O melhor guia para etiqueta de mensagens de texto de negócios

Se você está enviando mensagens de texto para negócios, você não está sozinho. Em 2004, os americanos enviaram 56 bilhões de mensagens de texto, segundo a Statista. Em 2012, esse número era de 2,109 bilhões. Na verdade, os americanos enviam em média 460 mensagens de celular por mês – e nem todas são para lazer.

Há alguns anos, as empresas usam mensagens SMS para alcançar seus clientes, e agora é mais comum enviar mensagens de texto para seu chefe, membros da equipe, clientes em potencial e colegas. Mas há um problema.

Enviar mensagens de texto para seus amigos é um assunto casual, caracterizado por emojis e abreviações. Isso não funcionará em um ambiente de negócios.

Se você quiser evitar irritar seus contatos ou causar ofensas, é importante aprender as regras de etiqueta de mensagens de texto de negócios. Este guia irá ajudá-lo.

1. Evite abreviações

Quando você envia um único SMS, você tem apenas 160 caracteres para transmitir sua mensagem. Essa é provavelmente a razão pela qual a maioria das pessoas usa abreviações. Existem alguns problemas com isso:

• As abreviações parecem casuais e não são profissionais
• Alguns colegas (especialmente se forem muito mais velhos) podem não entender as abreviações
• Algumas abreviações podem não cruzar as fronteiras culturais, o que é um problema se você estiver trabalhando com uma equipe multilíngue

Sobre o mesmo assunto, algumas abreviaturas são definitivamente um não-não. Se você não diria WTF na íntegra em uma conversa de negócios, não o coloque em uma mensagem de texto comercial.

Na maioria dos casos, é tão fácil digitar a palavra inteira, principalmente se você estiver usando um teclado móvel com uma boa função de preenchimento automático.

2. Evite Emoticons

A segunda regra de etiqueta de mensagens de texto de negócios é evitar emoticons, que são muito, muito casuais. Claro, eles podem ajudar a suavizar o tom de uma mensagem de texto (mais sobre isso daqui a pouco), mas eles não são profissionais e as pessoas não vão levar você a sério se você usá-los. A menos que você esteja trabalhando com um grupo de pessoas que estão na adolescência, atenha-se às velhas palavras simples.

3. Observe seu tom

O problema com as mensagens digitadas é que é difícil transmitir o tom. É ainda mais difícil com mensagens de texto de negócios, onde é fácil soar sucinto. Reserve algum tempo para elaborar sua mensagem para que você diga o que precisa dizer sem ofender o destinatário.

Enquanto estiver nisso, evite digitar tudo em maiúsculas. Como no e-mail e nas mensagens sociais, isso é percebido como gritos e apenas incomodará os destinatários. Assim como você não gritaria com contatos de negócios cara a cara, não faça isso por mensagens de texto.

4. Verifique seu idioma

Ao redigir mensagens de texto para negócios, observe sua ortografia, gramática e pontuação. Palavras com erros ortográficos e pontuação ruim criam uma má impressão.

Revise sua mensagem para eliminar erros antes de clicar em enviar. Preste atenção especial às falhas de autocorreção e preenchimento automático. Preste atenção ao que você está digitando e certifique-se de que qualquer correção realmente diz o que você quis dizer.

Da mesma forma, se você estiver enviando mensagens de texto por voz, verifique a mensagem antes de enviar, pois não há garantia de que ela realmente esteja correta.

A linha de fundo? Sempre se esforce para uma comunicação empresarial sem erros, seja escrevendo uma carta, um e-mail ou uma mensagem de texto.

5. Verifique o destinatário

Tenho certeza de que não sou a única pessoa que acidentalmente enviou uma mensagem para a pessoa errada. Essas funções de sugestão automática em seu telefone são ótimas, mas podem causar confusão se os contatos tiverem nomes semelhantes. Verifique se sua mensagem está indo para a pessoa ou pessoas certas antes de enviá-la. Dessa forma, você não perderá seu tempo nem enviará acidentalmente informações privilegiadas para a pessoa errada.

6. Assine suas mensagens

Em uma situação de mensagens de texto de negócios, você não pode ter certeza de que o destinatário tem seus detalhes de contato. Se eles não souberem quem você é, eles podem ignorar a mensagem. Portanto, adicione seu nome ou iniciais no final da mensagem para deixar claro quem é o remetente.

7. Obtenha permissão

Apenas 4% dos profissionais de negócios preferem texto a outras formas de comunicação, portanto, certifique-se de enviar textos comerciais para seus contatos. Basta pedir permissão e enviar apenas para quem gosta de usar textos para comunicação comercial. (Dica: se você enviar mensagens de texto aos contatos e eles responderem por e-mail, isso é um sinal de que eles não gostam de mensagens de texto para negócios, então pare de enviar mensagens de texto para eles.)

Isso também se aplica a textos de grupo. As mensagens em grupo podem ficar rapidamente barulhentas e irritantes, portanto, certifique-se de ter permissão para adicionar pessoas a um grupo de contatos ANTES de enviar o primeiro texto. Este guia para mensagens de texto em grupo no Huffington Post tem algumas outras diretrizes úteis.

8. Envie as mensagens certas…

Por mais que gostemos de enviar mensagens de texto, nem sempre é a maneira certa de transmitir informações. Especialmente para negócios, use o método de comunicação mais adequado. Se um problema específico exigir um e-mail, envie um e-mail, que fornecerá um registro permanente de sua interação. E se for melhor fazer uma ligação, faça a ligação.

Existem também alguns tipos de mensagem que você não deve enviar por texto. Você não terminaria com seu parceiro por mensagem (sim, eu sei que as pessoas fazem isso, mas é muito rude), então não faça o mesmo nos negócios.

Evite usar textos para pedir demissão, demitir alguém, fornecer uma avaliação de desempenho ou qualquer coisa negativa. Esse tipo de feedback é melhor dado cara a cara.

O Business Insider sugere que você evite usar mensagens de texto para alterar os horários ou locais das reuniões. Essas mudanças são fáceis de perder, principalmente quando alguns colegas não verificam seus telefones com frequência.

Dito isto, há momentos em que uma mensagem de texto é a forma perfeita de comunicação. Se houver uma emergência e essa for a melhor maneira de alcançar as pessoas, envie uma mensagem de texto.

9. … Nos Momentos Certos

Já recebeu um e-mail de trabalho quando estava aproveitando sua noite ou fim de semana? Isso te desequilibrou? Se você respondeu sim, você não está sozinho. É por isso que é importante manter as mensagens de texto comerciais dentro do horário comercial.

Acredite, se suas notificações chegarem no meio da noite, não demorará muito até que seu contato bloqueie seu número.

Isso não ajudará seu relacionamento comercial.

10. Uma vez é o suficiente

Ao enviar uma mensagem, não continue a reenviar se a pessoa não responder imediatamente. Significa apenas que essa pessoa não verificou seu telefone. Isso vai acontecer, e é mais um motivo para evitar mudar os horários das reuniões por texto. Dê ao destinatário tempo suficiente para pegar a mensagem antes de começar a se preocupar. E se isso acontecer regularmente, veja a regra 7: talvez as mensagens de texto não sejam o método de comunicação certo para esse colega em particular.

11. Não envie mensagens de texto durante as reuniões

Não envie mensagens de texto quando deveria estar prestando atenção ao que está acontecendo na sala. Esteja você em uma reunião, discutindo negócios cara a cara ou assistindo a uma apresentação, debruçar-se sobre o telefone para enviar uma mensagem de texto sorrateira é simplesmente rude. Você ficaria ofendido se as pessoas fizessem isso enquanto você estivesse apresentando, então não faça isso com mais ninguém.

12. Medidas de Emergência

Às vezes você precisa checar suas mensagens – a vida acontece, certo? Nesse caso, informe as pessoas se houver uma emergência que exija que você verifique seu telefone durante uma ocasião de negócios. O aviso prévio geralmente suaviza quaisquer penas eriçadas e impede que as pessoas se surpreendam com a vibração alta do seu telefone.

Siga estas regras e você terá uma vantagem na etiqueta de mensagens de texto de negócios. O que te incomoda nas mensagens de negócios? Que dicas você acrescentaria?