10 sinais de que é hora de atualizar seu sistema telefônico comercial

Se você está considerando uma atualização do sistema telefônico, você tem algumas perguntas importantes que precisam ser respondidas.
Este é o momento certo para atualizar? A atualização fará diferença para o meu negócio? O esforço valerá a pena? Estou realmente perdendo muito se não atualizar?
Este guia é para você, se estiver em dúvida sobre a substituição de seu sistema telefônico legado por um moderno. Nós o guiaremos por estes 10 sinais de que é hora de atualizar seu sistema telefônico comercial:

1. Seu sistema telefônico custa muito caro
2. Seu sistema telefônico está se tornando obsoleto
3. Seu sistema telefônico não pode crescer com sua empresa
4. Seu sistema telefônico carece de recursos importantes
5. Seu sistema telefônico está vulnerável a interrupções
6. Seu sistema telefônico tem vulnerabilidades de segurança
7. A qualidade e a confiabilidade de suas chamadas estão piorando
8. Seu sistema telefônico não suporta funcionários remotos
9. Sua empresa precisa de comunicações unificadas
10. Seu sistema telefônico é crucial para o seu negócio

1. Seu sistema telefônico é muito caro

Sua conta de telefone é alta e imprevisível? Nesse caso, atualizar seu sistema telefônico para Voz sobre IP (VoIP) é uma vitória fácil e econômica. O custo dos sistemas telefônicos legados aumenta rapidamente devido ao equipamento no local, licenciamento, manutenção, novas linhas telefônicas, técnicos e chamadas internacionais.

Mudar para um sistema telefônico em nuvem pode economizar até 60% em sua conta telefônica. Ele permite que você:

• Use sua conexão de banda larga existente em vez de hardware e cabeamento caros.
• Economize nas despesas com chamadas graças às tarifas ilimitadas de chamadas locais gratuitas e internacionais de baixo custo.
• Gerencie seu sistema telefônico a partir de um painel amigável e deixe seu provedor de VoIP cuidar do resto.
• Adicione novas linhas telefônicas, bem como novos locais inteiros, a um custo mínimo.

É simples, um sistema de telefone fixo custa cerca de US $ 50 por linha a cada mês e geralmente inclui apenas chamadas locais nessa tarifa. Dependendo de suas necessidades e do provedor que você escolher, um sistema de telefonia VoIP normalmente custará menos de $ 25 por linha e você saberá exatamente qual será sua conta todos os meses.
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2. Seu sistema telefônico está se tornando obsoleto

Não é apenas caro de manter, mas também depende de uma tecnologia que eventualmente ficará desatualizada. Cada vez que uma peça do seu equipamento falha, fica mais difícil encontrar peças de reposição e um técnico que possa fazer o reparo.
Também ficará mais difícil para você obter novas soluções de tecnologia adicionadas à sua pilha de tecnologia se o seu sistema de telefonia estiver atrasado uma década ou mais. Eles não serão compatíveis e isso trará mais frustração do que benefícios.
Deseja adicionar um CRM, novos telefones de escritório com recursos sofisticados ou ferramentas de colaboração interna à sua configuração? Considere uma atualização do sistema telefônico ao mesmo tempo.

3. Seu sistema telefônico não pode crescer junto com sua empresa

Sua empresa está crescendo rapidamente e/ou expandindo para novos locais?
É complicado e caro para você adicionar novas linhas telefônicas e/ou abrir novos escritórios?
Se você respondeu 'sim' a qualquer uma das perguntas acima, está pronto para um novo sistema telefônico comercial. Não faz sentido se apegar a um sistema telefônico que atrasa seu crescimento ou o impede completamente.
O VoIP cresce com o seu negócio à medida que ele cresce e se expande. Adicionar novas linhas telefônicas e usuários pode ser feito com apenas alguns cliques. Você também pode adicionar recursos de chamada para acomodar as estações mais movimentadas. Você não terá essa escalabilidade e flexibilidade com sistemas legados.

4. Seu sistema telefônico carece de recursos importantes

Você pode estar perfeitamente satisfeito com as funcionalidades do seu sistema telefônico atual. Afinal, trata-se de fazer e receber chamadas telefônicas, e isso funciona muito bem, certo?
Pense de novo.
Os recursos que vêm com a telefonia em nuvem podem levar a produtividade de todos para o próximo nível. Não se trata apenas dos telefonemas em si, mas também de tudo o que acontece ao seu redor.
Aqui estão algumas perguntas que você pode fazer a si mesmo sobre seus atuais processos de comunicação empresarial:

• Quem atende as ligações dos clientes? As chamadas são roteadas com base no tipo de cliente, problema e finalidade ou terminam com qualquer agente disponível?
• Seus clientes precisam esperar muito tempo na fila antes de falar com um agente?
• Você pode monitorar a qualidade da sua chamada?
• Seus funcionários precisam transcrever manualmente as mensagens de voz que recebem?

Se essas perguntas mostraram que você poderia ter fluxos de trabalho muito mais eficientes, você precisa de novos recursos. A atualização do seu sistema telefônico lhe dará acesso ao roteamento de chamadas, atendimento automático, gravação de chamadas, correio de voz para texto e muitos outros recursos que transformarão a maneira como você se comunica.

5. Seu sistema telefônico é vulnerável a interrupções

Se o seu sistema telefônico estiver inoperante, você pode continuar trabalhando? Seus clientes ainda conseguem o que precisam de você com facilidade?
Se sua resposta for 'não', isso significa que cada interrupção do sistema telefônico cria frustração para seus clientes e interrompe suas vendas (e fluxo de caixa).
Desastres naturais como inundações, furacões e terremotos, infraestrutura desatualizada e equipamentos obsoletos podem colocar seu sistema telefônico tradicional fora do jogo. As interrupções são caras não apenas para consertar fisicamente, mas também porque podem levar à perda de vendas e até mesmo prejudicar sua reputação a longo prazo.
Ao atualizar seu sistema telefônico, veja como você está protegido contra esses riscos:

• As linhas telefônicas passam pela Internet, portanto, fatores como mau tempo não atrapalham seu serviço
• Se houver uma interrupção no serviço, suas chamadas recebidas podem ser encaminhadas automaticamente para um número diferente, como um dispositivo móvel
• Se ocorrer um problema, seu provedor de serviços pode solucionar o problema e corrigi-lo remotamente

O VoIP oferece um nível de recursos de recuperação de desastres que um sistema telefônico legado não pode igualar. E com um provedor como o Nextiva, você terá um tempo de atividade de 99,999% graças aos nossos vários centros de dados, geradores de backup e monitoramento 24 horas por dia, 7 dias por semana.

6. Seu sistema telefônico tem vulnerabilidades de segurança

Quer seja uma pequena ou grande empresa, a segurança nunca é trivial.
Se você estiver usando um sistema telefônico tradicional, também conhecido como Plain Old Telephone System (POTS), suas chamadas são transmitidas usando sinais de áudio que os invasores podem interceptar facilmente - um risco grande demais para correr.
Os sistemas de telefonia VoIP, por outro lado, oferecem maior segurança, confiabilidade e privacidade para as empresas. Provedores de VoIP respeitados investem em segurança de nível militar usando Session Border Controllers (SBCs). Os SBCs atuam como firewalls que mantêm o desempenho e o roteamento lógico de chamadas, para que seus dados nunca caiam em mãos erradas.
Dependendo do seu setor, você também pode precisar procurar esses credenciamentos em seu provedor de VoIP:

• Conformidade HIPAA se você for um prestador de serviços de saúde
• Conformidade com PCI se você aceitar pagamentos com cartão de crédito
• ISO/IEC 20071 como padrão global para avaliação de ameaças à segurança
• Conformidade SOC 2 em privacidade, segurança, disponibilidade e integridade de dados

Os sistemas de telefonia em nuvem atendem aos mais rígidos padrões de segurança. Não faça a segurança do seu sistema telefônico e espere até que seja tarde demais.
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7. A qualidade e a confiabilidade de suas chamadas estão piorando

Uma das maneiras mais rápidas de parecer pouco profissional na frente de um cliente é por meio de uma ligação que cai ou fica instável.
A qualidade de áudio ruim forçará você a repetir a si mesmo, ou pedir ao chamador para fazê-lo, lidar com o ruído de fundo e realizar reuniões de teleconferência ineficientes.
Se esta é a sua realidade atual, é hora de atualizar para uma solução VoIP.
Chamadas de alta qualidade são possíveis em VoIP graças aos codecs de voz HD que compactam e descompactam o áudio para transmissão rápida pela Internet. Essa tecnologia funciona sem problemas por meio de telefones VoIP e aplicativos de softphone.
Os avanços na qualidade de voz em VoIP farão com que você se sinta como se estivesse na mesma sala que o chamador.
A melhor parte? Depois de ter um sistema telefônico em nuvem, um telefone de mesa VoIP compatível ou um aplicativo de telefone móvel e largura de banda suficiente, você não precisa fazer nada para experimentar a voz em HD. Simplesmente peça ao seu provedor de serviços telefônicos para garantir que a voz HD esteja habilitada para sua conta.

8. Seu sistema telefônico não suporta funcionários remotos

Mais de 38% das empresas hoje têm funcionários remotos. Sua empresa é uma delas? Se não, o que está prendendo você? As chances são de que a resposta seja algo como “Simplesmente não sabemos como fazer isso acontecer com nosso sistema telefônico atual”.

Se seus funcionários fazem e recebem muitas ligações e colaboram com frequência, esse é um desafio razoável. Se você quiser adicionar uma linha telefônica que não esteja conectada a um telefone do escritório, seu sistema telefônico legado o impedirá. Se um funcionário estiver mudando de local, ele não pode simplesmente mover seu número de telefone com facilidade.
Com o VoIP, seus funcionários podem ter mais mobilidade e flexibilidade.
Quando você move seu sistema telefônico para a nuvem, seus funcionários não precisam estar conectados à mesma rede de linhas telefônicas físicas. Eles podem levar seu número de telefone e todos os recursos do telefone para casa por meio de um softphone ou telefone de mesa VoIP.
Essa atualização manterá toda a sua força de trabalho conectada enquanto abriga todas as suas comunicações em um único sistema telefônico fácil de gerenciar. Suas equipes remotas podem se manter organizadas, focadas e flexíveis em seu dia de trabalho.

9. Sua empresa precisa de comunicações unificadas

Outra desvantagem de um sistema telefônico tradicional é que ele existe fora de seus outros sistemas de comunicação empresarial. Se você usar algo diferente de chamadas telefônicas e correio de voz, incluindo e-mail, bate-papo, mensagens de texto e chamadas de web, áudio e videoconferência, não poderá integrar seus telefones com o restante.
As comunicações unificadas reúnem todos os seus canais de comunicação. Agiliza sua comunicação interna e externa.
Comunicações Unificadas como Serviço (UCaaS) é um modelo de comunicações unificadas que permite executar todos os seus sistemas e ferramentas a partir da mesma solução de software.
UCaaS para sua comunicação interna significa que você está trazendo suas reuniões, chamadas, compartilhamento de arquivos, bate-papo, tarefas e toda a colaboração interna em um só lugar e acessível de qualquer lugar.
Também impulsiona a retenção e a fidelidade do cliente porque permite que seus clientes escolham o canal pelo qual podem entrar em contato com você para que você possa atendê-los melhor. Se alguém entrar em contato com você por e-mail, telefone e bate-papo no site, o UCaaS possibilita o rastreamento de todas essas interações em um só lugar.
O resultado final? Conectividade final. Você trabalhará com equipes altamente focadas e fornecerá atendimento excepcional a seus clientes, tudo em um só lugar.
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10. Seu sistema telefônico é crucial para o seu negócio

Aqui está uma pergunta final para você: em uma escala de 1 a 10, qual a importância do seu sistema telefônico para o sucesso do seu negócio? Se você o usa para fornecer atendimento ao cliente, encantar seus clientes, conversar com clientes em potencial, fechar vendas e colaborar com colegas de trabalho, você está bem perto de 10.
Em outras palavras, seu sistema telefônico é o que aumenta ou diminui sua produtividade, a fidelidade do cliente e sua chance de gerar novas receitas.
Se você não pode trabalhar sem seu sistema telefônico, precisa de um em que possa confiar em todas as circunstâncias. E se o que você tem atualmente não lhe dá isso, é hora de um upgrade.

Você merece um sistema telefônico comercial melhor

É hora de adquirir um novo sistema telefônico — um que ofereça flexibilidade, escalabilidade, preços, recursos e confiabilidade para atender às suas necessidades e crescimento.
Isso é exatamente o que você obterá com o sistema VoIP para pequenas empresas do Nextiva. Ele permite que você trabalhe de qualquer lugar, ajuste seu serviço telefônico à medida que seus negócios mudam e fique conectado com seus clientes, funcionários e parceiros.
Depois de atualizar seu sistema telefônico, você nunca mais olhará para trás.