Compreender e melhorar o processo Order-to-Cash (O2C)

Receber pedidos de clientes, cumpri-los e receber o pagamento são a base para a maioria das operações comerciais.

Seu fluxo de caixa, recursos internos e atendimento ao cliente dependem dos processos envolvidos para serem eficientes e confiáveis.

É por isso que é essencial entender e otimizar o processo order-to-cash (O2C) .

O que é ordem de pagamento (O2C)?

Order-to-cash (muitas vezes referido como O2C ou OTC ) é um termo comercial usado para descrever o(s) processo(s) em torno do atendimento de pedidos de clientes.

Ele começa essencialmente quando seus clientes fazem um pedido e termina quando você registra os pedidos concluídos e pagos nas contas.

No meio, várias etapas ocorrem (consulte abaixo, 'Etapas do ciclo do pedido ao pagamento'). E, posteriormente, a análise de dados e a implementação das melhores práticas podem ajudá-lo na otimização contínua de seu processo do pedido ao pagamento.

O processo do pedido ao pagamento também fica entre e se sobrepõe a vários outros processos. Por exemplo, os processos de marketing para liderar (M2L) , aquisição para pagamento (P2P) e outras atividades de funil de topo de vendas.

Como o O2C, esses termos são usados ​​por suas equipes internamente para fins de geração de relatórios e estratégias.

Por que é chamado de processo 'order-to-cash'?

A frase do pedido ao pagamento é usada porque resume de forma concisa o processo desde o pedido do cliente até o recebimento do dinheiro pela sua empresa .

Qual é a diferença entre o processo order-to-cash, cotação-to-cash (QTC) e lead-to-cash?

A principal diferença entre os processos order-to-cash , quote-to-cash (QTC) e lead-to-cash é que o segundo envolve a geração de cotações para os clientes antes da entrada do pedido e o terceiro envolve vendas e marketing até o ponto de uma cotação ou pedido.

O processo de cotação em dinheiro (QTC) permite que os clientes entendam melhor sua compra antes de efetuá-la. Também é útil quando um preço pré-determinado ou volume de pedido não está disponível para um determinado produto ou serviço.

Lead to cash é usado para descrever um processo mais completo do que QTC e O2C. É útil para analisar a ligação entre os processos iniciais de vendas e marketing e o processo O2C ou QTC.

As diferenças entre cada processo respectivo residem principalmente no escopo preciso dos processos em que eles se concentram. Cada um pode envolver um departamento diferente, software, etapas de otimização, etc.

Por que o processo do pedido ao pagamento é importante

O processo do pedido ao pagamento é importante para duas áreas principais do seu negócio:

• Interno: está vinculado à eficiência do seu fluxo de caixa, recursos internos, gerenciamento da cadeia de suprimentos e análises
• Externo: quanto mais sem atrito, melhor a experiência do cliente. Isso ajuda no relacionamento e na retenção de clientes a curto e longo prazo

Muitos processos de negócios estão interligados. O processo O2C não é exceção.

Erros em qualquer um dos estágios envolvidos (veja abaixo, 'Etapas do ciclo do pedido ao caixa') podem ter um efeito indireto em outras funções do seu negócio.

Por exemplo, pagamentos atrasados ​​ou processamento lento de faturas podem reduzir seu capital de giro. Isso, por sua vez, pode impedir a compra de materiais ou equipamentos cruciais.

Assim como em muitos processos de negócios, a automação pode acelerar e reduzir o número de erros no processo do pedido ao pagamento. No entanto, para um processo verdadeiramente otimizado, a supervisão e o envolvimento humano também são essenciais.

Quais são as razões pelas quais você pode querer melhorar seu processo O2C?

Você pode querer melhorar seu processo do pedido ao pagamento porque ele tem um impacto negativo agudo (ou seja, imediato) ou crônico (ou seja, persistente e de longo prazo) em seus negócios.

As razões para ambas as categorias de problemas podem variar ou até se sobrepor.

Por exemplo, você pode ter uma falta repentina de fluxo decaixa.Isso pode trazer consequências negativas imediatas, como a incapacidade de pagar funcionários ou cobrir outros custos essenciais.

Ou pode ter um efeito negativo mais sutil ao longo do tempo, adicionando incerteza às suas previsões de negócios , reduzindo a probabilidade de você direcionar ou assumir determinados projetos etc.

As 6 etapas do ciclo do pedido ao pagamento

Antes mesmo de o processo O2C começar, existem vários pontos importantes. Isso inclui gerenciamento de estoque, integração de sistema de PDV, integração de clientes e muito mais.

Uma vez que estes estejam no lugar, as seguintes etapas ocorrem.

1. Você recebe o pedido do cliente

Quando seu cliente faz um pedido, o processo O2C começa oficialmente.

O pedido pode ser feito online por meio de formulário ou e-mail, por telefone ou até mesmo pessoalmente.

Para tornar essa etapa o mais eficiente possível, monitorar os canais de pedidos e responder prontamente – ou mesmo automatizar – as confirmações de pedidos é essencial.

A atenção aos detalhes contribui para a satisfação do cliente nesta fase. Por exemplo, uma confirmação inicial não deve ser enviada se o estoque não estiver em estoque, apenas para ser seguida de um cancelamento do pedido.

Um sistema de gerenciamento de pedidos ajuda a otimizar este e os estágios subsequentes do processo O2C.

Este estágio também pode envolver desconto de fatura ou fatoração de fatura em muitos setores.

2. Você atende ao pedido do cliente

Atender um pedido envolve processá -lo (incluindo a verificação das especificações do pedido, verificações de estoque e delegação) e organizar sua entrega ou remessa .

Uma comunicação adicional sobre os prazos de entrega estimados pode ser útil aqui, especialmente se houver probabilidade de atraso.

Ter dados em tempo real rastreando o processo de atendimento ajuda a garantir que toda a sua equipe esteja na mesma página. Isso reduz as chances de pedidos atrasados, perdidos ou repetidos.

3. Seu produto é enviado ou o serviço é prestado ao cliente

Frete é a frase usada para descrever os produtos que saem do seu depósito e viajam até o cliente. Não precisa envolver navios reais, mas geralmente envolve encomendas internacionais.

Para serviços, esta etapa envolve fornecer um serviço físico ou conceder acesso a um software ou plataforma. Também é importante que os serviços sejam entregues ou disponibilizados de forma rápida e fácil.

4. Você emite uma fatura para o cliente

A emissão imediata de uma fatura para seus clientes aumenta sua chance de ser pago no prazo.

Você precisa garantir que os detalhes da sua fatura estejam corretos. Isso inclui valor, número da fatura, detalhes do pedido, condições de pagamento, etc.

Ter seu sistema de gerenciamento de pedidos integrado a um CRM atualizado ajudará a garantir que a fatura e os lembretes subsequentes sejam enviados à pessoa certa.

5. Você recebe o pagamento do cliente

As cobranças de pagamentos são uma grande parte da gestão de crédito, que é uma parte essencial da saúde de qualquer empresa.

Os atrasos de pagamento são comuns em muitos setores. 1 em cada 6 pequenas empresas relata atrasos no pagamento, por exemplo.

A chance de você ser pago em dia aumenta com a implementação das melhores práticas de cobrança. Isso pode incluir práticas de otimização ou automação, como cobrança ou uso de ferramentas especializadas para gerenciamento de contas a receber.

6. Você registra o pagamento

Depois que um pedido é entregue e pago, o registro preciso dos pagamentos no razão geral ajuda você a acompanhar a contabilidade e o gerenciamento de dados.

Erros nos relatórios nesta fase podem criar problemas para diferentes partes do seu negócio, como vendas, contas a receber e departamentos de contas.

O software de gerenciamento de faturas pode ajudá-lo a manter um registro contábil completo e atualizado. Ele também ajuda você com o gerenciamento de dados.

A próxima geração de sistemas e tecnologia do pedido ao pagamento

Dados e tecnologia são inovações líderes no processo O2C.

A integração com tecnologia de terceiros pode ajudar terceirizando as ofertas de subscrição e financiamento.

Por exemplo, utilizar um software de gerenciamento de faturas pode melhorar seu processo de faturamento. A integração com o seu CRM também ajuda a manter todos os departamentos envolvidos no processo O2C na mesma página.

Como explicamos em nosso white paper 'The Innovating Order to Cash Playbook: Colocar fabricantes e distribuidores no controle de seus fluxos de caixa':

[Produtos O2C] combinados com serviços de CRM podem oferecer aos fabricantes os insights de que precisam para identificar oportunidades de crescimento adicionais e alcançar bases de clientes mais amplas, o que significa que as integrações certas podem ajudá-los a se concentrar verdadeiramente em seus esforços de expansão.

Conclusão

O ciclo do pedido ao pagamento envolve vários processos interconectados.

Começa com o recebimento dos pedidos dos clientes e termina com a cobrança do pagamento. Nesse meio tempo, seu processo de gerenciamento de pedidos deve delegar e registrar várias etapas, incluindo atendimento do pedido, envio e emissão de faturas.

A primeira etapa de um processo O2C é receber um pedido . Responder com rapidez e precisão a essa solicitação exige monitoramento dos canais de comunicação e gestão de estoque.

Esse processo também pode incluir opções de financiamento, como financiamento de fatura ou crédito comercial.

Em seguida, o cumprimento do pedido precisa ocorrer. Isso se torna mais eficaz pela comunicação interna e com o cliente.

Depois de enviar um pedido, prestar um serviço ou acessar um serviço, você precisa emitir uma fatura .

Depois que um pagamento é cobrado , você precisa registrá -lo no livro razão geral.

A otimização de cada parte do processo O2C ajudará a melhorar seu fluxo de caixa, o desempenho de seus recursos e a satisfação do cliente.