6 dicas para garantir que sua implementação de BI funcione sem problemas

Então você sabe que precisa de um software de inteligência de negócios.

Você precisa obter mais valor dos dados coletados. Então, você examinou sua lista de fornecedores, passou pela prova de conceitos e chegou a um produto certo para sua empresa.

A próxima etapa, no entanto, pode fazer ou quebrar sua compra: implementação de BI. A implementação é onde o potencial do BI é realizado.

Se o lançamento e a implementação falharem, o investimento em que você trabalhou tanto pode se tornar parte de cerca de 70% das compras de BI que falharam.

As licenças de software de inteligência de negócios custam em média cerca de US$ 1.500 por usuário, por ano, portanto, mesmo um punhado de usuários representa uma boa parte do dinheiro para uma empresa de pequeno ou médio porte (SMB). Cinco licenças anuais, se não usadas corretamente, podem significar que US$ 7.500 desaparecem no éter.

Confira essas dicas sobre o que você precisa para uma implementação de BI bem-sucedida, para que seja o início de algo bom, e não o fim de um processo doloroso.

Dica 1: Saiba o que você precisa

No blog da semana passada, argumentei que qualquer pessoa que comprasse software de inteligência de negócios deveria seguir o conselho de Sócrates e “conhecer a si mesmo”. O mesmo conselho vale para a implementação.

Para que sua implementação de BI seja bem-sucedida, você precisa saber o que significa “sucesso” para o seu negócio.

Elena Rowell, da Looker, sugere que isso comece cedo: “Mesmo antes de definir quais iniciativas-chave de desempenho (KPIs) você deseja acompanhar, a primeira coisa é definir internamente como é o sucesso da sua ferramenta de BI”.

“Isso ajudará a criar um conjunto de expectativas compartilhadas para o produto, agilizando o processo de implementação. Certifique-se de definir essas expectativas, bem como algumas das entregas do projeto: por exemplo, “todo departamento terá de dois a três painéis principais, ou os usuários terão (ou não) a capacidade de fazer análises ad hoc, ”Rowell continua. “Muitas vezes, definir o que um produto não fará é tão importante quanto definir o que ele fará .

Outra chave para a implementação de BI é saber em quais fatores específicos, ou KPIs, você precisa se concentrar para melhorar seus negócios, argumenta JP Lessard, da Miles Technologies. Isso pode ser taxa de churn, conversões ou sua margem de lucro e perda.

“Descubra quais fatores você precisa observar e diga que, se eu puder responder a essas perguntas, posso tomar decisões melhores”, diz Lessard.

As respostas a essas perguntas são os KPIs que você deseja acompanhar.

Bob Pepalis, da Izenda, corrobora a necessidade das PMEs saberem o que desejam acompanhar antes de iniciar a implementação do BI. “As experiências de implementação de software de inteligência de negócios mais simples que compartilhamos com nossos clientes foram quando eles vieram preparados.”

Uma SMB está preparada quando “sabe quais perguntas estão tentando responder e por que precisam de análises com seus aplicativos”, diz Pepalis.

Como exemplo dessa preparação, Pepalis cita uma empresa que queria mudar as soluções de análise. O cliente em potencial precisava de um programa que pudesse fornecer dados em tempo real. Eles também precisavam “gerenciar recursos – pessoas e equipamentos” para vários órgãos de segurança pública. Por fim, eles precisavam de “uma solução que pudesse reunir os dados dessas diferentes agências que possuem seus próprios aplicativos e bancos de dados”.

Como o cliente sabia que queria rastrear essas coisas específicas, a implementação foi fácil.

Pat Hennel de Silvon também concorda. “Ter todos os requisitos necessários das partes interessadas antecipadamente economiza muito retrabalho extra no futuro.”

E é o envolvimento dessas partes interessadas que também é vital para a implementação de BI.

Dica 2: Coloque todos a bordo

Da mesma forma que você precisa de um conhecimento definido dos KPIs que deseja acompanhar, também precisa de um conhecimento definido de quem são seus defensores. Se você não for o proprietário do SMB, certifique-se de que o proprietário e outros líderes defendam a implementação.

Como sugere Ranjit Satyanath na Computer Weekly, obter patrocínio executivo é uma maneira fundamental de garantir o sucesso.

Corey Mendelsohn, da NewIntelligence, também recomenda o uso de “executivos de nível sênior como campeões para nivelar” sua implementação de BI.

Abrace a colaboração tão prontamente quanto esses modelos de fotos alegres. Eles são péssimos com a colaboração!

O fornecedor de BI Matillion sugere que você procure defensores entre os “especialistas de domínio que entendem os requisitos de relatórios nos negócios”. Em muitos casos, esses especialistas são as pessoas que estavam “manobrando relatórios de gerenciamento usando o Excel”.

Como tal, esses defensores provavelmente saberão quais dados a empresa possui e como obter valor deles. Esses defensores podem começar como missionários de BI e, à medida que a implementação avança, ajudam outros a aprender a usar o novo software.

Outra maneira de garantir que novos usuários permaneçam usuários é garantir que a implementação e o uso sejam o mais simples possível.

Dica 3: Simplifique

Não importa quão brilhante algo seja: se não for fácil de entender, não terá apoio popular.

Estou namorando com essa referência, mas esse é o princípio “Fantasia”: você pode ter um produto bem pensado e bem desenhado, mas se for tão complicado que o cliente não consiga entender o que está acontecendo, o produto será ignorado. “Fantasia” da Disney é um filme lindo e envolvente, mas o público não sabia o que fazer com ele. O resultado? Hambúrguer financeiro.

Artisticamente influentes, com certeza, mas observe que eles levaram várias décadas antes de fazerem uma sequência.

Existem várias maneiras de simplificar seu processo de implementação de BI.

Primeiro, certifique-se de comprar um programa que seja fácil de usar. Recursos como uma interface visual de arrastar e soltar, como o Alteryx, ou pesquisa de processamento de linguagem natural, como o AnswerRocket, incentivarão os funcionários hesitantes a usar o programa.

Na verdade, a facilidade de uso é o critério número um que as grandes empresas procuram ao comprar software de BI, de acordo com o pessoal do Gartner (conteúdo disponível apenas para clientes do Gartner, mas vale a pena).

O analista do Gartner, James Laurence Richardson, sugere que você faça da facilidade de uso uma prioridade, pois “os problemas encontrados com a facilidade de uso das plataformas de BI&A (inteligência e análise de negócios) são os mais prejudiciais para os benefícios comerciais obtidos”.

Matillion sugere que escolher um programa com “um front-end fácil de usar, desprovido de termos técnicos, nomes de tabelas e sintaxe SQL, é fundamental para garantir uma implementação de inteligência de negócios bem-sucedida”.

Depois de selecionar o programa certo, torne a experiência de aprender a usar o programa o mais simples possível.

Um meio de simplificação que Matillion recomenda é fornecer um “glossário de campos, medidas e termos usando a nomenclatura familiar que o usuário já entende”.

Lessard apoia essa ideia e observa que “muitos programas de software de BI permitem que você configure seus KPIs e os defina” dentro do programa.

Com esse glossário disponível, um programa alienígena parecerá mais como uma parte dos negócios de sempre, em vez de algo completamente novo e diferente.

Lessard também sugere uma orientação básica para o software: “Você não precisa fazer um treinamento aprofundado, mas precisa orientar seus usuários e fazer com que as pessoas se familiarizem e se sintam à vontade com o programa. Se não forem, eles não vão brincar com isso.”

Da mesma forma, Rowell sugere outras soluções, desde “horários de expediente” contínuos oferecidos por analistas de dados mais avançados, até tutoriais online e sessões semanais de treinamento com analistas. “Os dados podem ser intimidantes”, diz ela, “e você não quer que as pessoas parem de tentar”.

Veja aprender a usar o software de inteligência de negócios como semelhante a aprender uma matéria no ensino médio: se você lutou com uma matéria difícil, provavelmente procurou ajuda extra depois da escola. A mesma estratégia irá ajudá-lo na implementação do seu software.

É essa vontade de jogar e experimentar que prepara os funcionários para fazer o tipo de consultas ad hoc no centro do BI de autoatendimento.

Dica 4: Comece com vitórias rápidas

Sua implementação de BI não deve abranger toda a empresa no início.

Em vez disso, implemente o programa em um departamento e registre alguns ganhos rápidos. Essas vitórias serão o melhor argumento para fazer com que outros funcionários usem o software. O velho clichê é verdadeiro: nada é tão bem-sucedido quanto o sucesso, especialmente quando você está tentando mover seus negócios de seus antigos métodos para uma abordagem baseada em dados e habilitada para BI.

“Em vez de tentar forçar toda a empresa a fazer uma mudança completa de paradigma de uma só vez, a implementação do aplicativo de BI para departamentos individuais… permite que você concentre seus recursos um pouco de cada vez”, argumenta Hennel.

Rowell acrescenta: “ganhos rápidos tendem a ajudar o BI a se espalhar organicamente – as pessoas veem e ficam animadas, e também querem”.

Rowell observa que é assim que a Looker geralmente vê seu software se espalhar em implementações bem-sucedidas.

Da mesma forma que a implementação deve começar com um departamento, deve começar com um conjunto de dados. “Comece com o que você tem mais informações – essa é a sua caixa de areia”, diz JP Lessard.

Procure transformar esse grande armazenamento de dados em uma vitória rápida antes de expandir o programa para o resto da empresa.

Os proprietários de pequenas e médias empresas têm “uma intuição” sobre quais dados são importantes, e é com esses dados importantes que devem começar. “Aprenda a usar BI com esses dados e, dessa forma, quando você passar para outros dados com os quais não está tão acostumado, estará mais pronto para usar a ferramenta”, aconselha Lessard.

O analista do Gartner Neil Chandler faz uma recomendação semelhante (conteúdo disponível para assinantes do Gartner), dizendo que é uma boa ideia “conduzir pelo menos uma nova iniciativa de 'ganho rápido' de BI e análise para validar sua estratégia de análise” durante os primeiros 100 dias de um BI implementação do programa.

Dica 5: Verifique se os dados estão limpos

Se os dados importados para o programa não estiverem limpos, você não obterá os resultados que procura. E isso pode custar à sua implementação muito suporte de funcionários. “O velho princípio do lixo dentro do lixo é muito importante”, argumenta Lessard.

Se os dados que entram em seu programa de BI estiverem sujos e inconsistentes, o foco da implementação será a limpeza desses dados.

A tendência “Mantenha a calma e” acabará? Provavelmente não.

Felizmente, garantir dados limpos não exige que você saiba codificar. Embora a frase pareça técnica, dados limpos significam simplesmente que suas informações são inseridas de uma maneira que o programa de BI será capaz de entender.

Por exemplo? “As pessoas colocam texto em um campo de data em seu software de CRM, em vez da data real. Eles escreverão 'próxima terça-feira' e a ferramenta de BI irá ignorá-la”, diz Lessard.

Outras formas de dados “sujos” são erros de entrada de dados (esquecer o período em um valor em dólar, por exemplo), ou inconsistências, como valores semelhantes com nomes diferentes (por exemplo, uma planilha que rotula o pagamento do funcionário como “pagamento”, onde outro chama “salário” ou “salário”).

E se a ferramenta de BI o ignorar, esses dados não serão carregados corretamente. Dados limpos, em muitos casos, significam uma entrada de dados adequada. “Certificar-se de que seus vendedores estão usando seu CRM de maneira consistente é muito mais fácil do que tentar limpar os dados posteriormente na ferramenta de BI”, diz Lessard.

Dica 6: A implementação está em andamento

A implementação de software é muito parecida com o Natal: estressante, exigente e demorada, mas no final das contas vale a pena quando você vê a expressão no rosto das pessoas.

Também como o Natal, o evento real é tecnicamente uma coisa única, mas o espírito por trás dele pode (e deve) durar o ano todo. No caso do espírito natalino, isso significa encontrar maneiras de ser generoso durante todo o ano, como deixar alguém entrar na sua pista no trânsito ou não empregar um gesto criativo quando alguém não deixa você entrar na dele.

No caso de implementação de software, significa ser ágil e aberto a mudanças. Da mesma forma que o evento real de implementação exige que você esteja organizado e disposto a fazer as coisas de uma maneira nova e orientada por dados, esse mesmo espírito pode (e deve) influenciar seu trabalho diário.

Um dos benefícios da agilidade de uma SMB é que tirar uma ideia de alguém não exige formulários de solicitação em triplicado. Portanto, se houver uma métrica que você acha que sua empresa deveria acompanhar, siga o conselho de Billy Joel e “fale [ao seu supervisor] sobre isso”.

Quando você não precisa passar pela burocracia para obter uma resposta, você já está um passo à frente das empresas.

A agilidade é especialmente importante para uma SMB, diz Elena Rowell. “Com a forma como os dados de uma pequena empresa mudam constantemente, as métricas que são importantes para você hoje não são necessariamente as mesmas que serão importantes para você em seis meses.”

Como tal, a maioria das PMEs se encontra em situações em que a agilidade não é apenas benéfica, é necessária.

Em última análise, a inteligência de negócios não é tanto um conjunto de ferramentas ou produtos que você compra, mas uma mentalidade e uma vontade de melhorar continuamente.

Quais são suas dicas para uma implementação de BI bem-sucedida?

Seu programa de software de inteligência de negócios está funcionando? Se sim, você tem alguma dica para potenciais compradores? Deixe outros leitores saberem nos comentários abaixo!

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