Usando o Excel para contabilidade de pequenas empresas

Descubra como o Excel pode ajudar a transformar a contabilidade da sua pequena empresa.

Depois das calculadoras, as planilhas são as melhores amigas de um contador quando se trata de gerenciar tarefas básicas de contabilidade (pense em livros-razão e balanços). Mas o Microsoft Excel ainda está à altura do hype nesta era de tecnologias inovadoras como IA e blockchain?

Sim, dependendo de quais são seus requisitos contábeis e financeiros.

Se você precisa de ajuda para padronizar seus processos e agilizar suas tarefas, o Excel é a ferramenta para você.

O Excel pode ajudar com a maioria dos mais básicos (por exemplo, contabilidade, gerenciamento de faturas), mas se você estiver procurando por ajuda com funções avançadas de contabilidade, como fluxo de caixa e gerenciamento de impostos, considere um software de contabilidade.

Neste artigo, veremos algumas das principais tendências, benefícios e recursos de uso do Excel, modelos gratuitos do Excel e quando você deve considerar o Excel para a contabilidade de sua pequena empresa.

Tendências de uso do Excel para contabilidade de pequenas empresas

Antes de nos aprofundarmos nos recursos e benefícios do Excel, é importante entender como o uso do Excel para a contabilidade de pequenas empresas mudou nos últimos anos.

O Excel continua sendo uma das ferramentas de contabilidade mais populares usadas pelos gerentes financeiros de pequenas empresas. As empresas menores tendem a ter e usar menos dados financeiros quando comparadas às empresas, e o Excel permite que essas empresas se concentrem em tarefas básicas de contabilidade, como planejamento e previsão de orçamento.

Aqui está um detalhamento das ferramentas de contabilidade usadas pelas empresas dos EUA:

Detalhamento das ferramentas contábeis usadas pelas empresas americanas (Fonte)

Apesar da popularidade do Excel, seu uso na contabilidade está diminuindo progressivamente entre empresas de todos os portes, como mostra o gráfico abaixo.

Uma possível razão para esse declínio é o preço decrescente do software ERP e das ferramentas de contabilidade baseadas em nuvem, visando especificamente funções básicas, como gerenciamento de faturas.

O uso do Excel para contabilidade empresarial vem diminuindo desde 2017
(Fonte)

Benefícios de usar o Excel para contabilidade de pequenas empresas

• Comparar conjuntos de dados : ajuda a comparar conjuntos de dados financeiros, como total de contas a pagar versus a receber, para calcular o volume de fluxo de caixa em um determinado período. Você pode acompanhar os custos recorrentes para ter uma visão mais clara de para onde seu dinheiro está indo e (se aplicável) dividir os clientes em grupos com base no tamanho, localização ou compra para ver quais grupos geram mais receita para sua empresa.
• Gere relatórios personalizáveis: crie relatórios baseados em modelos (incluindo tabelas e gráficos) que podem ser reutilizados para tarefas como gerenciamento de faturas e estimativa de volumes de fluxo de caixa. Esses relatórios podem ser personalizados conforme necessário para adicionar mais pontos de dados (como taxas de imposto sobre vendas estaduais múltiplas/diferentes) sem a necessidade de criar um novo modelo do zero.
• Automatize a entrada de dados: as macros do Excel ajudam a automatizar tarefas repetitivas de entrada de dados financeiros (por exemplo, copiar dados de fontes primárias para uma planilha do Excel). Por exemplo, você pode criar uma macro para exportar dados relacionados a faturas de um arquivo CSV e preencher o modelo de gerenciamento de faturas relevante em sua planilha do Excel.

Principais recursos do Excel que podem ser usados ​​para contabilidade de pequenas empresas

Tabelas dinâmicas: localizadas no menu “Inserir” do Excel, as tabelas dinâmicas são um formato de tabela avançado que resume conjuntos de dados complexos com base em um intervalo de células selecionado. A partir daí, os usuários podem filtrar os dados selecionados em uma janela separada.

Análise hipotética: localizada no menu “Dados” do Excel, a análise hipotética ajuda a prever resultados alterando conjuntos de dados em uma fórmula. Em outras palavras, esse recurso permite que os usuários testem novos resultados modificando dados sem remover ou alterar o conjunto de dados primário.

Planilhas de previsão: esse recurso está localizado no mesmo menu que "análise hipotética" e ajuda os usuários a prever tendências de dados com base em valores históricos. Esse recurso prevê tendências em um formato gráfico em vez de simplesmente alterar os valores dos dados em uma célula.

Modelos gratuitos de contabilidade do Excel

O Excel vem com modelos prontos para todos os tipos de funções contábeis, como faturas, orçamentos e muito mais.

Você pode obter planilhas de reconciliação bancária, livros contábeis, modelos de faturamento e rastreadores de finanças pessoais diretamente da Microsoft. A partir daí, há uma série de recursos on-line para ajudá-lo a configurar seus modelos gratuitos de contabilidade do Excel, como vídeos do YouTube que orientam os espectadores por vários modelos, incluindo formatação e fórmulas, além de dicas sobre a melhor forma de usar esse tipo de planilha. configurou.

4 recomendações para usar o Excel para contabilidade de pequenas empresas

Aqui estão algumas coisas a serem lembradas se você estiver usando (ou pensando em usar) o Excel para contabilidade em sua pequena empresa.

1. Certifique-se de que o programa desejado seja realmente o Excel . Se este artigo parece muito para aprender ou não é exatamente o que você está procurando, não se esqueça de que você pode explorar outras opções de software de contabilidade e planilhas. Aqui está nossa lista das principais opções de software de contabilidade gratuito e de código aberto para começar.
2. Familiarize-se com os modelos oferecidos pela Microsoft . Pesquise modelos de contabilidade e contabilidade online para determinar se o que a Microsoft oferece atende às suas necessidades. Clique aqui para ver planilhas do Excel que foram personalizadas pela Microsoft. Depois de se familiarizar com um modelo, você pode personalizá-lo com base em seus requisitos exclusivos (por exemplo, estimar seu orçamento mensal versus trimestralmente, adicionar tabelas dinâmicas, incluindo seu logotipo).
3. Percorra o processo de criação de modelos usando recursos online . Pesquise artigos ou vídeos on-line que o orientam na criação e/ou no uso de um modelo do início ao fim. Isso o ajudará a entender a interface do Excel, apresentará funções adicionais que você pode querer usar e lhe dará prática prática antes de usar seus próprios dados.
4. Concentre-se em aprender com conjuntos de dados pré-preenchidos. A prática leva à perfeição. Isso vale para o uso do Excel para quaisquer tarefas de contabilidade, como gerenciamento de fluxo de caixa. Depois de finalizar um modelo, você pode praticar o uso com conjuntos de dados pré-preenchidos para garantir que entende como usá-lo antes de inserir seus próprios dados.

Próximas etapas e recursos contábeis adicionais

Se você já estiver usando o Excel e estiver pronto para atualizar, confira nosso diretório de software de contabilidade, onde você pode filtrar por recurso(s) desejado(s) para criar uma lista restrita.

Aqui estão alguns recursos adicionais do Capterra para ajudá-lo a atender às necessidades contábeis de sua empresa: Este modelo de orçamento gratuito para pequenas empresas levará sua contabilidade para o próximo nível 6 razões pelas quais as empresas são auditadas (e como evitá-las) Como estabelecer a estrutura do seu departamento de contabilidade