Como configurar um sistema telefônico virtual em 5 etapas fáceis

Seja mudando de uma linha fixa tradicional ou PBX para um sistema telefônico virtual, você precisa de um processo simples e sem dores de cabeça.

A boa notícia é que você pode configurar um serviço telefônico virtual para sua empresa em minutos. Tudo que você precisa é de uma conexão confiável com a Internet.

Orientaremos você em cinco etapas fáceis para configurar seu sistema telefônico virtual com Nextiva.

O que é um sistema telefônico virtual?

Um sistema telefônico virtual lida com chamadas telefônicas comerciais recebidas e efetuadas por meio de uma conexão com a Internet. Este sistema baseado em nuvem pode ser usado em um desktop, laptop ou dispositivo móvel.

Tom, do Nextiva, explica os sistemas telefônicos virtuais com mais detalhes abaixo:

Dica: Leia nosso guia detalhado sobre sistemas telefônicos virtuais para se aprofundar em seus benefícios e funções principais.

Agora, vamos configurar um sistema telefônico virtual.

Como configurar o software do sistema telefônico virtual

1) Escolha um plano de telefone comercial

A maioria das empresas não tem tamanho único. Seu serviço telefônico precisa atender às necessidades do seu negócio.

Incluimos vários recursos em todos os nossos planos telefônicos empresariais . Você pode escolher entre planos essenciais, profissionais e empresariais com base no seu tamanho e nas necessidades de comunicação empresarial.

Lembre-se de que com o Nextiva você obtém um número gratuito e também um número de telefone virtual (números que não estão vinculados a um local fixo) em qualquer código de área. Fale o quanto quiser com ligações ilimitadas para todo o país . Você também pode transferir seus números de telefone existentes posteriormente.

Se você não tiver certeza de qual plano comprar, inscreva-se para um teste gratuito para configurar sua conta e começar a usar o Nextiva. Escolha o plano adequado ao seu negócio e nós o orientaremos na seleção dos números de telefone virtuais para o seu sistema telefônico.

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2) Atribuir extensões de telefone

Agora você está pronto para atribuir extensões aos membros da sua equipe.

As extensões telefônicas são a forma como os usuários discam entre si e você pode encaminhar chamadas para eles. Esses números virtuais devem ser usados ​​internamente, então você não precisa se preocupar com eles.

Faça login no Portal de Voz Nextiva . No menu Usuários, selecione Configuração de voz para configurar o ramal de cada usuário para receber chamadas telefônicas.

Aqui está um vídeo para guiá-lo passo a passo.

Você pode alterar suas configurações a qualquer momento, como encaminhamento de chamadas, correio de voz e identificador de chamadas .

A seguir, você configurará como seu sistema telefônico direciona as chamadas para esses ramais. Sua equipe pode atender chamadas comerciais em seu computador, telefone fixo, celular ou qualquer dispositivo móvel.

3) Grave a saudação do seu telefone

Quando alguém ligar para o seu número comercial, ouvirá uma saudação. Isso também é conhecido como atendedor automático .

No Nextiva Voice Portal, em Configurações de voz, selecione Fluxos de chamada . A partir daí, você pode gerenciar o roteamento de chamadas da sua empresa em um só lugar.

Depois de selecionar seu número de telefone de entrada principal, você pode gravar ou fazer upload de saudações personalizadas para sua empresa.

Como gerenciar sua saudação no seu navegador

No Nextiva Voice Portal , passe o mouse sobre Advanced Routing e selecione Auto Attendants . A partir daí, você pode gerenciar o roteamento de chamadas da sua empresa em um só lugar.

Depois de criar seu primeiro atendente automático, você poderá fazer upload de saudações personalizadas gravadas para sua empresa.

Configurar um fluxo de chamadas é fácil com Nextiva. Aqui está um vídeo para ajudá-lo com as etapas.

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4) Comece a fazer e atender chamadas

Agora você pode começar a usar seu novo sistema telefônico. Faça quantas chamadas precisar e receba chamadas de sua linha comercial.

Aproveite a liberdade de ligar para qualquer pessoa com seu computador usando o aplicativo gratuito de telefone comercial . Você pode até completar chamadas usando seu smartphone iOS ou Android usando o aplicativo móvel NextivaONE.

Caso precise se afastar, basta encaminhar as ligações para qualquer número que desejar, inclusive para o seu celular pessoal.

5) Treine sua equipe para uma mudança perfeita

Depois de configurar seu sistema telefônico virtual, treine sua equipe sobre como usá-lo para aproveitá-lo ao máximo. Seu serviço telefônico comercial deve fornecer recursos úteis, materiais de treinamento e suporte para facilidade de uso e melhor adoção.

Com Nextiva, você não se preocupa com pequenas coisas. Nosso Centro de Suporte oferece um portal de treinamento on-line individualizado com uma variedade de cursos interativos sobre como usar o serviço telefônico virtual Nextiva para diferentes funções de usuário.

Nextiva também oferece webinars regulares ao vivo sobre como começar, incluindo a configuração de fluxos de chamadas e o uso das ferramentas analíticas do Nextiva.

Se você não encontrar o material de treinamento certo para sua equipe ou precisar de um treinamento especializado mais aprofundado, poderá personalizar seus programas de treinamento sob demanda.

Escolhendo o melhor serviço telefônico comercial

Os provedores de sistemas telefônicos comerciais vêm em todos os tamanhos e preços. Você não quer ficar preso a uma plataforma de comunicação que não atenda às suas necessidades, que não ofereça a funcionalidade certa ou que não queime sua carteira.

Os sistemas telefônicos tradicionais, embora ainda em uso, não oferecem a mesma funcionalidade de chamada que os provedores de Voice over Internet Protocol (VoIP).

Um serviço telefônico comercial confiável é apenas o começo. Desde videoconferência avançada, transcrição de correio de voz, IVR e gravação de chamadas até mensagens de texto, o Nextiva oferece a você um poderoso serviço de telefone virtual com 99,999 % de tempo de atividade .

À medida que sua empresa cresce, basta adicionar números locais, números gratuitos ou números de fax. Forneça aos membros da sua equipe telefones fixos VoIP confiáveis ​​ou peça-lhes que baixem o aplicativo Nextiva em seus telefones celulares para obter melhor funcionalidade.

Se você tiver dúvidas ou quiser uma segunda opinião, você pode entrar em contato com nosso suporte ao cliente ao vivo. Nossa amigável equipe de suporte pode lidar com praticamente qualquer dúvida sobre o seu sistema telefônico comercial, desde solução de problemas e treinamento até problemas mais complexos.

Os proprietários de pequenas empresas, em particular, beneficiam-se de um provedor de serviços VoIP como o Nextiva, que está disponível para apoiá-los em todas as situações de negócios.

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