28 recursos e benefícios essenciais do UCaaS

As Comunicações Unificadas como Serviço (UCaaS) chegaram para ficar, e os analistas esperam que o mercado triplicará em cinco anos.
Isso não é surpresa, pois o trabalho remoto e flexível explodiu em 2020. Startups e grandes empresas perceberam que as soluções de comunicação locais falharam.
Quando os funcionários dependem de dezenas de ferramentas de colaboração para interagir com colegas de trabalho e clientes, sua atenção cobra um preço. Agora é a hora de agilizar as ferramentas de comunicação empresarial e reduzir gastos.
Este guia mostra os principais recursos do UCaaS, o que são e por que são importantes.

• 1) Conectividade PSTN
• 2) Números gratuitos
• 3) Atendimento automático
• 4) Números de discagem direta
• 5) Gravação de chamadas
• 6) Análise de chamada
• 7) Aplicativo móvel
• 8) Aplicativo de área de trabalho
• 9) Nuvem PABX
• 10) Audioconferência
• 11) Videoconferência
• 12) Presença da equipe
• 13) Bate-papo no site
• 14) Webconferência
• 15) Fluxos de chamadas
• 16) Resposta de voz interativa
• 17) Tela pop-up
• 18) Filas de chamadas
• 19) Suporte omnicanal
• 20) Chamadas de retorno de fila
• 21) Clientes magros
• 22) Correio de voz unificado
• 23) Gerenciamento central
• 24) Mensagens da equipe
• 25) Fax online
• 26) Espaço de trabalho virtual
• 27) Armazenamento de arquivos em nuvem
• 28) Integrações de API de terceiros

Atendimento telefônico comercial

Esses recursos do sistema telefônico são essenciais para qualquer plataforma UCaaS. Essas funções de voz de negócios conectam sua equipe ao mundo externo e vice-versa. Muitos provedores de serviços UCaaS oferecem isso com preços com tudo incluído ou complementos à la carte.

1) Conectividade PSTN

Conectar-se à Rede Telefônica Pública Comutada (PSTN) é essencial para alcançar pessoas fora do escritório.
Sem ele, os telefones de mesa do usuário só podem alcançar outros no mesmo sistema de comunicação. Os sistemas de telefonia em nuvem oferecem conectividade de voz interna e externa por meio da Internet.
Você não perderá nenhuma funcionalidade que possa desfrutar no telefone analógico clássico. A tecnologia VoIP comercial converte pacotes de dados em sinais de áudio entre o PSTN sem problemas.

2) Números gratuitos

Um número gratuito é um número de telefone que permite que telefones fixos liguem para você sem custo. Mais notavelmente, dá à sua empresa uma presença nacional. Os provedores de serviços UCaaS mantêm a lógica de roteamento de chamadas associada a esses números de telefone.
Esses números começam com 800, 888, 877, 866, 855, 844 ou 833. Os chamadores não precisam pressionar 1 no teclado de discagem antes do número devido à chamada para todos os números.
Pequenas empresas usam números gratuitos para ganhar confiança, rastrear chamadas de campanhas publicitárias e encaminhar chamadas para equipes especializadas.

3) Atendimento automático

Consideramos o atendedor automático o azarão de um sistema telefônico comercial. Seu trabalho é simples - conecta os chamadores ao departamento certo.
Se você já ouviu “Pressione 1 para alcançar as vendas”, você já usou um atendedor automático . Esse recurso de telefonia é a primeira impressão da sua marca. Ele direciona os chamadores com base na entrada numérica em seu teclado de discagem.
Muitos provedores de UCaaS dificultam a configuração de atendedores automáticos. A experiência do usuário varia muito, portanto, certifique-se de se sentir confortável em atualizá-lo.

4) Números de discagem direta

Um número de telefone Direct Inward Dial (DID) é um número de telefone que vai para um ramal telefônico em sua empresa.
Os números de discagem direta permitem que as pessoas liguem para os usuários sem passar por um atendedor automático. Os números DID fornecem uma experiência de cliente mais pessoal e amigável.
Digamos que você tenha agentes atendendo chamadas em um contact center. Uma plataforma de comunicações unificadas distribui chamadas, independentemente do DID discado pelo chamador.

5) Gravação de chamadas

A necessidade de gravar chamadas e armazená-las com segurança na nuvem continua a aumentar. As empresas desejam visibilidade completa das chamadas dos clientes para que possam revisá-las posteriormente.
As soluções UCaaS atuais oferecem vários recursos de gravação de chamadas para melhorar a satisfação do cliente. Esse recurso leva a responsabilidade muito além do ambiente do call center.

6) Análise de chamadas

Acesse análises úteis de chamadas , como tempo de atendimento, velocidade de resposta, abandono e muito mais.
É aqui que a promessa de comunicações unificadas faz jus ao seu nome. Acesse as tendências em segundos, em vez de vasculhar os registros de chamadas e passar o dia todo no Excel.
Melhore seus resultados com dados históricos e em tempo real. Wallboards, gamificação e painéis de aparência nítida elevam o desempenho individual e da equipe.

7) Aplicativo móvel

Um aplicativo móvel integrado continua sendo um recurso popular de Comunicações Unificadas como Serviço. Os fornecedores costumavam incluir esse recurso em planos de preços mais altos, mas agora é um dos pilares do UCaaS.
Os funcionários podem fazer chamadas e permanecer conectados usando seus smartphones iOS e Android. Atenda chamadas, participe de videoconferências, visualize telas e envie mensagens de bate-papo com apenas alguns toques.
Esses tipos de aplicativos móveis também são conhecidos como softphones. Alguns de seus recursos UCaaS integrados incluem encaminhamento de chamadas , inversão de chamadas e correio de voz visual.

8) Aplicativo de área de trabalho

Os softphones VoIP também funcionam bem em laptops e desktops. Os provedores de UCaaS incluem um aplicativo de desktop para que os usuários possam se comunicar em suas estações de trabalho.
Um aplicativo de desktop unificado permite que os usuários façam, recebam e transfiram chamadas, gerenciem contatos e definam sua disponibilidade. Os usuários também podem colaborar com colegas de trabalho por meio de mensagens de bate-papo, chamadas de voz e vídeo.

9) Nuvem PABX

Um PBX hospedado em nuvem permite que você execute todo o sistema telefônico de sua empresa em uma conexão com a Internet.
Elimina a necessidade de aluguel de espaço de escritório ou equipamento de telefonia IP especializado. A telefonia em nuvem facilita adicionar locais e equipar trabalhadores remotos.
Um PBX em nuvem oferece escalabilidade incomparável, pois é fornecido a partir de vários centros de dados.

Recursos de reunião e conferência

No ambiente híbrido onde as empresas possuem funcionários remotos e no escritório, uma plataforma de reunião é essencial. O benefício de usar esses recursos em uma solução UCaaS é que você pode reduzir custos e aumentar a produtividade de toda a equipe.

10) Audioconferência

Organize reuniões remotas com conferência de áudio HD . As chamadas em conferência são fáceis de participar de um dispositivo móvel ou computador, graças à flexibilidade do VoIP.
A privacidade é fundamental para as empresas de hoje. Garanta que as reuniões de áudio sejam seguras com uma ponte de conferência que requer uma senha. O agrupamento de sua conferência de áudio com sua solução UCaaS permite que os usuários participem de reuniões com um clique. Os convidados também podem participar discando o número de telefone dedicado associado a ele.
Os administradores também precisam de recursos úteis de moderação, como silenciar, gravar e modo de palestra.

11) Videoconferência

Faça videochamadas produtivas individuais e com várias pessoas. Eles são fáceis de configurar e fornecem áudio em tempo real, bate-papo, compartilhamento de tela e vídeo ao vivo.
Provedores abrangentes de UCaaS permitem que você também grave videoconferências, mas podem estar disponíveis por um custo extra.

12) Presença da equipe

O foco profundo é precioso e a presença da equipe torna isso possível. As plataformas de mensagens unificadas exibem o status de uma pessoa, como se ela estiver em uma chamada, ocupada, ausente ou disponível.
A presença da equipe economiza tempo, reduz as interrupções e define as expectativas corretas entre os colegas.

13) Bate-papo no site

O bate-papo ao vivo no site ajuda você a ajudar seus visitantes e clientes com rapidez e eficiência. É um canal poderoso e crescente: a taxa de satisfação do cliente (CSAT) para chat ao vivo foi de quase 86% em 2020 — um recorde histórico.
Crie experiências memoráveis ​​com histórico de chat, disponibilidade e soluções rápidas para seus clientes.

14) Webconferência

Organize workshops, transmissões ao vivo, webinars e conferências online para convidados que não estejam em sua plataforma UCaaS. Não há necessidade de baixar software ou usar uma configuração técnica complicada.
Faça com que seus clientes e parceiros participem para que você possa apresentar com facilidade. Essas ferramentas seguras de conferência na Web geralmente incluem compartilhamento de tela, bate-papo e compartilhamento de arquivos. Afinal, a webconferência precisa proporcionar uma experiência agradável para todos os envolvidos.

Recursos do centro de contato

A necessidade de equipar as equipes de vendas e suporte com voz e mensagens de nível profissional torna-se necessária para escalar. Contact centers hospedados são call centers de última geração que integram vários canais, como voz, e-mail e mídia social em um.

15) Fluxos de chamadas

Um fluxo de chamadas é um método para projetar como a plataforma UCaaS lida com as chamadas recebidas. Como resultado, eles são mais capazes e fáceis de configurar, mesmo para usuários não técnicos. Além dos atendedores automáticos, os administradores podem ajustar grupos de toque, horário comercial e roteamento de chamadas em uma única tela.
Os fluxos de chamadas acabam com a incerteza sobre o que acontece quando os clientes entram em contato com sua empresa. Mais importante ainda, é simples e simplifica a configuração do sistema telefônico.

16) Resposta de voz interativa

A resposta de voz interativa ( IVR ) permite que os clientes interajam com o sistema telefônico usando sua voz. Muitos call centers o utilizam para encaminhar as chamadas recebidas para a pessoa certa ou para desvio.
Os IVRs de hoje podem responder com informações de conta em tempo real e também podem realizar a verificação. A maioria das organizações usa IVRs para encaminhar os chamadores para o departamento mais capaz de ajudar.
Alivie a carga de seus agentes, aumente a produtividade e melhore sua credibilidade.

17) Tela pop-up

Uma das maneiras de reduzir o tempo de atendimento é exibir as informações do chamador antes de atender uma chamada. A tela pop- up extrai dados do seu CRM para que os agentes possam ver o valor da conta, as compras recentes e a satisfação.
Esse recurso UCaaS os ajuda a personalizar as respostas e encantar os clientes em cada interação. As soluções de comunicações unificadas oferecem essa funcionalidade usando seu CRM ou integração de terceiros.

18) Filas de chamadas

Chamadas perdidas com muita frequência? As filas de chamadas ajudam seu contact center a lidar com um alto volume de chamadas de forma eficiente. Por exemplo, se você receber mais chamadas do que os agentes disponíveis, a fila de chamadas os colocará na fila para serem encaminhados a um agente.
Responda aos picos de chamada sem diminuir a experiência do cliente. As filas de chamadas são a maneira ideal de fornecer anúncios e até convites de retorno de chamada.
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19) Suporte omnicanal

Em vez de forçar os clientes a usar um único método de contato, apoie-os em vários canais. Adicione e-mail, bate-papo, SMS e mídia social ao seu mix de canais de contato .
As soluções omnichannel oferecem acesso fácil a todas as informações do cliente e interações anteriores. Dessa forma, os clientes nunca precisam se repetir para diferentes agentes. E com esse contexto, sua equipe trabalha de forma assíncrona e oferece uma experiência de alto nível ao cliente.
Poucos provedores de Comunicações Unificadas como Serviço oferecem ferramentas de atendimento ao cliente além da voz. Nextiva faz.

20) Chamadas de retorno de fila

A realidade é que a maioria das pessoas não quer esperar. Então, como você pode fornecer uma experiência melhor para eles? A resposta é oferecer uma opção de retorno de chamada de fila. Dependendo da velocidade média de atendimento, seu sistema telefônico pode oferecer uma alternativa para receber uma chamada do próximo agente disponível.
Esta é uma tática inestimável para um contact center considerar para lidar com grandes volumes de chamadas. Isso reduzirá a frustração de longos tempos de espera e resolverá rapidamente o problema do cliente.

21) Clientes magros

Os call centers geralmente exigem um grande orçamento de TI para servidores PBX, hardware de telefonia proprietário e configurações de entroncamento. Esses dias estão quase para trás por causa do VoIP empresarial baseado em nuvem.
Thin Clients são aplicativos de contact center completos que precisam apenas de um navegador da web. Esses aplicativos oferecem melhores recursos de UCaaS do que o middleware incompleto com o qual você pode ter lidado antes.
Ao considerar possíveis provedores de UCaaS, certifique-se de assistir a uma demonstração ao vivo para que você possa vê-la em primeira mão.
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Compartilhamento, colaboração e administração

Recursos menos conhecidos de uma solução de comunicação unificada incluem suas funções de colaboração e administração. Eles variam entre os sistemas telefônicos comerciais, portanto, ajuda a restringir quais funções são essenciais.

22) Correio de voz unificado

Gerenciar correios de voz não precisa ser uma tarefa árdua. Quando você não puder atender uma chamada, permita que os chamadores deixem uma mensagem de voz — mas receba a mensagem quando e onde quiser. Correio de voz para e-mail continua sendo o favorito entre os usuários corporativos.
Esse recurso funciona em conjunto com telefones IP, portanto, as mensagens também não são perdidas. Os usuários podem ouvi-los em movimento, em suas mesas ou em seus computadores.
As mensagens de correio de voz unificadas permitem que você receba suas mensagens em um dispositivo diferente, em seu e-mail ou até mesmo transcritas em um texto. Esse recurso oferece aos usuários clareza e flexibilidade para agir rapidamente.

23) Gerenciamento central

Gerencie as funções do seu sistema telefônico a partir de um portal único e fácil de usar. Adicione ou gerencie usuários, edite recursos, ajuste licenças, gerencie permissões, crie fluxos de chamadas e muito mais.
O problema com ferramentas de comunicação separadas é que você precisa gerenciá-las separadamente. Isso resulta em erros humanos dispendiosos. Um portal de administração centralizado ajuda você a fazer alterações sem incertezas.
O serviço telefônico comercial do Nextiva não precisa de habilidades técnicas para configurar e manter.

24) Mensagens da equipe

Mantenha suas equipes conectadas e eficientes usando o bate-papo da equipe . Em vez de aplicativos separados para mensagens instantâneas e conferências, simplifique-os em um único aplicativo.
Esse recurso significa que todos colaboram, se mantêm organizados e se reúnem em um só lugar. É ideal quando as pessoas trabalham no escritório ou em casa.

25) Fax online

Se você precisa enviar e receber faxes, mas não quer uma máquina cara em seu escritório, vai adorar o envio de fax online . É seguro e disponível em qualquer lugar, em qualquer dispositivo.
Como o UCaaS usa VoIP, geralmente resulta na desconexão do aparelho de fax em favor do envio de fax online. Este recurso UCaaS permite que os usuários troquem documentos enviados por fax como e-mail.
Ao receber faxes, você obtém documentos digitalizados diretamente em sua caixa de entrada.

26) Espaço de trabalho virtual

Um espaço de trabalho virtual é como um escritório, mas existe online. É onde acontecem todos os arquivos, reuniões, tarefas, datas de vencimento e conversas. Ele elimina a necessidade de dezenas de aplicativos – e as notificações que os acompanham – e dá mais foco aos funcionários.
Espaços de trabalho virtuais podem existir em torno de grupos de trabalho, projetos ou unidades de negócios.
Todos os links, arquivos e conversas são fáceis de encontrar, para que você nunca perca um tempo precioso procurando informações importantes.

27) Armazenamento de arquivos em nuvem

O armazenamento seguro de arquivos é crucial para manter a confiança durante o trabalho. Algumas plataformas de comunicação empresarial permitem que os usuários sincronizem arquivos do Dropbox ou do Google Drive.
Como é baseado em nuvem, você não precisará se intrometer com armazenamento conectado à rede ou servidores locais. Como resultado, este UCaaS é adequado para trabalhadores remotos e funcionários no escritório.
Essa função simplifica o compartilhamento de arquivos, o que garante que usuários autorizados possam acessar as informações da empresa.

28) Integrações de terceiros

Como as Comunicações Unificadas como Serviço abrangem vários aplicativos no local de trabalho, as integrações de API tornam-se necessárias. Aqui estão os tipos de integrações UCaaS a serem procuradas e por que elas são importantes.

E-mail

Integrar sua plataforma de comunicações com seu provedor de e-mail oferece benefícios bacanas.
Dependendo do número de usuários, procure compatibilidade com Gmail, Microsoft Outlook e Google Workspace.
Dessa forma, os usuários podem compartilhar informações de presença, sincronizar calendários e fazer chamadas de sua agenda de endereços. Isso reduzirá o atrito de alternar entre aplicativos para realizar o trabalho com eficiência.

CRM

Por que uma empresa deve conectar seu CRM ao sistema telefônico? Pode não ser óbvio; isso ajudará os vendedores a fechar leads mais rapidamente. Além disso, você obterá informações mais profundas sobre os clientes em cada interação.
A integração com o CRM preenche a lacuna entre o sistema telefônico e os dados do cliente. Integre seus telefones com Salesforce, Zoho, HubSpot, Keap ou Pipedrive.
Essa integração também alimenta dados em contact centers com inteligência artificial e análises de call center.

Autenticação

Permissões, acesso e segurança podem se tornar difíceis de gerenciar à medida que o número de usuários aumenta. Entre contratações, saídas e mitigação de ameaças, é difícil acompanhar.
Integre seu sistema telefônico a uma plataforma de gerenciamento de acesso, como Active Directory ou Okta. Com o logon único, você pode agilizar o acesso em toda a linha.

Principais benefícios comerciais do UCaaS

Os benefícios mais notáveis ​​do UCaaS para empresas incluem:

• Custos mais baixos
• Melhor experiência do usuário
• Maior escalabilidade
• Segurança robusta

1) Preços competitivos

A verdade é que a maioria das soluções UCaaS substituem vários aplicativos de negócios que você usa e paga.
Isso inclui VoIP comercial, bate-papo em equipe, videoconferência, helpdesk e muito mais. Em vez de gastar centenas de dólares por usuário, menos de US$ 60/mês oferece tudo.
O UCaaS também simplifica o gerenciamento de uma dúzia de serviços diferentes. O Nextiva oferece o melhor valor e recursos que as empresas realmente precisam.

2) Melhor experiência do usuário

Uma plataforma de comunicação tudo-em-um significa que ela se torna uma única fonte de verdade. Um relatório surpreendente da Okta revelou que os funcionários hoje usam em média 88 aplicativos .
Em vez de trabalhar a partir de aplicativos desconexos, todos agem na mesma visão do cliente.
Com dados em tempo real ao alcance de todos, eles podem oferecer uma experiência perfeita ao cliente.

3) Maior escalabilidade

A integração de novos funcionários é demorada. É ainda mais difícil quando você faz isso remotamente.
As Comunicações Unificadas mudam o jogo para empresas com apetite por crescimento. Você precisa de recursos tecnológicos mínimos para a conectividade dos funcionários. Baixe um aplicativo móvel ou de desktop, faça login e pronto.
À medida que seu número de funcionários aumentar, você não precisará adicionar infraestrutura de telefonia dispendiosa. Dessa forma, seus recursos focam na receita, não na instalação de servidores no local. O provedor UCaaS cuida do resto.

4) Segurança robusta

A segurança dos dados é uma preocupação legítima, especialmente ao migrar para a nuvem. As plataformas UCaaS oferecem monitoramento e criptografia 24 horas por dia, 7 dias por semana, para manter os dados seguros.
Os administradores da conta podem gerenciar as configurações do usuário e visualizar os logs de uso detalhados, para que você esteja sempre no controle total.
Verifique se um fornecedor de UCaaS possui certificações do setor para atender aos seus requisitos. Confirme se eles fornecem ferramentas de comunicação em conformidade com HIPAA, PCI e SOC 2.

Os melhores recursos UCaaS estão ao seu alcance

O ponto principal é que as empresas têm muitos motivos para atualizar para UCaaS.
Para alguns, é uma forma de manter funcionários e clientes na mesma página. Para outros, é uma forma de simplificar vários aplicativos de comunicação em um só. Para muitos, pode ser a velocidade da implantação em toda a empresa.
Uma coisa que todos concordam é que o UCaaS tem mais funcionalidade do que os sistemas telefônicos tradicionais . Longe vão os dias em que a tecnologia ditava como você trabalha. As Comunicações Unificadas como Serviço não são o futuro — são agora.
Destaque-se dos concorrentes porque você pode trabalhar mais rápido e responder às necessidades do cliente rapidamente.
Se você está pronto para melhorar suas comunicações, confira o sistema de telefonia em nuvem do Nextiva. Junte-se a mais de 100.000 equipes, SMBs e empresas de rápido crescimento que já deram o salto.
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