Os 3 principais softwares de gerenciamento de documentos de recursos humanos
Publicados: 2022-09-21O software de gerenciamento de documentos ajuda as equipes de RH a gerenciar e armazenar os documentos dos funcionários.
Os profissionais de RH entrevistam candidatos, integram novos funcionários e realizam entrevistas de desligamento, entre outras tarefas de gerenciamento da força de trabalho. Todos esses processos envolvem pilhas de documentos, cujo manuseio usando um sistema manual baseado em papel simplesmente não é suficiente. Investir em software de gerenciamento de documentos de recursos humanos pode ajudar a simplificar e digitalizar o processo.
As soluções de gerenciamento de documentos ajudam a armazenar e organizar documentos de funcionários, manter a conformidade e melhorar a eficiência administrativa das equipes de RH. Este artigo analisa as três melhores ferramentas de gerenciamento de documentos confiáveis por usuários reais do setor de RH. (Leia como selecionamos esses produtos.)
Quais recursos o software de gerenciamento de documentos de RH oferece?
Os principais recursos do software de gerenciamento de documentos de RH são:
- Captura de documentos: Converta documentos físicos em arquivos digitais.
- Armazenamento de documentos: armazene documentos em um repositório centralizado para fácil acesso.
- Pesquisa de texto completo : examine os documentos de RH para encontrar informações específicas, como o endereço de um funcionário.
Todos os produtos listados neste relatório incluem os recursos mencionados acima.
Além desses recursos principais, os sistemas de gerenciamento de documentos de RH também costumam oferecer:
- Controles de acesso/permissões
- Arquivamento e retenção
- Ferramentas de colaboração
- Acompanhamento de conformidade
- Classificação de documentos
- Conversão de arquivo
- Gerenciamento e compartilhamento de arquivos
- Portal de dados do funcionário
- Reconhecimento óptico de caracteres
- Controle de versão
O que cobrimos para cada produto
Para cada produto, cobrimos o seguinte:
Como os usuários classificaram os produtos em destaque em diferentes aspectos?
Analisamos 71 avaliações em todos os produtos para descobrir como os usuários percebem esses produtos em parâmetros como facilidade de uso, suporte ao cliente, custo-benefício e funcionalidade.
O que os usuários dizem sobre os produtos?
Para cada um dos produtos em destaque, incluímos alguns trechos de revisão do ano anterior.
Como os produtos são precificados?
Os modelos de preços geralmente são um dos seguintes: taxa fixa, com base no uso, por usuário ou por recurso. Além disso, na maioria das vezes, a frequência de pagamento é única, anual ou mensal.
Observação: o preço de um produto pode variar de acordo com os recursos necessários, suporte ou treinamento necessário e solicitações de personalização. Quando você encontrar um produto que atenda às suas necessidades, converse com o fornecedor para descobrir o que ele pode oferecer.
Os produtos são adequados para sua equipe de RH?
Algumas ferramentas são criadas especificamente para empresas, enquanto outras funcionam perfeitamente para pequenas e médias empresas. Conhecer a base de usuários típica desses produtos é outro fator de diferenciação para ajudar a decidir o ajuste certo para sua equipe de RH.
Além disso, os revisores vêm de vários setores. Se uma grande parte dos revisores for de um setor, é provável que o produto seja de nicho e não funcione tão bem para outros setores. Por outro lado, se os revisores estiverem espalhados por vários setores, é provável que o produto seja adequado para vários setores.
Os 3 principais softwares de gerenciamento de documentos de RH
1. Dropbox Business
4,5/5
4,0/5
4.3/5
4.4/5
Pequenos negócios
US$ 15 por usuário, por mês
Captura de tela:
Trechos das críticas mais positivas para o produto:
“É muito fácil e incrível ter um sistema de pastas compartilhadas com meus colegas de trabalho. O Dropbox facilitou meu trabalho diário com meus colegas de equipe. Anteriormente, era difícil armazenar dados compartilhados com meus companheiros de equipe. Mas agora, com o dropbox, é um nível totalmente novo e uma experiência maravilhosa.”
“O recurso mais importante do Dropbox Business é que ele permite a colaboração dentro da sua empresa. Os indivíduos podem enviar seu trabalho para o programa e esse trabalho pode ser organizado em pastas para manter tudo limpo. O conteúdo pode ser organizado em qual site deve ser carregado. O site é muito amigável e acessível, tornando-se uma ótima ferramenta fácil para ajudar no seu negócio.”
“Adoro a simplicidade do Dropbox, mas não concordo com o preço e o bloqueio de licenças. . . Se devo oferecer uma solução aos clientes, tem que ser ganha-ganha, e outras soluções simplesmente ganham por causa do licenciamento.”
Leia todas as avaliações do Dropbox Business aqui.
2. Google Drive
4,7/5
4.6/5
4,9/5
4,8/5
Pequenos negócios
US$ 6 por usuário, por mês
Captura de tela:
Trechos das críticas mais positivas para o produto:
“O que eu mais gosto neste software é como posso salvar qualquer coisa nele. De fotos a PDFs e documentos. Qualquer coisa pode ser salva no google drive. De certa forma, é como uma unidade flash portátil e digital. A grande quantidade de memória também é ótima.”
“Ele tem muitos recursos e todos os recursos são realmente incríveis, mas meu recurso favorito é o armazenamento em nuvem. honestamente, gosto de armazenamento em nuvem e acho que este é o melhor backup e restauração em nuvem. você pode obter os dados do seu telefone antigo em um novo telefone sem nenhum PC, cabo de dados, o que é realmente uma boa opção. ”
“O Google Drive é a escolha inteligente para armazenamento de arquivos e backup de documentos importantes. Integra-se facilmente com o Gmail, o que torna o compartilhamento de arquivos super fácil e rápido. Ser capaz de organizar documentos em diferentes pastas e determinar quem tem acesso a pastas individuais é uma ótima ferramenta.”
Leia todas as avaliações do Google Drive aqui .
3. Microsoft 365
4.6/5
4.2/5
4,7/5
4,8/5
Pequenas empresas, empresas empresariais
US$ 6,99 por mês
Captura de tela:
Trechos das críticas mais positivas para o produto:
“Um bom software para a era da nuvem, excelente para trabalhar na maioria das localizações variáveis. Um conjunto de bons softwares Office que ajudam o tempo todo em um só lugar. Mais flexibilidade e funcionalidade que outros Suits. Boa colaboração com a Microsoft Softwares.”
“O espaço de 1 TB no Onedrive é simplesmente fantástico. Eu tenho um plano família, então várias pessoas compartilham esse benefício. A melhor aplicação para mim é o Excel. As outras aplicações também são muito boas e produtivas.”
“O que eu mais gosto é o fato de poder ser facilmente navegado e fácil de entender. Torna o trabalho um pouco mais agradável devido aos muitos recursos.”
Leia todas as avaliações do Microsoft 365 aqui.
Como escolher o software de gestão de documentos de RH certo para o seu negócio
A compra de software pode ser um desafio se você não souber o que procurar. Aqui estão algumas recomendações a serem lembradas ao selecionar um software de gerenciamento de documentos para sua equipe de RH:
- Verifique se o software oferece restauração de documentos. Esse recurso permitirá que você recupere e restaure documentos de funcionários em caso de exclusões acidentais. Uma ferramenta de gerenciamento de documentos ideal manterá um backup de todos os seus registros e documentos de RH para evitar a perda de dados.
- Procure o serviço de digitalização de documentos. Digitar manualmente os dados de um documento em papel no software é uma tarefa demorada. Mas se o software escolhido oferecer a funcionalidade de digitalização de documentos, você poderá digitalizar facilmente arquivos em papel para convertê-los em documentos digitais ou eletrônicos.
- Certifique-se de que o software tenha um portal de autoatendimento para funcionários. Selecione uma solução de gerenciamento de documentos que ofereça um portal de autoatendimento onde seus funcionários possam atualizar e acessar seus documentos, como W-2s e I-9s. Essa funcionalidade ajudará não apenas a reduzir a carga do seu departamento de RH, mas também a melhorar a experiência do funcionário.
Perguntas comuns a serem feitas aos fornecedores ao comprar software de gerenciamento de documentos de RH
Seu software oferece pesquisa de texto para documentos?
Uma ferramenta de gerenciamento de documentos ideal deve permitir que você pesquise documentos específicos, como registros de folha de pagamento ou contratos de funcionários, usando um recurso de pesquisa de texto para tornar processos como entrevistas de integração e saída mais eficientes.
Posso armazenar documentos em várias categorias e controlar o acesso do usuário?
Ficará mais fácil pesquisar informações se o seu sistema de gerenciamento de documentos digitais permitir que você armazene documentos em várias subcategorias, como dados de funcionários e informações comerciais, e compartilhe-os com pessoas específicas em sua organização. Ao selecionar opções de software, pergunte aos fornecedores se o produto deles permite segmentar tipos de documentos e restringir o acesso do usuário a eles.
Seu software se integra a plataformas de gerenciamento de arquivos de terceiros?
O software que você compra deve ser capaz de se integrar a aplicativos de terceiros para que você possa migrar e transferir facilmente dados e documentos importantes de funcionários. Certifique-se de perguntar aos fornecedores se o produto deles possui esses recursos de integração.
Como escolhemos esses produtos? Nós não - você fez
Para encontrar a combinação ideal de software, você precisa de informações confiáveis, para economizar tempo, manter o orçamento e concentrar mais energia no crescimento de seus negócios. É por isso que examinamos e verificamos todas as nossas avaliações de usuários e recomendamos apenas as ferramentas endossadas por pessoas como você.
Em outras palavras, nossas recomendações de produtos nunca são compradas ou vendidas, ou baseadas na opinião de um único indivíduo – elas são escolhidas por seus colegas, refletindo as opiniões e experiências de nossa base independente de revisores de software.
As ferramentas de gerenciamento de documentos de recursos humanos apresentadas neste artigo são as mais recomendadas com base em avaliações de usuários verificadas. No entanto, se eles não atenderem aos requisitos de gerenciamento de documentos de sua equipe de RH, você pode conferir nosso diretório de software de gerenciamento de documentos para encontrar a solução mais adequada.
Para serem considerados para esta lista, os produtos tinham que:
- Tenha pelo menos 20 avaliações exclusivas de produtos de usuários do setor de RH, publicadas no Capterra entre setembro de 2020 e 22. Selecionamos os três produtos com as classificações mais altas para apresentar neste artigo.
- Conheça nossa definição de mercado de software de gerenciamento de documentos, oferecendo os seguintes recursos principais: captura de documentos, armazenamento de documentos, pesquisa de texto completo.
Para determinar em qual tamanho de empresa cada produto é “comumente usado”, verificamos se pelo menos 20% dos revisores são de um determinado tamanho de empresa e só então classificamos o produto como tendo clientes desse tamanho de empresa.
Trechos de resenhas são trechos extraídos de resenhas mais longas escritas por revisores verificados. Obtemos esses trechos aplicando um algoritmo que considera fatores que incluem, mas não se limitam a, contagem de palavras e cobertura de tópicos. Os trechos são avaliados quanto ao sentimento positivo e recebem uma pontuação de sentimento.
Os trechos representam a opinião do usuário e não representam os pontos de vista, nem constituem um endosso do Capterra ou de suas afiliadas. Trechos não são editados para clareza ou gramática. Novas revisões podem ter sido adicionadas desde a publicação deste artigo, portanto, os dados das revisões neste artigo podem não refletir as condições atuais. O Capterra não garante que as avaliações permanecerão publicadas durante todo o período em que este relatório estiver ativo.