Acompanhando o tempo ao fazer a contabilidade

Seja você uma empresa de contabilidade ou um CFO de uma empresa ou sua própria pequena empresa, a contabilidade é um grande empreendimento. O rastreamento do tempo é apenas uma das responsabilidades, e deve ser uma das que você menos se estressa. Com esses conselhos simples, controlar o tempo durante a contabilidade pode se tornar um hábito que você começa a fazer automaticamente. Ao mesmo tempo, ele se fundirá perfeitamente com outras responsabilidades, tornando seu trabalho muito mais suave e fácil.

Maiores obstáculos para contadores (e aqueles que precisavam se tornar um)

Você pode estar se perguntando o que exatamente você precisa rastrear. Ou você está simplesmente lendo isso para ter certeza de que tem todos os caminhos cobertos.

Bem, a resposta curta é, sem surpresa: tudo.

A resposta um pouco mais longa é que muito trabalho é dedicado à contabilidade e à contabilidade em geral. Há muita papelada, ligações de consulta, reuniões, deslocamento até mesmo, em alguns casos. E quando sua linha de trabalho exige esse tipo de versatilidade, é lógico que você queira manter o controle sobre onde está o seu tempo.

Dessa forma, você saberá se existem processos que podem ser encurtados, eliminados ou demandar mais tempo. O rastreamento de tempo não apenas fornece um ponto de partida sólido para analisar e melhorar seu fluxo de trabalho, mas também mostra se você está rapidamente ficando sobrecarregado.

Nesta seção, veremos alguns processos comuns que você pode não ter certeza se deve acompanhar.

Trabalhando em vários projetos/com vários clientes ao mesmo tempo

Não é incomum que escritórios de contabilidade ou outras empresas com um número maior de clientes se vejam lidando com mais de um caso por dia. Trabalhar paralelamente em diferentes casos significa receber um telefonema inesperado de um cliente, ou uma reunião de emergência, um problema urgente que precisa ser resolvido agora.

Quando se trata desses tipos de tarefas, você deve acompanhar as tarefas simplesmente porque elas fornecem informações valiosas sobre como seu cérebro se comporta quando há uma mudança nas tarefas. Preparar a papelada para uma auditoria exige um tipo de foco, e quando esse trabalho é interrompido com uma ligação em pânico de um cliente que acabou de receber um e-mail do IRS, você precisará mudar de ideia. E essa mudança por si só exige muita energia cerebral, acredite ou não. Também conhecido no desenvolvimento ágil como troca de contexto. Então, sabendo exatamente quanto tempo você levou para se ajustar ao novo tipo de tarefa, você tenta encontrar soluções alternativas para casos urgentes como esses.

Gastar muito tempo em chamadas de consulta

Este é um grande fator para muitos contadores. Principalmente no sentido de que uma parte de sua carga de trabalho real é destinada a consultas com clientes estabelecidos ou ocasionais que apenas precisam de conselhos. Ainda assim, o rastreamento de tempo é uma boa maneira de manter esses chamadores sob controle.

No final do mês, você pode ver quem mais entrou em contato com você, por quais motivos e quanto tempo cada ligação durou. Clockify, por exemplo, pode ajudá-lo a armazenar todas as informações necessárias para análises futuras. Aqui está o processo em algumas etapas simples:

1. Quando o cliente ligar, inicie o cronômetro em seu rastreador digital;
2. Na seção de notas, adicione informações importantes como o nome e o motivo inicial da chamada;
3. À medida que surgem perguntas relacionadas, você pode adicioná-las como pontos com marcadores;
4. Quando a chamada terminar, basta parar o cronômetro e sua entrada estará completa.
5. Depois de algum tempo, você pode criar rótulos para categorizar as perguntas mais frequentes para facilitar o arquivamento.

Dessa forma, rastreadores de tempo digital como o Clockify eliminam qualquer necessidade de programas adicionais de anotações ou documentos do Google que você pode perder. Em um espaço compacto, você pode ver quem ligou, quanto tempo a ligação durou, quais perguntas foram feitas e quanto você pode cobrar pela ligação.

“Cliente saltitando”

Algumas pessoas simplesmente funcionam melhor quando cobrem clientes diferentes ao longo do dia. E, a menos que rastreiem o tempo gasto na contabilidade de cada cliente, pequena empresa ou empresa, eles podem facilmente perder a precisão quando se trata de faturar seus serviços. Isso inevitavelmente leva ao arredondamento de tempo, que depende principalmente de suposições.

Quando você opta por um rastreador de tempo digital, não há muito esforço de sua parte. Especialmente um que se integra facilmente a softwares que você já usa, como Trello, Zoho, Quickbooks e até mesmo como uma extensão do navegador. Seu rastreamento de tempo começa e termina com um clique. E em troca, não há mais adivinhação.

Mudar entre clientes e projetos pode se tornar muito mais fácil.

Um exemplo de como Clockify integra seu timer com cartões Trello

Gastar tempo na entrega de documentos, notarização, etc.

Embora muitos processos tenham sido digitalizados hoje em dia, não podemos perder de vista os países que ainda entregam sua documentação pessoalmente. A maioria das empresas de contabilidade terá funcionários cujas responsabilidades incluem ir a escritórios públicos e cartórios para vários trabalhos de contrato.

Assim, enquanto uma pessoa acompanha o tempo enquanto prepara os papéis para aprovação ou processamento, a outra precisará acompanhar o tempo para a entrega. Isso inclui o tempo gasto em deslocamento, potencialmente esperando em filas e até mesmo preso no trânsito. Os rastreadores de dentes com opções de GPS também funcionam muito bem nesses casos, pois eliminam a etapa adicional de inserir manualmente locais e nomes.

Acompanhamento da contabilidade com Clockify

Na segunda seção, gostaríamos de detalhar como um rastreador de tempo pode ajudá-lo em todos os aspectos listados acima.

Trate cada trabalho do cliente como um “projeto”

Com um rastreador de tempo digital como o Clockify, você tem a opção de configurar um projeto para cada cliente. E como o software visa acomodar grandes empresas, freelancers e pequenas empresas de vários setores, ele possui uma ampla gama de recursos. Isso por si só dá muita liberdade e flexibilidade sobre como você pode abordar o rastreamento de tempo. Por exemplo:

• Você pode abrir um novo projeto para cada cliente e adicionar o cliente à página do projeto;
• Você pode criar modelos para projetos repetidos, especialmente para clientes recorrentes;
• Cada projeto pode ser dividido em tarefas com prazos próprios;
• Os quadros de horários garantem que o progresso diário seja visível para todos;
• As tags personalizadas ajudam a categorizar as tarefas em cada projeto para facilitar a geração de relatórios posteriores.

Defina estimativas de projeto, prazos e acompanhe o status do projeto

O segundo grande aspecto de um rastreador de tempo de qualidade é a capacidade de definir estimativas e acompanhar o progresso geral do projeto.

As estimativas de projeto são uma ótima maneira de ver como sua produtividade se sai com tarefas específicas. Se você pretende usar um rastreador de tempo para melhorar seu fluxo de trabalho, essa é uma ótima opção. Além disso, você pode usar os dados para ver se está cobrando o suficiente por seus serviços ou se está vendendo pouco.

Clockify pode mostrar quanto tempo você gastou em um projeto, quanto você ganhou até agora, bem como o orçamento estimado. Para uma melhor cotação, esses relatórios podem ser exportados como pdfs e entregues aos clientes como uma exibição clara do seu tempo.

Se houver mais pessoas para cada cliente

Quando você é uma empresa de contabilidade, você basicamente terá pessoas sob você com várias responsabilidades. Naturalmente, você não será capaz de monitorar todas as tarefas ou ler todos os relatórios de fim de dia que aparecerem no seu caminho.

Por esse motivo, os quadros de horários podem ser uma bênção disfarçada. O Clockify possui um sistema estabelecido e baseado em confiança que não monitora a atividade da tela, mas permite que os usuários sejam responsáveis ​​por suas próprias entradas de tempo. No entanto, cria transparência e endossa a responsabilidade, porque os administradores do projeto podem definir as planilhas de horas para serem visíveis para todos no projeto.

Isso significa que os colegas de trabalho no mesmo projeto podem ver as tarefas uns dos outros e quanto tempo gastaram nelas.

Ao manter um ao outro sob controle, isso alivia muito a pressão de monitorar tudo para garantir que as tarefas sejam entregues no prazo.

Taxas horárias e faturação

Diferentes projetos, diferentes equipes, podem exigir diferentes formas de cobrança. Clockify oferece a opção de escolher não apenas sua taxa de cobrança, mas também como você cobrará por cada cliente/projeto. Porque nem todo projeto ou tarefa tem o mesmo preço por hora, nem todos os funcionários trabalham pelo mesmo salário.

É por isso que no Clockify você pode escolher como cobrar por cada projeto, cada membro da equipe e até definir taxas diferentes de custo de mão de obra.

Por fim, oferece a opção de alternar tarefas como faturáveis ​​ou não faturáveis, o que ajuda em relatórios posteriores, faturamento e orçamento mais precisos.

Para saber mais, você pode dar uma olhada na seção Custo e lucro do trabalho ou Taxas horárias em nosso site.

Relatórios

Por último, mas não menos importante, temos relatórios.

Um relacionamento saudável com os clientes dependerá menos de sua acessibilidade e charme, e mais de seu profissionalismo. Uma grande parte disso é garantir que eles recebam relatórios limpos e detalhados sobre os serviços pelos quais pagaram.

Os relatórios também são ótimos materiais para reuniões se eles solicitarem uma análise mais detalhada do custo ou se você desejar informá-los sobre as especificidades de determinadas tarefas para referência futura. Hoje em dia você encontrará poucos rastreadores de tempo que não possuem essa opção em sua lista de recursos.

Com Clockify, você pode escolher se deseja exportar relatórios resumidos ou detalhados.

Os relatórios resumidos mostram todas as entradas de tempo, agrupando-as por projeto, usuário ou cliente e até mesmo por tags específicas. Tudo depende de qual aspecto de armazenamento de tempo você deseja focar.

Relatórios detalhados são basicamente relatórios resumidos com timestamps incluídos. Isso é especialmente útil para análises internas.

Como o rastreamento de tempo ajuda na contabilidade – relatórios de profissionais

Como palavra final, decidimos incluir alguns dos comentários recebidos de nossos usuários especializados em contabilidade. Aqui está o que eles tinham a dizer sobre o rastreamento de tempo e como isso os ajuda.

“ Eu possuo uma pequena empresa de contabilidade de nicho com um funcionário a três fusos horários de distância. E enquanto a maioria das minhas taxas são fixas, muitas vezes assumimos “projetos” para os quais cobramos por hora. Clockify permite que eu rastreie nossas horas para qualquer “sub-nível” que eu precise. É perfeito para eu acompanhar meu tempo de administração também, então eu sei quando está chegando perto de mim precisar contratar uma pessoa adicional. É perfeito para o que preciso. ”

– Michael A, Conciliar Escrituração e Soluções de Negócios

“ Muitas pessoas não percebem o quão eficientes (ou melhor – ineficientes) são no trabalho; perdemos muito tempo em reuniões desnecessárias ou assumindo tarefas irrelevantes. Eu uso a ferramenta para delinear em quais tarefas estou gastando mais tempo, o que levou a insights acionáveis: por exemplo, "gastar menos tempo fazendo trabalhos sem importância", "alocar mais tempo para trabalhos menos urgentes, mas extremamente importantes", etc. uma ótima ferramenta se você se preocupa com sua produtividade e deseja controlar agressivamente sua própria agenda. ”

– Heather A, estagiária pré-MBA em Finanças

“ Ser capaz de visualizar relatórios detalhados que me dizem quem trabalhou em qual cliente por quanto tempo durante uma determinada semana. Isso facilita o cálculo dos pagamentos aos empreiteiros, pois as pessoas são pagas pelo tempo que dedicam, se assim o desejarem. Ele pode determinar quanto tempo leva para trabalhar em tarefas recorrentes – o que é bom para estimar quanto tempo os projetos levariam “

– Tina H, Business in Balance Solutions

“ Eu trabalhei como freelancer por um tempo. Eu usei este software para acompanhar meu trabalho para que eu pudesse fazer cobranças precisas. Também me ajudou muito a entender onde eu estava gastando meu tempo e a me alinhar melhor com atividades geradoras de receita. ”

– Arwa N, Associado Fiscal

“ Eu trabalho meio período para um cliente trabalhando como seu assistente executivo e seu contador. Eu estava me metendo em uma bagunça apenas usando um quadro de horários criado no MS Excel e quando descobri o Clockify fiquei na lua de alegria. Mantenho o Clockify aberto em segundo plano e troco de projeto quando começo o trabalho e quando termino o trabalho. Eu costumava faturar pelo meu tempo e perder renda, mas agora posso cobrar por cada segundo que trabalho em seus projetos. Além disso, tem uma ótima função de relatório e pode imprimir ou salvar como PDF ou Excel, etc. Assim, não só faço faturar meu cliente, mas também tenho dados exatos sobre o tempo em que realizo cada uma de suas tarefas (Projetos) .”

– Ruth M, Assistente Executiva e Escriturária