Usando integrações para construir um sistema ERP QuickBooks

Com mais de seis milhões de clientes, o QuickBooks é o software de contabilidade para pequenas empresas mais popular do mercado, atraindo empresas desde o nível de empreendedor solo até empresas com sua ampla gama de ofertas.

Como resultado, o software deve ser flexível o suficiente para se mover e crescer com as empresas. Não adianta construir um cliente grudento apenas para perdê-lo quando atinge 50 funcionários.

Assim como outros fornecedores de software de contabilidade, como Xero e Sage, o QuickBooks alcançou flexibilidade, em parte, por meio de um forte conjunto de integrações.

Hoje, veremos a extensão do QuickBooks para o domínio do planejamento de recursos empresariais (ERP) por meio das ofertas de mercado do software.

Embora existam muitas ofertas de ERP gratuitas ou de código aberto no mercado, o escopo dessas ofertas e a perspectiva de deixar a familiaridade do QuickBooks geralmente são assustadores o suficiente para impedir que as empresas mudem para novas tecnologias quando deveriam.

Qualquer empresa em crescimento que evite a implementação de ERP pode encontrar problemas de eficiência, planejamento e financeiros ao tentar juntar as partes móveis de um negócio em crescimento.

Ao incorporar a funcionalidade do ERP ao QuickBooks, você pode recuperar um pouco dessa eficiência sem precisar gastar uma fortuna ou realizar uma grande mudança de tecnologia.

O que é um software ERP e como ele ajuda?

Antes de nos aprofundarmos nas opções e caminhos disponíveis para as pequenas empresas, vamos falar sobre os ERPs.

O software de planejamento de recursos empresariais é um conjunto de módulos de software que combinam finanças, planejamento, fabricação, estoque e funções de RH (entre outras) em um só lugar. Ao contar com um conjunto compartilhado de definições de dados e conjuntos de dados, os ERPs permitem que empresas complexas obtenham uma visão clara de suas operações.

Imagine um varejista que, ao abrir, fabrica e vende um carrinho de brinquedo. A venda e o dinheiro são registrados, e o mundo segue em frente.

Agora, imagine que o varejista é uma empresa global multimilionária com um braço de fabricação que conta uma venda quando um produto é criado, uma operação de armazenamento que conta as vendas quando os produtos são enviados e uma divisão de vendas que conta as vendas quando um pedido é feito. O departamento de contabilidade da empresa só contabiliza as vendas após a compensação do cheque.

É difícil para um negócio desse tipo responder à pergunta: “Quanto estamos planejando fazer em vendas no próximo trimestre?” Normalmente, o mecanismo financeiro de uma empresa impulsiona sua adoção de ERP (ou a falta dela).

Construindo um sistema ERP

Para construir um sistema ERP, precisamos de um forte backbone financeiro e banco de dados.

Entre no software de contabilidade.

Além do seu núcleo de dados financeiros, você pode colocar em camadas quaisquer módulos de ERP que façam sentido para o seu negócio. Enquanto os sistemas ERP tradicionais – gigantes massivos, muitas vezes fantasticamente caros – geralmente são repletos de módulos, independentemente da necessidade, os ERPs modernos são modulares e flexíveis.

Se você não precisar de um módulo de fabricação, não haverá um. Construir um ERP em cima de um sistema contábil básico recria essa modularidade, mas oferece mais fornecedores para futuras adições do que um ERP clássico de um fornecedor, tudo em busca da verdade financeira de sua empresa.

ERP-Arquivos.

A conexão do QuickBooks

Isso nos traz de volta ao QuickBooks (embora muitos dos sistemas de contabilidade extensíveis no mercado ofereçam a mesma funcionalidade). Para construir seu próprio ERP equivalente, você deve escolher entre o QuickBooks Online Plus e o Desktop Enterprise. O primeiro aumenta e pode ser acessado em qualquer lugar, mas carece de algumas ferramentas de estoque e fabricação.

A Fundera fez um bom resumo online versus empresarial sobre as diferenças entre os dois. Para os propósitos deste artigo, vamos nos concentrar no Desktop Enterprise devido à sua capacidade de lidar com inventário. É também o sabor de escolha para empresas maiores.

Loja de aplicativos QuickBooks

O QuickBooks coloca todos os seus aplicativos em um só lugar, a QuickBooks App Store. Você pode pesquisar, filtrar e encontrar exatamente qual aplicativo você precisa para construir seu ERP.

Embora existam algumas opções gratuitas na loja, a maioria dos aplicativos são custos que você precisa planejar. Por exemplo: Fishbowl é uma das integrações de fabricação mais bem avaliadas para o QuickBooks e começa em US$ 10.095. Mesmo um negócio de sucesso não vai perder esse tipo de dinheiro por capricho.

Antes de começar a criar, leia as ofertas da loja de aplicativos e tenha uma ideia do que está disponível. O QuickBooks coleta avaliações e muitas das opções disponíveis também foram analisadas no Capterra.

Construindo sua pilha de ERP

Depois de escolher o sabor do QuickBooks, você pode mergulhar na construção real do ERP. Se você não tem certeza por onde começar, não se preocupe.

Abordarei dois aplicativos — HandiFox e Method:CRM — para ajudá-lo no caminho para o sucesso do ERP. Ambos os aplicativos são os primeiros classificados em suas categorias da QuickBooks App Store—inventário e CRM, respectivamente.

Isso lhe dará uma ideia do que é necessário para colocar um sistema ERP em funcionamento em um backbone QuickBooks.

HandiFox: Integrando gerenciamento de inventário com QuickBooks

HandiFox vem em duas versões: Start e Pro. O Start contém a maioria das ferramentas de gerenciamento de estoque pelas quais a marca é conhecida, enquanto o Pro adiciona algumas opções de cliente e cobrança. Abordaremos o Start abaixo.

HandiFox traz um front-end melhor para QuickBooks para gerenciamento de inventário. Embora o QuickBooks tenha algum recurso de rastreamento, interagir com seus dados não é simples. O HandiFox torna os dados visualmente atraentes e acessíveis de uma forma que suporta as tarefas diárias de inventário.

HandiFox em ação.

Motivos para usar:

• HandiFox permite digitalizar códigos de barras com um telefone celular. Se você estiver recebendo, enviando ou transferindo estoque, poderá fazer tudo isso usando a interface móvel HandiFox. Os dados são então enviados para o QuickBooks para atualizar seus registros financeiros.
• Lembra quando citei ter uma versão da verdade como um grande benefício do ERP? Com um aplicativo de gerenciamento de estoque na parte frontal do seu sistema, você pode rastrear, avaliar e manipular facilmente o estoque sem criar várias versões do que você tem em mãos. Seus registros financeiros espelharão os registros do seu sistema de gerenciamento de estoque, facilitando melhores previsões de demanda e compreensão de ativos.
• Aplicativos de gerenciamento de inventário, como o HandiFox, oferecem acesso a camadas extras de dados de inventário. Embora o QuickBooks possa armazenar dados de valor e contagem, ele não foi projetado para rastrear números de lote ou locais de depósito por conta própria. O HandiFox sobrepõe tudo isso aos seus dados existentes, permitindo que você rastreie e escolha melhor o inventário à medida que atualiza o QuickBooks com as informações relevantes.

Método:CRM: Integrando um CRM com QuickBooks

O método faz pelas pessoas o que a HandiFox faz pelas coisas. Embora o QuickBooks armazene algumas informações do cliente nas quais você pode executar vários relatórios, é uma plataforma de contabilidade, em primeiro lugar.

Com uma integração de CRM, você coloca um rosto brilhante nos dados de clientes do QuickBooks sem criar um conjunto de dados novo e ligeiramente diferente, como faria com um CRM autônomo.

Motivos para usar:

• Método: o CRM sincroniza as alterações nas informações do cliente com o QuickBooks, mantendo a versão única da verdade que procuramos.
• Assim como o HandiFox, o Method também inclui novos níveis de dados sobre contatos, históricos de compras e interações e desempenho de campanhas de marketing. Ele pega os dados subjacentes que permitem que o QuickBooks funcione e coloca dados adicionais no topo que ajudarão sua empresa a prosperar.

• Método: o CRM permite que você adicione um portal de pagamento ao seu site, crie campanhas de marketing por e-mail usando seus contatos do QuickBook e rastreie clientes em potencial sem atrapalhar seu banco de dados. Isso significa não mais rolar pelas páginas de clientes que você lançou. Em vez disso, esses clientes em potencial vivem no Method até se tornarem clientes reais e serem empurrados para o QuickBooks.

Mantendo seu ERP QuickBooks funcionando sem problemas

Se você encontrar as integrações certas para sua empresa, poderá manter sua empresa girando em torno de uma versão da verdade. Não há mais idas e vindas sobre quanto você vendeu, quais produtos estão onde ou quem recebeu quanto.

As integrações que você acaba selecionando devem ser amplamente baseadas no tipo de negócio que você está executando. Acho que um CRM é uma boa aposta para qualquer pessoa, mas suas escolhas de fabricação, armazenamento e RH dependem do setor.

Se houver outros aplicativos do QuickBooks que você usa em sua empresa, informe a todos nos comentários abaixo. Se um sistema de construção própria não for adequado para o seu negócio, confira o diretório ERP do Capterra, que inclui mais de 400 opções de software.