Pronto para VoIP? Vantagens e Desvantagens para Fazer a Escolha Certa

Escrevemos o guia completo pesando as vantagens e desvantagens dos sistemas de telefonia VoIP. Se você quiser ir direto para a tabela de resumo, clique aqui.

Vantagens e Desvantagens do VoIP: Visão Geral

• Definindo VoIP
• VoIP: Vantagens
• VoIP: Desvantagens
• Usando serviços VoIP em casa
• Telefonia IP para Empresas
• Como mudar para VoIP

Não tem vontade de ler? Assista ao nosso vídeo de três minutos sobre os prós e contras do VoIP abaixo:

VoIP: Vantagens

Sendo nós mesmos provedores de VoIP na Nextiva, seria justo dizer que sabemos uma ou duas coisas sobre VoIP. Aqui está um guia detalhado sobre seus prós e contras:

• Custos mais baixos
• Maior acessibilidade
• Portabilidade completa
• Maior escalabilidade
• Recursos avançados para equipes pequenas e grandes
• Qualidade de voz mais clara
• Suporta multitarefa
• Mais flexibilidade com softphones

1) Custos mais baixos

A linha de fundo é vital para todos os negócios, grandes ou pequenos. Portanto, você deve considerar todas as oportunidades de economia de custos. Uma maneira pela qual as empresas podem obter economias de custos significativas é adotando um sistema de telefonia VoIP.
Considere isto:
Em média, um sistema de telefonia fixa (POTS) custa às empresas US$ 50 por linha a cada mês. Esta tarifa inclui apenas chamadas locais (e às vezes domésticas). Os planos de VoIP, por outro lado, estão disponíveis por menos de US$ 20 por linha.
Espere o que?
Isso mesmo. Seguindo esses números, o VoIP pode reduzir sua conta telefônica em mais da metade do que é agora.
É importante observar que uma mudança para VoIP não é uma garantia de que suas despesas com telefone irão despencar. As empresas diferem, assim como suas necessidades.
Mas o que você pode ter certeza é que a mudança para VoIP trará uma economia considerável de custos. A economia de custos em VoIP vem de duas maneiras: direta e indireta.

Economia de custos diretos

Quando se trata de serviço telefônico tradicional, uma empresa incorre em enormes custos iniciais. Especialmente em nome de telefones comerciais e hardware de PBX.

a) Custos de PABX

Um PBX (private branch exchange) é uma peça física de hardware local. Ele conecta muitos telefones fixos em um escritório e pode custar uma quantia enorme de dinheiro. Estamos falando de dezenas de milhares de dólares - uma quantia que você pode amortizar ao longo de vários anos.
Você pode argumentar que os telefones analógicos custam aproximadamente o mesmo que os telefones IP. O preço exato será diferente com base nos recursos desejados.
Mas as instalações de PBX no local são um empreendimento de capital caro. Pode custar entre US$ 500 e US$ 2.000 por usuário. Portanto, mesmo uma pequena empresa com poucos funcionários precisa investir em hardware físico.
As redes VoIP eliminam essa necessidade de hardware extra, pois uma conexão de banda larga alimenta o serviço.
Para facilitar a transição nas atualizações do sistema telefônico, essas organizações podem usar um protocolo iniciado por sessão, conhecido como tronco SIP. Um SIP Trunk atua como um caminho digital para seus serviços de voz enquanto mantém o hardware telefônico existente em seu escritório. Os principais benefícios do SIP Trunking incluem custos mais baixos, mais fácil de gerenciar e você pode ativar o serviço instantaneamente.
Os líderes de tecnologia usam um provedor de entroncamento SIP para adicionar novos recursos de voz a um sistema telefônico existente.

b) Cargas da Fiação de Cobre

As conexões de banda larga também eliminam a fiação extra porque as redes VoIP permitem voz e dados no mesmo canal. Nos círculos de TI e telecomunicações, a palavra correta para isso é full-duplex. É a capacidade de enviar e receber voz e dados simultaneamente. A maioria dos telefones VoIP de mesa precisa apenas de uma Ethernet para ser conectada a ele.
Power over Ethernet (PoE) permite que os escritórios sejam mais modulares com sua equipe de escritório. Além disso, esses escritórios não precisarão fazer alterações na fiação elétrica do prédio.
Indo completamente sem fio? O serviço VoIP profissional também está disponível como um aplicativo no seu computador ou smartphone. A flexibilidade do VoIP é uma grande vitória para empreendedores e empresas.

c) Despesas de Chamadas

Os custos diretos também vêm na forma de custo de chamada. As chamadas VoIP são mais baratas em comparação com a Rede Telefônica Pública Comutada (PSTN) ou a rede telefônica tradicional comutada por circuito.
Grande parte disso tem a ver com a queda drástica nos custos de transporte de dados. Inicialmente, os preços dos dados estavam fora do alcance da maioria das pequenas empresas.
Mesmo para grandes organizações, os usuários tiveram que lidar com o limite de largura de banda e banda larga da Internet corporativa. Hoje, no entanto, as velocidades da Internet melhoraram, enquanto os custos de dados caíram proporcionalmente.
As estatísticas revelam que as pequenas empresas que usam VoIP podem reduzir a conta telefônica da empresa em até 60%. Eles também podem economizar até 90% em chamadas internacionais.
Relacionado: Como parar de pagar demais sua conta telefônica comercial
Esse é um número substancial de que estamos falando em um determinado ano.
Essas economias remontam ao abandono de interfaces de taxa primária ISDN (abreviação de Integrated Service Digital Network). Ou ainda as linhas dedicadas associadas a um sistema POTS a favor do serviço VoIP. As empresas que fazem chamadas de longa distância fora dos Estados Unidos desfrutam dos custos mais baixos do VoIP.
O serviço telefônico tradicional custa aproximadamente o dobro do VoIP. VoIP oferece um benefício significativo para empresas que operam globalmente.

d) Despesas Recorrentes

Um serviço VoIP também permite que as empresas cortem outras despesas contínuas, como impostos, taxas de reparo e manutenção. Os provedores de VoIP geralmente incluem esses custos em planos de assinatura que, como no caso do Nextiva, podem custar apenas US $ 5 por usuário por mês.
Todos esses custos, combinados, tornam o serviço VoIP uma proposta atraente para startups e PMEs em crescimento.

Economia de custos indiretos

As economias indiretas são mais difíceis de quantificar, mas isso não as torna menos críticas para o seu negócio. Abaixo estão algumas das áreas mais comuns onde as organizações economizam dinheiro a longo prazo.

a) Economia com Trabalho Remoto

Mudar para VoIP permite que os funcionários permaneçam conectados ao sistema telefônico corporativo enquanto trabalham remotamente. Isso se deve à longa lista de recursos do telefone VoIP, como chamada em espera, atendimento automático, chamada instantânea com vídeo, chamada em conferência e outros não fornecidos pelos telefones tradicionais.
Estudos mostram que isso não apenas pode aumentar a produtividade dos funcionários, mas também reduzir os serviços públicos e o espaço do escritório.
Uma empresa típica pode economizar US$ 11.000 por pessoa por ano simplesmente permitindo que ela trabalhe em casa 50% do tempo, de acordo com uma análise recente da b) Recursos complementares sem custo extra

Você provavelmente pode ser rápido em apontar que mesmo o PBX tradicional oferece suporte ao trabalho remoto por meio de funcionalidades como transferência de chamadas, toque de grupo, fila de chamadas e assim por diante.
Em essência, esses recursos não são inerentes a um sistema PBX padrão. Em vez disso, são recursos complementares pelos quais você deve pagar separadamente.
Em comparação, os serviços de telefonia VoIP incluem muitos desses recursos sem nenhum custo adicional. Não há necessidade de pagar mais por qualquer recurso que você acha que pode ser útil para o seu negócio.

c) Mão de obra reaproveitada

Se sua empresa depende de uma secretária para lidar com chamadas telefônicas e receber mensagens, o recurso de atendimento automático permite que você redefinir essa função sem nenhum custo adicional. (Uma secretária interna contratada em tempo integral embolsa cerca de US$ 45 mil por ano, o que não é barato.)
Obviamente, uma secretária faz sentido para empresas que recebem um grande número de visitantes ou grandes corporações com orçamentos consideráveis.
No entanto, empresas menores podem achar difícil justificar esse tipo de salário. Mas com o recurso de atendimento automático a um clique de distância, você acabou de abrir mão desse custo.

2) Maior acessibilidade

Além da eficiência de custos, a acessibilidade é um dos maiores benefícios do VoIP para empresas. Uma vantagem distinta que o serviço de VoIP baseado em nuvem oferece é a capacidade de fazer chamadas de qualquer lugar.
Se você tiver uma conexão de dados decente, poderá fazer e receber chamadas para sua empresa. E quando não puder atender a chamada, você pode direcionar as chamadas para outra pessoa ou receber mensagens de correio de voz por e-mail. Um benefício notável do VoIP é a capacidade de levar seu telefone comercial com você com nada mais do que um aplicativo de softphone.
Em uma força de trabalho cada vez mais móvel, a acessibilidade remota permite que sua empresa seja flexível. Funcionários móveis podem permanecer produtivos independentemente de sua localização.
E mais: o VoIP se adapta com base em como seus funcionários trabalham. Os funcionários não precisam estar fisicamente presentes no escritório. Eles podem trabalhar em seus smartphones e tablets de qualquer lugar.
[O Relatório de Produtividade do Estado do Trabalho revelou que 3) Portabilidade completa

Um número VoIP, também conhecido como número virtual , é totalmente portátil. Isso significa que você pode usar o mesmo número onde quer que vá.
Para as pessoas que viajam muito, esta deve ser uma notícia mais do que bem-vinda. Melhor ainda, caso sua empresa mude de endereço, você pode manter o mesmo número VoIP.

4) Maior escalabilidade

A escalabilidade é outra das muitas vantagens do VoIP que o tornam uma proposta atraente para empresas em crescimento. Embora este seja um aspecto muito falado do VoIP, o que isso significa exatamente?
Dada a opção, todo empresário preferiria um sistema telefônico que crescesse de acordo com seus negócios.
Uma solução VoIP elimina a necessidade de adquirir hardware caro ou linha dedicada à medida que você cresce. Pense em todos os cenários possíveis aqui como se estivesse:

• Preparando-se para um aumento na demanda durante as férias
• Abertura de uma nova filial

Não importa qual seja o cenário, alterne suas preferências instantaneamente sem ter que comprar linhas adicionais ou hardware dedicado.

5) Recursos avançados para equipes pequenas e grandes

Com recursos avançados como atendimento automático e transferência de chamadas, o VoIP permite que até mesmo uma operação de uma pessoa projete a imagem de uma empresa maior.
Por outro lado, pode fazer com que uma grande empresa se sinta mais acessível. Trata-se de fazer o melhor uso de todos os recursos disponíveis.
Digamos que você tenha uma empresa em Charlotte, mas também atende clientes em um estado distante como o Oregon.
Ao se inscrever em um provedor como o Nextiva, você obtém um número de telefone VoIP com o código de área do Oregon , embora esteja na Carolina do Norte. Isso faz com que os clientes percebam você como um local, mesmo que você não seja.
Da mesma forma, o recurso de atendimento automático pode fazer você parecer maior do que realmente é. Por exemplo, você pode ser um único proprietário, mas ainda configurar seu atendedor automático para parecer uma empresa com vários departamentos.
O VoIP oferece vantagens sobre os sistemas telefônicos tradicionais com seus recursos de chamada multipartidária. Organizações grandes e pequenas geralmente precisam de um provedor de chamada de conferência separado que permita que muitas pessoas participem da mesma chamada.
Os provedores de VoIP corporativo incluem recursos robustos de chamada em conferência incorporados diretamente em seus serviços.

6) Qualidade de voz mais clara

Quando o serviço de VoIP surgiu pela primeira vez, uma de suas desvantagens mais significativas era a fraca qualidade da chamada. As chamadas caíam sem motivo, a qualidade da voz em si era falsa e a latência estava na ordem do dia.
Hoje, desde que você tenha uma conexão rápida e estável com a Internet, a qualidade da voz não deve ser um problema. As chamadas VoIP tendem a ser nítidas e claras, sem problemas de latência, atraso ou interrupções de chamada. Todos nós já estivemos em uma conferência de voz e vídeo miserável antes.
A chave para a qualidade da chamada VoIP é uma conexão robusta com boa largura de banda. Sem isso, pode ser um pesadelo, especialmente se você costuma encontrar seu escritório fazendo chamadas simultâneas. Sempre tem alguém que liga de celular, e todo mundo sofre com ecos, atrasos e ruídos de fundo.
Os telefones VoIP acabam com essas interrupções para que você possa se concentrar na agenda da reunião. Inovações como microfones com cancelamento de ruído e compactação de áudio avançada permitem que os telefones VoIP alcancem uma qualidade de som superior.

7) Suporta multitarefa

Juntamente com as chamadas telefônicas tradicionais, o VoIP permite que você envie documentos, imagens e vídeos enquanto conversa simultaneamente. Assim, você pode realizar reuniões mais integradas com clientes ou funcionários de outros cantos do mundo.

8) Mais flexibilidade com softphones

Apesar do nome, os softphones não são dispositivos de hardware . Em vez disso, são programas instalados em um computador ou outros dispositivos inteligentes, como um tablet ou smartphone. Um bom exemplo é o Skype, embora provedores de VoIP corporativos como o Nextiva tenham seus aplicativos personalizados especialmente para negócios.
A vantagem de ter um softphone para suas comunicações comerciais é múltipla:

• Libera espaço na mesa
• Corta custos adicionais com equipamentos
• Permite uma portabilidade ainda maior
• Permite que a força de trabalho constantemente conectada

Mais do que isso, os softphones permitem que você seja flexível. Eles fornecem acesso a recursos compatíveis com seu estilo de trabalho remoto.

9) Maior segurança

A maioria das pessoas não se importa em gastar mais tempo do que vale a pena pensar na segurança de seu sistema telefônico. A segurança do sistema telefônico é muito importante, especialmente para empresas. A demanda por informações de identificação pessoal (PII) nunca foi tão alta.
Um ponto de entrada típico é enganar a equipe por meio de chamadas telefônicas fraudulentas, geralmente conhecidas como engenharia social.
O VoIP pode mitigar essas ameaças de segurança aproveitando os avanços feitos na tecnologia IP, incluindo criptografia e gerenciamento aprimorado de identidade. Os provedores de VoIP hospedado trabalham ininterruptamente para proteger suas redes, para que você não precise fazer isso.
Proteger seu sistema VoIP significa que você deve trabalhar com um provedor de VoIP confiável que se submeta a auditorias de segurança independentes, garanta que a equipe pratique hábitos saudáveis ​​de senha e configure alertas automatizados para comportamento de chamada questionável.
Além disso, é sempre recomendável concluir as atualizações do sistema operacional de forma consistente para garantir que sua empresa não corra riscos devido a novas vulnerabilidades.

VoIP: Desvantagens

Tudo o que tem uma vantagem tem suas desvantagens. A telefonia VoIP não está isenta desta regra.
Aqui estão as desvantagens associadas ao serviço VoIP que você precisa conhecer:

• Requer conexão confiável com a Internet
• Latência e Jitter
• Sem rastreamento de localização para chamadas de emergência

1) Requer conexão confiável com a Internet

Para começar, seu serviço VoIP é tão bom quanto sua conexão com a Internet. Se a largura de banda da sua rede for baixa, o serviço será prejudicado.
O VoIP não usa tanta largura de banda quanto você poderia esperar. É essencial que os dispositivos VoIP recebam baixa latência em sua rede. Cada dispositivo deve ter pelo menos 100 kbps de velocidade de upload disponível. Uma boa conexão tem menos de 70ms de ping e jitter, o que mede a latência e a estabilidade da sua conexão com a internet.
A largura de banda de que sua empresa precisa dependerá do número de chamadas simultâneas que você planeja fazer. A melhor maneira de determinar isso é executar um teste de largura de banda em sua rede atual.
Relacionado: O VoIP é confiável? Nove dicas úteis que você deve saber

2) Latência e Jitter

Além da velocidade, existem outros problemas de conexão que qualquer tecnologia baseada na Internet pode enfrentar: latência e instabilidade.
Ao se comunicar online, cada mensagem (seja e-mail, vídeo ou áudio) é dividida em bits de dados chamados “pacotes de dados”. Esses pacotes são então remontados em seu destino pretendido para criar a mensagem original.
A latência e o jitter ocorrem quando esses pacotes de dados atingem atrasos na transmissão ou são remontados incorretamente. Esses problemas podem nem estar relacionados à sua rede; os principais backbones da Internet modificam as rotas de dados para fornecer tráfego de maneira confiável, o caminho mais rápido para um destino. Essas mudanças acontecem automaticamente sem nenhum envolvimento de sua parte.

Por que a latência e o jitter ocorrem

• Conexão ruim com a Internet — O VoIP requer mais largura de banda do que a navegação normal na web. Portanto, se você acha que a velocidade da sua Internet é insuficiente, pode ser um bom momento para ter uma conversa honesta com seu ISP.
• Roteador inadequado – Para que o serviço VoIP funcione sem problemas, ele precisa de um roteador VoIP especializado. Este é um roteador configurado para priorização de pacotes, de modo que oferece maior prioridade ao tráfego de voz sobre os dados.
• Cabos insuficientes – Os cabos Ethernet vêm em uma variedade de categorias ou níveis de potência. Para VoIP, é melhor usar um cabo Ethernet Cat-5e ou superior. Os cabos inferiores podem não ser capazes de operar em velocidades altas o suficiente.

Como corrigir problemas de latência e jitter

• Ativar buffer de jitter — Isso é fácil de configurar e vem pré-ativado com muitos dos dispositivos do Nextiva.
• Opte por Internet de alta velocidade — Entre em contato com seu provedor de Internet sobre as opções de largura de banda disponíveis.
• Atualize os cabos Ethernet — Use um cabo Ethernet CAT-5e ou CAT-6 em todos os dispositivos VoIP.

Relacionado: A plataforma do Nextiva é projetada para minimizar a quantidade de jitter nas chamadas. Dê uma voltinha aqui.

3) Rastreamento de localização limitado para chamadas de emergência

O rastreamento de localização é o golpe final do VoIP. Devido à portabilidade e acessibilidade do VoIP, é difícil para terceiros identificar a origem de uma chamada.
As chamadas vêm de um endereço IP sem dados de GPS ou informações de torre de celular para rastrear. Embora 99% dos chamadores não precisem dessas informações, isso cria um problema para serviços de emergência como o 911. Você precisará se comunicar onde está em uma emergência.

Usando serviços VoIP em casa

Você precisa de um telefone VoIP para se conectar a um provedor de serviços VoIP. Você pode fazer isso através de qualquer uma das três maneiras a seguir:

• Conecte um VoIP dedicado à sua Ethernet com fio de WiFi
• Use seu telefone analógico convencional, mas com um adaptador de telefone analógico
• Instale um aplicativo de softphone em seu computador com microfone e alto-falante ou fone de ouvido.

Serviços de VoIP para Empresas

As empresas tendem a migrar dos sistemas tradicionais de telefonia com fio de cobre para sistemas VoIP por dois motivos:

• Eficiências de largura de banda
• Custos reduzidos

Como o VoIP permite que voz e dados sejam executados na mesma rede e porque funciona com o hardware existente, é uma alternativa atraente para as empresas . Mesmo se você estendesse suas linhas VoIP, ainda é mais acessível em comparação com as linhas PBX (Private Branch Exchange) .
Hoje, o VoIP para empresas inclui o seguinte e é chamado de Comunicações Unificadas :

• Telefonemas
• Faxes
• correio de voz
• E-mail
• Webconferências e muito mais

Assim, o VoIP pode estimular o crescimento tanto em empresas quanto em pequenas e médias empresas, sem muito orçamento para trabalhar.

Faça a mudança para VoIP hoje

Prós	Contras
• Custos mais baixos	• Requer conexão confiável com a Internet
• Maior acessibilidade	• Latência e jitter
• Portabilidade completa	• Nenhum rastreamento de localização para chamadas de emergência
• Maior escalabilidade
• Recursos avançados para equipes pequenas e grandes
• Qualidade de voz mais clara
• Suporta multitarefa
• Mais flexibilidade com softphones

Olhando para os prós e contras acima, fica claro que os benefícios do VoIP superam em muito quaisquer desvantagens. Na Nextiva, temos ajudado as empresas a fazer a transição de sistemas telefônicos tradicionais para soluções de comunicação unificada.
Deixaremos que você se concentre em outros aspectos comerciais importantes enquanto o configuramos para o novo sistema telefônico, com o mínimo de interrupção.
Para saber mais sobre nossos produtos e o que podemos fazer para ajudar sua empresa, confira nossos serviços de telefone comercial.

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