Como usar um número de telefone virtual para sua empresa?

Com o avanço tecnológico, as demandas e necessidades do mundo empresarial para agilizar a comunicação empresarial estão mudando. Assim, como uma abordagem flexível e acessível, eles agora contam com números de telefone virtuais, dizendo adeus às suas linhas telefônicas tradicionais.

Então, o que são números de telefone virtuais? Eles são números de telefone baseados na nuvem que não estão vinculados a um lugar ou dispositivo. Eles operam pela Internet e permitem que as empresas façam e recebam chamadas de qualquer lugar e dispositivo.

Os números baseados na nuvem trazem um conjunto de benefícios para as empresas; não importa o tamanho da empresa ou o tipo dela.

Se você deseja saber os benefícios de usar um número de telefone virtual e como utilizá-lo para que sua empresa obtenha o máximo de benefícios, continue lendo este blog.

Recursos de números de telefone virtuais

Os números de telefone virtuais possuem uma ampla gama de recursos que contribuem para agilizar a comunicação e os processos empresariais.

Alguns dos recursos mais comuns disponíveis nos números de telefone virtuais incluem:

1. Resposta de voz interativa (IVR)

IVR é uma opção de autoatendimento para chamadores. Ele permite que um chamador interaja com o sistema telefônico automatizado/computadorizado usando as teclas de um teclado telefônico ou comandos de voz e faça com que sua chamada seja transferida para o departamento e pessoa corretos. É uma ótima ferramenta para obter respostas sem precisar falar com um agente ao vivo.

2. Encaminhamento de chamadas

Outro recurso interessante dos números de telefone virtuais é o encaminhamento de chamadas. Ajuda a transferir chamadas recebidas para outra linha ou dispositivo. Assim, você não perderá nenhuma ligação novamente. Esse recurso também garante que as chamadas dos clientes sejam transferidas para a mão direita.

3. Caixa de chamada unificada

Esse recurso fornece uma visão unificada do histórico de chamadas, mensagens e correio de voz em um único painel, facilitando o gerenciamento de todas as comunicações.

4. Análise de chamadas

Este recurso fornece informações sobre diferentes aspectos das chamadas, como volumes, status e chamadas perdidas e recebidas. Essas informações ajudam as empresas a compreender seus padrões de chamadas e planejar maneiras de aprimorar sua comunicação.

5. Gerenciamento de chamadas

Recursos como bloqueio de chamadas, triagem de chamadas, roteamento de chamadas e enfileiramento de chamadas estão incluídos na maioria dos números virtuais. Isso ajuda os usuários a controlar suas chamadas feitas e recebidas sem problemas.

6. Distribuição Automática de Chamadas (ACD)

O ACD distribui as chamadas recebidas para o agente ou departamento mais adequado com base em critérios como disponibilidade e habilidades do agente. O ACD aumenta o gerenciamento eficiente de chamadas e melhora o atendimento ao cliente.

7. Monitoramento de chamadas

O monitoramento de chamadas permite que supervisores ou administradores ouçam chamadas ao vivo entre agentes e clientes, com ou sem eles saberem. Isso ajuda os supervisores a fornecer treinamento personalizado à sua equipe e feedback sobre as áreas que precisam ser melhoradas. Esse recurso é particularmente útil em ambientes de atendimento ao cliente ou call center.

8. Correio de voz para e-mail

Este recurso converte mensagens de voz em anexos de e-mail e os envia diretamente para endereços de e-mail designados. Assim, os usuários podem acessar facilmente as mensagens do correio de voz por meio de suas caixas de entrada de e-mail.

9. Integração com outras ferramentas de negócios

Você pode integrar números de telefone virtuais com outras ferramentas de comunicação empresarial existentes, como sistemas CRM, e-mail e plataformas de colaboração. Isso ajuda as empresas a agilizar seus processos de comunicação.

Benefícios de usar o número de telefone virtual para sua empresa

Os números de telefone virtuais oferecem diversos benefícios para o seu negócio, que são os seguintes:

1. Econômico em comparação com sistemas telefônicos tradicionais

Os números virtuais baseados em nuvem são relativamente mais baratos que os sistemas telefônicos tradicionais. Eles operam por meio de VoIP (Voice over Internet Protocol), reduzindo a necessidade de hardware e outros equipamentos caros.

Além disso, fazer uma chamada internacional ou de longa distância através de um número virtual é muito mais barato do que ligar através de linhas telefónicas tradicionais. Além disso, o pacote de assinatura do sistema telefônico virtual é acessível.

2. Aumenta o profissionalismo com números gratuitos, personalizados e locais

Você pode obter um número de telefone virtual dos EUA no KrispCall . Além disso, você pode obter números virtuais personalizados, gratuitos e locais, que ajudam a criar a imagem profissional do seu negócio. Você pode personalizar seu número personalizado incluindo o nome de sua marca no número, por exemplo, 1-800-DOMINOS, tornando mais fácil para os clientes lembrarem.

Da mesma forma, obter um número gratuito permite que seus clientes potenciais liguem para sua empresa gratuitamente, sem se preocupar em pagar tarifas de ligação. Isso cria nos clientes a impressão de que você dá muita importância ao suporte personalizado e está disposto a ouvir seus problemas e dúvidas, criando uma imagem profissional.

Da mesma forma, você pode obter um número local com um código de área se seus clientes estiverem geograficamente dispersos. Os clientes se sentirão mais à vontade ao ligar para um número local porque acreditam que estão lidando com uma empresa local.

3. Melhora a acessibilidade para clientes internacionais

Os números de telefone virtuais desempenham um papel fundamental no estabelecimento de confiança, familiaridade e comunicação eficaz com uma base de clientes internacionais. Um número virtual local ajuda a criar uma presença local em uma determinada área, incentivando os clientes a entrar em contato com uma empresa. Além disso, um número gratuito permite que os clientes liguem para você sem pagar as tarifas da chamada.

Além disso, a disponibilidade 24 horas por dia, 7 dias por semana dos sistemas telefônicos virtuais garante que os clientes possam entrar em contato com uma empresa sempre que desejarem. Os números virtuais possuem recursos como encaminhamento de chamadas para qualquer local e suporte multilíngue. Isso contribui para uma experiência melhor e tranquila do cliente.

4. Fornece conectividade 24 horas por dia, 7 dias por semana com os clientes

As empresas podem entrar em contato com seus clientes 24 horas por dia, 7 dias por semana, por meio de um sistema telefônico virtual. Os números de telefone virtuais podem ser acessados ​​de qualquer lugar do mundo, desde que você tenha uma conexão com a Internet. Portanto, não importa onde você esteja; você sempre estará disponível para seus clientes 24 horas por dia. Além disso, recursos como encaminhamento de chamadas e correio de voz garantem que chamadas ou mensagens importantes nunca sejam perdidas, mesmo após o horário comercial.

5. Mantém sua vida empresarial e também pessoal

Uma das vantagens dos números de telefone é que eles ajudam a manter uma linha clara entre a comunicação pessoal e empresarial. Ter um número comercial dedicado separado do seu número pessoal permite que você gerencie chamadas relacionadas ao trabalho de forma independente, estabelecendo um equilíbrio entre sua vida profissional e pessoal.

6. Trabalhe de qualquer lugar com wi-fi.

Os números de telefone virtuais permitem que os funcionários trabalhem on-line de qualquer lugar, eliminando a necessidade de estarem vinculados a um local específico. Ele garante que os funcionários permaneçam conectados mesmo quando não estão fisicamente presentes no escritório. Essa flexibilidade é benéfica para empresas que possuem funcionários dispersos geograficamente.

Como usar números de telefone virtuais para o seu negócio?

Os números de telefone virtuais são benéficos para o seu negócio, pois oferecem uma série de benefícios que vão desde economia de custos até flexibilidade de trabalho remoto. No entanto, para aproveitar plenamente os seus benefícios, as empresas precisam de ter em conta diversas considerações estratégicas.

Aqui estão algumas dicas sobre como usar números de telefone virtuais para sua empresa para diferentes objetivos de negócios:

1. Estabeleça uma aparência profissional nas empresas

Você deve usar um número de telefone virtual para estabelecer uma imagem comercial profissional em diferentes regiões geográficas. Para isso, você precisa obter um número de telefone virtual local com um código de área ou um número gratuito.

Um número de telefone local ajuda a criar uma presença local para sua empresa, mesmo que ela não esteja fisicamente localizada lá. Ao mesmo tempo, um número gratuito apresenta sua empresa como confiável e estabelecida.

2. Segmente regiões específicas sem presença física

Conforme já discutido, um número de telefone local ajuda a criar uma presença local para sua empresa em uma região específica, mesmo que sua empresa não tenha uma localização física lá. É benéfico para empresas que planejam atingir mercados e clientes internacionais.

3. Gerencie um grande volume de chamadas.

Os sistemas telefônicos virtuais consistem em recursos como distribuição automática de chamadas (ACD), resposta interativa de voz (IVR), roteamento de chamadas, etc., que ajudam a gerenciar um alto volume de chamadas telefônicas de forma eficiente, sem intervenção humana. Portanto, utilize totalmente esses recursos em seu horário comercial diário.

4. Economize no custo da telefonia.

Os números de telefone virtuais são uma excelente ferramenta para economizar custos de telefonia. Em primeiro lugar, funcionam através de uma ligação à Internet, dispensando o gasto de muito dinheiro com fios e cabos telefónicos. Em segundo lugar, os provedores de serviços VoIP permitem que você personalize planos de preços com base nas necessidades e no orçamento do seu negócio. E por último, fazer uma ligação internacional com um número virtual é mais barato do que os telefones fixos tradicionais. Na maioria dos casos, fazer uma ligação internacional com um número virtual é gratuito.

5. Flexibilize o rastreamento e análise de chamadas comerciais

Os sistemas telefônicos virtuais oferecem ferramentas abrangentes de rastreamento e análise de chamadas que fornecem insights sobre volumes de chamadas, interações com clientes e desempenho da equipe. Ao aproveitar essas informações, as empresas podem otimizar suas estratégias de tratamento de chamadas, melhorar o relacionamento com o atendimento ao cliente e identificar áreas de crescimento.

6. Escalabilidade e Expansão

À medida que sua empresa se expande, os sistemas telefônicos virtuais se adaptam perfeitamente para atender às suas necessidades em evolução. Você pode remover números facilmente, ajustar regras de encaminhamento de chamadas e modificar seu plano para acomodar novos membros da equipe ou escritórios adicionais. Essa flexibilidade garante que seu sistema telefônico permaneça escalonável para crescimento.

7. Integração com CRM

Você pode integrar seus números de telefone virtuais com seu software CRM (Customer Relationship Management) existente, como HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Microsoft Dynamics, etc. entre aplicativos e sistemas.

Conclusão

Concluindo, os números de telefone virtuais oferecem benefícios para as empresas. Eles ajudam a estabelecer uma imagem profissional com uma grande base de clientes, gerenciar com eficiência altos volumes de chamadas, reduzir custos e permitir que os funcionários trabalhem em qualquer lugar usando qualquer dispositivo.

No entanto, para maximizar eficazmente as vantagens dos números, é crucial considerar estratégias-chave. Por exemplo, usar um número local pode criar uma presença local em uma área específica e atingir clientes desses locais. Da mesma forma, a utilização de um número gratuito permite que os clientes entrem em contato com você sem incorrer em tarifas de ligação.

Perguntas frequentes

1. Os números virtuais podem ser rastreados?
   
   Sim, os números virtuais podem ser rastreados. Embora os números virtuais sejam independentes de endereços físicos e dispositivos específicos, eles podem ser rastreados por alguns indivíduos e tecnologias, como agências de aplicação da lei e investigações de Inteligência de Código Aberto (OSINT).
   
   
2. Como obtenho um número virtual para WhatsApp?
   
   Para obter um número virtual do WhatsApp da KrispCall, siga estas etapas:
   
   ● Crie uma conta se você for novo na plataforma.
   ● Faça login com as credenciais corretas.
   ● Escolha o país e o número de telefone na lista.
   ● Escolha um plano de preços e efetue o pagamento.
   ● Envie documentos, se necessário.
   
   
3. Como saber se é um número virtual?
   
   Existem várias características de um número virtual que o ajudarão a distinguir um número virtual de um número tradicional. Algumas dessas características são as seguintes:
   
   ● Não há necessidade de inserir um cartão SIM no seu dispositivo.
   ● Os números virtuais funcionam através de uma conexão com a Internet.
   ● Você pode operá-lo de qualquer lugar, desde que seu dispositivo esteja conectado à internet.
   ● Eles são independentes do endereço físico e do dispositivo.
   
   
4. Por que usar um número virtual?
   
   Você deve usar um número virtual porque há vários benefícios em usar números virtuais, como economia de custos, construção de uma imagem profissional, segmentação em regiões específicas, melhoria do atendimento ao cliente, flexibilidade para trabalhar em qualquer lugar, conectividade 24 horas por dia, 7 dias por semana, escalabilidade e muito mais .
   
   
5. Quem usa números virtuais?
   
   Empresas de todos os tamanhos e tipos e até mesmo indivíduos usam números virtuais.