Taxa de utilização: o que é e como calculá-la (+ dicas para melhorá-la)

Você gerencia uma empresa de serviços profissionais, como uma empresa de desenvolvimento de software, um estúdio de design ou alguma outra empresa baseada em projetos?

Se for esse o caso, para operar com sucesso, você deve administrar o tempo e alocar recursos com eficiência.

O gerenciamento ineficaz de tempo e recursos pode resultar em graves perdas financeiras para os negócios.

É quando a taxa de utilização entra em jogo.

Analisar a taxa de utilização é uma excelente forma de acompanhar o desempenho da sua empresa.

Se a taxa de utilização é novidade para você e você deseja saber mais sobre ela, fique por aqui, porque, neste post do blog, você obterá as respostas para as seguintes perguntas:

• Qual é a taxa de utilização?
• Como você calcula isso?
• Quais são os benefícios de monitorar a taxa de utilização?
• O que é um relatório de utilização mensal?
• Como um relatório de utilização mensal pode ajudar a determinar a taxa de utilização?
• O que pode ser feito para melhorar a taxa de utilização?

Qual é a taxa de utilização?

A taxa de utilização representa a porcentagem do total de horas de trabalho faturáveis ​​de um funcionário, o que a torna um dos principais indicadores de desempenho de uma empresa. Os principais indicadores de desempenho (KPIs) são um tipo de medição de desempenho que avalia o sucesso do seu negócio. Eles ajudam os membros de sua equipe a se concentrar em tarefas importantes e a apoiar sua estratégia. Portanto, monitorar a taxa de utilização ajuda você a atingir o objetivo de melhorar o seu negócio, medindo com precisão as horas faturáveis ​​e visando maximizá-las.

As horas faturáveis ​​incluem tarefas diretamente relacionadas a um projeto, que você pode incluir na fatura do seu cliente. Algumas dessas tarefas são:

• Planejamento de projetos,
• Pesquisar,
• Execução do projeto,
• Comunicação com um cliente e
• Revisão do seu trabalho.

Além das horas faturáveis, também existem horas não faturáveis, que incluem tarefas que não podem ser cobradas de um cliente. As horas não faturáveis ​​incluem tarefas como reuniões e ligações internas da equipe.

Há pouca probabilidade de que um funcionário regular complete 40 horas de trabalho faturável em uma semana, devido às suas tarefas não faturáveis. Para uma taxa de utilização ideal, é essencial atingir o equilíbrio correto de horas faturáveis ​​e não faturáveis.

Se a taxa de utilização for:

• Muito baixo - geralmente significa que sua equipe precisa trabalhar mais ou
• Muito alto – indica que sua empresa está economizando em tarefas internas cruciais e você pode precisar de funcionários mais dedicados.

A taxa de utilização é usada com mais frequência em serviços profissionais — embora outras empresas possam usá-la para avaliar a produtividade atual de sua força de trabalho.

Afinal, garantir que seus funcionários gastem seu tempo com eficiência é essencial para a produtividade.

Como você calcula a taxa de utilização?

Qual método de cálculo da taxa de utilização é o mais eficiente?

A fórmula da taxa de utilização padrão é relativamente simples:

Total de horas faturáveis ​​/ Total de horas disponíveis = Taxa de utilização

Por exemplo, digamos que um membro da equipe tenha 30 horas faturáveis ​​em uma semana de trabalho de 40 horas. Aqui está o cálculo:

30/40 = 0,75

Assim, sua taxa de utilização seria de 0,75, ou 75%.

Para obter uma visão mais precisa do sucesso do negócio e determinar a lucratividade geral do seu negócio, certifique-se de medir as taxas de utilização de todos os membros da equipe.

A taxa de utilização de seus funcionários afeta a margem de lucro geral. Uma margem de lucro determina a lucratividade de uma empresa, produto ou serviço. Quanto maior a margem de lucro, mais bem-sucedida é a empresa. Isso significa que a taxa de utilização e a margem de lucro estão indissociavelmente ligadas.

Quais são a taxa de utilização ideal e a taxa de realização?

A taxa de utilização ideal é a taxa de utilização que uma empresa deve atingir para atingir a margem de lucro desejada.

A taxa de utilização ideal pode ser calculada dividindo os custos (ou seja, despesas com recursos e despesas gerais) e o lucro líquido pela quantidade total de horas (ou seja, capacidade potencial) e a taxa faturável.

Aqui está a fórmula para calcular a taxa de utilização ideal:

(Custos + Lucro) / (Capacidade potencial x Taxa faturável) x 100 = Taxa de utilização ideal

Agora, vamos ser diretos nisso — não é necessariamente verdade que quanto maior a taxa de utilização, melhor.

Uma taxa de utilização próxima a 100% pode indicar uma força de trabalho sobrecarregada à beira do esgotamento.

Se uma empresa tem uma taxa de utilização acima de 100%, normalmente é um sinal de preparação insuficiente ou muito trabalho fora do escopo do projeto.

Outro conceito importante que precisamos mencionar é a taxa de realização . Representa a relação entre as horas faturáveis ​​e o valor total cobrado dos clientes.

É assim que você calcula a taxa de realização:

(Total de horas faturadas) / (Total de horas faturáveis) = Taxa de realização

Uma variação significativa entre as taxas de utilização e realização indica que sua equipe está gastando muito tempo em atividades não faturáveis ​​ou que precisa haver mais trabalho no pipeline.

Quais são os benefícios de monitorar a taxa de utilização?

Monitorar sua taxa de utilização permite acompanhar um projeto em tempo real.

Como resultado, é muito menos provável que você perca informações cruciais sobre seus projetos e se torne mais proativo ao ver erros antes que eles se transformem em problemas sérios.

A seguir estão alguns dos benefícios mais importantes de rastrear a taxa de utilização :

• Mantém o controle sobre os custos de recursos,
• Ajusta a margem de lucro,
• Apoia o crescimento dos negócios e
• Melhora o planejamento do projeto.

Benefício nº 1: controla os custos dos recursos

O cálculo da taxa de utilização ajuda a garantir que você não esteja subutilizando nem superutilizando recursos enquanto permanece dentro do orçamento – porque você está rastreando quando e onde uma quantia específica de fundos foi gasta.

Para controlar melhor os custos de recursos, você pode se fazer as seguintes perguntas:

• Os recursos adicionais estão sendo usados, por exemplo, em tarefas não faturáveis?
• Todas as horas faturáveis ​​estão sendo rastreadas e registradas regularmente?

Benefício #2: Ajusta a margem de lucro

Para aumentar sua margem de lucro e ganhar mais dinheiro, os cálculos corretos da taxa de utilização garantem que sua empresa esteja cobrando dos clientes o número apropriado de horas faturáveis.

Pode acontecer que sua taxa de utilização seja alta, mas sua margem de lucro seja baixa. Se for esse o caso, analise a produtividade dos funcionários para descobrir como os funcionários gastam seu tempo e no que estão trabalhando no momento. Além disso, você deve analisar opex - ou seja, suas despesas operacionais, necessárias para administrar o negócio.

Benefício nº 3: aumenta o crescimento dos negócios

As taxas de utilização também podem mostrar quais produtos ou serviços são mais lucrativos. Isso pode ajudar a administração a determinar áreas de crescimento potencial e locais onde eles podem adicionar pessoal.

Altas taxas de utilização freqüentemente demonstram quais serviços são mais contributivos e correlacionados com a lucratividade.

Especialistas em desenvolvimento de negócios e vendas podem achar essas informações benéficas. Isso pode ajudá-los a gastar tempo com leads relacionados a projetos que são considerados mais lucrativos.

Benefício nº 4: melhora o planejamento do projeto

O monitoramento das taxas de utilização também pode ajudá-lo a otimizar o planejamento do projeto e a distribuição de recursos.

Por exemplo, um projeto de desenvolvimento de software com seis pessoas teria uma taxa de utilização baixa se eles usassem apenas 50% do tempo de trabalho alocado. Tal situação pode indicar que muitos funcionários estão trabalhando no mesmo projeto ou que outras coisas estão chamando sua atenção.

O que é um relatório de utilização?

Ao monitorar a taxa de utilização, há algo que definitivamente será útil: o relatório de utilização.

Um relatório de utilização ajuda a determinar exatamente quanto do tempo alocado para uma equipe é:

• Agendado,
• Disponível, e
• Efetivamente utilizado.

Um relatório de utilização é composto por vários critérios diferentes que demonstram as taxas de utilização:

• Utilização faturável — A proporção da capacidade de uma pessoa usada para horas de trabalho faturáveis ​​e
• Utilização não faturável — A proporção da capacidade de uma pessoa em trabalho não faturável (reuniões de equipe, desenvolvimento/treinamento de pessoal, networking e participação em conferências, etc.).

As habilidades de previsão são úteis ao criar relatórios de utilização. Para melhorar suas habilidades de previsão – que ajudam você a considerar as cargas de trabalho presentes e futuras ao distribuir projetos para seus funcionários – um gerente pode comparar a carga de trabalho dos membros de sua equipe em um determinado período de tempo em dias, semanas ou meses para avaliar quanto trabalho foi agendado.

Em vez de fazer esses agendamentos manualmente, os gerentes podem optar por um aplicativo de agendamento de equipe, como o Clockify, para distribuir a carga de trabalho de sua equipe com mais eficiência.

Isso é tudo o que você precisa saber quando se trata dos fundamentos de um relatório de utilização.

Agora, vamos mencionar os benefícios de ter um relatório de utilização mensal.

O que um relatório de utilização mensal pode fazer por uma empresa?

Um relatório de utilização mensal exibe taxas de utilização em tempo real para recursos em toda a empresa. Dito isto, um relatório de utilização mensal é útil para tomar decisões no local, como durante um revés imprevisto ou gargalo.

O planejamento de projetos futuros e outros trabalhos fica mais fácil sabendo antecipadamente quanta capacidade os membros da equipe têm.

Ter uma ideia clara de quanta capacidade os membros da equipe têm também ajuda os gerentes a distribuir as cargas de trabalho dentro da equipe. Dessa forma, os funcionários serão mais produtivos e não ficarão sobrecarregados com o trabalho.

Depois de interpretar os resultados dos relatórios de utilização, é hora de melhorar a taxa de utilização dos funcionários.

Dicas para melhorar a taxa de utilização dos funcionários

Os gerentes devem encontrar maneiras de aumentar a produtividade dos funcionários e, consequentemente, melhorar a taxa de utilização dos funcionários.

Se você não tem certeza de como fazer isso, as dicas a seguir podem ajudá-lo.

Dica nº 1: compare regularmente o tempo faturável com o não faturável

Você precisa perceber como o tempo da sua equipe é distribuído para poder distinguir entre tempo faturável e não faturável.

Para saber se seus funcionários estão gastando tempo suficiente fazendo um trabalho que pode ser cobrado de um cliente e gerar lucro, é crucial estabelecer o equilíbrio certo entre trabalho faturável e não faturável. Fazer isso é importante para o cálculo inicial da taxa de utilização do funcionário.

Em geral, embora apenas as horas faturáveis ​​tragam lucro, as horas não faturáveis ​​são igualmente importantes. Por exemplo, você não pode cobrar de seus clientes tarefas administrativas ou treinamento de funcionários, mas essas tarefas não faturáveis ​​são cruciais porque melhoram a qualidade do seu negócio.

A proporção de tempo faturável e não faturável pode variar significativamente entre projetos e à medida que sua empresa e equipe se expandem.

Para ter uma visão geral melhor das horas faturáveis ​​e não faturáveis ​​dentro da equipe, você deve criar relatórios de utilização regulares e examinar cada período de tempo.

Dica #2: Monitore o tempo real e estimado

É simples presumir que você sabe quanto tempo alguém precisará para concluir uma tarefa. Mas, quando você começar a comparar o esperado e o tempo real para tudo o que sua equipe faz, provavelmente mudará de ideia.

Você pode superestimar ou subestimar a quantidade real de tempo que sua equipe gasta em tarefas, e ambos são prejudiciais:

• Subestimar pode resultar em problemas de projeto não detectados e cobrança imprecisa, e
• Superestimar pode resultar em baixa produtividade e expansão corporativa lenta.

O rastreamento estimado versus tempo real pode destacar a perda desnecessária de alguns minutos aqui e ali, o que aumenta as horas cruciais em todas as etapas do trabalho do cliente e em todos os níveis de responsabilidade da equipe.

As estimativas de tarefas podem ser úteis quando você está tentando determinar se cobra o suficiente pelas tarefas. As estimativas também podem ajudá-lo a melhorar suas habilidades de estimativa para projetos futuros.

Você pode usar uma ferramenta como Clockify, para estimativas de projeto. No Clockify, você pode medir o desempenho de sua equipe:

• Estimar o tempo necessário para concluir um projeto,
• Acompanhamento do progresso e
• Comparando o tempo esperado e real.

Dica nº 3: defina claramente as responsabilidades do trabalho

Pode ser um desafio alcançar a utilização ideal se sua equipe tiver problemas para entender suas funções (incluindo objetivos e responsabilidades do trabalho).

Para ajudá-los a evitar qualquer confusão e comprometer-se a terminar seu trabalho, um gerente deve fornecer detalhes explícitos sobre as tarefas e uma explicação inequívoca dos deveres do trabalho.

Papéis e tarefas bem definidos também podem ajudá-lo a determinar se você tem um problema de utilização ou se é hora de adicionar um novo membro à equipe para cobrir uma lacuna quando sua carga de trabalho se tornar excessiva.

Dica #4: Reúna o feedback dos funcionários

Mesmo que os dados sejam cruciais, há momentos em que nenhuma quantidade de relatórios será capaz de revelar se sua equipe está usando seu tempo de forma produtiva.

Embora possa parecer que os funcionários estão gerenciando bem suas tarefas e a taxa de utilização está aumentando, isso pode mudar devido a várias circunstâncias. Por exemplo, uma mudança nas funções de uma equipe pode ter causado um gargalo para outra equipe, mas o efeito ainda não foi visto nos relatórios.

Os gerentes poderiam facilmente evitar tais situações tendo reuniões individuais frequentes entre a equipe e a liderança. Dessa forma, os funcionários podem se sentir mais à vontade e encorajados por check-ins casuais. Também poderia ajudá-los a manter um cronograma de trabalho consistente.

Essas discussões também são uma excelente maneira de detectar problemas antes que eles comecem a prejudicar a lucratividade de uma empresa.

Dica nº 5: Incentive pausas e folgas regulares

Apesar do que pode parecer contraditório, a pesquisa mostrou que pausas regulares aumentam a produtividade.

Os funcionários não devem gastar seus intervalos em tarefas sem objetivo, como navegar pelas mídias sociais, mas usar esse tempo para descansar e recarregar as baterias. Dessa forma, assim que voltarem ao trabalho após o intervalo, eles poderão se concentrar e ser mais eficientes na conclusão de suas tarefas.

Se os funcionários fizerem pausas regulares, eles serão mais produtivos, o que, por sua vez, resulta em uma taxa de utilização mais alta.

Além disso, usar o tempo livre do trabalho torna os funcionários menos estressados ​​e muito mais eficazes no trabalho, o que também aumenta a taxa de utilização.

Dica nº 6: Livre-se das tarefas mundanas ou torne-as mais significativas

Quando possível, evite atribuir tarefas pequenas e mundanas à sua equipe quando ela estiver tentando se concentrar em um objetivo mais significativo. Examine a programação diária da equipe para determinar quaisquer atividades que você pode eliminar para liberar o tempo dos membros da equipe para trabalhar em tarefas mais críticas.

Por exemplo, nem todos devem ser convidados para todas as reuniões. Portanto, crie o hábito de convidar apenas os participantes necessários para diferentes tipos de reuniões em sua organização. Afinal, embora suas reuniões diárias focadas em relações públicas possam ser interessantes para sua equipe de desenvolvimento, elas geralmente não são cruciais para o trabalho dos desenvolvedores — portanto, é melhor que eles não sejam obrigados a comparecer.

Em geral, todo trabalho tem algumas tarefas repetitivas que podem parecer sem importância e desnecessárias. No entanto, algumas dessas tarefas existem por um motivo – realizá-las leva ao alcance de uma meta de nível superior. Os gerentes devem promover o enquadramento superordenado – o conceito explicado em um estudo da HBR, que promove a ideia de esclarecer o contexto das tarefas mundanas, para torná-las mais significativas e agradáveis ​​para os funcionários.

Em vez de gastar muito tempo em tarefas que são apenas formalidades, você deve se concentrar em atribuições que beneficiem o negócio.

Dica nº 7: Combine as habilidades do funcionário com as funções do trabalho

Compreender as habilidades de sua equipe, a personalidade do local de trabalho e as preferências comportamentais é crucial para obter informações sobre a maneira como eles funcionam melhor e melhorar a produtividade como resultado.

Por exemplo, uma pessoa extrovertida, imaginativa e criativa é definitivamente uma excelente escolha para apresentar ideias aos clientes. Por outro lado, se esses funcionários receberem uma tarefa mais intensiva em regras e orientada a detalhes, eles podem ter problemas para realizá-la.

Pedir que sua equipe se destaque em tudo é ineficaz e contraproducente. Considere cada tarefa cuidadosamente e determine se o funcionário é a escolha certa para realizá-la ou não. Caso contrário, procure alguém com características que se alinhem melhor com os requisitos da tarefa.

Dica # 8: Abrace o trabalho em casa

À primeira vista, pode parecer ineficiente permitir que sua equipe trabalhe em casa, pois não há como garantir sua produtividade contínua enquanto ninguém estiver olhando.

Mas, a verdade é exatamente o contrário. Acredite ou não, estudos mostram que funcionários remotos são mais produtivos do que funcionários de escritório. Portanto, se o tipo de trabalho permitir, os gerentes devem permitir que seus funcionários trabalhem em casa.

Conclusão: a lucratividade de longo prazo aumentará à medida que você aumentar a utilização dos funcionários

Se você decidir monitorar a taxa de utilização de seus funcionários, poderá:

• Monitorar custos de recursos,
• Ajustar a margem de lucro,
• Ajude sua empresa a expandir e crescer, e
• Melhorar o planejamento do projeto.

Quanto mais você monitorar a taxa de utilização dos funcionários, mais fácil será encontrar problemas, soluções e oportunidades de progresso.

Rastrear a taxa de utilização aumentará a produtividade dos funcionários e aumentará a eficiência geral do seu negócio.

️ Você monitora a taxa de utilização de seus funcionários? Você tem alguma outra dica sobre como melhorar as taxas de utilização? Escreva para [email protected] para ter a chance de aparecer neste ou em um de nossos artigos futuros. Além disso, se você gostou deste artigo, compartilhe-o com alguém que você sabe que o achará útil.