Os 3 principais softwares de gerenciamento de documentos jurídicos

Digitalize e gerencie a papelada com o software de gerenciamento de documentos jurídicos.

Os profissionais do direito trabalham com muitos documentos em papel todos os dias, desde contratos e licenças até e-mails e avisos. Gerenciar e rastrear manualmente um número tão grande de documentos pode ser um desafio. Mas com o software de gerenciamento de documentos jurídicos, os escritórios de advocacia podem simplificar esse processo e facilitar o gerenciamento de documentos para sua equipe.

O software de gerenciamento de documentos permite que as equipes jurídicas convertam documentos em papel em cópias digitais, armazenem e organizem seus documentos em um repositório central, pesquisem e recuperem rapidamente os arquivos de que precisam e colaborem em tempo real na papelada crucial.

Este artigo destaca em ordem alfabética os três principais softwares de gerenciamento de documentos para empresas de serviços jurídicos com base em revisões de software verificadas. Para cada produto, incluímos classificações gerais de usuários junto com o parâmetro de classificação mais alta, trechos de análises de profissionais do setor e preços de produtos. Consulte Mais informação.

1. Dropbox Business: exclui remotamente arquivos confidenciais de dispositivos perdidos ou roubados

Aqui estão alguns trechos de revisão de profissionais de serviços jurídicos que usaram o Dropbox Business para gerenciamento de documentos:

"A facilidade de uso, o recurso "Enviar para assinatura", o compartilhamento na nuvem, o trabalho remoto. É um produto completo absolutamente incrível e confiável."

"É fácil de usar quando é necessário visualizar e compartilhar documentos com segurança. É uma grande tranqüilidade saber que um grupo de funcionários pode visualizar e compartilhar documentos por meio de uma opção segura."

"Este é um ótimo pacote para aqueles que podemos pagar. O complemento adicional para e-sign fez com que a caixa de depósito se destacasse desde o primeiro dia. É simples de instalar e na maioria das vezes (90%) faz isso e sincroniza o arquivo para a nuvem. A capacidade de visualizar o arquivo sem ter algum software pré-instalado é um ótimo recurso em comparação com outras ferramentas que obrigam os usuários a ter um aplicativo instalado para abrir ou visualizar arquivos. Podemos conversar sobre o arquivo, para colocar ideias no contexto, em comparação com uma mudança de faixa, que também está totalmente disponível. Como TI, agora acredito que pela mesma taxa toda a área de trabalho do PC e arquivos relacionados podem ser copiados com pouca complicação ou intervenção. Meus usuários adoram a ideia de tirar uma foto em um dispositivo móvel e ter essa foto em sua área de trabalho sem precisar enviar um e-mail ou encontrar meios alternativos de transferência.”

Leia todas as análises do Dropbox Business aqui.

2. Google Drive: sincroniza documentos para que você possa trabalhar off-line

Aqui estão alguns trechos de revisão de profissionais de serviços jurídicos que usaram o Google Drive para gerenciamento de documentos:

"Na minha opinião, é o melhor para armazenamento em nuvem e compartilhamento/gerenciamento de documentos. Uma de suas melhores características é a edição ao vivo de planilhas do Google, e você pode fazer isso simultaneamente com outros colaboradores com permissões de edição. Certa vez, apaguei acidentalmente alguns arquivos e eles os recuperaram em uma hora após o envio da minha ajuda."

“O Drive é um excelente software de armazenamento. Há 5 anos eu ainda usava memórias externas para meus documentos de trabalho, mas um infeliz (roubo do escritório) me fez perder meu backup e decidi procurar outras opções como o Google Drive, isso permitiu para salvar todos os meus documentos de trabalho e pessoais, resolvendo os problemas de backup de dados. Agora não estou preocupado porque sei que minhas informações estão armazenadas na nuvem e posso acessá-las a qualquer momento."

"Adoro que o GDrive seja gratuito (se você não estiver usando negócios) e que ele se integre a todos os outros aplicativos do Google que uso na vida."

Leia todos os comentários do Google Drive aqui.

3. Microsoft 365: oferece sugestões personalizadas para pesquisa de documentos

Aqui estão alguns trechos de revisão de profissionais de serviços jurídicos que usaram o Microsoft 365 para gerenciamento de documentos:

"Microsoft 365 te oferece um combo de aplicativos, te dá Word, Excel, Power Point, tudo para manuseio de documentos, apresentações de organização. , One Note, Outlook, One Drive e Skype também inclusos. O plano família também pode ser utilizado para pequenas empresas a um custo acessível, mas pago anualmente. Além disso, o armazenamento em nuvem e sua opção multiplataforma facilitam sua vida."

"O Microsoft 365 é, em geral, um ótimo software para usar e se integra bem com outros produtos. com o Outlook tornando a comunicação dentro de uma empresa mais eficiente."

"A experiência geral é ótima. Para meu uso pessoal, provavelmente usaria uma das opções gratuitas que funcionariam tão bem quanto para minhas necessidades. No entanto, se estiver utilizando software do ponto de vista comercial, é imbatível."

Leia todas as análises do Microsoft 365 aqui.

Quais recursos o software de gerenciamento de documentos jurídicos oferece?

O software de gerenciamento de documentos jurídicos oferece os seguintes recursos principais:

• Captura de documentos : digitalize e converta documentos jurídicos em arquivos digitais e mova-os para o software para armazenamento ou processamento.

• Armazenamento de documentos : armazene documentos legais em um local centralizado para facilitar o acesso.

  

• Pesquisa de texto completo : procure um texto específico em todo o documento, não apenas nas seções.

Todos os produtos listados neste artigo incluem os recursos mencionados acima.

Além desses recursos principais, o software de gerenciamento de documentos jurídicos também tende a oferecer:

• Controles de acesso e permissões

• Arquivamento e retenção

• Ferramentas de colaboração

• Rastreamento de conformidade

• Classificação de documentos

• Conversão de arquivo

• Compartilhamento de arquivos

• trilha de auditoria

• Reconhecimento óptico de caracteres

• gerenciamento de registros

• Controle de versão

Como escolher o melhor software de gerenciamento de documentos para seu escritório de advocacia

Aqui estão algumas considerações a ter em mente ao escolher uma solução de gerenciamento de documentos para seu escritório jurídico:

• Opte pela função de busca e recuperação de documentos .Esse recurso permite que você use palavras-chave como nome do documento, data, autor e metadados para pesquisar rapidamente no repositório de conteúdo e localizar o arquivo necessário.

• Verifique os recursos de colaboração.Facilite a colaboração em tempo real entre sua equipe jurídica e os clientes selecionando softwares que permitem que vários usuários trabalhem em um documento simultaneamente, rastreiem as alterações feitas e adicionem comentários ou feedback.

• Avalie o recurso de segurança do documento .Procure recursos de segurança robustos, como criptografia de armazenamento de documentos, controles de acesso e autenticação multifatorial para proteger informações confidenciais em seus documentos jurídicos.

Perguntas comuns a serem feitas aos fornecedores de software antes de comprar um software de gerenciamento de documentos

Aqui estão algumas perguntas a serem feitas aos fornecedores ao comprar um sistema de gerenciamento de documentos para seu escritório jurídico: