Como hospedar o melhor evento virtual
Publicados: 2022-05-07Vamos orientá-lo através do guia completo para sediar um evento virtual de sucesso e como o software de evento virtual pode ajudar.
Planejar e hospedar um evento ao vivo é estressante o suficiente, mas quando se trata de eventos virtuais, há fatores de estresse adicionais: você pode não saber quais ferramentas usar ou como tornar seu evento emocionante para os participantes.
Neste artigo, abordaremos tudo o que você precisa saber sobre eventos virtuais, incluindo:
- Benefícios dos eventos virtuais
- Tipos de eventos virtuais
- O software de eventos virtuais que você precisa
- Qual deve ser a duração do seu evento virtual
- Como divulgar seu evento virtual
- Como tornar seu evento virtual divertido e envolvente para os participantes
Continue lendo para obter o guia completo para planejar seu próximo evento virtual e garantir que seja um sucesso.
Quais são os benefícios dos eventos virtuais?
Um dos benefícios de planejar um evento virtual ou online é que você não precisa reservar um espaço físico, o que significa que você também economiza dinheiro. Você também não precisa configurar mesas, cadeiras e equipamentos de apresentação pesados (ei, sistema A/V antigo do início dos anos 2000, estou olhando para você!), o que economiza mais tempo e dinheiro.
Você também pode colher os benefícios de dados adicionais e rastreamento de público de sua plataforma de eventos virtuais. Com melhores análises sobre o envolvimento dos participantes – por quanto tempo os convidados sintonizaram antes de desistir? Qual sessão foi mais popular?—você pode planejar melhor seu próximo evento.
Outro benefício é que você tem o potencial de estender seu alcance a novos locais e compartilhar com um público maior. Por exemplo, seu público estendido pode incluir pessoas que não puderam participar de forma síncrona (um evento síncrono exige que as pessoas estejam online ao mesmo tempo, interagindo em tempo real), mas gostariam de assistir seu conteúdo de forma assíncrona (as pessoas podem participar da mesma evento em sua conveniência, em seu próprio tempo - por exemplo, enquanto em fusos horários diferentes).
É fácil gravar uma reunião virtual com a maioria das plataformas e você pode oferecer esse vídeo de acompanhamento gratuitamente aos participantes ou como um vídeo pago para aqueles que não se registraram.
Decida o tipo de evento virtual
Assim como os eventos no mundo real, os eventos virtuais variam em termos de tipo, duração e propósito. Abaixo estão alguns dos principais tipos de eventos virtuais.
- Conferência virtual: Um evento em que você pode ter vários palestrantes em alguns dias. Uma programação normalmente tem palestras mais longas uma ou duas vezes por dia e sessões de hora em hora mais curtas ao longo do dia. Essas sessões funcionam bem com a funcionalidade de webinar de uma plataforma de eventos virtuais.
- Feira virtual: incluem palestrantes e palestrantes em estilo webinar, mas também estandes de expositores. Eles geralmente são voltados para um setor específico. Com o software de eventos virtuais, você pode configurar estandes virtuais que incluem aplicativos interativos ou vídeos para os participantes explorarem.
- Festival virtual: durante a pandemia, muitos festivais estão movendo os eventos de 2020 on-line, onde transmitem palestras ou shows de música ao vivo. Isso pode variar de festivais do livro, como o Texas Book Festival, a festivais de arte e cultura, como o New Yorker Festival, e até festivais de música.
- Evento de rede virtual: pode ser um evento independente ou parte de outro evento, como uma conferência virtual ou um evento de palestra. Os participantes conversam informalmente entre si por videoconferência ou mensagens, geralmente antes ou depois de uma apresentação mais formal.
- Evento de palestra virtual: Os eventos de palestra virtual variam de leituras de autores organizadas por livrarias locais a reuniões de desenvolvimento profissional. Isso geralmente é feito usando a funcionalidade de transmissão ao vivo ou videoconferência do software de eventos virtuais.
- Reunião interna virtual: O que costumava ser reuniões presenciais em toda a empresa ou em todo o departamento agora pode acontecer em um ambiente virtual. Também são conhecidas como reuniões da prefeitura, nas quais os participantes podem interagir com o palestrante e fazer perguntas.
Cada ferramenta de evento virtual tem um conjunto diferente de recursos e opções - continue lendo para descobrir como escolher aquela que melhor se adapta às suas necessidades.
Escolha a ferramenta certa
A plataforma específica que você precisa dependerá do tipo de evento virtual que você está hospedando. Por exemplo, dependendo da logística do seu evento, você pode precisar de recursos de webinar, integração de bate-papo ou sessão de breakout, um lobby virtual ou espaço para eventos para simular um ambiente de feira ou recursos de transmissão ao vivo.
É importante primeiro elaborar um plano para o seu evento e, em seguida, encontrar a plataforma de eventos virtual com os recursos certos para realizar o trabalho.
Em geral, as ferramentas de software de eventos virtuais permitem transmitir eventos online e colaborar com os participantes. Outro recurso importante é poder compartilhar informações com os participantes por meio de um webinar.
Alguns softwares de eventos virtuais permitem que você crie ambientes virtuais completos com lobbies de eventos, estandes virtuais e avatares de participantes.
Confira nosso catálogo de software de eventos virtuais para ver comparações de ferramentas de software populares e explorar recursos. Você pode usar a ferramenta de “filtros recomendados” do Capterra disponível em cada diretório de software para restringir suas opções de acordo com os recursos necessários. Você também pode ler avaliações de usuários de outros proprietários de empresas sobre como eles avaliam cada plataforma.
Decida o comprimento certo
Você pode estar se perguntando quanto tempo um evento virtual deve durar. Novamente, isso dependerá do tipo de evento que você está organizando. Você pode usar eventos da vida real como um guia, mas lembre-se de que, com um ambiente online, pode ser ainda mais difícil manter um participante engajado. Por esse motivo, você pode querer manter as coisas no lado mais curto.
Para lhe dar alguma orientação, um evento virtual de maior destaque, como um festival virtual ou conferência virtual, pode durar de um a quatro dias, dependendo do número de palestrantes e participantes, com programação oficial durante todo o dia de trabalho. Um evento único de desenvolvimento profissional virtual pode durar apenas 45 minutos a uma hora. Você também pode deixar 15 minutos no final ou no início do horário agendado para os convidados fazerem “network” por meio de chat ou videoconferência.
Muitas plataformas de software vêm com recursos como bate-papo em grupo ou opções de pesquisa ao vivo. Esses recursos podem ajudá-lo a tornar seu evento mais envolvente se você incluir minijogos ou oportunidades de networking em seu evento virtual.
Divulgue seu evento
Para fazer seu evento virtual se destacar da multidão, você precisa ser criativo.
Aqui estão algumas ideias para iniciar seu processo de pensamento criativo:
- Envie um gif animado divertido como convite para um evento.
- Ofereça aos seus assinantes de e-mail um desconto para participar do seu evento virtual.
- Crie camisetas, sacolas ou pôsteres personalizados promovendo seu evento (todos disponíveis via eCommerce no site do evento, é claro).
- Doe uma porcentagem das vendas de ingressos para uma organização sem fins lucrativos relacionada ao seu evento.
Algumas plataformas de software de eventos virtuais permitem uma marca personalizável, para que você possa destacar seu marketing e coordenar com a marca de seu evento virtual para uma experiência consistente. Por exemplo, você pode criar páginas de entrada personalizadas de inscrição e registro que tenham a mesma aparência da página de destino do evento ao vivo.
Divirta-se
Uma vez que você derrubou o parque de marketing do seu evento, você tem que entregar.
Seus convidados querem aprender com você e fazer networking, mas também querem se divertir. Mesmo que as coisas sejam totalmente virtuais, você ainda pode tornar seus eventos divertidos usando sua plataforma de eventos virtuais.
- Muitas plataformas de software de eventos virtuais permitem que você crie um lobby virtual para seu evento. Convide seus fornecedores ou palestrantes para montar estandes e deixe seus convidados explorarem interativamente.
- Incentive o networking compartilhando uma pergunta de quebra-gelo e faça com que os convidados entrem na conversa via chat.
- Faça com que uma banda se apresente virtualmente via transmissão ao vivo antes de iniciar sua sessão principal ou apresentação de palestrante.
- Ofereça um sorteio e peça ao apresentador que use um gerador de nomes aleatórios para selecionar um vencedor.
- Experimente fazer pesquisas ao vivo para interromper a apresentação.
Organize um evento virtual de sucesso e faça com que os convidados voltem para mais
Mesmo que possa ser intimidante tentar algo novo, seu próximo evento virtual pode ser um sucesso tanto quanto um evento físico.
Lembre-se de que esse tipo de experiência virtual também pode ser novo para seus convidados, então você tem a oportunidade de se destacar entre seus concorrentes, mantendo as coisas novas e tentando maneiras criativas de manter seus convidados envolvidos.
Quer explorar o software de eventos virtuais? Confira nosso catálogo de software para eventos virtuais.
Observação: os aplicativos selecionados neste artigo são exemplos para mostrar um recurso no contexto e não se destinam a endossos ou recomendações. Eles foram obtidos de fontes consideradas confiáveis no momento da publicação.