicos tradicionais (e tudo mais na vida), os serviços VoIP estão sujeitos a vários impostos e taxas. Isso pode incluir impostos federais, estaduais e locais e taxas regulatórias.

As taxas e taxas de impostos variam entre localizações geográficas, tornando imperativo compreender os impostos aplicáveis ​​na sua área. Consultores de sistemas telefônicos dizem que pagar entre 20% e 30% em impostos não é algo inédito.

Lembre-se de que as taxas de imposto sobre VoIP variam de acordo com o local e dependem muito da localização da empresa e dos números de telefone usados.

Recursos adicionais ou complementos

Muitos provedores de VoIP oferecem um pacote básico com a opção de adicionar recursos extras ou complementos, como análise avançada de chamadas, funcionalidade de call center, linhas adicionais ou suporte prático ao cliente, por um custo adicional.

Antes de se comprometer com um pacote, avalie os recursos incluídos no pacote básico e identifique quaisquer recursos adicionais que sua empresa exija. Compreender as implicações de custo desses recursos adicionais o ajudará a evitar despesas inesperadas no futuro.

Dica: Alguns desses complementos podem ser negociados com seu representante de vendas, portanto, mencione-os se achar que são valiosos, além de seu pacote VoIP comercial.

Integrações

A integração com ferramentas de negócios existentes, como sistemas de CRM, ou o aproveitamento de funções avançadas, como IA, às vezes pode exigir a atualização para um pacote de preços mais caro.

Avalie os custos de integração de suas ferramentas de negócios existentes com o sistema VoIP. Se o seu negócio requer funcionalidades avançadas, esteja preparado para despesas adicionais associadas a esses recursos e inclua-as no custo do seu sistema telefônico VoIP.

Como os compromissos de longo prazo afetam os custos de VoIP

Antes de assinar qualquer contrato de VoIP, é crucial compreender os termos do contrato de VoIP. Isso garante que você saiba exatamente o que é esperado de você durante o contrato e também o que pode esperar do seu provedor de VoIP.

Para um explicador independente da linguagem comum encontrada em um contrato de VoIP, Prince Rich tem o que você precisa.

Considerações importantes sobre contratos de VoIP incluem:

Duração do contrato: mês a mês vs. compromissos de longo prazo

A duração do contrato impacta significativamente o custo dos serviços VoIP.

Os contratos mensais oferecem flexibilidade e são ideais para empresas que não estão preparadas para um compromisso de longo prazo. Porém, lembre-se que eles têm um custo mensal mais elevado.

Os contratos de longo prazo vêm com taxas reduzidas, mas também podem incluir penalidades por rescisão antecipada. Considere isso com base nas perspectivas de longo prazo do seu negócio antes de se comprometer com qualquer contrato.

Taxas de rescisão

As taxas de rescisão são cobranças pela rescisão do contrato antes da data de término acordada. Essas taxas podem ser substanciais e devem ser descritas no contrato.

Por exemplo, você poderá ser responsável pelo saldo devido se cancelar no sexto mês por um período de 12 meses.

Acordos de Nível de Serviço

Os acordos de nível de serviço são garantias de controle de qualidade em um contrato VoIP.

Eles definem a qualidade de serviço esperada, incluindo garantias de tempo de atividade. A alta confiabilidade é essencial para as operações comerciais, e as cláusulas de compensação para interrupções de serviço fornecem uma proteção financeira caso seu serviço VoIP seja interrompido por qualquer motivo.

Dica: “Cinco noves” é uma frase comum que se refere a 99,999% de tempo de atividade. Essa porcentagem de tempo de atividade significa que são previstos cinco minutos de tempo de inatividade anualmente.

Limitações ou restrições de uso

Alguns acordos contratuais podem ter cláusulas que limitam ou restringem certos tipos de uso constituídos como abuso. Os exemplos incluem discagem automática ou preditiva – uma prática questionável empregada por operadores de telemarketing.

Estas restrições visam prevenir a utilização indevida do serviço VoIP e garantir uma utilização justa.

É importante que você esteja ciente de quaisquer limitações desse tipo para garantir que suas operações comerciais estejam em conformidade com o acordo contratual.

Renovação automática

As cláusulas de renovação automática do contrato significam que o contrato será renovado automaticamente por um prazo e preço semelhantes, a menos que seja rescindido por qualquer uma das partes antes da data de renovação. Isso também garante que as comunicações da sua empresa funcionem sempre e nunca sejam interrompidas.

Esteja ciente da política de renovação do seu contrato VoIP e também é uma boa prática revisar os termos do contrato e explorar outras opções no mercado pelo menos três meses antes da data de renovação do contrato. Isso permite negociar melhores condições ou mudar para um fornecedor mais econômico, se necessário.

O alto custo de vários aplicativos de comunicação

A maioria das empresas modernas usa muitos aplicativos e softwares diferentes para administrar seus negócios, também conhecidos como pilha de tecnologia. O uso de muitos aplicativos potencialmente desatualizados e independentes geralmente leva ao aumento de despesas.

No entanto, os serviços VoIP baseados em nuvem vêm com muitos recursos que podem substituir ou integrar-se a outros aplicativos de comunicação. Isto por si só pode levar a poupanças de custos, maior produtividade e uma infra-estrutura de comunicação simplificada. Considere o seguinte ao avaliar os benefícios de mudar de uma pilha de tecnologia diversificada para um sistema VoIP centralizado.

Programas de videoconferência

Os custos de assinatura de plataformas de videoconferência como o Zoom podem constituir uma parte substancial das despesas de comunicação. Por exemplo, o Zoom, que custa US$ 14,99/mês/usuário, custaria a uma empresa com uma equipe de 50 pessoas US$ 9.000 anuais para videoconferência , algo que um provedor de VoIP provavelmente inclui como um recurso extra gratuito ou mais acessível.

Além disso, os requisitos de hardware, como fones de ouvido para desempenho ideal, incorrerão em custos iniciais extras.

Como muitos sistemas VoIP agora vêm com recursos integrados de videoconferência e videochamada, não são mais necessárias assinaturas separadas do Zoom e de outras ferramentas de videoconferência.

Ferramentas de colaboração em equipe

Ferramentas de colaboração como Microsoft Teams ou Slack são essenciais para a coordenação da equipe. No entanto, os custos associados podem se sobrepor aos recursos fornecidos por um sistema VoIP – o Slack, por exemplo, custa cerca de US$ 12,50/usuário/mês.

Para uma equipe de 50 pessoas, isso equivale a US$ 7.500 por ano.

Muitos serviços VoIP oferecem mensagens de texto integradas, compartilhamento de arquivos e ferramentas de colaboração que podem servir como alternativas a essas plataformas independentes. Avaliar as funcionalidades e comparar os custos pode ajudar a tomar uma decisão informada sobre se um sistema VoIP pode substituir ou complementar as ferramentas de colaboração existentes.

Celulares Empresariais

Algumas empresas reembolsam ou subsidiam telemóveis e aparelhos telefónicos para os seus funcionários – um encargo financeiro considerável, muitas vezes superior a 50 dólares/mês por utilizador. No entanto, esses reembolsos são mais uma vantagem do que a norma – faz sentido, especialmente se alguém consome muitos dados.

Alternativamente, os sistemas VoIP empresariais, que fornecem aplicativos móveis de softphone que os funcionários podem baixar para seus dispositivos móveis pessoais sem nenhum custo extra, são estimados em apenas 8% do orçamento de um departamento de TI - uma redução significativa para uma empresa que anteriormente fornecia telefones celulares e telefones fixos para seus funcionários.

Segurança Operacional

A segurança operacional é fundamental, especialmente quando é necessária uma ação imediata para bloquear as comunicações – algo para o qual SMS pessoais e aplicativos de mensagens não foram projetados.

Além disso, se os funcionários usarem comunicações não padronizadas ou aplicativos de mensagens pessoais para fins de trabalho, isso poderá criar um risco maior para as equipes de RH e jurídicas.

Os sistemas VoIP fornecem uma solução de comunicações unificadas com recursos de segurança robustos que permitem uma ação rápida em caso de ameaças à segurança. Avaliar os protocolos e recursos de segurança de um sistema VoIP em comparação com aplicativos de comunicação pessoal independentes oferece uma visão sobre o nível de controle e segurança proporcionado pela integração das comunicações em uma única plataforma.

VoIP vs. sistemas telefônicos convencionais

Com cada sistema trazendo seu próprio conjunto de implicações financeiras, comparar o VoIP com os sistemas telefônicos convencionais vai além da mera funcionalidade.

Saber como cada sistema impactará o seu negócio é importante, pois isso também contribui para os gastos que você deve considerar antes de se comprometer com um sistema ou outro.

• Pessoal : Os sistemas telefônicos tradicionais, como centrais telefônicas privadas (PBX), exigem pessoal dedicado para gerenciamento e manutenção, o que aumenta os custos operacionais. Os sistemas VoIP são muito mais simples e necessitam de menos supervisão técnica, o que reduz a sua complexidade e os custos de pessoal.
• Equipamento : Os custos dos sistemas telefônicos locais tradicionais são elevados, especialmente quando comparados ao hardware VoIP. Os sistemas VoIP têm custos iniciais de hardware muito mais baixos, levando a uma configuração mais econômica.
• Infraestrutura : Os sistemas telefônicos analógicos convencionais dependem de fiação de cobre, que é notoriamente cara para instalar e manter. Os sistemas telefônicos virtuais, como o VoIP, entretanto, usam conexões com a Internet.
• Troca de provedor : a migração de um sistema telefônico tradicional para VoIP acarreta certos custos, que incluem portabilidade de número de telefone, compra de novos equipamentos e treinamento de equipe. No entanto, a transição conduz a poupanças a curto e longo prazo, ao mesmo tempo que aumenta a eficiência.
• Número de linhas telefônicas : Os sistemas VoIP oferecem melhor escalabilidade, permitindo fácil adição ou redução de linhas telefônicas sem a necessidade de alterações de hardware. Isto leva diretamente à poupança de custos, uma vez que as empresas pagam apenas pelas linhas de que necessitam.
• Custos de Internet de alta velocidade : Internet de alta velocidade é um pré-requisito para VoIP, mas não para sistemas telefônicos convencionais. No entanto, a maioria das empresas modernas já possui Internet de alta velocidade, o que significa que esse requisito não é um fardo na instalação de um sistema VoIP.
• Chamadas de longa distância : As chamadas de longa distância também são mais baratas com VoIP devido à sua natureza em tempo real e baseada na Internet, eliminando a necessidade de redes de telefonia que aumentam o custo das chamadas de voz de longa distância.
• Taxas de configuração : Os custos de configuração de VoIP também são mais baixos do que os sistemas telefônicos convencionais. Os sistemas telefônicos legados têm taxas de configuração mais altas devido à necessidade de hardware físico e instalações de cabeamento, enquanto os sistemas VoIP têm custos de configuração mais baixos, pois aproveitam a infraestrutura de Internet existente.

Artigo relacionado

VoIP x telefones fixos: qual sistema telefônico é adequado para empresas?

ROI do VoIP: vale a pena?

Agora que cobrimos os custos do sistema telefônico VoIP, precisamos decidir se investir ou não em um sistema VoIP é a decisão certa para as comunicações da sua empresa .

Há muitas considerações a serem levadas em consideração, como custos mais baixos, maior produtividade, melhor experiência do cliente, maior continuidade dos negócios e flexibilidade operacional.

Economia de custos mensuráveis

O custo direto de um sistema telefônico em relação a outro costuma ser a primeira coisa a considerar.

Por exemplo, uma empresa com 100 funcionários que busca uma plataforma de comunicação robusta provavelmente considerará um sistema telefônico baseado em nuvem ou poderá se perguntar se é melhor usar seu orçamento para optar por um PBX local. Vamos mergulhar.

Para 100 usuários, o Nextiva Enterprise custaria pouco menos de US$ 39.000 em um ano.

Você obterá todos os recursos de comunicação disponíveis hoje, incluindo chamadas ilimitadas em todo o país, videoconferência, gravação de chamadas, um número gratuito, aplicativos móveis/desktop, SMS/MMS, transcrição de correio de voz e várias integrações de aplicativos. Além disso, não há nada que você precise instalar – basta ajustar algumas configurações on-line e pronto.

Por outro lado, se você seguir o caminho do PBX tradicional, precisará investir antecipadamente em tecnologia e gastar um tempo nada trivial para configurá-lo.

• Custos únicos do PBX (por usuário):
• Telefones fixos: $ 100
• Fones de ouvido: $ 25
• Servidor/hospedagem PBX: TBD
• Instalação: A definir
  
• Custos mensais do PABX (por usuário):
• Serviço de videoconferência: $ 15
• Mensagens da equipe: $ 12,50
• Serviço de entroncamento SIP: $ 14
  
• Total de PABX baseado em 100 funcionários:
• Custos únicos: $ 12.500
• Custos recorrentes: $ 4.150 ($ 49.800 anualmente)

Ao todo, um PBX custará mais de US$ 62.000 no primeiro ano, sem incluir o conhecimento de TI necessário para configurá-lo e mantê-lo.

Rapidamente fica claro que uma solução VoIP completa como o Nextiva é muito mais econômica do que um sistema telefônico tradicional. No exemplo acima, Nextiva economiza mais de 60% , excluindo impostos/taxas.

Além da economia de custos, há outras áreas nas quais podemos ver as vantagens do VoIP.

Produtividade aprimorada da equipe

A integração do seu sistema telefônico e outros aplicativos de negócios agiliza o fluxo de trabalho, o que aumenta a produtividade da equipe.

Além disso, o VoIP suporta o trabalho remoto com funcionalidades avançadas, tornando-o uma ferramenta indispensável no ambiente de trabalho moderno e flexível de hoje (no qual mais de 4,7 milhões de pessoas trabalham agora remotamente).

Melhor experiência do cliente

Qualidade de chamada de alta definição e roteamento flexível de chamadas são características marcantes do VoIP, que resultam em uma experiência aprimorada do cliente.

A integração perfeita com seu software CRM e outras plataformas importantes de dados de clientes enriquece a interação com o cliente, tornando cada comunicação mais esclarecedora e eficaz.

Da mesma forma, se clientes ou parceiros ligarem para um funcionário e ele não estiver disponível ou já for fora do horário comercial, as chamadas poderão ser encaminhadas para um destino preferido – até mesmo para o seu telefone celular.

Maior Continuidade de Negócios

Diante de interrupções inesperadas, os recursos de reencaminhamento rápido do VoIP garantem que a comunicação empresarial permaneça ininterrupta. O alto tempo de atividade costuma fazer parte dos acordos de nível de serviço com provedores de VoIP, afirmando uma estrutura de comunicação confiável para as empresas.

Nextiva possui oito data centers redundantes localizados na América do Norte. Isso significa que sua equipe conta com altíssima confiabilidade e acessibilidade, além de qualidade de chamada superior. Além disso, a rede é monitorada ativamente para garantir que nada atrapalhe sua comunicação com seus clientes.

Mais flexibilidade operacional

O VoIP não só suporta o trabalho remoto, mas também facilita a expansão global ao unificar a comunicação através das fronteiras geográficas.

E se você decidir renunciar ao prédio de escritórios, não será necessário realizar um grande esforço para manter uma comunicação confiável. Aplicativos para desktop, dispositivos móveis e web mantêm todos conectados.

A gravação digital de chamadas, o armazenamento e o fácil acesso aos registros de chamadas fornecem uma flexibilidade operacional para que as empresas modernas precisem escalar com eficácia.

Veja o custo 'externo' do VoIP

Mudar para um sistema telefônico VoIP é um passo inteligente para atualizar as comunicações de sua empresa para atender às necessidades digitais atuais. É um investimento e um custo.

O preço do VoIP não precisa ser complicado. Pense nas suas necessidades hoje e no rumo que sua empresa está caminhando.

Como você imagina a melhor maneira de sua equipe se comunicar?

…Provavelmente não está usando uma colcha de retalhos de diversas ferramentas.

Em vez disso, opte por uma solução de comunicação unificada como Nextiva e concentre-se em atender seus clientes.

Você pode seguir nosso guia teórico de preços ou descobrir os custos reais por si mesmo.

Solicite um orçamento sem compromisso

Um especialista em VoIP trabalhará com você para sugerir o plano e os dispositivos certos que se adaptam à sua maneira de trabalhar. E você saberá o “preço externo”, incluindo impostos, taxas e tudo o mais que se aplica às suas necessidades específicas.