Como acompanhar projetos e tarefas para seus clientes
Publicados: 2022-05-07Estatísticas recentes de rastreamento de tempo mostram que a economia dos EUA perde até US$ 7,4 bilhões por dia de trabalho apenas em atividades de trabalho não registradas.
Isso é muito dinheiro que poderia ter sido economizado rastreando e gerenciando adequadamente seu projeto de seu cliente - especialmente se você realiza trabalho freelance ou trabalha em uma agência.
Mas, o que exatamente você deve acompanhar para seus projetos e tarefas? E como você deve abordar o processo?
Nesta postagem do blog, abordaremos:
- Como você pode configurar corretamente seus projetos e tarefas, a fim de facilitar o rastreamento.
- Como você pode acompanhar o tempo gasto trabalhando nos projetos e tarefas.
- Como você pode acompanhar seu progresso e desempenho nas tarefas e projetos.
- Como você pode rastrear e distinguir entre atividades faturáveis e não faturáveis.
- Como você pode acompanhar estimativas e prazos.
Por que você deve acompanhar projetos e tarefas?
De acordo com a 3ª edição do Project Management Body of Knowledge , um projeto é um “empreendimento temporário com começo e fim e deve ser usado para criar um produto, serviço ou resultado único”.
No gerenciamento de projetos, cada projeto consiste em uma série de tarefas que você precisa realizar em um determinado período de tempo ou antes de um prazo para concluir o produto, fornecer o serviço integralmente ou alcançar o resultado desejado.
Assim, considerando que um projeto é um “empreendimento temporário” que consiste em tarefas que precisam ser realizadas em um “período de tempo determinado”, ambos são facilmente rastreáveis por definição.
E o rastreamento de projetos e tarefas tem vários benefícios tangíveis:
- Isso ajudará você e o cliente a entender se o projeto será concluído no prazo.
- Isso ajudará você e o cliente a entender se o projeto será concluído dentro do orçamento.
- Você obterá uma visão geral clara do projeto que poderá analisar posteriormente para ver se projetos semelhantes seriam lucrativos para você no futuro.
- Você obterá a documentação que o ajudará a entender se e como você pode ter um desempenho melhor em projetos semelhantes no futuro.
- Você receberá uma prova tangível de seu trabalho para enviar ao cliente - isso aumentará a satisfação do cliente, além de suas chances de ser pago em dia.
Como configurar e acompanhar projetos e tarefas
Antes de começar a rastrear seus projetos e tarefas, primeiro você precisa embarcar em uma missão ainda mais importante - certificando-se de configurar adequadamente os referidos projetos e tarefas.
Para configurar corretamente, você precisará seguir as seguintes etapas:
- Criando um esboço do projeto
- Dividindo o projeto em tarefas
- Decidir qual abordagem de faturamento você usará
- Decidir como você abordará o faturamento por hora ou taxa fixa
- Decidir quais tarefas serão faturáveis ou não faturáveis
- Definindo estimativas para conclusão de tarefas e projetos
- Definindo o projeto final e os prazos das tarefas
Cada etapa terá seus próprios elementos que você deve acompanhar.
1. Configurando e acompanhando os esboços do projeto
Como criar um esboço de projeto
Um esboço claro do projeto pode dizer a você e ao cliente o que você pode esperar realizar com o projeto, bem como o que você deve prestar atenção ao trabalhar.
Primeiro, você precisa garantir que todos os envolvidos no projeto entendam o que precisa ser alcançado no final dele — ou seja, quais são os objetivos do projeto .
Exemplo: O objetivo do projeto é construir e manter um aplicativo de fitness, dentro de um prazo específico e um orçamento aprovado pelo cliente.
Em seguida, você precisará estabelecer vários marcos do projeto após cada conjunto de tarefas relacionadas, a fim de identificar e acompanhar conquistas importantes no projeto.
Exemplo: um dos marcos do projeto relacionados ao design que você pode seguir para o aplicativo de condicionamento físico podem ser as diferentes fases do design do aplicativo:
- MS 1: diferentes conceitos de design concluídos
- MS 2: o conceito de projeto final aprovado
- MS 3: projeto aprovado implementado
- MS 4: lançamento da versão
Depois, você pode estabelecer os Indicadores Chave de Desempenho (KPIs) que usará para medir o desempenho do seu trabalho ou de sua equipe.
Exemplo: os KPIs do seu aplicativo de condicionamento físico podem ser:
- KPI 1: a classificação do usuário
- KPI 2: a taxa de conversão
- KPI 3: a receita por usuário
No final, você também pode estabelecer os Objetivos e Resultados-Chave (OKRs) que usará para definir e acompanhar os objetivos do projeto e seus resultados.
Exemplo: o objetivo do seu aplicativo de condicionamento físico pode ser KR1: reduz em 30% o número de bugs encontrados durante o processo de desenvolvimento Como acompanhar um esboço de projeto
Acompanhamento de metas e marcos do projeto
Para acompanhar as metas do projeto , primeiro planeje e organize o tempo que você gastará no projeto em um agendador.
Considere todos os recursos de que você precisará, sejam membros da equipe ou equipamentos adicionais, ou simplesmente tempo extra, para que você não ultrapasse o orçamento. Se você chegar perto de ultrapassar o orçamento, avise o cliente sobre possíveis alterações.
Você pode associar marcos do projeto a datas específicas ou conjuntos de tarefas. Depois de atingir um marco do projeto, revise a próxima carga de trabalho. Isso o ajudará a entender melhor se você precisa alterar seu fluxo de trabalho para acomodar seu ritmo ou direção de trabalho atual.
Para saber mais sobre a melhor forma de definir e acompanhar metas e marcos do projeto, confira nossa postagem no blog sobre o assunto de cronogramas de projetos:
→ Como criar um cronograma de projeto (+ templates gratuitos)
Acompanhamento dos principais indicadores de desempenho
Quando se trata dos indicadores-chave de desempenho escolhidos, o tipo deles determinará como você pode rastreá-los.
Exemplo: você pode acompanhar a classificação do usuário do seu aplicativo no Capterra ou em um site semelhante.
Você também deve diferenciar entre seus pontos fracos (ou seja, KPIs atrasados) e pontos fortes (ou seja, KPIs líderes) no trabalho do projeto.
Você pode então tentar aprender com seus principais indicadores (por exemplo, como você pode criar aplicativos que atraem ótimas avaliações de usuários). Mas também, você pode trabalhar para melhorar seus indicadores de atraso (por exemplo, como você pode melhorar a taxa de conversão dos aplicativos que você cria).
No final, salve os resumos dos KPIs do seu projeto para análises, comparações e conclusões adicionais.
Para saber mais sobre a melhor forma de definir e acompanhar os principais indicadores de desempenho (KPIs), confira nossa postagem no blog sobre o assunto:
→ Indicadores-chave de desempenho (KPI): Por que e como defini-los, além de KPIs no tutorial do Excel
Objetivos de acompanhamento e resultados-chave
Quando se trata de seus objetivos e resultados-chave escolhidos, o tipo deles também determinará como você pode rastreá-los.
Exemplo: você pode acompanhar a redução do número de bugs encontrados durante o processo de desenvolvimento em 30% com uma ferramenta de rastreamento de bugs e problemas, como o Jira .
Em seguida, você pode conectar os dados e comparar seus resultados reais com os resultados-chave esperados para ver o quão bem-sucedido você é.
No final, você pode salvar novamente e manipular ainda mais os resumos dos OKRs do seu projeto.
Para saber mais sobre a melhor forma de definir e acompanhar Objetivos e Resultados-Chave (OKRs), confira nossa postagem no blog sobre o assunto:
→ Objetivos e Key Results (OKR): tudo o que você precisa saber
2. Configurando e acompanhando o tempo e o progresso de projetos e tarefas
Como dividir um projeto em tarefas
Em seguida, para facilitar o acompanhamento do projeto, você precisará dividi-lo em tarefas. O tipo de projeto irá ajudá-lo a decidir a melhor forma de fazer isso:
- Tarefas = diferentes fases do projeto
Exemplo: Um desenvolvedor de software pode usar as diferentes fases de desenvolvimento (por exemplo, planejamento, análise, projeto, desenvolvimento, etc.) como tarefas.
- Tarefas = diferentes categorias do projeto
Exemplo : Um organizador de festas profissional pode usar diferentes categorias de planejamento de festas (por exemplo, catering, decoração, entretenimento, etc.) como tarefas.
- Tarefas = diferentes partes do projeto
Exemplo : Uma governanta pode usar diferentes cômodos de uma casa que ela limpa (por exemplo, cozinha, quarto, banheiro, etc.) como tarefas.
Para alguns projetos, será relativamente fácil decidir se você deve usar fases, categorias ou partes do projeto como tarefas. Outros projetos não serão tão claros. Para um guia rápido e fácil sobre a melhor forma de personalizar o processo de divisão de um projeto em tarefas, confira nossa postagem no blog sobre o assunto:
→ Como dividir um projeto em tarefas
Como controlar o tempo em projetos e tarefas
Ao abordar o controle de tempo de seus projetos e tarefas, primeiro você precisa escolher o método de controle de tempo a ser usado. E, você precisará pensar sobre a melhor forma de implementar o referido método em seu fluxo de trabalho.
Escolhendo o método de rastreamento de tempo
Existem quatro métodos distintos de rastreamento de tempo nos quais você pode confiar para rastrear o tempo que você e/ou sua equipe passam trabalhando:
- O método do papel — Você mede o tempo gasto trabalhando no projeto e nas tarefas por meio de um cronômetro e anota os resultados com uma caneta .
- O sistema de honra — Você não mede, mas apenas estima o tempo que gastará trabalhando no projeto e nas tarefas.
- O método da planilha — Você mede o tempo que gasta trabalhando no projeto e nas tarefas inserindo manualmente as horas e os minutos que gasta com eles em uma planilha que você criou ou em um modelo de planilha simples.
- Métodos de software de rastreamento de tempo — Você mede o tempo gasto trabalhando no projeto e nas tarefas usando um aplicativo especializado para rastreamento de tempo.
Os primeiros 3 métodos listados têm seus contras, no entanto.
Hoje em dia, o método do papel pode ser visto como pouco profissional, ineficiente e com falta de precisão. Na mesma linha, o sistema de honra depende muito do cliente confiar que você fez o trabalho que afirma ter feito, o que pode ser pedir demais – especialmente quando você deseja atrair novos clientes.
O método de planilha, por outro lado, pode ser problemático para você e/ou sua equipe. Ou seja, o fato de exigir que você insira a hora manualmente aumenta as chances de você cometer um erro caro. Tanto a planilha quanto o método em papel podem ser processos demorados, especialmente se você estiver trabalhando em vários projetos.
No final, o método de software de rastreamento de tempo surge como a melhor opção devido à sua atualidade, apelo profissional, velocidade e precisão. Então, vamos ver como você pode usar melhor esse software para rastrear o tempo do projeto e da tarefa.
Implementando o método de rastreamento de tempo
Para ajudar a entender e implementar o conceito, vamos dar uma olhada em nosso próprio software de rastreamento de tempo, Clockify.
Primeiro, dentro do aplicativo, você pode definir seus projetos, tarefas e seus clientes.
Em seguida, você pode escolher a solução de rastreamento de tempo mais adequada para você - você pode:
- acompanhe o tempo enquanto você trabalha, com um cronômetro
- adicionar tempo manualmente
- inserir hora em uma planilha de horas
Se você deseja controlar o tempo com um cronômetro , basta entrar no “modo do cronômetro”, escrever uma descrição para a atividade em que está trabalhando e selecionar seu projeto e tarefa. Em seguida, inicie o cronômetro e deixe-o funcionar até terminar a atividade - uma vez concluído, pare o cronômetro e o sistema adicionará a entrada de tempo recém-criada a uma lista de entradas de tempo abaixo.
Se você deseja adicionar tempo manualmente , basta alternar para o “modo manual” e seguir o mesmo padrão de tarefa de especificação de descrição de gravação de especificação de projeto. Depois, você pode adicionar a duração da tarefa, sem precisar se preocupar com os horários de início e término.
Se você optar por inserir o tempo em um quadro de horários , precisará apenas preencher as linhas do quadro de horários com os projetos e tarefas em que está trabalhando e adicionar seu tempo nas células correspondentes.
Quando terminar de rastrear o tempo, você pode usar a seção Relatórios do aplicativo. Aqui, você poderá visualizar o valor que ganhou para um determinado projeto e/ou tarefa filtrando os resultados.
Depois, você pode exportar um relatório em PDF ou Excel das horas e minutos que acompanhou no projeto e nas tarefas e enviá-lo ao cliente para servir como fatura.
Como acompanhar o progresso em projetos e tarefas
Além de acompanhar o tempo que você gasta trabalhando no projeto e suas tarefas, você também se beneficiará da implementação de um sistema de rastreamento de progresso.
Acompanhando o progresso com aplicativos
Para começar a acompanhar o progresso, você pode experimentar um sistema baseado em Kanban, como Trello ou Asana .
Ambos os aplicativos são baseados em um princípio semelhante:
- Crie um quadro que represente seu projeto
- Crie vários cartões que representam suas tarefas
- Nomeie as colunas para que elas representem o status de todas as tarefas colocadas nela (por exemplo, “Backlog”; “Design”; “To do”; “Doing”; “Code Review”; “Testing”; “Done”)
- Mova os cartões/tarefas pelas colunas, para simbolizar seu status de progresso (por exemplo, a referida tarefa no “Backlog”, relacionada ao “Design”, pronta “To Do”, atualmente “em andamento”, atualmente em “Code Review” , em "Teste" ou já "Concluído"?)
O Trello também oferece a opção de adicionar “Observadores” aos seus quadros/projetos — assim, você pode adicionar seus clientes aos seus respectivos quadros, que, ao contrário dos membros de sua equipe, só poderão ver seu progresso com tarefas individuais, baixar anexos, adicionar comentários e exportar o quadro.
No Clockify , seu cliente poderá acompanhar o andamento do projeto em termos de tempo, por meio de um relatório compartilhado. Basta compartilhar um relatório que você filtrou pelos parâmetros corretos, copiar seu link e enviar o link para o cliente, que poderá visualizar as alterações em tempo real.
Facilitando o acompanhamento do progresso
Além de usar um aplicativo baseado em Kanban para acompanhar o progresso do projeto e da tarefa, você também pode usar vários modelos para acelerar o referido progresso:
- Se a maioria de seus projetos segue a mesma estrutura quando se trata de tarefas (por exemplo, todos os projetos envolvem as tarefas de análise, design, desenvolvimento, conteúdo e administração), seria prudente criar um modelo de projeto que o ajude a duplicar o mesmo conjunto de tarefas para cada novo projeto que você assume.
- Para organizar melhor seu tempo (e, como resultado, acelerar o trabalho do projeto), você pode usar um modelo de lista de tarefas adequado para servir como um lembrete do que exatamente você precisa fazer.
- Para ajudá-lo a economizar tempo suficiente para tarefas prioritárias (e minimizar o tempo perdido), você pode usar um modelo de planejador de bloqueio de tempo adequado.
3. Escolher uma abordagem de cobrança e acompanhar sua eficiência
Como decidir qual abordagem de faturamento você usará
Agora que você criou o esboço do projeto e definiu as tarefas relacionadas ao projeto, precisará decidir como cobrará o projeto e as tarefas mencionados:
Você vai faturar o trabalho por hora?
Ou, você vai cobrar uma taxa fixa?
Se você cobrar por hora , baseará sua fatura apenas no número limpo de horas que dedicou ao seu trabalho.
Se você cobrar uma taxa fixa , baseará sua fatura no escopo do trabalho concluído, independentemente do número de horas que leva para concluir o projeto.
Independentemente da abordagem de faturamento escolhida, você precisará de uma lista abrangente mostrando:
- As tarefas que você executou para o projeto.
- O tempo que você gastou nas tarefas individuais e no projeto como um todo.
- Alguma indicação se as tarefas são faturáveis ou não. Dessa forma, caso você fature por hora, você sempre receberá um valor claro que seus clientes devem a você pelo seu trabalho.
Por outro lado, caso você cobre uma taxa fixa, você ainda estará fornecendo aos seus clientes uma prova do que exatamente você trabalhou (e pelo que exatamente eles estão pagando).
Para ajudá-lo a decidir a melhor forma de faturar o trabalho do seu projeto, confira nossos artigos anteriores:
→ Salário vs emprego por hora: prós e contras
→ Como usamos o Clockify para rastrear o tempo e faturar os clientes
→ Como as agências de design precificam seus projetos
Como acompanhar a eficiência de sua abordagem de cobrança
Quando se trata de rastrear a eficiência da abordagem de cobrança escolhida, se você tiver dúvidas, é melhor brincar com as duas opções principais que você tem.
Tente implementar uma abordagem por hora ou uma abordagem de taxa fixa primeiro. Talvez você acabe descobrindo que a abordagem alternativa àquela que você escolheu inicialmente se adapte melhor ao seu tipo de projeto ou fluxo de trabalho.
Ou você pode descobrir que um tipo de projeto é mais adequado para uma abordagem por hora, enquanto outro tipo é mais adequado para uma abordagem de taxa fixa.
4. Configurando uma abordagem de cobrança e acompanhando sua precisão
Como abordar o faturamento por hora ou cobrar uma taxa fixa
Depois de selecionar o sistema de cobrança ideal para você, é hora de decidir como exatamente abordará o processo de cobrança.
Se você cobrar um preço específico por hora, há quatro tipos eficientes de taxas horárias que você pode implementar:
Uma taxa horária em todos os projetos. Ótimo se:
- Sua equipe geralmente trabalha em um tipo de projeto
- Sua equipe é composta por um tipo de profissionais
- Você trabalha sozinho
Exemplo: Uma equipe freelancer de dois designers (US$ 35) especializada em design de logotipo.
Taxas horárias específicas por membros da equipe. Ótimo se:
- Sua equipe geralmente trabalha em um tipo de projeto
- Sua equipe é composta por profissionais com diferentes habilidades, experiências e conhecimentos
Exemplo: Uma equipe freelance de um designer (US$ 40) e três desenvolvedores (US$ 65) especializados na criação de landing pages para sites de moda.
Taxas horárias específicas para projetos específicos. Ótimo se:
- Sua equipe trabalha em diferentes tipos de projetos
- Sua equipe é composta por um tipo de profissionais
Exemplo: uma equipe freelance de três desenvolvedores (US$ 65) que criam aplicativos personalizados.
Taxas horárias específicas para cada membro da equipe trabalhando em projetos específicos. Ótimo se:
- Sua equipe trabalha em diferentes tipos de projetos
- Sua equipe é composta por profissionais que possuem diferentes habilidades, experiência, expertise
Exemplo: Uma equipe freelance de dois artistas (US$ 50), quatro desenvolvedores (US$ 70), dois designers (US$ 55), um especialista em áudio (US$ 45) e dois produtores de videogames (US$ 35) que criam jogos de estratégia e quebra-cabeças.
Como alternativa, se você estiver cobrando uma taxa fixa, provavelmente desejará basear seus preços no escopo de projetos individuais - que podem girar em torno de tarefas específicas ou conjuntos de tarefas.
Exemplo : Uma equipe freelance de um designer, dois desenvolvedores e um redator que cria sites visualiza cada elemento do projeto como uma tarefa separada com sua própria taxa:
- Configuração: $ 170
- Projeto e construção $ 3.500
- Criação de conteúdo: $ 550
- Treinamento do cliente: $ 700
- Manutenção do site: $ 600
Para obter mais informações sobre como você pode faturar seus projetos e tarefas, confira nossa postagem no blog sobre o assunto:
→ O guia definitivo para faturamento e faturamento de projetos
Como acompanhar a precisão de sua abordagem de cobrança
Quando se trata de acompanhar a precisão do seu processo de cobrança, uma fatura abrangente com uma lista limpa de tarefas concluídas é sempre fundamental. Isso ajudará o cliente a entender melhor o valor (e, posteriormente, o preço exato) do seu trabalho.
Obviamente, você também precisará garantir que seus preços sejam precisos em si:
- Se você cobrar uma taxa fixa, certifique-se de que os preços que você cita ao cliente correspondem aos que você listou em seu site ou usou para clientes anteriores.
- Se você trabalha por uma taxa horária, certifique-se de que seus cálculos estão corretos. Se você acompanhar o tempo no Clockify , seus ganhos por projeto serão calculados automaticamente para cada minuto que acompanhar, com base nas taxas horárias inseridas anteriormente.
5. Configuração e rastreamento de tarefas faturáveis e não faturáveis
Como distinguir entre tarefas faturáveis e não faturáveis
Agora, é hora de decidir quais tarefas você cobrará diretamente? E quais tarefas você deixará de fora da fatura?
Você definitivamente desejará marcar as tarefas primárias específicas do projeto como faturáveis e adicioná-las à sua fatura. Por exemplo, os desenvolvedores de software cobrarão por todas as tarefas relacionadas ao desenvolvimento.
Mas o desenvolvimento de software é um processo complexo que também requer certas tarefas secundárias e recorrentes. Você provavelmente precisará realizar reuniões de equipe e cliente, comunicar-se com o cliente e os membros da equipe por e-mail ou bate-papo, bem como manipular dados relacionados ao projeto regularmente.
Embora essas tarefas sejam cruciais para o projeto de desenvolvimento, você provavelmente deve evitar marcá-las como faturáveis e adicionar 20 itens separados de “Reunião diária” em sua fatura oficial.
Em vez disso, você pode fazer com que o tempo gasto em reuniões, e-mails e manipulação de dados seja refletido na taxa horária que você usará para as tarefas de desenvolvimento - ou seja, aumente suas taxas horárias.
Como rastrear tarefas faturáveis e não faturáveis
Ao rastrear o tempo no Clockify , você pode especificar se as atividades (ou mesmo projetos inteiros) são faturáveis ou não.
Se você marcou uma tarefa como faturável, seu valor será adicionado ao valor total desse projeto.
Como alternativa, ao marcar uma tarefa como não faturável, você a exclui de seus ganhos diretos.
A chave aqui é maximizar o tempo gasto em tarefas faturáveis, a fim de aumentar o valor que você obterá pessoalmente do projeto. Portanto, considere se você está perdendo tempo em algumas tarefas e, em vez disso, deve alocar esse tempo para tarefas mais importantes (e mais lucrativas) no futuro.
Exemplo: você é uma equipe freelance de 5 pessoas que descobrem que gastam 1 hora em reuniões diárias, mas podem reduzir esse tempo pela metade - dessa forma, você pode economizar 2,5 horas por dia ou 12,5 por semana, no total .
Para saber mais sobre tarefas faturáveis e não faturáveis, bem como encontrar o equilíbrio perfeito entre as duas, confira nossa postagem no blog sobre o assunto.
→ Horas faturáveis e não faturáveis: como encontrar o equilíbrio perfeito
6. Configuração e rastreamento de estimativas para tarefas e projetos
Como definir estimativas para tarefas e projetos
Algumas das perguntas mais importantes que você precisa responder para o seu cliente são as seguintes:
- Quando o projeto será feito?
- Quanto vai custar?
Se você cobrar uma taxa fixa, poderá basear sua estimativa de preço em sua lista de preços pronta. Você pode então basear suas estimativas de tempo na experiência com projetos semelhantes que você concluiu no passado.
No entanto, se você precificar por hora, estimativas de tempo claras fornecerão números claros sobre quanto seu cliente pode esperar pagar.
Exemplo 1: A equipe freelancer de dois designers (US$ 35) especializada em design de logotipo pode fazer uma estimativa de preço de US$ 700 para uma estimativa de tempo de 20 horas.
Exemplo 2: A equipe freelance de um designer (US$ 40) e três desenvolvedores (US$ 65) especializados na criação de páginas de destino para sites de moda podem cotar uma estimativa de preço de US$ 4.450 para uma estimativa de tempo de 80 horas (por exemplo, US$ 40 x 30 + US$ 65 x 50)
Exemplo 3: A equipe freelancer de três desenvolvedores (US$ 65) que cria aplicativos personalizados pode cotar uma estimativa de preço de US$ 31.200 para uma estimativa de tempo de 480 horas.
Exemplo 4: A equipe freelance de dois artistas (US$ 50), quatro desenvolvedores (US$ 70), dois designers (US$ 55), um especialista em áudio (US$ 45) e dois produtores de videogames (US$ 35) que criam jogos de estratégia e quebra-cabeças podem cotar US$ 54.100 estimativa de preço para uma estimativa de tempo de 1.000 horas. (por exemplo, $ 50 x 200 + $ 70 x 300 + $ 55 x 200 + $ 45 x 160 + $ 35 x 140)
Como rastrear estimativas para tarefas e projetos
Se você estiver monitorando o tempo no Clockify , poderá configurar estimativas de tempo para projetos e tarefas e rastreá-las em relação aos resultados em tempo real.
À medida que avança no projeto, você verá as barras de estimativa do projeto e das tarefas sendo preenchidas. Assim, você poderá dizer quando estiver perigosamente perto de quebrar suas estimativas de tempo e, indiretamente, seu orçamento.
7. Configurando e acompanhando prazos de projetos e tarefas
Como definir prazos de projetos e tarefas
Em relação a outros projetos em que você está trabalhando, os recursos que você usará para este projeto, bem como o número de tarefas que você terá, você precisa definir alguns prazos claros para projetos e tarefas.
Os prazos das tarefas estarão diretamente relacionados ao prazo do projeto e todos eles estarão relacionados às estimativas do projeto que você acabou de definir.
Por exemplo, se você definiu uma estimativa de 480 horas para a conclusão do projeto por três desenvolvedores, isso significa que você precisará de cerca de um mês para a conclusão (se todos os três trabalharem no projeto por 40 horas por semana).
No entanto, sua equipe pode trabalhar em dois projetos estimados em 480 horas, ao mesmo tempo, o que significa que um desenvolvedor provavelmente só poderá trabalhar 20 horas por semana no primeiro projeto. Nesse caso, um prazo de dois meses pode ser a primeira data realista que você pode citar para o cliente.
Neste exemplo, todos os três membros da equipe de desenvolvedores freelance começaram a trabalhar no projeto ao mesmo tempo.
Mas, na realidade, raramente é tão simples — por causa de algo chamado dependências de tarefas .
As dependências de tarefas determinam em que ordem você pode trabalhar nas tarefas. E, uma tarefa pode depender da outra de tal forma que você precisa:
- Conclua a Tarefa A antes de iniciar a Tarefa B
- Inicie a Tarefa B ao mesmo tempo que a Tarefa C
- Conclua a Tarefa C antes de terminar a Tarefa D
- Inicie a Tarefa D antes de terminar a Tarefa B
Agora, as tarefas listadas podem somar 480 horas de trabalho juntas. Mas, seu tipo de dependência de tarefa (assim como quem é atribuído a eles) também influenciará a data de conclusão final realista que você pode citar para seu cliente.
Como acompanhar o projeto final e os prazos das tarefas
Se você está acompanhando o progresso do seu projeto e tarefa no Trello , você pode definir prazos separados para cada cartão/tarefa que você planejou.
Esses prazos de tarefas individuais o ajudarão a determinar se o prazo do projeto é realista. Agora, se você continuar perdendo prazos de tarefas, é uma aposta certa que você também deve negociar uma extensão de prazo para o projeto.
Empacotando
Projetos e tarefas são noções aparentemente complexas com vários elementos importantes que você precisa considerar e acompanhar.
Com os esboços do projeto, é vital que você acompanhe as metas do projeto, marcos, indicadores-chave de desempenho, objetivos e resultados-chave.
Com projetos em geral, é vital que você os divida em tarefas cujo tempo e progresso você possa acompanhar facilmente. Além disso, você deve definir estimativas de preço e tempo, bem como prazos claros.
Quando se trata de sua abordagem de cobrança, você deve acompanhar sua precisão, eficiência, bem como distinguir entre tarefas faturáveis e não faturáveis.
No final das contas, rastrear os vários aspectos de projetos e tarefas pode parecer um processo complexo, mas é bastante simples, uma vez que você definiu e organizou tudo o que precisa.