Controle de versão: não deixe seu controle de versão sair do controle

Perder o controle das alterações em um arquivo é um pesadelo. Você conhece o negócio: você cria uma cópia habilmente, envia para revisão entre seus colegas e, em seguida, todos começam a enviar de volta arquivos separados com seus comentários. Se você aceitar o feedback deles, começará a implementar as alterações em um dos documentos – seu 'mestre' – enquanto continua trazendo comentários adicionais e edições de outras pessoas. Mas se o loop de feedback for longo e você estiver distraído, pode ser terrivelmente fácil perder a noção de qual documento é o mestre.

Tenho certeza de que você já viveu o pesadelo de sobrescrever alterações importantes ou renomear um arquivo incorretamente, apenas para perceber o erro muitas rodadas de revisão depois. Eu tenho, e é uma loucura. Por favor, veja meus outros comentários/edições, diz um colega. Eu jurei que fiz essas mudanças , eu acho.

Pior ainda: a coisa é impressa ou publicada antes que você a pegue; você só percebe depois que era uma versão não final. Horror.

O controle de versão – ou a falta dele – pode derrubar qualquer organização de marketing bem-intencionada. Perder a noção de em que rodada você está, qual é a versão de trabalho e para onde foram as mudanças é enlouquecedor, frustrante e ineficiente.

Então, como tomar o controle dessa fera? Vamos falar sobre como manter o controle de suas versões... onde armazená-las, como nomear arquivos, como acompanhar as alterações, etc.

Estabeleça convenções de nomenclatura de arquivos

Uma primeira etapa simples, mas tremendamente eficaz, é estabelecer convenções de nomenclatura de arquivos em toda a organização.

Se você não tirar mais nada deste artigo, preste atenção ao seguinte: estabeleça um sistema de nomenclatura simples, mas consistente, para seus arquivos e cumpra-o. Isso pode incluir uma combinação de numerais, iniciais ou datas. E você deve usá-lo militantemente, com cada revisão.

Pessoalmente, uso métodos diferentes dependendo de quantas pessoas estão envolvidas em um projeto. Se for apenas eu trabalhando em um arquivo, como o rascunho deste blog, mantenho uma estratégia simples de nomeação de arquivo. Rotulo tudo apenas com o número da versão: “v1”, “v2” etc.

Mas uma vez que mais pessoas se envolvem, fico mais granular. Quando várias pessoas estão revisando, acho útil anexar um nome de arquivo com iniciais para que eu possa ver facilmente com qual revisão estou trabalhando ou escanear minha área de trabalho para ver quem já deu entrada. Também gosto de adicionar uma data ao nome do arquivo, como FILENAME_060717. (É verdade que a maioria dos programas de processamento de texto fornece um histórico de revisão nos detalhes do arquivo - mas isso não funciona se você reabrir um arquivo posteriormente e fizer uma pequena alteração. O relógio é reiniciado.) E ao trabalhar com arquivos extensos e de ritmo acelerado, edições - inserir várias alterações em um dia - gosto de marcar o nome do arquivo real com "revisão da manhã", "revisão da tarde" ou mesmo "revisão das 14h", etc., para manter tudo correto.

Configure um fluxo de trabalho criativo claro

Outro passo para obter o controle da fera é definir uma estratégia de quem revisa o quê e em que estágio. Ter algum tipo de plano documentado – sofisticado ou intrincado – pode ajudá-lo a manter o controle dos arquivos. Essas são as marcas de um fluxo de trabalho criativo, que é outro processo que defendo. Na verdade, você pode conseguir casar os dois em um processo, uma queda eficiente. Mas, novamente, como a convenção de nomenclatura, você realmente precisa seguir o plano e aplicá-lo.

Coloque todos na mesma página

Portanto, você tem um sistema de nomenclatura de arquivos e um plano. Isso é ótimo - para você. Mas se você precisar envolver outras pessoas nesse plano, é fundamental fazer com que todos trabalhem na mesma página proverbial. Isso significa implementar regras e processos, não apenas para você, mas para toda a organização.

Estabeleça um fluxo de trabalho multifuncional eficiente e faça com que alguém use o chapéu do Tipo A. Essa pessoa pode documentar o processo, enviar instruções aos colegas sobre como nomear e rotular seus arquivos, realizar minisessões de treinamento e verificar no local para garantir e fazer cumprir o processo. Fazer a rotina de ficar atento aos detalhes não é muito divertido, mas economizará tempo a longo prazo.

Uma “palavra” na pista muda

Não há nada que me irrite mais do que receber um arquivo limpo de um colaborador. Eu penso: “Ei, uau – eles não tiveram mudanças” … apenas para começar a ler e perceber, com horror, que eles fizeram legiões de edições sem anotá-las. É quando estou no mato, lendo linha por linha para comparar o antigo e o novo para captar mudanças, que sai fumaça dos meus ouvidos.

As ferramentas de rastreamento de alterações, como a do Word ou do Google Docs, fornecem uma maneira fácil de anotar, editar e marcar. Isso me ajuda a ver rapidamente quem fez qual alteração e quando.

Eu não apenas acompanho as mudanças quando trabalho com outras pessoas. Eu ligo a função enquanto faço meu próprio trabalho para ficar de olho no que estou fazendo. Adoro que o programa mantenha um registro de minhas alterações e me permita facilmente definir e reverter se minhas edições não forem tão excelentes, afinal.

Uma prima das mudanças de faixa é a ferramenta de comentários, que eu também adoro. Eu uso comentários para me lembrar do status, coisas que preciso voltar e concluir ou processo de pensamento. Também uso comentários para explicar aos outros por que estou fazendo certas mudanças de palavras, por que reescrevi uma passagem para o tom e assim por diante.

Eu sei o que você ouviu no passado sobre mudanças de faixa - e é verdade. É uma besta visualmente avassaladora para disputar. Mas os programas evoluíram de uma forma que torna isso administrável. Agora é possível marcar as alterações, mas ocultá-las à medida que avança, para que sua página permaneça limpa e fácil de ler e você possa se concentrar apenas no fluxo e na aparência da cópia.

Cuidado: não carimbe como “final” até que seja realmente

Há algo mágico – e não no bom sentido – que parece acontecer quando acrescento a palavra “final” a um nome de arquivo. É como uma dica para a Lei de Murphy: no momento em que proclamo que um arquivo está concluído, inevitavelmente uma série de edições e outras mudanças aparecem.

Para enganar a mim mesmo (e a Murphy), aprendi a não usar a palavra “final” em meus arquivos até que o produto seja enviado, lançado e deixado o edifício proverbial. Em vez disso, continuo seguindo as convenções de nomenclatura acima para saber qual versão é a mais recente. Só mais tarde, quando tudo estiver pronto, volto e faço uma cópia do One That Went To Press e o renomeio como “Final”.

Como chegar à fase “final”? Forneça uma janela para revisão do cliente interno. E então, quando está fechado, está fechado. A menos que seja uma questão legal, envie quando quiser e cumpra-o. Seus clientes cairão na fila.

Criar um arquivo

O arquivamento – em sua área de trabalho ou em uma unidade de nuvem – é outra ótima maneira de acompanhar as versões.

Enquanto trabalho em vários arquivos, eu os guardo em uma pasta na minha área de trabalho chamada “Versões anteriores”. Dessa forma, quando abro minha pasta de trabalho principal, vejo apenas o mais recente. Isso ajuda a evitar que eu fique sobrecarregado ou escaneie e pegue o arquivo errado. Também contribui para um bom arquivo. Quando trabalho dessa maneira, crio uma pasta que captura todas as edições e revisões ao longo do caminho. Portanto, se eu precisar reverter para uma iteração anterior, é fácil encontrá-la.

Quando tudo estiver dito e feito, posso ter três ou 300 versões de arquivos revisados. Assim como os registros fiscais, gosto de guardá-los por um tempo... pelo menos até que meus arquivos estejam prontos. Dessa forma, tenho um arquivo claro de todas as alterações que foram feitas ao longo do processo de revisão – algo para o qual olhar caso precise reverter para uma iteração anterior, ver onde uma alteração estranha ou edição desconhecida foi introduzida, etc.

Também adoro trabalhar com unidades de nuvem – como Google Drive, SharePoint ou Dropbox. Na verdade, eu trabalho quase exclusivamente com arquivos desses sistemas hoje em dia. Dessa forma, sei que estou sempre trabalhando na versão mais recente de um arquivo e posso fazer meu trabalho em qualquer computador, em vez de ter que enviar cópias dos arquivos por e-mail. Várias pessoas podem contribuir, editar ou revisar simultaneamente. E mantém um arquivo automático.

Pensamentos de despedida: Esteja alerta ao fazer suas edições

Uma última palavra de conselho: tanto quanto possível, tente limitar suas distrações ao trabalhar em arquivos e alterações. Feche a porta, beba um pouco de café e desligue a música (ou ligue-a, se isso ajudar você a se concentrar). Não há nada pior do que fazer uma série de alterações excelentes, apenas para perceber mais tarde que você as fez na versão errada de um arquivo e precisa refazer seu trabalho. Ou você salvou as alterações em um local estranho e o arquivo desapareceu. Então preste atenção.

E ponto final.

Qual é a sua maneira favorita de manter o controle de versão? Ou que história de terror relacionada a arquivos você tem para compartilhar?