5 dicas para planejar a reunião virtual definitiva

2020 cairá como o ano em que as reuniões virtuais ocupam o centro do palco. À medida que as preocupações com o COVID-19 continuam, as empresas estão reavaliando grandes reuniões e, em vez disso, estão se reunindo no mundo virtual para conduzir seus negócios.

Bem executadas, as reuniões virtuais podem permitir que equipes geograficamente dispersas colaborem, resolvam problemas e trabalhem em grupo. Reuniões ineficientes, no entanto, tornam-se uma perda de tempo, levando a funcionários improdutivos e desengajados.

Os líderes devem considerar os desafios únicos da comunicação virtual para tirar o máximo proveito de suas equipes em todas as reuniões. Abaixo estão algumas práticas recomendadas para planejar uma reunião virtual bem-sucedida.

Dica #1: Defina um plano

Isso é verdade para qualquer reunião, mas ainda mais pertinente quando você tem participantes ligando de vários locais.

Para cada reunião virtual, é importante ter um plano com antecedência para que os participantes saibam o que esperar e como podem contribuir para a conversa. Aqui estão algumas das principais práticas recomendadas:

• Compartilhe sua agenda com antecedência: envie a agenda aos participantes bem antes da reunião, para que eles tenham expectativas claras sobre o que preparar. Forneça detalhes em seu convite por e-mail sobre os principais pontos de discussão e quaisquer documentos, arquivos ou pesquisas relevantes aos quais você se referirá durante a reunião.

• Se aplicável, forneça aos participantes a oportunidade de visualizar o documento ou adicionar comentários antes da reunião: Dê a todos oportunidades iguais de contribuir para a reunião. Você pode fazer isso por meio de ferramentas de gerenciamento de documentos, como o Google Drive. Seja uma apresentação de slides, vídeo ou relatório anual, usar ferramentas de compartilhamento de arquivos como Dropbox e Box garantirá que todos estejam atualizados.

• Forneça expectativas sobre como o espaço virtual será gerenciado: Certifique-se de que todos os participantes estejam na mesma página sobre como a reunião virtual será conduzida. Por exemplo, os participantes devem silenciar seus vídeos enquanto outros estão falando? Espera-se uma discussão ou a reunião é liderada principalmente pelo apresentador?

Dica 2: Agende com antecedência

A coordenação de horários para participantes que estão em horários e fusos horários diferentes pode ser um desafio. Abaixo estão algumas recomendações para garantir que todos estejam na mesma página de agendamento:

• Escolha intervalos de tempo que funcionem para o fuso horário de todos: por exemplo, se você estiver esperando participantes em Nova York e Londres, o horário ideal para agendar reuniões seria 10h em Nova York e 13h em Londres.

• Use ferramentas que o ajudem a escolher o prazo certo: Descobrir quem está disponível e em que horários pode ser confuso. Em vez de permitir que os fusos horários tirem o melhor de você, considere usar o software de agendamento de compromissos para ajudar na detecção automática de fuso horário de todos os participantes.

• Agende reuniões com antecedência: quanto mais informações os participantes tiverem antes das reuniões, menor será a probabilidade de eles terem conflitos de agendamento. Se você precisar agendar uma reunião de última hora, certifique-se de verificar se todos os participantes têm blocos de tempo abertos.

Dica nº 3: Estabeleça a etiqueta para reuniões virtuais

Praticar a etiqueta adequada prepara o terreno para uma reunião virtual perfeita e produtiva. Aqui estão algumas etiquetas úteis para os anfitriões e participantes estabelecerem antes de cada reunião virtual para garantir uma experiência de reunião tranquila:

• Teste toda a tecnologia antes da reunião: verifique suas conexões de reunião com antecedência. Isso inclui seus recursos de vídeo, Wi-Fi e compartilhamento de tela. Quando possível, estabeleça a conexão cerca de dez minutos antes do início da reunião.

• Encontre-se pessoalmente em vídeo: certifique-se de que todos os membros da reunião virtual possam ver uns aos outros. 55% da comunicação é linguagem corporal, enquanto outros 38% são tom de voz, de acordo com a pesquisa. O encontro cara a cara em vídeo é muito mais pessoal do que o encontro com uma voz desencarnada no telefone, e também ajuda a construir mais um relacionamento. Também permite que os participantes percebam a linguagem corporal e as dicas, como quando alguém terminou de falar ou se está apenas fazendo uma pausa.

• Deixe de lado todas as distrações: até 83% dos participantes dizem que verificaram seus e-mails em uma reunião ou apresentação pessoal - e isso é com outros convidados na sala para responsabilizá-los. Lembre os participantes de dar total atenção aos participantes e reduza as distrações como e-mail e mensagens de texto durante a reunião.

Dica nº 4: Mantenha os participantes engajados

Todo o agendamento e planejamento são em vão se o seu público não estiver engajado. Aqui estão nossas recomendações para manter sua equipe presente e engajada em uma reunião virtual:

• Dê espaço para conversas casuais: não seja rápido demais para anular conversas que acontecem naturalmente no início de uma reunião. Ele dá às equipes remotas a chance de se conectar em um nível pessoal antes de começar a trabalhar, da mesma forma que fariam pessoalmente.

• Apresente métodos para impulsionar a participação: Incentive todos a agir como se estivessem na primeira fila, criando oportunidades de participação. Por exemplo, os participantes podem ter a chance de enviar perguntas bem antes do início da reunião virtual. Se necessário, você também pode implementar uma enquete ou incentivar mais perguntas no chat ao vivo.

• Faça perguntas com frequência: faça check-in constantemente durante a reunião para dar aos participantes a chance de compartilhar e certificar-se de que estão acompanhando. Em vez de fazer perguntas abertas, seja explícito no que está perguntando. Por exemplo, em vez de "O que você acha desta ferramenta?" você deve optar por: “Você acha que essa ferramenta ajudará na produtividade?”

Dica nº 5: Acompanhe

Assim como uma reunião no escritório, a discussão que se segue no bebedouro pode ser tão reveladora quanto a própria sessão. Veja o que você pode fazer para garantir que a comunicação seja clara e não haja confusão:

• Conclua com uma conversa de bebedouro: cerca de cinco a dez minutos antes do término da reunião, pergunte à sua equipe se eles têm mais dúvidas ou preocupações. É quando os participantes estão abertos para compartilhar suas reservas ou dúvidas. Resuma e converse com sua equipe após: Você pode fazer isso com um e-mail de acompanhamento sobre o que foi abordado na reunião, quais decisões importantes foram tomadas e quais ações são exigido de sua equipe.

• Pergunte como a reunião poderia ter sido melhor: Faça um balanço você mesmo. O que funcionou? O que ficou aquém? Você não precisa aplicar todos os princípios acima nessas sessões menos formais, mas dedicar um tempo para ouvir, avaliar e revisar honestamente garantirá as reuniões mais bem-sucedidas no futuro.

Escolha o software certo para sua reunião virtual

Seja um software de conferência na web ou um software de gerenciamento de projetos, há uma ampla seleção de ferramentas de tecnologia que podem ajudá-lo a realizar reuniões virtuais produtivas e eficientes.

A chave é determinar quais dessas ferramentas são adequadas para sua equipe. Ao escolher as ferramentas, pergunte-se:

• Qual é a principal funcionalidade que minha reunião virtual precisa para ser bem-sucedida? Por exemplo, você precisa que todos trabalhem colaborativamente em um documento ao mesmo tempo? Então o Google Docs é a solução provável. Você precisa que os membros da equipe visualizem uma demonstração em tempo real? Então o software de compartilhamento de tela é para você.

• Qual é o número médio de participantes em sua reunião virtual? O software de reunião necessário para uma reunião virtual individual pode ser muito diferente de um que permite organizar uma reunião com mais de 15 funcionários. Certifique-se de que a webconferência ou conferência de reunião que você está considerando oferece essa flexibilidade.

Qual é a sua estratégia de reunião virtual?

Conte-nos sobre sua estratégia de reunião virtual. Quais são algumas práticas recomendadas que você pode compartilhar para realizar reuniões virtuais bem-sucedidas? Qual é a melhor maneira de conectar participantes em salas diferentes ou continentes diferentes? Compartilhe nos comentários abaixo.